Politica de confidențialitate — Versiunea pentru România

1. Operatorul

Operator în sensul art. 4 pct. 7 din RGPD este LazyHead e.U., titular Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Viena, Austria, e-mail: office@nymtime.com.

Se aplică Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) și, în completare, Legea austriacă privind protecția datelor (Datenschutzgesetz, DSG), în special § 1 DSG (dreptul fundamental la confidențialitatea datelor cu caracter personal, dispoziție de rang constituțional) și § 24 DSG (plângerea adresată autorității pentru protecția datelor). Pentru prelucrarea în contextul ocupării forței de muncă se aplică în plus art. 88 din RGPD și dispozițiile statului în care sunt angajați salariații (Partea B).

Nu a fost desemnat un responsabil cu protecția datelor. Condițiile prevăzute la art. 37 alin. (1) din RGPD nu sunt îndeplinite: nu suntem o autoritate publică, activitățile noastre principale nu constau într-o monitorizare periodică și sistematică, pe scară largă, a persoanelor și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date cu caracter personal în sensul art. 9 din RGPD. Solicitările privind protecția datelor le puteți adresa la office@nymtime.com.

2. Prezentare generală: trei grupuri de persoane vizate

Distingem trei grupuri, pentru care se aplică reguli diferite:

• Vizitatorii site-ului nymtime.com (secțiunile 3–5): date tehnice de acces și solicitări de contact.
• Clienți și persoane interesate (secțiunile 6 și 7): încheierea contractului, plata prin Stripe, contul clientului în Back Office.
• Angajații clienților noștri (secțiunea 8): program de lucru, timp de lucru și prezență — aici angajatorul este operator, iar LazyHead e.U. este persoană împuternicită de operator potrivit art. 28 din RGPD.

3. Vizitarea site-ului (jurnalele serverului)

La accesarea unei pagini, serverul web prelucrează date necesare din punct de vedere tehnic: adresa IP, data și ora accesării, adresa accesată, volumul de date transferat, codul de stare HTTP, tipul browserului și sistemul de operare, precum și pagina de proveniență (referrer).

Scop: livrarea paginii, respingerea atacurilor, analiza erorilor. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD — interesul nostru legitim de a asigura funcționarea sigură și stabilă a site-ului și a serviciului. Durata stocării: jurnalele propriilor noastre servere (interfața serviciului și serverul web) conțin adrese IP; acestea sunt rotite în funcție de dimensiune (cel mult cinci fișiere de câte 10 MB per serviciu), de regulă sunt suprascrise după câteva zile și sunt șterse cel târziu după 30 de zile. Nu are loc nicio combinare cu alte date și nicio analiză în scopuri de marketing.

Găzduire: serviciul NymTime (aplicație, bază de date, stocare de fișiere, copii de siguranță) este operat la Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Germania, în centrul de date Falkenstein (Germania, regiunea fsn1). Baza de date se află pe suporturi de date criptate cu LUKS; copiile de siguranță ale bazei de date sunt criptate cu pgBackRest (AES-256) și stocate în Object Storage al Hetzner, în aceeași regiune. Site-ul nymtime.com este găzduit și livrat de Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München / Cloudflare, Inc., San Francisco, SUA) pe Cloudflare Workers. În plus, Cloudflare redirecționează întregul trafic de date către adresele api.nymtime.com, app.nymtime.com și admin.nymtime.com către serverele noastre (proxy invers cu protecție împotriva atacurilor de supraîncărcare): criptarea TLS se termină la Cloudflare, iar conexiunea de la Cloudflare la serverele noastre este din nou criptată cu TLS. Cloudflare prelucrează astfel, din punct de vedere tehnic, toate datele transmise între browser sau aplicație și serviciu — inclusiv datele angajaților clienților noștri —, dar nu stochează conținut al serviciului; sunt stocate temporar numai fișierele statice ale site-ului și ale aplicațiilor (scripturi, fonturi, imagini), iar pe lângă acestea Cloudflare ține jurnale de conexiune pentru respingerea atacurilor. Cloudflare, Inc. este certificată în temeiul Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor (decizia Comisiei Europene privind caracterul adecvat din 10 iulie 2023, art. 45 din RGPD); în completare se aplică clauzele standard de protecție a datelor ale Comisiei Europene din acordul de prelucrare a datelor al Cloudflare (art. 46 alin. (2) lit. (c) din RGPD). Cu ambii furnizori există un acord de prelucrare a datelor potrivit art. 28 din RGPD.

Fonturile sunt livrate ca parte a site-ului însuși. Nu se stabilește nicio conexiune cu Google Fonts sau cu alți furnizori de fonturi; nu se încarcă scripturi, imagini sau conținut de la furnizori terți.

4. Cookie-uri și tehnologii similare (§ 165 alin. (3) TKG 2021)

Site-ul nymtime.com: acest site nu plasează cookie-uri și nu utilizează stocarea locală (Local Storage, Session Storage) pentru recunoaștere. Nu sunt integrate servicii de analiză, statistică sau publicitate. Setarea limbii rezultă exclusiv din calea de limbă a site-ului accesată (de ex. /, /en, /fr) și nu este stocată.

Back Office (aplicația pentru clienți de la app.nymtime.com): Back Office plasează următoarele cookie-uri: nt_session — identificator de sesiune aleatoriu, semnat, după autentificare, lizibil numai pentru server (HttpOnly), expiră după 14 zile sau la deconectare; nt_role — rolul persoanei autentificate, pentru afișarea interfeței potrivite; nt_locale — limba aleasă; nt_location — locația aleasă ultima dată. nt_role, nt_locale și nt_location nu conțin nume sau date de contact și expiră după 12 luni. În plus, Back Office stochează în memoria locală a browserului (Local Storage) setări de utilizare: vizualizarea aleasă a programului de lucru pentru fiecare locație și dacă indicația de configurare a fost ascunsă. În consola operatorului platformei admin.nymtime.com, accesibilă numai angajaților LazyHead e.U., cookie-ul de sesiune se numește nt_platform. Aceste cookie-uri și înregistrări sunt strict necesare pentru serviciul solicitat în mod expres sau stochează numai setări pe care utilizatoarea sau utilizatorul le-a ales singur; potrivit § 165 alin. (3) TKG 2021 (Legea austriacă privind telecomunicațiile, Telekommunikationsgesetz 2021), pentru acestea nu este necesar consimțământul. Temeiul juridic al prelucrării de date aferente este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea contractului). Back Office nu plasează cookie-uri în scopuri de analiză sau de publicitate.

Plata: plata se efectuează prin Stripe Checkout, pe domeniul stripe.com. Cookie-urile plasate acolo sunt în responsabilitatea Stripe și sunt supuse politicii Stripe privind cookie-urile (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); pe site-ul nostru nu se încarcă niciun script Stripe.

Prin urmare, nu este necesar un banner pentru cookie-uri. Dacă în viitor vom utiliza cookie-uri care nu sunt necesare sau servicii ale unor terți, vom obține în prealabil consimțământul potrivit § 165 alin. (3) TKG 2021 și art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD și vom actualiza prezenta politică.

5. Formularul de contact și e-mailul

Dacă utilizați formularul de contact sau ne scrieți un e-mail, prelucrăm numele, adresa de e-mail, opțional compania și numărul de locații, subiectul ales și conținutul mesajului dumneavoastră. Scop: răspunsul la solicitare, trimiterea modelelor solicitate (AVV, acord cu consiliul de întreprindere, declarație de consimțământ, evaluare a impactului asupra protecției datelor), pregătirea încheierii unui contract.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (efectuarea demersurilor precontractuale la cererea dumneavoastră), iar pentru contactarea prin e-mail consimțământul dumneavoastră acordat în formular potrivit art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, pe care îl puteți retrage oricând cu efect pentru viitor.

Durata stocării: până la soluționarea finală a solicitării, cel mult 6 luni de la ultimul mesaj; dacă se ajunge la încheierea unui contract, se aplică termenele raportului contractual (secțiunea 10). Destinatari: mesajele din formularul de contact sunt livrate de serverul nostru în căsuța noastră poștală prin serviciul de trimitere a e-mailurilor Resend (persoană împuternicită de operator, secțiunea 7).

Solicitări de asistență ale clienților (support@nymtime.com, § 10 alin. (5) din condițiile generale): prelucrăm numele, adresa de e-mail, compania, conținutul solicitării și corespondența purtată în legătură cu aceasta, pentru a răspunde solicitării și pentru a remedia perturbările. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea contractului de utilizare), precum și art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD — interesul nostru legitim de a putea urmări perturbările recurente și de a putea dovedi calitatea asistenței. Durata stocării: 12 luni de la încheierea solicitării. Accesul la contul clientului are loc în acest context numai după activarea expresă de către client (secțiunea 7).

6. Cumpărarea și derularea cumpărării (Stripe)

La cumpărarea pe nymtime.com/kaufen colectăm datele întreprinderii dumneavoastră (firma, strada, codul poștal și localitatea, țara, opțional codul de TVA), numărul de locații, numărul etichetelor NFC comandate suplimentar, prenumele, numele și adresa de e-mail ale persoanei de contact, opțional un număr de telefon pentru întrebări privind comanda și livrarea, opțional o adresă de livrare diferită, precum și momentul acceptării condițiilor generale de contract și a acordului de prelucrare a datelor, al acceptării separate a clauzelor menționate la § 1 alin. (5) din condițiile generale și al unui eventual acord privind menționarea ca referință (§ 16 alin. (4) din condițiile generale). Scop: încheierea contractului, crearea contului clientului, facturarea, expedierea etichetelor NFC. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea contractului), precum și art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD coroborat cu § 11 UStG (Legea austriacă privind taxa pe valoarea adăugată, Umsatzsteuergesetz) și § 132 BAO (Codul austriac de procedură fiscală, Bundesabgabenordnung) (obligații de facturare și de păstrare). Pentru datele persoanei de contact a unui client persoană juridică, temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD — interesul nostru legitim de a derula contractul cu întreprinderea. La acceptarea condițiilor generale și a acordului de prelucrare a datelor — la cumpărare sau, dacă am creat noi înșine contul clientului la cerere, la prima autentificare a Conducerii în Back Office — înregistrăm momentul, versiunea și suma de control a documentelor (SHA-256 a textului acceptat), adresa IP și utilizatorul care a acceptat (dovadă potrivit art. 5 alin. (2) din RGPD; temei juridic art. 6 alin. (1) lit. (f)).

Expedierea etichetelor NFC: pentru livrarea etichetelor NFC incluse în preț și a celor comandate ulterior transmitem firma, numele persoanei de contact și adresa comercială sau de livrare — în cazul livrării prin curier, în plus numărul de telefon, dacă a fost indicat — către Österreichische Post AG sau către un serviciu de curierat. Serviciul de livrare este operator independent pentru livrare; datele angajaților nu îi sunt transmise. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD. Datele de expediere le păstrăm până la expirarea termenului de garanție pentru etichetele NFC (12 luni, § 3 alin. (3) din condițiile generale; garanția legală pentru vicii potrivit §§ 922 și urm. ABGB (Codul civil general austriac, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) rămâne neafectată) și ca parte a facturii potrivit § 132 BAO.

Verificarea codului de TVA (VIES): dacă indicați un cod de TVA la cumpărare sau ulterior în Back Office, transmitem acest cod împreună cu codul de țară procedurii de confirmare a Comisiei Europene (VIES, sistemul de schimb de informații privind TVA) și stocăm rezultatul, momentul și numărul de confirmare. Repetăm verificarea trimestrial. Scop: facturarea corectă, în special decizia privind taxarea inversă (reverse charge). Destinatar: Comisia Europeană, Rue de la Loi 200, 1049 Bruxelles, Belgia. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD coroborat cu § 11 alin. (1a) și art. 21 alin. (3) din UStG 1994 (obligații de facturare și de raportare). Un cod de TVA este un identificator al întreprinderii; acesta are caracter personal numai dacă este atribuit unei întreprinderi individuale.

Prestatorul de servicii de plată: plata (card de credit sau debitare directă SEPA) se derulează prin Stripe Checkout. Responsabilă pentru procesarea plăților este Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irlanda. Numerele cardurilor, datele bancare și elementele de securitate sunt colectate și stocate exclusiv de Stripe; LazyHead e.U. nu le primește în niciun moment. Primim de la Stripe un identificator de client și de abonament, starea plății, ultimele patru cifre ale mijlocului de plată și datele de facturare.

Transferul de date către țări terțe: Stripe Payments Europe, Ltd. poate transfera date către Stripe, Inc. (SUA) și către alte societăți din grup. Temeiul îl constituie decizia Comisiei Europene privind caracterul adecvat referitoare la Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, căruia îi este supusă Stripe, Inc., precum și clauzele standard de protecție a datelor ale Comisiei Europene potrivit art. 46 alin. (2) lit. (c) din RGPD. Detalii: https://stripe.com/de-at/privacy.

Facturile și documentele justificative de plată le păstrăm potrivit § 132 BAO timp de șapte ani de la sfârșitul anului calendaristic în care au fost emise.

7. Contul clientului și Back Office

Căutarea adreselor: atunci când o utilizatoare sau un utilizator tastează în Back Office adresa unei locații, trimitem textul introdus serviciului de căutare Photon al Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Berlin, Germania (servere în UE), pentru a obține sugestii de adrese; dacă serviciul nu este accesibil, interogăm ca soluție de rezervă Nominatim al OpenStreetMap Foundation. Cererea este făcută de serverul nostru, nu de browser — adresa IP a utilizatoarei sau a utilizatorului nu este transmisă; textul căutării nu îl înregistrăm în jurnal. Scop: înregistrarea adresei locației. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interesul legitim de a înregistra corect adresele). Date cartografice: © contribuitorii OpenStreetMap (ODbL 1.0).

Pentru fiecare utilizatoare și fiecare utilizator al Back Office (Conducere, manageri, consultanță fiscală) prelucrăm numele, adresa de e-mail, opțional un număr de telefon, rolul și alocarea la locație, momentul autentificărilor, identificatorul de sesiune (cookie-ul nt_session, secțiunea 4), precum și un jurnal al acțiunilor relevante pentru securitate (jurnal de audit). Scop: furnizarea serviciului, protecția accesului, trasabilitatea modificărilor. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD; pentru jurnalul de audit, în plus art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (securitate, dovadă potrivit art. 5 alin. (2) din RGPD). Pentru aceste date ale utilizatorilor suntem noi înșine operator; acestea nu fac obiectul acordului de prelucrare a datelor, care privește numai datele angajaților clientului (secțiunea 8).

Autentificarea în Back Office: identificatorul de utilizator este adresa de e-mail a utilizatoarei sau a utilizatorului, la care se adaugă o parolă aleasă de aceasta sau de acesta. Parola este stabilită de utilizatoare sau de utilizator printr-un link de unică folosință pe care îl trimitem la această adresă și care este valabil 24 de ore; o parolă uitată se resetează printr-un link de unică folosință valabil o oră. O modificare a adresei de e-mail înregistrate o confirmăm cu un cod trimis la noua adresă. Parolele le stocăm exclusiv ca valoare hash (scrypt cu sare aleatorie) — nu le cunoaștem în clar și nici nu ne pot fi comunicate. După 10 încercări eșuate consecutive, contul de acces este blocat timp de 15 minute; autentificările, încercările eșuate, schimbările de parolă și blocările sunt înregistrate în jurnal. În plus, compania poate activa autentificarea cu doi factori: un cod de unică folosință bazat pe timp dintr-o aplicație de autentificare (TOTP), împreună cu coduri de recuperare; în acest caz se stochează numai secretul criptat al aplicației și valorile hash ale codurilor de recuperare. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD pentru autentificarea propriu-zisă, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD pentru blocare, autentificarea cu doi factori și jurnalul de securitate (interesul legitim al nostru și al dumneavoastră de a respinge accesările neautorizate). Aplicația pentru angajați utilizează în continuare activarea printr-un cod trimis la adresa de e-mail înregistrată și asocierea unui singur dispozitiv (secțiunea 8).

E-mailurile din sistem (linkuri de autentificare și de invitație, coduri de activare ale aplicației pentru angajați, notificări, comunicări privind contractul și plata, facturi) le trimitem prin Resend, Inc., San Francisco, SUA, în calitate de persoană împuternicită de operator. Resend trimite mesajele prin Amazon Simple Email Service în regiunea eu-west-1 (Irlanda); se prelucrează adresa destinatarului, subiectul, conținutul mesajului și starea livrării. Pentru transferurile către Resend, Inc. în SUA se aplică Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (art. 45 din RGPD) și clauzele standard de protecție a datelor ale Comisiei Europene (art. 46 alin. (2) lit. (c) din RGPD).

Dacă cineva solicită în aplicația pentru angajați un cod pentru o adresă de e-mail care nu este înregistrată la nicio companie, trimitem la această adresă o singură dată (cel mult o dată la 24 de ore) mesajul că nu există niciun cont pentru aceasta și că adresa trebuie aflată de la angajator. Aplicația însăși nu afișează în acest caz nicio diferență față de o adresă cunoscută. Se prelucrează numai adresa introdusă și momentul (pentru limitarea la un mesaj pe zi, apoi se șterg). Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD — interesul legitim de a ajuta persoanele să obțină accesul, fără a dezvălui ce adrese există în sistem.

Accesul operatorului platformei: angajații LazyHead e.U. nu au acces la datele angajaților stocate în contul clientului. Accesul de asistență este posibil numai dacă clientul îl activează în mod expres în Back Office la Setări → Abonament → Acces asistență — cu stabilirea sferei, a duratei și cu posibilitatea retragerii oricând; fiecare acces se înregistrează în jurnalul de audit al clientului.

8. Datele angajaților clienților noștri (prelucrare în numele operatorului, art. 28 din RGPD)

Operator pentru datele angajaților este angajatorul respectiv care utilizează NymTime. LazyHead e.U. prelucrează aceste date exclusiv în numele și pe baza instrucțiunilor angajatorului, în temeiul acordului de prelucrare a datelor (nymtime.com/avv). Informarea angajaților potrivit art. 13 din RGPD revine angajatorului; punem la dispoziție în acest scop un model, care este afișat în aplicația pentru angajați la prima pornire și poate fi consultat integral oricând în setările aplicației.

Categorii de date prelucrate: date de bază (nume, date de contact, post, locație, număr de personal, tipul de angajare), program de lucru (ture planificate, roluri), evidența timpului de lucru (începutul și sfârșitul efective, pauzele și pauzele scurte, corecturi cu motivare), cont de ore (soldul planificat-realizat în perioada de referință a companiei), absențe (concediu de odihnă, concediu medical, timp liber compensatoriu, concediu pentru îngrijirea unui membru al familiei și alte tipuri), rezultatul verificării locației la înregistrare, datele dispozitivului (identificatorul dispozitivului, cheia publică, modelul, statusul), indicațiile de disponibilitate, ofertele și acceptările din schimbul de ture, confirmările de citire ale comunicărilor companiei (avizier), precum și — numai dacă clientul utilizează aceste funcții — documente de personal, inclusiv dovezi încărcate de angajat, documente salariale și date interne privind costurile de personal.

Pauze: pauzele se înregistrează potrivit regulii alese de companie — deduse automat, alocate de manager în tură sau înregistrate de angajat printr-un buton. Dacă la o tură de peste șase ore nu a fost înregistrată nicio pauză, NymTime deduce pauza minimă legală potrivit dreptului statului locației, pentru ca evidența timpului de lucru să nu rămână incorectă, și îi afișează managerului mențiunea „Pauza nu a fost înregistrată”. Această mențiune servește exclusiv corectării evidenței; nu constituie o sancțiune, o evaluare a performanței și nici un temei pentru un avertisment. Corectura este efectuată, cu motivare, de o persoană din companie; angajatul vede corecturile în aplicația sa.

Evidența timpului de lucru se generează pentru fiecare locație potrivit profilului de țară al statului în care este situată locația și este pusă la dispoziția angajatului în aplicație.

Disponibilități: angajații pot indica în ce zile sunt disponibili, preferă să nu lucreze sau sunt indisponibili. Indicația este voluntară, servește exclusiv planificării și nu constituie nici timp de disponibilitate la locul de muncă, nici timp de gardă în sensul dreptului privind timpul de lucru; din aceasta nu rezultă nicio obligație de a începe lucrul și niciun drept la remunerație. Competența de planificare și responsabilitatea pentru programul de lucru rămân ale angajatorului. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea raportului de muncă).

Schimb de ture: dacă un angajat oferă o tură la schimb, colegele și colegii de la aceeași locație și cu același rol văd numele, rolul, respectiv departamentul, și orele turei în cauză — nimic mai mult. Persoana care acceptă schimbul este afișată angajatului care a făcut oferta și superiorului. Schimbul produce efecte atunci când superiorul îl aprobă sau când compania a setat aprobarea automată pentru ture de același tip. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD; date privind prezența sau performanța nu sunt dezvăluite în acest context.

Date de contact pentru colege și colegi (Contacte): numărul de telefon și adresa de e-mail ale unui angajat sunt vizibile pentru ceilalți angajați ai locației numai dacă angajatul însuși activează acest lucru în setările aplicației. Presetarea este „dezactivat”. Temei juridic: consimțământul potrivit art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, care poate fi retras oricând cu efect pentru viitor (art. 7 alin. (3) din RGPD) — odată cu retragerea, datele de contact nu mai sunt vizibile imediat. Retragerea nu are consecințe dezavantajoase pentru raportul de muncă; fără partajare, pentru colege și colegi sunt vizibile numai numele, rolul, respectiv departamentul, și inițialele. Superiorii văd datele de contact de serviciu independent de aceasta, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (b) și lit. (f) din RGPD.

Avizier (comunicări ale companiei): compania poate publica comunicări pentru anumite locații sau departamente ori pentru toți angajații, opțional cu un afiș (imagine sau PDF); imaginile sunt stocate fără metadate încorporate, precum locul fotografierii sau datele camerei. NymTime stochează cine a deschis o comunicare și — atunci când compania solicită acest lucru — a confirmat că a luat la cunoștință, pentru ca angajatorul să poată dovedi luarea la cunoștință a informațiilor importante ale companiei. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) și lit. (f) din RGPD. Confirmarea de citire nu este un instrument de control al performanței în muncă; nu are loc nicio altă analiză a comportamentului.

Documentele angajatului: compania poate stoca documente și le poate face vizibile în aplicație pentru angajatul vizat (de exemplu informarea scrisă privind condițiile esențiale de muncă, fluturași de salariu și adeverințe); angajatul poate încărca el însuși documente (de exemplu un certificat medical sau dovezi solicitate), iar compania poate solicita un document. Pentru documente se poate înregistra o dată de expirare (de exemplu permisul de ședere), în legătură cu care NymTime trimite din timp un memento. Un certificat medical este o dată privind sănătatea în sensul art. 9 din RGPD; acesta poate fi stocat numai în măsura în care angajatorul îl poate solicita potrivit dreptului statului în care este angajat salariatul (dispozițiile sunt indicate în Partea B) — temeiul juridic în acest sens este art. 9 alin. (2) lit. (b) din RGPD coroborat cu aceste dispoziții. Dacă incapacitatea de muncă este comunicată electronic printr-o instituție de asigurări sociale, se stochează numai informația care i se cuvine angajatorului, fără diagnostic; dacă un certificat conține un cod de diagnostic, acesta este făcut ilizibil înainte de încărcare. Documentele de personal pot conține numere naționale de identificare (de exemplu numărul de asigurare socială); angajatorul le stochează numai în limitele dreptului statului său. Diagnosticele și cauzele bolii nu pot fi înregistrate. Certificatele medicale și documentele salariale sunt vizibile numai pentru Conducere, pentru persoanele autorizate în mod expres în acest sens de client și pentru angajatul vizat; fiecare acces este înregistrat în jurnal. Documentele sunt criptate de aplicație cu AES-256-GCM înainte de stocare; cheile se află numai pe serverele aplicației. Păstrarea se stabilește potrivit tipurilor de date din setările clientului: documentele salariale potrivit tipului de date „documentele salariale” (termenul și începutul acestuia potrivit Părții B), celelalte documente potrivit tipului de date „documentele angajaților”.

Camera și fotografiile: camera aplicației pentru angajați citește numai codul QR de pe plăcuța locației, pentru a instala, respectiv a deschide aplicația; în acest caz nu se stochează nicio imagine. O fotografie este realizată sau aleasă din galerie numai atunci când angajatul însuși încarcă un document (de exemplu un certificat medical). La pontaj nu se realizează fotografii.

Notificări pe telefon (push): aplicația pentru angajați poate primi notificări, de exemplu despre o tură nouă sau despre o absență asupra căreia s-a decis. În acest scop stocăm tokenul push al dispozitivului. Notificările sunt trimise prin serviciul push al Expo (650 Industries, Inc., SUA) și de acolo prin Apple Push Notification service (Apple), respectiv Firebase Cloud Messaging (Google). Se transmit numai tokenul push, un identificator și tipul notificării, precum și un text general fără conținut cu caracter personal; detaliile sunt afișate de aplicație abia după deschidere. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD. Notificările pot fi dezactivate oricând din setările telefonului. Datele tehnice de utilizare ale serviciului push (de exemplu adresa IP a telefonului la obținerea tokenului push) sunt prelucrate de Expo în plus, pe propria răspundere, pentru funcționarea și securitatea serviciului său (expo.dev/privacy). Pentru transferul către Expo în SUA se aplică Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (art. 45 din RGPD), în temeiul căruia Expo este certificată; temeiul îl constituie Data Processing Addendum din 28.09.2026.

Ștergerea contului: în setările aplicației, angajatul poate solicita ștergerea contului său. Cererea ajunge la angajator, care decide asupra acesteia în calitate de operator. Evidența timpului de lucru rămâne păstrată și după ștergere pe durata legală potrivit dreptului statului locației (durata stocării, mai jos).

Date privind cifra de afaceri: pentru indicatori precum ponderea costurilor de personal, compania poate introduce cifra de afaceri zilnică pe locație sau o poate importa ca fișier. Aceste date se referă la locație și nu la persoane; ele nu sunt în sine date cu caracter personal. Legătura cu persoane apare abia prin compararea cu costurile de personal, care este accesibilă exclusiv Conducerii clientului.

Fără coordonate de localizare: NymTime nu stochează coordonate GPS, trasee sau profiluri de deplasare. La pontajul prin locație fără NFC, dispozitivul angajatului transmite serverului nostru, o singură dată, în momentul înregistrării, poziția sa actuală împreună cu precizia; serverul verifică numai dacă dispozitivul se află în zona locației stabilită de angajator și elimină imediat coordonatele — se stochează numai rezultatul „în zonă”, „în afara zonei” sau „locație indisponibilă”, cu momentul și precizia în metri. La pontajul NFC la eticheta NFC, poziția este trimisă și verificată în același mod numai dacă verificarea locației este disponibilă în locația respectivă și angajatorul nu a dezactivat-o; în caz contrar, deloc. Poziția este determinată o singură dată, în momentul înregistrării; nu are loc nicio determinare a locației în fundal. În afara unei ture nu are loc nicio verificare.

Verificarea locației potrivit dreptului țării respective: verificarea locației la înregistrare este o măsură de control. Aceasta este disponibilă în locațiile în care dreptul țării locației o permite, iar angajatorul o poate dezactiva pentru fiecare locație. Înainte de a o utiliza, angajatorul parcurge pașii impuși de dreptul țării sale; care sunt acești pași este indicat în Partea B. Back Office i le arată sub forma unei liste de verificare, dar nu blochează funcția; cât timp pașii lipsesc, angajatorul dezactivează verificarea locației pentru locația respectivă. În unele țări, verificarea locației nu este oferită pentru locurile de muncă fixe. Nu are loc nicio determinare a locației în fundal; verificarea are loc numai în momentul înregistrării, iar NymTime nu stochează coordonate, ci numai „în zonă”, „în afara zonei” sau „locație indisponibilă”.

Luări la cunoștință și consimțăminte în aplicație: dacă dreptul țării impune ca angajatul să fie informat cu privire la o funcție sau să își dea acordul pentru aceasta, angajatul confirmă acest lucru în aplicație după consultarea documentului. Se stochează momentul, documentul și versiunea acestuia, precum și răspunsul. Angajatul își poate retrage consimțământul oricând în aplicație, cu efect pentru viitor (art. 7 alin. (3) din RGPD); legalitatea prelucrării efectuate până atunci rămâne neafectată. Dacă verificarea locației se întemeiază pe consimțământ, după retragere NymTime nu mai verifică locația acestui angajat la pontaj; angajatorul vede retragerea în Back Office — pontajul la eticheta NFC și alte modalități prevăzute de angajator rămân posibile.

Temeiurile juridice ale angajatorului: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD coroborat cu obligația de evidență a timpului de lucru potrivit dreptului statului locației, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (contractul de muncă, planificarea programului de lucru), art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (securitatea sistemului, un dispozitiv per persoană), precum și, pentru verificarea locației la înregistrare, temeiurile impuse de dreptul țării respective; dispozițiile statului sunt indicate în Partea B.

Durata stocării: angajatorul stabilește termenele de păstrare pentru fiecare tip de date în Back Office; NymTime impune valorile minime legale. Valorile standard pentru evidența timpului de lucru, jurnalul de audit și documente sunt indicate în Partea B potrivit dreptului statului locației; evenimentele brute de prezență 3 luni, mai puțin acolo unde dreptul statului o impune (Partea B), notificările 6 luni. O rulare zilnică șterge sau anonimizează datele expirate și înregistrează acest lucru în jurnal.

Drepturile angajaților: dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor și opoziție îl exercită angajații față de angajatorul lor. În aplicația pentru angajați își pot consulta oricând înregistrările timpului de lucru și le pot exporta lunar. Solicitările care ne parvin le transmitem imediat angajatorului și îl sprijinim la formularea răspunsului.

9. Destinatari și transferul către țări terțe

Transmitem date cu caracter personal numai următorilor destinatari: furnizorului de găzduire a serviciului (Hetzner Online GmbH, centrul de date Falkenstein din UE, persoană împuternicită de operator), Cloudflare (găzduirea site-ului și redirecționarea întregului trafic de date către serviciu, persoană împuternicită de operator — secțiunea 3), Resend, Inc. (trimiterea e-mailurilor prin Amazon Simple Email Service în Irlanda, persoană împuternicită de operator — secțiunea 7), Expo (650 Industries, Inc.) împreună cu Apple Push Notification service și Firebase Cloud Messaging (notificări către aplicația pentru angajați fără conținut cu caracter personal — secțiunea 8), Stripe Payments Europe, Ltd. (operator independent pentru procesarea plăților), Österreichische Post AG sau unui serviciu de curierat (livrarea etichetelor NFC, numai date de expediere), Comisiei Europene (confirmarea codului de TVA în VIES, numai codul de țară și codul de TVA — secțiunea 6), Komoot GmbH (căutarea adreselor Photon, numai textul adresei introduse — secțiunea 7), precum și autorităților și instanțelor, în măsura în care există o obligație legală. Lista actuală a persoanelor împuternicite de operator este anexa 2 la acordul de prelucrare a datelor (nymtime.com/avv).

Datele serviciului NymTime — conturile clienților, datele angajaților, documentele, copiile de siguranță — sunt stocate exclusiv în UE (Hetzner, Falkenstein). Un transfer către țări terțe din afara Spațiului Economic European are loc în următoarele cazuri: la redirecționarea traficului de date prin Cloudflare (secțiunea 3), la trimiterea e-mailurilor prin Resend (secțiunea 7), la trimiterea notificărilor push prin Expo, Apple și Google (secțiunea 8) și în cadrul procesării plăților de către Stripe (secțiunea 6). Temeiul îl constituie în fiecare caz decizia Comisiei Europene privind caracterul adecvat referitoare la Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (art. 45 din RGPD) pentru întreprinderile certificate în temeiul acestuia și, în completare, clauzele standard de protecție a datelor ale Comisiei Europene (art. 46 alin. (2) lit. (c) din RGPD).

10. Durata stocării pe scurt

În măsura în care mai sus nu se indică altfel, se aplică următoarele termene:

• Jurnalele serverului cu adrese IP: rotite în funcție de dimensiune, de regulă câteva zile, cel mult 30 de zile.
• Solicitări de contact: până la soluționare, cel mult 6 luni de la ultimul mesaj.
• Linkuri și coduri de unică folosință: stabilirea parolei 24 de ore, resetarea parolei 1 oră, confirmarea unei noi adrese de e-mail și activarea aplicației pentru angajați câte 15 minute — stocate în fiecare caz numai ca valoare hash și apoi șterse.
• Solicitări de asistență ale clienților: 12 luni de la încheierea solicitării.
• Datele contractuale și ale contului clientului: durata contractului; apoi 30 de zile pentru exportul datelor de către client, urmate de ștergere, în măsura în care nu există o obligație de păstrare.
• Facturi, documente justificative de plată, dovezi ale acceptării (condiții generale, AVV): 7 ani potrivit § 132 BAO, respectiv pe durata termenului de prescripție a pretențiilor.
• Datele angajaților clienților noștri: potrivit termenelor de păstrare stabilite de client, în limitele valorilor minime legale (secțiunea 8).
• Copii de siguranță: sunt suprascrise cel târziu la 35 de zile după ștergerea datelor primare.

11. Drepturile dumneavoastră

Aveți față de noi dreptul de acces (art. 15 din RGPD), dreptul la rectificare (art. 16), dreptul la ștergere (art. 17), dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18), dreptul la portabilitatea datelor (art. 20) și dreptul de opoziție față de prelucrările întemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (art. 21), precum și dreptul de a vă retrage oricând consimțământul acordat, cu efect pentru viitor (art. 7 alin. (3)). În acest scop vă puteți adresa la office@nymtime.com sau — în calitate de client — la support@nymtime.com; răspundem fără întârzieri nejustificate, cel târziu în termen de o lună (art. 12 alin. (3) din RGPD).

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere (art. 77 din RGPD, § 24 DSG): Autoritatea austriacă pentru protecția datelor (Österreichische Datenschutzbehörde, DSB), Barichgasse 40–42, 1030 Viena, telefon +43 1 52 152-0, e-mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Calea de atac împotriva deciziilor autorității pentru protecția datelor este la Curtea Administrativă Federală (Bundesverwaltungsgericht) (§ 27 DSG). Pentru noi, ca operator stabilit în Austria, competentă este autoritatea austriacă pentru protecția datelor. Persoanele vizate își pot depune însă plângerea, potrivit art. 77 alin. (1) din RGPD, și la autoritatea de supraveghere din statul membru în care își au reședința obișnuită, în care se află locul lor de muncă sau în care a avut loc presupusa încălcare; autoritatea de supraveghere a statului căruia i se aplică prezenta versiune este indicată în Partea B. Datele de contact ale tuturor autorităților de supraveghere pentru protecția datelor din Uniunea Europeană sunt publicate de Comitetul european pentru protecția datelor la edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Angajații clienților noștri își adresează solicitările angajatorului lor (secțiunea 8); solicitările care ne parvin le transmitem mai departe.

12. Fără decizii automatizate

Nu luăm decizii individuale automatizate, inclusiv crearea de profiluri, în sensul art. 22 din RGPD. Câmpurile propuse automat din documente sunt marcate ca atare în NymTime și sunt verificate întotdeauna de o persoană; aprobările absențelor și corecturile timpului de lucru sunt efectuate întotdeauna de un om din compania clientului.

13. Securitatea datelor (art. 32 din RGPD)

Toate conexiunile sunt criptate cu TLS. Parolele Back Office sunt stocate exclusiv ca valoare hash cu sare aleatorie (scrypt), la fel și linkurile și codurile de unică folosință; după 10 încercări eșuate, contul de acces este blocat timp de 15 minute, la fiecare schimbare a parolei se încheie toate sesiunile existente, iar compania poate impune autentificarea cu doi factori (aplicație TOTP cu coduri de recuperare) pentru toate conturile de acces. Accesul în Back Office este legat de rol și de locație; fiecare dispozitiv al angajaților este asociat criptografic (un dispozitiv activ per persoană); etichetele NFC sunt concepute cu mesaje semnate dinamic împotriva copierii; jurnalul de audit este imuabil; baza de date se află pe un volum criptat cu LUKS la furnizorul de găzduire; documentele sunt criptate de aplicație înainte de stocarea în Object Storage cu AES-256-GCM (cheile numai pe serverele aplicației), iar copiile de siguranță ale bazei de date sunt criptate de pgBackRest cu AES-256; transmiterea are loc exclusiv prin TLS; copii de siguranță zilnice în centrul de date din UE. Măsurile tehnice și organizatorice complete constituie anexa 3 la acordul de prelucrare a datelor.

14. Modificarea prezentei politici

Adaptăm prezenta politică atunci când se modifică serviciul, prestatorii de servicii utilizați sau cadrul legal. Se aplică versiunea publicată la nymtime.com/datenschutz; data versiunii actuale este indicată la începutul paginii. Pe clienți îi informăm suplimentar prin e-mail cu privire la modificările esențiale.

B1. Contextul ocupării unui loc de muncă

Prelucrării în contextul ocupării unui loc de muncă i se aplică, pe lângă art. 88 din RGPD, Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a RGPD și Codul muncii (Legea nr. 53/2003). Pontajul la eticheta NFC este evidența zilnică a timpului de muncă pe care angajatorul este obligat să o țină potrivit art. 119 din Codul muncii (art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD); regula privind această evidență figurează în regulamentul intern, pe care angajatorul îl aduce în prealabil la cunoștința fiecărui angajat (art. 243 din Codul muncii).

Verificarea locației: în România, verificarea locației la înregistrare este o monitorizare în sensul art. 5 din Legea nr. 190/2018. Angajatorul o utilizează numai în locațiile în care nu se poate monta o etichetă NFC sau în care aceasta s-a dovedit ineficientă, ori pentru locuri de muncă variabile, și numai după informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților, consultarea prealabilă a sindicatului sau a reprezentanților salariaților și o evaluare a impactului asupra protecției datelor; temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD coroborat cu art. 5 din Legea nr. 190/2018. Acestea sunt temeiurile necesare pentru verificarea locației potrivit secțiunii 8 Partea A. În România nu are loc verificarea locației în fundal. Utilizarea aplicației pentru angajați pe telefonul personal este facultativă; angajatorul oferă o altă modalitate de evidență a timpului de muncă.

B2. Evidența timpului de muncă și documentele

Evidența timpului de muncă este evidența zilnică a orelor de muncă, cu ora de începere și de sfârșit, prevăzută la art. 119 din Codul muncii; temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD coroborat cu această dispoziție. NymTime nu transmite date autorităților sau registrului general de evidență a salariaților (REVISAL).

Certificatul de concediu medical din România conține un cod de diagnostic; angajatorul îl încarcă în NymTime numai în măsura în care are dreptul să îl solicite și face codul de diagnostic ilizibil înainte de încărcare, în măsura în care nu are nevoie de el pentru salarizare (art. 9 alin. (2) lit. (b) din RGPD). Documentele includ în România, de exemplu, contractul individual de muncă, regulamentul intern cu luarea la cunoștință de către angajat și fluturașii de salariu.

B3. Durata de stocare

Valori standard pentru România: evidența timpului de muncă 7 ani, evenimentele brute de prezență 3 luni, rezultatul verificării locației 30 de zile (art. 5 lit. e) din Legea nr. 190/2018; nemodificabil), jurnalul de audit 7 ani, documentele 7 ani, documentele de salarizare 10 ani, notificările 6 luni. Angajatorul verifică termenele potrivit legislației române a muncii, asigurărilor sociale, fiscale și contabile.

B4. Autoritatea de supraveghere

Pentru clienții cu sediul în România și pentru angajații din locațiile situate în România este competentă Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28–30, Sector 1, 010336 București, telefon +40 318 059 211, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro (secțiunea 11 Partea A).