Condiții generale de contract — Versiunea pentru România

§ 1 Domeniul de aplicare

(1) Prezentele condiții generale se aplică tuturor contractelor încheiate între LazyHead e.U. și client având ca obiect utilizarea serviciului NymTime — program de lucru, evidența timpului de lucru, verificarea locației la înregistrare, absențe, analiza orelor și export, Back Office și aplicația pentru angajați — precum și livrarea etichetelor NFC aferente.

(2) NymTime se adresează exclusiv întreprinzătorilor în sensul § 1 UGB (Codul comercial austriac, Unternehmensgesetzbuch), adică persoanelor care încheie contractul în cadrul exploatării întreprinderii lor. Nu se încheie contracte cu consumatori în sensul § 1 alin. (1) pct. 2 KSchG; nu se aplică Legea austriacă privind protecția consumatorilor (Konsumentenschutzgesetz, KSchG) și nici Legea austriacă privind contractele la distanță și contractele negociate în afara spațiilor comerciale (Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz, FAGG). Prin cumpărare, clientul confirmă că acționează în calitate de întreprinzător. Persoanele juridice de drept public și autoritățile contractante nu pot achiziționa NymTime prin formularul de cumpărare; pentru acestea se aplică acorduri separate. Până la atribuirea codului nostru de identificare în scopuri de TVA (UID), acceptăm comenzi numai de la întreprinzători cu sediul în Austria; dispozițiile pentru clienții din alte state membre (în special § 7 alin. (5), § 11 alin. (8) și Partea B a versiunii statului respectiv) se aplică de îndată ce deschidem vânzarea către acele state. Formularul de cumpărare afișează țările deschise în fiecare moment.

(3) Condițiile generale ale clientului care derogă, sunt contrare sau completează prezentele condiții generale nu devin parte a contractului, chiar dacă nu ne opunem acestora în mod expres. Acordurile individuale încheiate în scris prevalează asupra prezentelor condiții generale.

(4) Limba contractului și versiunea lingvistică determinantă a prezentelor condiții generale sunt stabilite de Partea B. În măsura în care Partea B nu dispune altfel, limba contractului este germana; traducerile au caracter informativ, iar în caz de îndoială prevalează versiunea germană.

(5) Atragem în mod expres atenția asupra clauzelor care ar putea fi dezavantajoase pentru client și neobișnuite în sensul § 864a ABGB (Codul civil general austriac, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch), pentru ca acestea să devină parte a contractului: § 3 alin. (2) (termen de reclamație de 14 zile), § 4 alin. (5) și (7) (prelungire automată cu o lună, respectiv cu douăsprezece luni), § 5 (rezilierea de către NymTime), § 6 alin. (2)–(4) (nicio rambursare după expediere și pentru perioade începute), § 8 alin. (4) și § 13 (blocarea accesului), § 9 (modificări de preț), § 10 alin. (2) și (3) (excepții de la disponibilitate, mentenanță), § 15 (limitarea răspunderii și termenul de decădere), § 17 (modificarea prezentelor condiții generale), § 18 alin. (3) (cesiune) și § 18 alin. (4) și (5) (dreptul austriac, instanța competentă Viena), precum și clauzele pe care Partea B le desemnează ca fiind supuse acceptării separate. Clientul acceptă suplimentar și separat aceste clauze în formularul de cumpărare — respectiv la prima autentificare în Back Office (§ 4 alin. (1)); acceptarea separată se înregistrează la fel ca acceptarea prezentelor condiții generale (§ 18 alin. (7)). În rest, prezentele condiții generale sunt supuse controlului conținutului potrivit § 879 alin. (3) ABGB.

§ 2 Obiectul prestației

(1) NymTime este un software pe care îl punem la dispoziție ca serviciu prin internet (Software-as-a-Service). Prestația cuprinde: un program de lucru săptămânal pe roluri; evidența timpului de lucru prin pontaj cu smartphone-ul propriu al angajatului la o etichetă NFC sau, alternativ, printr-un pontaj prin locație cu verificare geografică („Sunt aici” / „Plec”) în aplicația pentru angajați, acceptat numai în zona locației; la pontajul prin locație, numai rezultatul „în zonă”, „în afara zonei” sau „locație indisponibilă” din momentul înregistrării, fără stocarea coordonatelor și fără determinarea locației în fundal; absențe (concediu de odihnă, concediu medical, timp liber compensatoriu, concediu pentru îngrijirea unui membru al familiei și alte tipuri) cu cerere și aprobare; înregistrarea pauzelor potrivit regulii privind pauzele alese de client pentru fiecare locație (§ 11 alin. (7)); indicațiile de disponibilitate ale angajaților, schimbul de ture între angajați, avizierul (comunicări ale companiei) și un cont de ore planificat/realizat; analiza orelor planificate și realizate; exportul în Excel pentru salarizare; opțional, documente (inclusiv pentru consultarea de către angajatul vizat), documente salariale, date privind cifra de afaceri pe locație pentru indicatori și costuri de personal. Utilizarea are loc prin Back Office (web) pentru Conducere și manageri și prin aplicația pentru angajați (iOS, Android, web).

(2) Pentru fiecare locație contractată, prețul include o etichetă NFC împreună cu plăcuța locației: o etichetă NFC autoadezivă cu cip NFC (NXP NTAG 424 DNA, 28 × 28 mm, potrivită și pentru suprafețe metalice) și o plăcuță autoadezivă NymTime fără componente electronice (100 × 100 mm), sub al cărei cerc marcat clientul aplică eticheta NFC; livrarea este reglementată de § 3. Programăm fiecare etichetă NFC și o alocăm locației clientului înainte de expediere; clientul aplică eticheta NFC și plăcuța locației la locație și activează NFC pentru locație în Back Office. Raza de citire depinde de suprafață și de smartphone. Până la sosire, echipa poate ponta prin locație fără NFC (alin. (1)), cu condiția ca pontajul prin locație să fie oferit în țara locației și ca clientul să nu fi dezactivat verificarea locației pentru locația respectivă (§ 11 alin. (2)); în caz contrar, clientul înregistrează până atunci timpul de lucru în alt mod, de exemplu prin introducerea orelor în Back Office. Codul QR tipărit pe plăcuța locației deschide exclusiv pagina de descărcare a aplicației pentru angajați și nu constituie o metodă de pontaj. Clientul poate comanda etichete NFC suplimentare în formularul de cumpărare și oricând ulterior în Back Office, la prețurile prevăzute la § 7 alin. (2).

(3) Dezvoltăm NymTime în mod continuu. Putem modifica sau completa funcții ori le putem înlocui cu funcții echivalente, cu condiția ca scopul esențial al contractului — programul de lucru, evidența timpului de lucru potrivit dreptului statului locației și analiza orelor — să fie menținut. Informăm clientul cu privire la modificările esențiale cu cel puțin patru săptămâni înainte, prin e-mail. Dacă o modificare esențială este dezavantajoasă pentru client, în special pentru că o funcție utilizată de acesta dispare fără înlocuire echivalentă, clientul poate rezilia contractul până la intrarea în vigoare a modificării, cu efect de la acea dată; rambursăm proporțional sumele plătite în avans pentru perioada ulterioară.

(4) NymTime nu oferă consultanță juridică, fiscală sau în materie de salarizare. Modelele încărcate de client (acord cu consiliul de întreprindere, declarație de consimțământ, informare privind protecția datelor) și analizele sunt instrumente auxiliare; verificarea și aplicarea lor la propria companie revin clientului.

(5) Aplicația pentru angajați este pusă gratuit la dispoziția angajaților clientului. Aceasta necesită un smartphone cu o versiune actuală de iOS sau Android; pentru pontajul prin NFC, un dispozitiv compatibil NFC, iar alternativ permisiunea de localizare pentru pontajul prin locație (verificare geografică).

§ 3 Livrarea etichetelor NFC

(1) Etichetele NFC incluse în preț și cele comandate suplimentar, împreună cu plăcuța locației, le expediem prin scrisoare sau prin serviciu de curierat la adresa comercială a clientului indicată în formularul de cumpărare sau la o altă adresă de livrare indicată de client. Termenul de livrare în Austria este de regulă de 2–4 zile lucrătoare de la încasarea plății, respectiv de la comanda în Back Office. În alte state membre livrăm de îndată ce am deschis expedierea către acestea; termenul de livrare este indicat atunci în formularul de cumpărare. Termenele de livrare sunt orientative; până la sosirea etichetelor NFC se aplică § 2 alin. (2) teza a patra.

(2) Riscul pieirii fortuite și al deteriorării fortuite trece asupra clientului odată cu predarea coletului către acesta sau către o persoană desemnată de el pentru primire. Clientul verifică livrarea imediat după primire și reclamă viciile sau daunele de transport fără întârzieri nejustificate, cel târziu în 14 zile, prin e-mail la support@nymtime.com (obligația de verificare și de reclamare în cazul actelor comerciale bilaterale, § 377 UGB).

(3) Pe lângă garanția legală pentru vicii potrivit §§ 922 și urm. ABGB, acordăm o garanție comercială: pentru etichetele NFC care se defectează în termen de 12 luni de la livrare fără o acțiune exterioară (în special cip necitibil), livrăm gratuit o etichetă de înlocuire; clientul descrie defectul prin e-mail, iar returnarea este necesară numai la solicitarea noastră. Etichetele NFC pierdute, îndepărtate, deteriorate sau defectate după expirarea celor 12 luni sunt comandate din nou de client la prețul prevăzut la § 7 alin. (2). Alocăm fiecare etichetă NFC unei locații a clientului înainte de expediere (§ 2 alin. (2)); o etichetă NFC pierdută este blocată de client în Back Office, iar din acel moment nu mai este valabilă pentru pontaje.

(4) Etichetele NFC și plăcuțele locației trec în proprietatea clientului odată cu livrarea. Producătorul etichetelor NFC este NFC21 GmbH, Mülheim an der Ruhr, Germania. Etichetele NFC sunt echipamente electrice de uz profesional și nu pot fi eliminate împreună cu deșeurile menajere. Prin derogare de la obligația producătorului de preluare și de finanțare, părțile convin, în temeiul art. 13 alin. (2) din Directiva 2012/19/UE și al dispozițiilor naționale de transpunere, ca clientul să predea pe cheltuiala sa etichetele NFC scoase din uz unui punct de colectare a deșeurilor de echipamente electrice și electronice; la cerere, le preluăm gratuit dacă clientul ni le trimite.

§ 4 Încheierea contractului, începutul și durata contractului

(1) Contractul se încheie atunci când clientul completează formularul de cumpărare de pe nymtime.com/kaufen, acceptă prezentele condiții generale și acordul de prelucrare a datelor și finalizează plata în Stripe Checkout. La adresa de e-mail a persoanei de contact indicată în formularul de cumpărare trimitem linkul de unică folosință cu care aceasta își stabilește parola pentru Back Office (§ 11 alin. (4)). Prețul pentru prima perioadă contractuală — prima lună contractuală, iar în cazul plății anuale prima perioadă anuală (alin. (7)) — se debitează la finalizarea cumpărării. Confirmăm încheierea contractului prin e-mail, trimitem simultan invitația în Back Office și expediem eticheta NFC. Prezentarea serviciului pe site nu constituie o ofertă obligatorie, ci o invitație de a comanda. Back Office este disponibil clientului de la confirmare, iar pontajul prin locație fără NFC în condițiile § 2 alin. (2) teza a patra. Dacă, la cererea clientului, creăm noi înșine contul clientului, Conducerea acceptă prezentele condiții generale și acordul de prelucrare a datelor la prima autentificare în Back Office; înainte de aceasta, Back Office nu poate fi utilizat. Formularul de cumpărare conduce la contract prin următorii pași: date despre companie și locații, prezentare generală cu prețuri, acceptarea condițiilor generale și a acordului de prelucrare a datelor, plata în Stripe Checkout. Clientul poate corecta erorile de introducere în orice câmp până la plată. Stocăm textul contractului cu versiunea și suma de control (§ 18 alin. (7)); clientul primește odată cu confirmarea versiunile acceptate ale prezentelor condiții generale și ale acordului de prelucrare a datelor, în format PDF. Limba contractului este stabilită de § 1 alin. (4).

(2) Durata contractului și, odată cu aceasta, prima lună contractuală încep în ziua plății în Stripe Checkout (alin. (1)). Până la sosirea etichetei NFC și până când clientul a activat NFC pentru locație se aplică § 2 alin. (2) teza a patra; expedierea, primirea și activarea etichetei NFC nu amână începutul duratei contractului. Afișăm data de început în Back Office la Setări → Abonament. Pașii și termenele de așteptare pe care dreptul țării locației le impune înainte de utilizarea etichetelor NFC sau a pontajului prin locație (§ 11 alin. (2) și (8)) nu amână începutul duratei contractului; le semnalăm în formularul de cumpărare.

(3) Livrarea de etichete NFC pentru locații suplimentare, comenzile ulterioare și livrările de înlocuire nu modifică durata contractuală în curs. O locație suplimentară este contractată de Conducere în Back Office; aceasta se facturează imediat la contractare, proporțional pentru perioada rămasă până la sfârșitul perioadei contractuale în curs (luna contractuală, respectiv perioada anuală potrivit alin. (7)), iar ulterior urmează ritmul contractului. Dacă debitarea eșuează, locația nu este creată. Renunțarea la o locație (§ 5 alin. (1)) se contabilizează începând cu următoarea perioadă contractuală.

(4) Luna contractuală este intervalul cuprins între ziua începerii duratei contractului și ziua precedentă aceleiași zile calendaristice din luna următoare (exemplu: început la 14 octombrie, prima lună contractuală până la 13 noiembrie). O perioadă anuală (alin. (7)) se întinde în mod corespunzător de la ziua începerii sale până în ziua precedentă aceleiași zile calendaristice din anul următor.

(5) Contractul este un contract lunar: se prelungește automat de fiecare dată cu încă o lună contractuală, dacă nu este reziliat pentru sfârșitul lunii contractuale în curs. Rezilierea este posibilă oricând în Back Office sau prin e-mail și produce efecte la sfârșitul lunii contractuale în curs (§ 5 alin. (1)). Prețul pentru fiecare nouă lună contractuală se încasează în prima zi a acesteia prin mijlocul de plată înregistrat la Stripe (§ 8 alin. (1)). Dacă încasarea eșuează, se aplică § 8 alin. (3) și (4), precum și § 13: notificare prin e-mail, perioadă de grație de 7 zile, anunțarea blocării cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte, apoi blocarea Back Office; datele rămân exportabile timp de 30 de zile, după care se aplică § 14. Modificările de preț sunt posibile numai cu un termen de anunțare de două luni și cu drept special de reziliere (§ 9).

(6) Întrucât contractul se încheie exclusiv cu întreprinzători, nu se aplică obligația de informare în cazul prelungirii tacite a contractului prevăzută la § 6 alin. (1) pct. 2 KSchG. Înainte de prelungirea cu o lună contractuală nu trimitem un memento separat. În cazul plății anuale, din curtoazie și fără obligație legală, trimitem un memento prin e-mail la adresa persoanei de contact cu 30 de zile înainte de prelungirea cu încă douăsprezece luni contractuale (alin. (7)); lipsa acestui memento nu afectează prelungirea.

(7) Plata anuală (opțiune): clientul poate alege plata anuală la cumpărare sau ulterior în Back Office, la Setări → Abonament. În acest caz: (a) dacă clientul alege plata anuală la cumpărare, prima perioadă anuală de douăsprezece luni contractuale începe în ziua plății; prețul pentru această perioadă anuală (§ 7 alin. (6)) se plătește în avans la cumpărare, astfel cum este indicat în formularul de cumpărare. Dacă clientul trece ulterior în Back Office de la plata lunară la plata anuală, perioada anuală începe cu luna contractuală următoare trecerii. (b) Prețul pentru cele douăsprezece luni contractuale ale unei perioade anuale se încasează în avans, într-o singură plată, în prima zi a acesteia; pentru aceasta acordăm o reducere de 10 % din prețul pe locație potrivit § 7 alin. (1) (locurile suplimentare pentru angajați potrivit § 7 alin. (3), etichetele NFC și alte prestații unice sunt excluse). (c) Perioada anuală se prelungește automat de fiecare dată cu încă douăsprezece luni contractuale, dacă nu este reziliată până la expirarea ei; rezilierea în Back Office sau prin e-mail produce efecte la sfârșitul perioadei anuale în curs (§ 5 alin. (1)). Cu 30 de zile înainte de fiecare prelungire trimitem un memento prin e-mail. (d) Locațiile adăugate în cursul perioadei anuale se facturează imediat (alin. (3)), iar locurile suplimentare pentru angajați potrivit § 7 alin. (6) proporțional până la sfârșitul perioadei anuale în curs, după care urmează ritmul acesteia. (e) În cazul rezilierii sau al renunțării la anumite locații înainte de expirarea perioadei anuale, nu există dreptul la rambursarea proporțională a prețului plătit în avans (§ 6 alin. (4)); contractul încetează la expirarea perioadei anuale plătite. (f) Revenirea la plata lunară este posibilă la sfârșitul perioadei anuale în curs. Atragem în mod expres atenția, potrivit § 864a ABGB, asupra prelungirii automate cu douăsprezece luni și asupra excluderii rambursării proporționale (§ 1 alin. (5)). § 9 (modificări de preț) și § 13 (blocare) rămân neafectate.

§ 5 Rezilierea

(1) Clientul poate rezilia contractul oricând cu efect la sfârșitul perioadei contractuale în curs — în cazul plății lunare la sfârșitul lunii contractuale în curs, în cazul plății anuale la sfârșitul perioadei anuale în curs (§ 4 alin. (7)); pentru client nu există termen de preaviz. Noi putem rezilia contractul în scris (§ 18 alin. (2)) cu un preaviz de trei luni pentru sfârșitul unei perioade contractuale; dacă la data rezilierii contractul este în vigoare de mai mult de trei ani, preavizul este de șase luni. § 5 alin. (2) rămâne neafectat. Clientul reziliază în Back Office la Setări → Abonament sau prin e-mail la office@nymtime.com; confirmăm rezilierea prin e-mail. O reziliere declarată în Back Office poate fi retrasă de client tot acolo până la sfârșitul perioadei contractuale; contractul continuă atunci neschimbat. Noi reziliem prin e-mail la adresa persoanei de contact. Clientul renunță la anumite locații prin e-mail la office@nymtime.com, cu efect la sfârșitul perioadei contractuale în curs.

(2) Dreptul la reziliere extraordinară pentru motive întemeiate rămâne neafectat. Un motiv întemeiat există pentru noi în special atunci când clientul utilizează serviciul în mod ilegal, încalcă în mod repetat § 11 sau § 12 ori este în întârziere cu plata a două prețuri lunare în ciuda unui memento și a perioadei de grație. Un motiv întemeiat există pentru client în special atunci când disponibilitatea potrivit § 10 nu este atinsă în două luni contractuale consecutive.

(3) Odată cu încetarea contractului încetează dreptul de utilizare; returnarea și ștergerea datelor sunt reglementate de § 14.

§ 6 Rambursare, anulare și retragere

(1) Nu există un drept legal de retragere sau de reziliere, întrucât contractul se încheie exclusiv între întreprinzători, iar KSchG și FAGG nu sunt aplicabile (§ 1 alin. (2)); dispozițiile derogatorii din Partea B rămân neafectate.

(2) Anularea înainte de expediere: până la expedierea etichetei NFC, clientul poate anula cumpărarea prin e-mail la office@nymtime.com. În acest caz rambursăm integral, pe mijlocul de plată inițial, prețul plătit la cumpărare pentru prima perioadă contractuală (luna contractuală, respectiv perioada anuală) și prețul etichetelor NFC comandate; contractul se consideră neîncheiat.

(3) După expediere: de la expedierea etichetei NFC, prețul pentru prima perioadă contractuală nu se mai rambursează. Prețurile pentru etichetele NFC comandate care nu au fost încă expediate se rambursează.

(4) Nu se acordă rambursări sau credite pentru lunile contractuale neutilizate integral, pentru locațiile la care s-a renunțat înainte de sfârșitul lunii contractuale, pentru funcțiile neutilizate sau pentru angajații care nu folosesc aplicația. În cazul rezilierii ordinare, contractul încetează la sfârșitul lunii contractuale plătite. În cazul plății anuale (§ 4 alin. (7)), acest lucru se aplică întregii perioade anuale plătite în avans: o reziliere înainte de expirarea acesteia nu conduce la o rambursare proporțională, iar contractul încetează la expirarea perioadei anuale plătite.

(5) Excepția privind disponibilitatea: dacă într-o lună contractuală serviciul este indisponibil mai mult de 8 ore neîntrerupt sau mai mult de 16 ore în decurs de 3 zile consecutive (§ 10 alin. (1) și (2)), clientul primește, fără cerere, un credit proporțional: pentru fiecare zi de indisponibilitate începută, o treizecime din prețul lunar al locațiilor afectate, imputată pe factura următoare. Pretențiile suplimentare se stabilesc potrivit § 15.

(6) Etichete NFC: defectările survenite în termen de 12 luni le remediem gratuit prin înlocuire (§ 3 alin. (3)). Etichetele NFC comandate suplimentar pot fi returnate de client, pe cheltuiala sa, în termen de 14 zile de la primire, neutilizate și în ambalajul nedeschis; rambursăm prețul de cumpărare de 24 € net plus TVA efectiv facturată pentru fiecare etichetă NFC, după primire și verificare. Eticheta NFC inclusă în prețul locației este exclusă de la returnare.

§ 7 Prețuri

(1) Prețul este de 49 € net plus TVA pe locație și lună contractuală. Acesta include 15 angajați activi pe locație. Fiecare angajat activ suplimentar costă 2 € net plus TVA pe lună contractuală. Fiecare locație suplimentară costă de asemenea 49 € net plus TVA pe lună contractuală. Numărul managerilor, al etichetelor NFC și al utilizatorilor aplicației pentru angajați nu este limitat.

(2) Etichete NFC: pentru fiecare locație, prețul lunar include o etichetă NFC, inclusiv expedierea la adresa de livrare. Fiecare etichetă NFC suplimentară costă o singură dată 24 € net plus TVA pe bucată, inclusiv expedierea în Austria și în restul Uniunii Europene; aceasta se facturează imediat la comandă — în formularul de cumpărare odată cu cumpărarea, în Back Office odată cu comanda.

(3) Pentru fiecare locație sunt incluși 15 angajați activi; fiecare angajat este numărat la locația principală înregistrată în Back Office. Este considerat activ un angajat cu statutul „activ” (adică nici arhivat, nici blocat). Al 16-lea angajat activ al unei locații și fiecare angajat activ suplimentar costă 2 € net plus TVA pe lună contractuală.

(4) Dacă locurile pentru angajați incluse în prețul locației sunt ocupate, clientul are două posibilități: arhivează un angajat care a plecat — datele acestuia rămân păstrate în rapoarte și evidențe — sau confirmă în Back Office un loc suplimentar pentru un angajat la 2 € net plus TVA pe lună contractuală. Confirmarea are loc înainte de crearea sau activarea angajatului. Un loc confirmat se facturează imediat, printr-o factură separată, proporțional de la ziua confirmării până la sfârșitul lunii contractuale în curs și ulterior pentru fiecare lună contractuală. Dacă angajații sunt arhivați, numărul locurilor se reduce automat începând cu luna contractuală următoare; pentru luna contractuală în curs nu se face nicio rambursare. Angajații arhivați rămân păstrați în rapoarte și evidențe, dar nu mai pot ponta; datele lor rămân stocate potrivit termenelor de păstrare.

(5) Toate prețurile sunt exprimate în euro și sunt prețuri nete, fără TVA. TVA se evidențiază separat pe factură. Dacă clientul este stabilit în Austria, se adaugă TVA austriacă de 20 % (§ 10 alin. (1) UStG 1994 (Legea austriacă privind taxa pe valoarea adăugată, Umsatzsteuergesetz 1994)); 49 € net înseamnă 58,80 €, 2 € net înseamnă 2,40 €, iar 24 € net înseamnă 28,80 €. Dacă clientul este un întreprinzător dintr-un alt stat membru al UE cu un cod de TVA valid, obligația de plată a taxei trece asupra clientului (locul prestării la beneficiar potrivit § 3a alin. (6) UStG 1994, respectiv art. 44 din Directiva 2006/112/CE a Consiliului privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată (Directiva TVA), taxare inversă potrivit art. 196 din Directiva TVA); în acest caz facturăm sumele nete fără TVA, iar factura conține codurile de TVA ale ambelor părți și mențiunea „taxare inversă”. Clientul ne comunică codul său de TVA înainte de prima factură și ne notifică orice modificare; îl verificăm prin procedura de confirmare a Comisiei Europene (VIES) și repetăm verificarea la intervale regulate. Clienții dintr-un alt stat membru al UE fără cod de TVA valid sunt tratați din punctul de vedere al TVA ca persoane neimpozabile (art. 18 alin. (2) din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011 al Consiliului): facturăm TVA a statului în care prestația este considerată efectuată — până la depășirea pragului prevăzut la art. 59c din Directiva 2006/112/CE, TVA austriacă de 20 %, iar după aceea TVA a statului membru al clientului, pe care o virăm prin ghișeul unic (One-Stop-Shop); formularul de cumpărare și factura indică cota aplicabilă. Etichetele NFC comandate suplimentar le livrăm clienților dintr-un alt stat membru cu cod de TVA valid ca livrare intracomunitară scutită de TVA (art. 138 din Directiva 2006/112/CE, art. 6 alin. (1) și art. 7 din regimul pieței interne anexat la UStG 1994 (Binnenmarktregelung)); factura conține atunci mențiunea „livrare intracomunitară scutită de TVA”, iar clientul ne confirmă primirea la cerere. Dacă la o verificare ulterioară codul de TVA se dovedește invalid, îl eliminăm și, începând cu factura următoare, facturăm TVA ca în cazul clienților fără cod de TVA valid; facturile deja emise nu le corectăm din oficiu.

(6) Plata anuală: dacă clientul alege plata anuală potrivit § 4 alin. (7), prețul pe locație potrivit alin. (1) se reduce cu 10 %; locația costă astfel 44,10 € net pe lună contractuală, adică 529,20 € net pentru douăsprezece luni contractuale. Această sumă se facturează în avans. Locurile suplimentare pentru angajați potrivit alin. (3) se facturează, în cazul plății anuale, în același ritm: 24 € net pe loc și perioadă anuală (de douăsprezece ori câte 2 €, fără reducere); un loc confirmat în cursul perioadei anuale se facturează proporțional până la sfârșitul acesteia, iar un loc eliberat dispare începând cu următoarea perioadă anuală. Prețurile etichetelor NFC potrivit alin. (2) rămân neschimbate.

§ 8 Remunerație, facturare și plată

(1) Plata se efectuează prin prestatorul de servicii de plată Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin) cu card de credit sau prin debitare directă SEPA. Clientul înregistrează în Stripe Checkout un mijloc de plată valabil și îl menține pe durata contractului; îl poate modifica oricând în Back Office la Setări → Abonament → „Metodă de plată și facturi” (portalul pentru clienți al Stripe). Prețul pentru prima perioadă contractuală se debitează la finalizarea cumpărării (§ 4 alin. (1)); în cazul plății lunare, prețul pentru fiecare nouă lună contractuală se încasează ulterior în avans, în prima zi a acesteia. Locurile suplimentare pentru angajați se facturează imediat, proporțional, la confirmarea lor (§ 7 alin. (4)). În cazul plății anuale (§ 4 alin. (7)), prețul redus pentru douăsprezece luni contractuale (§ 7 alin. (6)) se încasează integral în avans, în prima zi a perioadei anuale; locurile pentru angajați confirmate în cursul anului se facturează proporțional până la sfârșitul perioadei anuale. Locațiile adăugate (§ 4 alin. (3)) și etichetele NFC comandate ulterior în Back Office (§ 7 alin. (2)) se facturează imediat la contractare, respectiv la comandă.

(2) Clientul primește fiecare factură electronic, prin e-mail la adresa persoanei de contact și în Back Office la Setări → Abonament. Clientul își dă acordul pentru facturarea electronică potrivit § 11 alin. (2) UStG. Emitem facturile în format PDF; facturile electronice structurate (de exemplu potrivit EN 16931) nu sunt datorate. Clientul formulează obiecțiile împotriva unei facturi în scris, în termen de 30 de zile de la primire; drepturile legale ale clientului în cazul unei facturi incorecte rămân neafectate.

(3) Dacă o încasare eșuează, trimitem clientului un memento prin e-mail și acordăm o perioadă de grație de 7 zile, în cursul căreia repetăm încasarea; în acest interval, clientul poate înregistra un alt mijloc de plată. Anunțăm blocarea potrivit alin. (4) cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte, prin e-mail (§ 13 alin. (2)). Dobânzile penalizatoare sunt de 9,2 puncte procentuale peste rata dobânzii de bază (§ 456 UGB), în măsura în care întârzierea este imputabilă clientului, iar în caz contrar de 4 % pe an (§ 1000 ABGB). În plus, pentru recuperarea creanței facturăm suma forfetară de 40 € potrivit § 458 UGB; costurile de recuperare necesare și adecvate care depășesc această sumă (cheltuieli de somare, costuri ale debitărilor returnate, costuri de recuperare prin agenții și onorarii de avocat) se facturează potrivit § 1333 alin. (2) ABGB în cuantumul rezonabil, efectiv suportat.

(4) Dacă plata nu este efectuată după expirarea perioadei de grație, putem bloca Back Office (§ 13), dar nu mai devreme de expirarea termenului de anunțare prevăzut la alin. (3). Pe durata blocării, aplicația pentru angajați afișează numai datele proprii ale fiecărui angajat (consultare și export); pontajele noi nu sunt posibile. Datele rămân exportabile pentru client timp de 30 de zile; dacă plata în continuare nu este efectuată, reziliem în mod extraordinar (§ 5 alin. (2)) și se aplică § 14. Blocarea este ridicată în termen de o zi lucrătoare după plata integrală; prețul continuă să curgă pe durata blocării.

(5) Creanțele noastre privind prețul se prescriu, potrivit § 1486 pct. 1 ABGB, în trei ani de la scadență.

§ 9 Modificări de preț

(1) În primul an contractual de la începutul duratei contractului, prețurile convenite la cumpărare rămân neschimbate.

(2) Ulterior, putem ajusta prețurile dacă se modifică costurile noastre pentru centrul de date, procesarea plăților, personal sau licențe ori dacă se extinde sfera prestațiilor; ajustarea corespunde cel mult modificării acestor costuri, iar reducerile de costuri le luăm în considerare în același mod. Anunțăm modificările de preț cu cel puțin două luni înainte de intrarea lor în vigoare, prin e-mail și în Back Office.

(3) În acest caz, clientul are un drept special de reziliere cu efect la data intrării în vigoare, pe care îl poate exercita prin e-mail până la acea dată. Dacă nu reziliază, noul preț se aplică de la data anunțată; atragem în mod expres atenția asupra acestei consecințe în anunț. Reducerile de preț se aplică fără anunț.

§ 10 Disponibilitate, mentenanță și asistență

(1) Punem la dispoziție NymTime cu o disponibilitate de 99,5 % în medie lunară, la punctul de predare al centrului nostru de date. Disponibilitatea se măsoară pentru fiecare lună contractuală ca raport între timpul în care Back Office și interfața aplicației pentru angajați sunt accesibile și timpul total.

(2) Nu sunt considerate indisponibilitate ferestrele de mentenanță anunțate, perturbările conexiunii la internet a clientului sau a angajaților săi, defectările dispozitivelor terminale, perturbările la Stripe sau la alte servicii ale unor terți, atacurile unor terți în pofida unor măsuri de protecție adecvate, precum și evenimentele de forță majoră (în special catastrofe naturale, război, dispoziții ale autorităților, căderi pe scară largă ale alimentării cu energie electrică sau ale telecomunicațiilor).

(3) Efectuăm lucrările de mentenanță planificate noaptea, între orele 22:00 și 06:00 (ora Vienei), și le anunțăm cu cel puțin 48 de ore înainte în Back Office. Actualizările de securitate le putem instala fără anunț prealabil.

(4) Orele pontate sunt stocate temporar în aplicația pentru angajați atunci când serviciul nu este accesibil temporar și sunt transmise cu momentul inițial după restabilirea conexiunii.

(5) Oferim asistență prin e-mail la support@nymtime.com în zilele lucrătoare (de luni până vineri, între orele 9 și 17, ora Vienei, cu excepția sărbătorilor legale din Viena); timpul de răspuns este de o zi lucrătoare. Asistența telefonică și asistența la fața locului nu sunt datorate. Accesul de asistență la contul clientului are loc numai după activarea sa expresă de către client în Back Office (Setări → Abonament → Acces asistență) și este înregistrat în jurnal.

(6) Efectuăm zilnic copii de siguranță ale datelor serviciului într-un centru de date din UE. Restaurarea unor date individuale șterse de client nu face parte din prestație; clientul utilizează în acest scop funcțiile de export.

§ 11 Obligațiile clientului

(1) Clientul este angajator și operator, în sensul legislației privind protecția datelor, pentru datele angajaților săi. Acesta își informează angajații, înainte de prima utilizare, cu privire la prelucrare, potrivit art. 13 din RGPD (Regulamentul general privind protecția datelor, Regulamentul (UE) 2016/679); informarea privind protecția datelor pusă la dispoziție de noi este afișată în aplicația pentru angajați la prima pornire și trebuie adaptată de client la compania sa. Informarea se face într-o limbă pe care angajații o înțeleg și — acolo unde dreptul statului locației o impune — în limba oficială a acestuia; clientul verifică dacă versiunea lingvistică afișată în aplicație este suficientă în acest scop.

(2) Verificarea locației la înregistrare este o măsură de control. Aceasta este disponibilă în fiecare locație în care dreptul țării locației o permite — în unele țări nu este oferită pentru locurile de muncă fixe — și poate fi dezactivată de client pentru fiecare locație în Back Office (Setări → Locații → Verificarea locației); NFC este activat de client însuși pentru fiecare locație. Back Office arată pentru fiecare locație, sub forma unei liste de verificare cu modele, ce pași impune sau recomandă dreptul țării; lista de verificare nu blochează nicio funcție. Clientul se asigură că aceste condiții sunt îndeplinite înainte ca angajații săi să utilizeze verificarea locației sau NFC, în caz contrar dezactivează verificarea locației pentru locația respectivă și efectuează încadrarea juridică pentru compania sa împreună cu consilierul său juridic (temeiurile statului respectiv sunt indicate în Partea B). NymTime nu stochează coordonate, ci numai rezultatul „în zonă”, „în afara zonei” sau „locație indisponibilă” din momentul înregistrării; nu are loc nicio determinare a locației în fundal. Modelele sunt instrumente auxiliare; verificarea lor și parcurgerea pașilor revin clientului.

(3) Clientul răspunde de corectitudinea și completitudinea evidenței timpului de lucru potrivit dreptului statului locației (Partea B), în special de verificarea și corectarea la timp a pontajelor lipsă sau eronate, de aprobarea absențelor și de respectarea termenelor de păstrare. Evidența timpului de lucru se generează pentru fiecare locație potrivit profilului de țară al statului în care este situată locația. NymTime pune la dispoziție instrumentele; obligațiile de dreptul muncii, de asigurări sociale și fiscale rămân în sarcina clientului.

(4) Accesul la Back Office se face cu adresa de e-mail a utilizatoarei sau a utilizatorului respectiv și cu o parolă aleasă de acesta. Parola se stabilește printr-un link de unică folosință pe care îl trimitem la această adresă și care este valabil 24 de ore; clientul utilizează linkul fără întârziere și se asigură că fiecare adresă de e-mail este alocată unei singure persoane. Recomandăm activarea autentificării cu doi factori disponibile în Back Office (aplicație de autentificare) pentru toate conturile de acces. Clientul tratează confidențial datele de acces, linkurile și codurile de recuperare, nu le transmite, atribuie roluri și drepturi în Back Office numai persoanelor autorizate în acest sens, blochează fără întârziere utilizatorii care au plecat, menține actualizate adresele de e-mail înregistrate și semnalează imediat la support@nymtime.com orice suspiciune de utilizare abuzivă. Clientul răspunde pentru acțiunile efectuate cu datele sale de acces, în măsura în care nu a semnalat fără întârziere utilizarea abuzivă.

(5) Clientul menține corecte și actualizate în Back Office datele de bază ale companiei sale, ale locațiilor, ale angajaților și ale persoanei sale de contact, în special adresa de e-mail pentru facturi și rezilieri, precum și adresa de livrare și de facturare.

(6) Clientul utilizează NymTime numai în scopul prevăzut și nu încarcă conținut ilegal. Acesta nu accesează serviciul în mod automatizat fără acordul nostru, nu încearcă să ocolească mecanismele de securitate (asocierea dispozitivului, semnăturile NFC, verificarea geografică) și nu transmite conturi de acces unor terți din afara companiei sale; consultanții fiscali și persoanele care se ocupă de salarizare ale clientului pot fi invitați ca utilizatori cu rol propriu.

(7) Reguli privind timpul de lucru și pauzele: NymTime calculează exclusiv potrivit setărilor stabilite de client pentru fiecare locație — în special potrivit regulii privind pauzele alese (deducerea automată a pauzei, pauză alocată de manager în tură sau înregistrare de către angajat prin buton), duratei pauzei și faptului dacă pauzele scurte sunt considerate timp de lucru. Aceste setări sunt instrucțiuni ale clientului; NymTime nu verifică admisibilitatea lor din perspectiva dreptului muncii. Respectarea dreptului privind timpul de lucru și repausul aplicabil locației rămâne obligația clientului, în special în ceea ce privește pauzele, repausul zilnic și săptămânal, limitele maxime ale timpului de lucru, repausul la sfârșit de săptămână și în zilele de sărbătoare legală, precum și înregistrarea completă și corectă; cele mai importante dispoziții ale statului sunt indicate în Partea B. Mențiunea „Pauza nu a fost înregistrată” și mențiunile comparabile din Back Office sunt exclusiv semnalări ale unei corecturi necesare a evidenței; acestea nu constituie o sancțiune față de angajat și nu înlocuiesc nici verificarea, nici decizia clientului. NymTime efectuează o deducere automată a pauzei minime legale numai pentru ca evidența să nu rămână incorectă; clientul o verifică și o corectează.

(8) Dreptul statului locației: NymTime este furnizat de LazyHead e.U. din Austria, pe baza autorizației austriece de desfășurare a activității și a libertății de a presta servicii (art. 56 TFUE, Directiva 2006/123/CE); acestui contract i se aplică dreptul austriac (§ 18 alin. (4)). În schimb, raportului de muncă al angajaților clientului i se aplică în mod imperativ dreptul statului în care aceștia își desfășoară în mod obișnuit activitatea (art. 8 din Regulamentul Roma I); cele mai importante dispoziții ale acestui stat — privind timpul de lucru, participarea reprezentanților salariaților la decizii și protecția datelor angajaților (art. 6 și art. 88 din RGPD coroborate cu dreptul acestui stat) — sunt indicate în Partea B. NymTime calculează exclusiv potrivit setărilor alese de client pentru fiecare locație (profil de țară, regula privind pauzele, limitele timpului de lucru); presetat este profilul statului în care este situată locația. Clientul alege și verifică setările corecte pentru locația sa. Modelele puse la dispoziție de noi (acord cu consiliul de întreprindere, declarație de consimțământ, informare privind protecția datelor) sunt instrumente auxiliare; dreptul la care sunt adaptate este indicat în Partea B. În măsura în care nu sunt adaptate statului locației, clientul trebuie să le adapteze sau să le înlocuiască cu documente proprii. NymTime nu transmite date autorităților sau registrelor publice și nu înlocuiește un sistem de declarare sau de evidență prevăzut de lege, cu excepția cazului în care o astfel de conectare a fost convenită în mod expres ca prestație; declarațiile către autorități și ținerea registrelor prevăzute de lege revin clientului. Respectarea dispozițiilor de dreptul muncii, de asigurări sociale și fiscale aplicabile clientului rămâne obligația acestuia.

(9) Dispozitive private: dacă angajații utilizează aplicația pentru angajați pe smartphone-ul lor privat, clientul decide, potrivit dreptului statului locației, dacă această utilizare trebuie să fie voluntară. Acolo unde dreptul sau autoritatea de supraveghere o impune (Partea B indică astfel de cazuri), clientul obține acordul angajatului și oferă angajaților care nu doresc să își folosească dispozitivul privat o altă posibilitate echivalentă de înregistrare a timpului de lucru, de exemplu un dispozitiv al companiei sau înregistrarea de către un superior în Back Office; un refuz nu poate avea consecințe dezavantajoase pentru angajat.

§ 12 Drepturi de utilizare

(1) Clientul primește, pe durata contractului, dreptul neexclusiv, netransferabil și fără posibilitate de sublicențiere de a utiliza NymTime în scopurile întreprinderii sale, prin Back Office și aplicația pentru angajați. Toate celelalte drepturi, în special drepturile de autor asupra software-ului, designului, documentației și mărcilor, rămân ale LazyHead e.U.

(2) Clientul nu are dreptul să reproducă software-ul (cu excepția utilizării conforme destinației în browser și în aplicație), să îl modifice, să îl decompileze sau să îl supună ingineriei inverse (reverse engineering), în măsura în care acest lucru nu este permis în mod imperativ de § 40e UrhG (Legea austriacă privind dreptul de autor, Urheberrechtsgesetz), și nici să îl pună la dispoziția unor terți pentru utilizare, să îl închirieze sau să îl ofere ca serviciu; utilizarea de către întreprinderi afiliate potrivit alin. (5) nu constituie punere la dispoziția terților.

(3) Asupra datelor și documentelor introduse și încărcate de client nu dobândim niciun drept dincolo de furnizarea prestației. Clientul ne acordă dreptul de a prelucra, stoca și salva aceste date pe durata contractului, în vederea furnizării prestației.

(4) Dacă clientul semnalează erori sau face propuneri de îmbunătățire, le putem utiliza fără remunerație.

(5) Clientul poate permite utilizarea NymTime și de către întreprinderi afiliate cu acesta (întreprinderi afiliate în sensul § 189a pct. 8 UGB și al art. 2 pct. 12 din Directiva 2013/34/UE), la locațiile acestora din toate statele membre, cu condiția să le înregistreze în Back Office ca angajatori ai acestor locații. Parte contractantă și debitor al tuturor remunerațiilor rămâne exclusiv clientul; întreprinderile afiliate nu dobândesc în temeiul prezentului contract drepturi proprii față de noi. Clientul se asigură că întreprinderile afiliate respectă prezentele condiții generale și răspunde pentru acțiunile și omisiunile acestora ca pentru propriile sale acțiuni și omisiuni. Întreprinderile afiliate în sensul prezentului alineat nu sunt terți în sensul § 11 alin. (6) și al alin. (2). Dacă afilierea încetează, întreprinderea în cauză nu mai poate utiliza NymTime în temeiul prezentului contract; clientul o elimină fără întârziere de pe listă și dispune exportul și ștergerea datelor locațiilor sale (§ 14).

§ 13 Reținere și blocare

(1) Putem bloca total sau parțial accesul la Back Office dacă (a) clientul este în întârziere cu plata după expirarea perioadei de grație prevăzute la § 8 alin. (3), (b) clientul nu elimină conținutul ilegal în pofida unei solicitări, (c) contul clientului reprezintă un pericol pentru securitatea sau integritatea serviciului (de exemplu date de acces compromise, atacuri, ocolirea mecanismelor de securitate) sau (d) o dispoziție a unei autorități sau a unei instanțe impune acest lucru.

(2) Cu excepția cazurilor în care întârzierea ar fi periculoasă, anunțăm blocarea prin e-mail cu un termen de cel puțin 3 zile lucrătoare și o limităm la măsura necesară. Pe durata blocării, aplicația pentru angajați afișează numai datele proprii ale fiecărui angajat (consultare și export); pontajele noi nu sunt posibile. În acest interval, clientul trebuie să își îndeplinească în alt mod obligația legală de înregistrare a timpului de lucru. O blocare potrivit alin. (1) lit. (b) o motivăm prin e-mail, cu indicarea conținutului vizat și a motivului (art. 17 din Regulamentul (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale, DSA); semnalările privind conținutul ilegal le primim la office@nymtime.com (art. 16 DSA).

(3) Blocarea este ridicată de îndată ce motivul ei a dispărut. O blocare nu afectează obligația de plată și nu îndreptățește clientul la reținerea prețurilor, în măsura în care blocarea a fost justificată.

§ 14 Returnarea și ștergerea datelor după încetarea contractului

(1) După încetarea contractului, clientul își poate exporta integral datele din Back Office timp de 30 de zile calendaristice (Excel, CSV, documente în formatul original). În acest interval, Back Office este limitat la acces în citire și export.

(2) După expirarea celor 30 de zile, ștergem datele contului clientului, în măsura în care nu există o obligație legală de păstrare; copiile de siguranță sunt suprascrise cel târziu după alte 35 de zile. Facturile și documentele justificative de plată le păstrăm șapte ani potrivit § 132 BAO (Codul austriac de procedură fiscală, Bundesabgabenordnung). Detaliile sunt reglementate de punctul 10 din acordul de prelucrare a datelor.

(3) Păstrarea evidenței timpului de lucru și a documentelor relevante pentru salarizare potrivit dreptului statului locației respective (termenele sunt indicate în Partea B) rămâne obligația clientului și după încetarea contractului. Clientul se asigură, printr-un export efectuat la timp, că își poate îndeplini aceste obligații după ștergere; nu păstrăm datele pentru el.

(4) La cererea clientului, confirmăm ștergerea în scris.

(5) Schimbarea furnizorului (art. 23–26 și art. 29 din Regulamentul (UE) 2023/2854, Regulamentul privind datele): clientul poate solicita oricând, prin e-mail sau în Back Office, să sprijinim trecerea la un alt furnizor sau transferul datelor sale în sisteme proprii; pentru aceasta nu este necesar un termen de preaviz. Finalizăm schimbarea fără întârzieri nejustificate, cel târziu în 30 de zile calendaristice de la solicitare (perioada de tranziție), furnizăm serviciul neschimbat până atunci și îi oferim clientului informațiile necesare pentru ieșirea sa. Sunt transferabile toate datele pe care clientul și angajații săi le-au introdus sau le-au generat prin utilizare — date de bază și contractuale, programe de lucru, evidența timpului de lucru, absențe, conturi de ore, mesaje, documente, dovezi ale configurării și jurnalul de audit — în formatele XLSX și CSV, iar documentele în formatul original. Sunt exceptate numai datele privind funcționarea internă (cheile etichetelor NFC și ale dispozitivelor, valorile hash ale parolelor, jurnalele de securitate), a căror predare ar pune în pericol securitatea. După încetarea contractului sau a perioadei de tranziție, datele rămân disponibile pentru descărcare cel puțin 30 de zile calendaristice (alin. (1)); după aceea le ștergem integral potrivit alin. (2). Pentru schimbare și pentru exportul datelor nu percepem niciun preț.

§ 15 Răspunderea

(1) Răspundem nelimitat, potrivit §§ 1293 și urm. ABGB, pentru prejudiciile cauzate de noi sau de auxiliarii noștri (§ 1313a ABGB) cu intenție sau din culpă gravă (§ 1324 ABGB), precum și pentru vătămările corporale.

(2) Pentru culpa ușoară răspundem numai în cazul încălcării unei obligații principale de prestație din prezentul contract, și anume punerea la dispoziție a serviciului potrivit § 2 și § 10. În acest caz, răspunderea este limitată ca valoare la suma prețurilor plătite de client în cele douăsprezece luni anterioare evenimentului prejudiciabil, dar cel puțin la 2.500 €. În rest, răspunderea pentru culpa ușoară este exclusă; această excludere este admisibilă între întreprinzători și nu îl dezavantajează grav pe client în sensul § 879 alin. (3) ABGB, deoarece lasă neafectată prestația principală, iar clientul beneficiază, potrivit § 6 alin. (5), de un credit pentru indisponibilitate, independent de culpă.

(3) Răspunderea pentru beneficiul nerealizat, economiile nerealizate, prejudiciile indirecte și prejudiciile subsecvente, precum și pentru pretențiile unor terți împotriva clientului, este exclusă în caz de culpă ușoară. Pentru pierderea datelor răspundem potrivit alin. (1) și (2). Dacă clientul nu a salvat datele la intervale rezonabile prin funcțiile de export puse la dispoziție, acest lucru este luat în considerare drept culpă concurentă (§ 1304 ABGB).

(4) Clientul rămâne responsabil pentru salarizarea corectă, respectarea dispozițiilor privind timpul de lucru și utilizarea legală a verificării locației (§ 11). Nu răspundem pentru amenzile contravenționale sau pentru plățile suplimentare pretinse care rezultă dintr-o încălcare a acestor obligații de către client.

(5) Pretențiile de despăgubire împotriva noastră trebuie valorificate în instanță în termen de douăsprezece luni de la cunoașterea prejudiciului și a autorului acestuia, sub sancțiunea decăderii; termenul legal de prescripție prevăzut la § 1489 ABGB se scurtează în această măsură de comun acord, ceea ce este admisibil între întreprinzători. Dispozițiile legale imperative privind răspunderea, în special cele din Legea austriacă privind răspunderea pentru produse (Produkthaftungsgesetz, PHG) și art. 82 din RGPD, rămân neafectate; pentru intenție și culpă gravă nu se aplică nici decăderea, nici limitările prevăzute de prezentul paragraf.

§ 16 Protecția datelor și prelucrarea în numele operatorului

(1) Clientul este operator în sensul art. 4 pct. 7 din RGPD pentru datele cu caracter personal ale angajaților săi; noi suntem persoană împuternicită de operator în sensul art. 4 pct. 8 din RGPD. Acordul de prelucrare a datelor potrivit art. 28 alin. (3) din RGPD (nymtime.com/avv), împreună cu anexele sale, face parte din prezentul contract și se încheie la cumpărare împreună cu prezentele condiții generale. În caz de contradicții în privința aspectelor legate de protecția datelor, prevalează acordul de prelucrare a datelor.

(2) Datele privind angajații și compania ale clientului (evidența timpului de lucru, programele de lucru, documentele) le stocăm exclusiv în centre de date din Uniunea Europeană și le transmitem numai celorlalte persoane împuternicite de operator (subîmputerniciți) enumerate în anexa 2 la acordul de prelucrare a datelor. În timpul transmiterii, acestea trec prin proxy-ul invers (reverse proxy) al Cloudflare; acest transfer și celelalte transferuri către țări terțe (trimiterea e-mailurilor, notificările push) sunt enumerate acolo și în politica de confidențialitate, împreună cu temeiul lor. Angajații LazyHead e.U. nu au acces la datele angajaților fără activarea expresă de către client.

(3) Ambele părți tratează confidențial toate secretele comerciale și informațiile nepublice ale celeilalte părți obținute în legătură cu contractul, inclusiv după încetarea contractului. Prelucrarea datelor clientului în calitate de client (date contractuale, de facturare și de expediere) este descrisă în politica noastră de confidențialitate, la nymtime.com/datenschutz.

(4) Menționăm clientul cu denumirea firmei și logoul ca referință numai dacă acesta și-a dat acordul în formularul de cumpărare sau ulterior în Back Office; acordul poate fi retras oricând prin e-mail. Datele de utilizare le analizăm numai în formă agregată, fără caracter personal, pentru a îmbunătăți serviciul; conținutul documentelor și datele salariale nu sunt utilizate niciodată în acest scop.

§ 17 Modificarea condițiilor generale

(1) Putem modifica prezentele condiții generale cu efect pentru viitor, dacă acest lucru este necesar ca urmare a unei modificări a cadrului legal sau a jurisprudenței, a unei dispoziții a unei autorități, a schimbării subîmputerniciților noștri sau a unei dezvoltări a serviciului care nu afectează scopul esențial potrivit § 2 alin. (3), dacă modificarea nu restrânge obligațiile principale de prestație și dacă este rezonabilă pentru client. Modificările de preț se stabilesc exclusiv potrivit § 9.

(2) Anunțăm modificările cu cel puțin patru săptămâni înainte de intrarea lor în vigoare, prin e-mail la adresa persoanei de contact și în Back Office; versiunea modificată se transmite cu evidențierea modificărilor.

(3) Versiunea modificată este afișată suplimentar Conducerii în Back Office, spre acceptare; acolo, aceasta se poate și opune modificării. Dacă clientul acceptă modificarea sau nu se opune acesteia până la intrarea ei în vigoare, se aplică condițiile generale modificate; atragem în mod expres atenția în anunț asupra semnificației tăcerii. Dacă clientul se opune, versiunea anterioară rămâne în vigoare; clientul poate rezilia contractul oricând cu efect la sfârșitul perioadei contractuale în curs, iar noi cu termenul de preaviz prevăzut la § 5 alin. (1).

§ 18 Dispoziții finale

(1) Drepturile legale de compensare și de retenție ale clientului rămân neafectate.

(2) Declarațiile privind contractul (reziliere, anulare, opoziție, somație) necesită forma scrisă. Părțile convin în acest sens, potrivit § 886 ABGB, asupra unei forme simplificate: este suficient un e-mail la adresa înregistrată a fiecărei părți — în cazul clientului, în plus, funcția corespunzătoare din Back Office; nu este necesară o semnătură olografă. Nu există înțelegeri accesorii verbale.

(3) Cesiunea contractului de către client către terți necesită acordul nostru; cesiunea către un succesor în drepturi în cadrul unui transfer de întreprindere trebuie doar să ne fie notificată. Putem ceda contractul unei societăți care continuă întreprinderea LazyHead e.U. prin aport sau transformare și la care Andrii Snikhovskyi deține participația majoritară; notificăm clientul în acest sens cu cel puțin patru săptămâni înainte. În acest caz, clientul poate rezilia contractul cu efect la data cesiunii.

(4) Se aplică dreptul austriac, cu excluderea Convenției Națiunilor Unite privind contractele de vânzare internațională de mărfuri și a normelor conflictuale ale dreptului internațional privat. Această alegere a legii aplicabile se întemeiază pe art. 3 din Regulamentul (CE) nr. 593/2008 (Roma I) și se aplică și clienților cu sediul într-un alt stat membru; dispozițiile imperative aplicabile raportului de muncă al angajaților clientului (art. 8 din Regulamentul Roma I) rămân neafectate (§ 11 alin. (8)).

(5) Pentru toate litigiile care decurg din prezentul contract sau în legătură cu acesta, părțile convin, potrivit § 104 JN (Legea austriacă privind competența instanțelor, Jurisdiktionsnorm) — în cazul clienților cu sediul într-un alt stat membru, în plus potrivit art. 25 din Regulamentul (UE) nr. 1215/2012 (Bruxelles I bis) — asupra competenței exclusive a instanței competente material pentru Viena, Innere Stadt. Avem dreptul să chemăm clientul în judecată și la instanța de la sediul său.

(6) Dacă anumite dispoziții ale prezentelor condiții generale sunt sau devin nule, valabilitatea celorlalte dispoziții rămâne neafectată. Dispoziția nulă se înlocuiește cu o reglementare valabilă care se apropie cel mai mult de scopul economic al dispoziției nule; același lucru se aplică lacunelor.

(7) Prezentele condiții generale se aplică, în versiunea indicată la început, tuturor contractelor încheiate de la această dată; pentru contractele încheiate anterior se aplică § 17. Versiunea actuală pentru fiecare stat poate fi consultată la nymtime.com/agb; versiunea acceptată la cumpărare sau la prima autentificare (§ 4 alin. (1)) se înregistrează în contul clientului cu momentul, versiunea și suma de control (SHA-256 a textului).

§ B1 Limba contractului

Limba contractului este germana; versiunea germană a prezentelor condiții generale este cea care face fidel (§ 1 alin. (4) Partea A). Versiunea în limba română are caracter informativ; este afișată în formularul de cumpărare alături de versiunea germană și poate fi consultată la nymtime.com/agb.

§ B2 Acceptarea expresă, în scris, conform art. 1203 din Codul civil

(1) Clienții cu sediul în România acceptă în mod expres și separat în formularul de cumpărare — respectiv la prima autentificare în Back Office (§ 4 alin. (1) Partea A) —, printr-o declarație proprie, distinctă de confirmarea prezentelor condiții generale și nebifată în prealabil, următoarele clauze: § 4 alin. (5) și alin. (7) Partea A (reînnoirea tacită a contractului); § 5 alin. (1) și (2) Partea A, precum și pct. 6 alin. (2) ultima teză din Acordul de prelucrare a datelor (denunțarea unilaterală de către NymTime); § 8 alin. (4) și § 13 Partea A (suspendarea executării prin blocarea accesului); § 3 alin. (2), § 6 alin. (2)–(4), § 8 alin. (2) ultima teză și § 15 alin. (5) Partea A (termene, excluderea restituirilor, termenul de 30 de zile pentru contestarea facturilor, decăderea din dreptul la despăgubiri după douăsprezece luni); § 3 alin. (1) teza a patra, § 10 alin. (2) și (3) și § 15 alin. (2)–(4) Partea A, precum și pct. 12 alin. (1) din Acordul de prelucrare a datelor (limitarea răspunderii); § 13 alin. (3) teza a doua Partea A (excluderea dreptului de retenție pe durata unei blocări justificate); § 9 Partea A (modificarea prețurilor); § 17 Partea A (modificarea condițiilor generale); § 18 alin. (3) Partea A (cesiunea contractului); § 18 alin. (4) Partea A și pct. 12 alin. (2) din Acordul de prelucrare a datelor (legea aplicabilă – dreptul austriac); § 18 alin. (5) Partea A și pct. 12 alin. (2) din Acordul de prelucrare a datelor (competența exclusivă a instanțelor din Viena). Acestea sunt clauzele pe care Partea B le desemnează, în sensul § 1 alin. (5) Partea A, ca fiind supuse acceptării separate.

(2) Declarația are, în versiunea română, textul „Accept în mod expres și separat, în scris, după ce le-am citit, următoarele clauze ale condițiilor generale și ale Acordului de prelucrare a datelor (art. 1203 Codul civil):” și, în versiunea germană, textul „Ich nehme folgende Bestimmungen der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Lektüre ausdrücklich, gesondert und schriftlich an (Art. 1203 des rumänischen Zivilgesetzbuchs, Codul civil):”, urmat în ambele cazuri de enumerarea de la alin. (1), cu cuvintele-cheie indicate acolo în paranteză; textul integral al clauzelor poate fi consultat alături de declarație.

(3) Acceptarea separată se înregistrează, ca și confirmarea prezentelor condiții generale, cu data și ora, versiunea și suma de control (§ 18 alin. (7) Partea A); ea este o declarație electronică pe care părțile o convin drept acceptare în scris. Ea se face cu titlu de precauție: contractului i se aplică dreptul austriac (§ 18 alin. (4) Partea A), iar clauza atributivă de competență este guvernată de art. 25 din Regulamentul (UE) nr. 1215/2012 (§ 18 alin. (5) Partea A); ambele rămân neafectate.

§ B3 Legislația privind timpul de muncă și evidența timpului de muncă

(1) În România, angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a prezenta această evidență inspecției muncii ori de câte ori i se solicită (art. 119 alin. (1) din Codul muncii, Legea nr. 53/2003); pentru salariații mobili și pentru munca la domiciliu, modalitatea de ținere a evidenței se stabilește prin acord scris cu salariatul (art. 119 alin. (2) din Codul muncii). Evidența timpului de muncă prin NymTime este instrumentul acestei evidențe; exactitatea și caracterul complet al acesteia rămân obligația clientului (§ 11 alin. (3) Partea A).

(2) Respectarea legislației privind timpul de muncă rămâne obligația clientului (§ 11 alin. (7) Partea A), în special potrivit Codului muncii: durata normală a timpului de muncă de opt ore pe zi și 40 de ore pe săptămână (art. 112), durata maximă de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare, ca medie a perioadei de referință (art. 114), pauza de masă atunci când durata zilnică a timpului de muncă depășește șase ore, în condițiile contractului colectiv de muncă aplicabil sau ale regulamentului intern (art. 134), repausul zilnic de cel puțin douăsprezece ore consecutive (art. 135) și repausul săptămânal de 48 de ore consecutive, de regulă sâmbăta și duminica (art. 137), precum și prevederile contractului colectiv de muncă aplicabil.

(3) Pentru România, în Back Office este preselectat profilul de țară întemeiat pe Directiva 2003/88/CE; valorile legale și cele din contractul colectiv de muncă aplicabile în România (de exemplu regula pauzei, repausul, durata maximă a timpului de muncă) sunt verificate și setate de client (§ 11 alin. (8) Partea A). NymTime nu este registrul general de evidență a salariaților (REVISAL) și nu transmite date autorităților; transmiterile către acesta rămân obligația clientului (§ 11 alin. (8) Partea A). Pe durata unei blocări (§ 8 alin. (4) și § 13 alin. (2) Partea A), clientul își îndeplinește obligația de evidență prevăzută la art. 119 din Codul muncii în alt mod; în această perioadă, aplicația pentru angajați îi afișează fiecărui angajat propriile date, pentru consultare și export.

§ B4 Regulamentul intern, pontajul NFC și verificarea locației

(1) În România, o clauză în contractul individual de muncă nu este suficientă, nici măcar pentru pontajul NFC. Înainte de activarea NFC pentru o locație din România, clientul include regula privind evidența timpului de muncă în regulamentul intern; în prealabil, consultă sindicatul sau reprezentanții salariaților, după caz (art. 241 din Codul muncii), aduce regulamentul intern modificat la cunoștința fiecărui angajat și îl afișează la sediul angajatorului (art. 243 alin. (1), (2) și (4) din Codul muncii). Față de fiecare angajat, regula produce efecte numai din momentul luării la cunoștință (art. 243 alin. (3) din Codul muncii); clientul înregistrează în Back Office luarea la cunoștință de către fiecare angajat — prin semnătură sau prin confirmare în aplicația pentru angajați, cu marcaj de timp — și informarea în limba română potrivit art. 13 din RGPD (§ 11 alin. (1) Partea A). Pontajul la eticheta NFC înregistrează numai momentul și eticheta NFC; temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD coroborat cu art. 119 din Codul muncii.

(2) Verificarea locației la înregistrare (§ 11 alin. (2) Partea A) este, în România, o monitorizare prin mijloace de comunicații electronice în sensul art. 5 din Legea nr. 190/2018. Ea este oferită numai pentru locațiile în care nu se poate monta o etichetă NFC, în care eticheta a fost îndepărtată sau deteriorată în mod repetat și documentat, ori pentru locuri de muncă mobile, temporare sau în aer liber; nu se utilizează într-o locație fixă cu o etichetă NFC funcțională, deoarece metoda mai puțin intruzivă este eficientă (art. 5 lit. d)). Înainte de activare, clientul îndeplinește toate condițiile art. 5: o analiză documentată a interesului legitim preponderent, cu justificarea pentru fiecare locație și dovezile aferente (lit. a) și d)), informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a fiecărui angajat vizat, cu dovada comunicării (lit. b)), consultarea prealabilă a sindicatului sau a reprezentanților salariaților ori, în lipsa acestora, o rundă de informare în scris a angajaților vizați (lit. c)), includerea în regulamentul intern și o evaluare a impactului asupra protecției datelor (Decizia ANSPDCP nr. 174/2018). Back Office arată acești pași sub forma unei liste de verificare; cât timp aceștia lipsesc, clientul dezactivează verificarea locației pentru locația respectivă. Cât timp tipul locației nu este indicat în Back Office, verificarea locației rămâne blocată.

(3) Rezultatul verificării locației se păstrează cel mult 30 de zile (art. 5 lit. e) din Legea nr. 190/2018); NymTime îl elimină din înregistrarea de timp la 30 de zile după înregistrare, înregistrarea de timp rămânând. Această limită este fixă pentru locațiile din România și nu poate fi modificată. În România nu se oferă verificarea locației în fundal (geofence).

(4) Dispozitive personale (§ 11 alin. (9) Partea A): nicio normă de drept român nu obligă angajatul să își folosească telefonul personal. Utilizarea este facultativă; clientul oferă o altă modalitate echivalentă de evidență a timpului de muncă (un dispozitiv al unității, pentru verificarea locației un telefon de serviciu, sau înregistrarea de către șeful ierarhic).

(5) Modelele puse la dispoziție în Back Office pentru locațiile din România (clauza contractuală, informarea potrivit art. 13 din RGPD și art. 5 lit. b) din Legea nr. 190/2018, articolul din regulamentul intern, adresa de consultare a sindicatului sau a reprezentanților salariaților, analiza interesului legitim și evaluarea impactului asupra protecției datelor) sunt adaptate dreptului român și există în limbile română și germană (§ 11 alin. (8) Partea A); verificarea și adaptarea lor la unitate rămân în sarcina clientului (§ 2 alin. (4) Partea A).

§ B5 Păstrarea

Păstrarea evidenței timpului de muncă și a documentelor relevante pentru salarizare, care potrivit § 14 alin. (3) Partea A rămâne obligația clientului, se face potrivit legislației române a muncii, asigurărilor sociale, fiscale și contabile. Clientul verifică termenele împreună cu consultanții săi și își exportă datele la timp; după încetarea contractului nu le păstrăm pentru el.

§ B6 Facturi

Facturile noastre sunt emise potrivit dreptului austriac (art. 219a din Directiva 2006/112/CE; § 7 alin. (5) și § 8 alin. (2) Partea A). Sistemul național privind factura electronică obligatorie (RO e-Factura) se aplică emitenților stabiliți în România sau înregistrați acolo în scopuri de TVA, nu facturilor noastre. Pentru serviciile noastre, TVA-ul este datorat de client prin taxare inversă; declararea acestuia și declarația recapitulativă îi revin clientului.

§ B7 Etichete NFC scoase din uz

Clientul predă etichetele NFC scoase din uz, potrivit § 3 alin. (4) Partea A, unui punct de colectare a deșeurilor de echipamente electrice și electronice (DEEE); în această privință, § 3 alin. (4) Partea A constituie un alt acord în sensul art. 13 alin. (2) din Directiva 2012/19/UE și al normelor române de transpunere a acesteia.