Polityka prywatności — Wersja dla Polski

1. Administrator

Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest LazyHead e.U., właściciel Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Wiedeń, Austria, e-mail: office@nymtime.com.

Zastosowanie mają ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) oraz uzupełniająco austriacka ustawa o ochronie danych (Datenschutzgesetz, DSG), w szczególności § 1 DSG (prawo podstawowe do zachowania w tajemnicy danych osobowych, przepis rangi konstytucyjnej) i § 24 DSG (skarga do austriackiego organu ochrony danych). Do przetwarzania w kontekście zatrudnienia stosuje się ponadto art. 88 RODO oraz przepisy państwa, w którym pracownicy są zatrudnieni (część B).

Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony. Przesłanki określone w art. 37 ust. 1 RODO nie są spełnione: nie jesteśmy organem publicznym, nasza główna działalność nie polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę, a szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO nie przetwarzamy na dużą skalę. Zapytania dotyczące ochrony danych należy kierować na adres office@nymtime.com.

2. Przegląd: trzy grupy osób, których dane dotyczą

Rozróżniamy trzy grupy, do których mają zastosowanie różne zasady:

• Osoby odwiedzające stronę internetową nymtime.com (sekcje 3–5): techniczne dane dostępowe i zapytania kontaktowe.
• Klienci i osoby zainteresowane (sekcje 6 i 7): zawarcie umowy, płatność za pośrednictwem Stripe, konto klienta w Back Office.
• Pracownicy naszych klientów (sekcja 8): harmonogram, czas pracy i obecność — w tym przypadku pracodawca jest administratorem, a LazyHead e.U. podmiotem przetwarzającym zgodnie z art. 28 RODO.

3. Odwiedziny strony internetowej (dzienniki serwera)

Przy wywołaniu strony serwer WWW przetwarza dane technicznie niezbędne: adres IP, datę i godzinę dostępu, wywołany adres, ilość przesłanych danych, kod statusu HTTP, typ przeglądarki i system operacyjny oraz stronę odsyłającą (referrer).

Cel: dostarczenie strony, odpieranie ataków, analiza błędów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i stabilnym działaniu strony internetowej i usługi. Okres przechowywania: dzienniki naszych własnych serwerów (interfejs usługi i serwer WWW) zawierają adresy IP; są one rotowane według rozmiaru (maksymalnie pięć plików po 10 MB na usługę), z reguły nadpisywane po kilku dniach i usuwane najpóźniej po 30 dniach. Łączenie z innymi danymi ani analiza do celów marketingowych nie mają miejsca.

Hosting: usługa NymTime (aplikacja, baza danych, przechowywanie plików, kopie zapasowe) jest prowadzona w Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy, w centrum danych Falkenstein (Niemcy, region fsn1). Baza danych znajduje się na nośnikach zaszyfrowanych za pomocą LUKS; kopie zapasowe bazy danych są szyfrowane za pomocą pgBackRest (AES-256) i zapisywane w Object Storage Hetzner w tym samym regionie. Strona internetowa nymtime.com jest hostowana i dostarczana przez Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 Monachium / Cloudflare, Inc., San Francisco, USA) w usłudze Cloudflare Workers. Ponadto Cloudflare przekierowuje cały ruch danych kierowany na adresy api.nymtime.com, app.nymtime.com i admin.nymtime.com do naszych serwerów (serwer pośredniczący — reverse proxy — z ochroną przed atakami przeciążeniowymi): szyfrowanie TLS kończy się w Cloudflare, a połączenie z Cloudflare do naszych serwerów jest ponownie szyfrowane za pomocą TLS. Cloudflare przetwarza tym samym technicznie wszystkie dane przesyłane między przeglądarką lub aplikacją a usługą — również dane pracowników naszych klientów — ale nie przechowuje żadnych treści usługi; w pamięci podręcznej przechowywane są wyłącznie pliki statyczne strony internetowej i aplikacji (skrypty, czcionki, obrazy), a ponadto Cloudflare prowadzi dzienniki połączeń w celu odpierania ataków. Cloudflare, Inc. posiada certyfikację w ramach ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework; decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony z dnia 10 lipca 2023 r., art. 45 RODO); uzupełniająco obowiązują standardowe klauzule ochrony danych Komisji Europejskiej zawarte w umowie powierzenia przetwarzania danych Cloudflare (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Z obydwoma dostawcami zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

Czcionki są dostarczane jako część samej strony internetowej. Nie jest nawiązywane połączenie z Google Fonts ani innymi dostawcami czcionek; nie są doładowywane żadne skrypty, obrazy ani treści podmiotów trzecich.

4. Pliki cookie i podobne technologie (§ 165 ust. 3 TKG 2021)

Strona internetowa nymtime.com: strona nie ustawia plików cookie i nie używa pamięci lokalnej przeglądarki (Local Storage, Session Storage) do rozpoznawania użytkowników. Nie są zintegrowane żadne usługi analityczne, statystyczne ani reklamowe. Ustawienie języka wynika wyłącznie z wywołanej ścieżki językowej strony internetowej (np. /, /en, /fr) i nie jest zapisywane.

Back Office (aplikacja dla klientów pod adresem app.nymtime.com): Back Office ustawia następujące pliki cookie: nt_session — losowy, podpisany identyfikator sesji po zalogowaniu, odczytywalny wyłącznie przez serwer (HttpOnly), wygasa po 14 dniach lub z chwilą wylogowania; nt_role — rola zalogowanej osoby, aby wyświetlić odpowiedni interfejs; nt_locale — wybrany język; nt_location — ostatnio wybrana lokalizacja. nt_role, nt_locale i nt_location nie zawierają imion i nazwisk ani danych kontaktowych i wygasają po 12 miesiącach. Dodatkowo Back Office zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki (Local Storage) ustawienia obsługi: wybrany widok harmonogramu dla każdej lokalizacji oraz to, czy wskazówka dotycząca konfiguracji została ukryta. W konsoli operatora admin.nymtime.com, dostępnej wyłącznie dla pracowników LazyHead e.U., plik cookie sesji nosi nazwę nt_platform. Te pliki cookie i wpisy są niezbędne do świadczenia usługi, której wyraźnie zażądano, lub zapisują wyłącznie ustawienia wybrane przez samą użytkowniczkę lub samego użytkownika; zgodnie z § 165 ust. 3 TKG 2021 (austriacka ustawa o telekomunikacji, Telekommunikationsgesetz 2021) nie jest do tego wymagana zgoda. Podstawą prawną związanego z tym przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Back Office nie ustawia plików cookie do celów analitycznych ani reklamowych.

Płatność: płatność odbywa się za pośrednictwem Stripe Checkout w domenie stripe.com. Ustawiane tam pliki cookie podlegają odpowiedzialności i polityce plików cookie Stripe (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); na naszej stronie internetowej nie jest ładowany żaden skrypt Stripe.

Baner dotyczący plików cookie nie jest zatem wymagany. Jeżeli w przyszłości zaczniemy stosować pliki cookie, które nie są niezbędne, lub usługi podmiotów trzecich, uprzednio uzyskamy zgodę zgodnie z § 165 ust. 3 TKG 2021 i art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zaktualizujemy niniejszą politykę.

5. Formularz kontaktowy i e-mail

W przypadku skorzystania z formularza kontaktowego lub wysłania do nas wiadomości e-mail przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie firmę i liczbę lokalizacji, wybraną sprawę oraz treść wiadomości. Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, przesłanie żądanych wzorów (AVV, porozumienie z radą pracowników, oświadczenie o zgodzie, ocena skutków dla ochrony danych), przygotowanie zawarcia umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą) oraz — w odniesieniu do kontaktu pocztą elektroniczną — zgoda udzielona w formularzu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą można w każdym czasie wycofać ze skutkiem na przyszłość.

Okres przechowywania: do czasu ostatecznego załatwienia zapytania, najdłużej 6 miesięcy od ostatniej wiadomości; jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, obowiązują okresy właściwe dla stosunku umownego (sekcja 10). Odbiorcy: wiadomości z formularza kontaktowego nasz serwer doręcza do naszej skrzynki pocztowej za pośrednictwem usługi wysyłki wiadomości e-mail Resend (podmiot przetwarzający, sekcja 7).

Zapytania klientów do wsparcia (support@nymtime.com, § 10 ust. 5 ogólnych warunków handlowych): przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, firmę, treść zapytania i prowadzoną w związku z nim korespondencję, aby odpowiedzieć na zapytanie i usunąć zakłócenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o korzystanie z usługi) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w możliwości odtworzenia powtarzających się zakłóceń i wykazania jakości wsparcia. Okres przechowywania: 12 miesięcy od zamknięcia zapytania. Dostęp do konta klienta następuje przy tym wyłącznie po wyraźnym udzieleniu go przez klienta (sekcja 7).

6. Zakup i realizacja zakupu (Stripe)

Przy zakupie za pośrednictwem nymtime.com/kaufen zbieramy dane przedsiębiorstwa (firma, ulica, kod pocztowy i miejscowość, państwo, opcjonalnie numer VAT UE), liczbę lokalizacji, liczbę dodatkowo zamówionych tagów NFC, imię, nazwisko i adres e-mail osoby kontaktowej, opcjonalnie numer telefonu do pytań dotyczących zamówienia i doręczenia, opcjonalnie inny adres dostawy oraz moment wyrażenia zgody na ogólne warunki handlowe i umowę powierzenia przetwarzania danych, odrębnej akceptacji postanowień wymienionych w § 1 ust. 5 ogólnych warunków handlowych oraz ewentualnej zgody na wskazanie jako referencji (§ 16 ust. 4 ogólnych warunków handlowych). Cel: zawarcie umowy, założenie konta klienta, wystawianie faktur, wysyłka tagów NFC. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z § 11 UStG (austriacka ustawa o podatku od towarów i usług, Umsatzsteuergesetz 1994) i § 132 BAO (austriacka ordynacja podatkowa, Bundesabgabenordnung) (obowiązki dotyczące faktur i przechowywania). W odniesieniu do danych osoby kontaktowej klienta będącego przedsiębiorstwem podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu umowy z przedsiębiorstwem. Przy potwierdzeniu ogólnych warunków handlowych i umowy powierzenia przetwarzania danych — przy zakupie lub, jeżeli sami założyliśmy konto klienta na prośbę, przy pierwszym logowaniu Kierownictwa do Back Office — rejestrujemy czas, wersję i sumę kontrolną dokumentów (SHA-256 potwierdzonego tekstu), adres IP i potwierdzającego użytkownika (wykazanie zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO; podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f).

Wysyłka tagów NFC: w celu doręczenia tagów NFC zawartych w cenie i zamówionych dodatkowo przekazujemy firmę, imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz adres siedziby lub adres dostawy — przy doręczeniu kurierskim dodatkowo numer telefonu, o ile został podany — Österreichische Post AG lub firmie kurierskiej. Podmiot doręczający jest w zakresie doręczenia samodzielnym administratorem; dane pracowników nie są mu przekazywane. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane do wysyłki przechowujemy do upływu okresu gwarancji na tagi NFC (12 miesięcy, § 3 ust. 3 ogólnych warunków handlowych; nie narusza to ustawowej rękojmi na podstawie §§ 922 i nast. ABGB — austriacki powszechny kodeks cywilny, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) oraz jako część faktury zgodnie z § 132 BAO.

Weryfikacja numeru VAT UE (VIES): jeżeli przy zakupie lub później w Back Office zostanie podany numer VAT UE, przekazujemy ten numer wraz z kodem państwa do systemu potwierdzania Komisji Europejskiej (VIES, system wymiany informacji o VAT) i zapisujemy wynik, czas i numer potwierdzenia. Weryfikację ponawiamy co kwartał. Cel: prawidłowe wystawianie faktur, w szczególności rozstrzygnięcie o przeniesieniu zobowiązania podatkowego (odwrotne obciążenie, reverse charge). Odbiorca: Komisja Europejska, Rue de la Loi 200, 1049 Bruksela, Belgia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z § 11 ust. 1a i art. 21 ust. 3 UStG 1994 (obowiązki dotyczące faktur i zgłoszeń). Numer VAT UE jest identyfikatorem przedsiębiorstwa; stanowi dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy jest przypisany do jednoosobowej działalności gospodarczej.

Dostawca usług płatniczych: płatność (karta kredytowa lub polecenie zapłaty SEPA) jest realizowana za pośrednictwem Stripe Checkout. Odpowiedzialnym za obsługę płatności jest Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irlandia. Numery kart, dane rachunków bankowych i zabezpieczenia są zbierane i przechowywane wyłącznie przez Stripe; LazyHead e.U. w żadnym momencie ich nie otrzymuje. Od Stripe otrzymujemy identyfikator klienta i subskrypcji, status płatności, cztery ostatnie cyfry środka płatniczego oraz dane do faktury.

Przekazywanie danych do państw trzecich: Stripe Payments Europe, Ltd. może przekazywać dane do Stripe, Inc. (USA) i innych spółek grupy. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework), którym podlega Stripe, Inc., oraz standardowe klauzule ochrony danych Komisji Europejskiej zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Szczegóły: https://stripe.com/de-at/privacy.

Faktury i dowody płatności przechowujemy zgodnie z § 132 BAO przez siedem lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione.

7. Konto klienta i Back Office

Wyszukiwanie adresów: gdy użytkowniczka lub użytkownik wpisuje w Back Office adres lokalizacji, wysyłamy wprowadzony tekst do usługi wyszukiwania Photon prowadzonej przez Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Berlin, Niemcy (serwery w UE), aby otrzymać podpowiedzi adresów; jeżeli usługa jest dla nas nieosiągalna, zastępczo odpytujemy usługę Nominatim fundacji OpenStreetMap Foundation. Zapytanie wysyła nasz serwer, a nie przeglądarka — adres IP użytkowniczki lub użytkownika nie jest przekazywany; tekstu wyszukiwania nie rejestrujemy. Cel: wprowadzenie adresu lokalizacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w bezbłędnym wprowadzaniu adresów). Dane map: © współtwórcy OpenStreetMap (ODbL 1.0).

W odniesieniu do każdej użytkowniczki i każdego użytkownika Back Office (Kierownictwo, menedżerowie, doradztwo podatkowe) przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, rolę i przypisanie do lokalizacji, momenty logowania, identyfikator sesji (plik cookie nt_session, sekcja 4) oraz dziennik czynności istotnych dla bezpieczeństwa (dziennik zdarzeń). Cel: świadczenie usługi, ochrona dostępu, identyfikowalność zmian. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku dziennika zdarzeń dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo, wykazanie zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO). W odniesieniu do tych danych użytkowników jesteśmy sami administratorem; nie są one przedmiotem umowy powierzenia przetwarzania danych, która dotyczy wyłącznie danych pracowników klienta (sekcja 8).

Logowanie do Back Office: identyfikatorem użytkownika jest adres e-mail użytkowniczki lub użytkownika, a do tego samodzielnie wybrane hasło. Hasło użytkowniczka lub użytkownik ustala za pomocą jednorazowego linku, który wysyłamy na ten adres i który jest ważny przez 24 godziny; zapomniane hasło resetuje się za pomocą jednorazowego linku ważnego przez jedną godzinę. Zmianę zapisanego adresu e-mail potwierdzamy kodem wysłanym na nowy adres. Hasła przechowujemy wyłącznie jako wartość skrótu (scrypt z losową solą) — nie znamy ich w postaci jawnej i nie można nam ich przekazać. Po 10 kolejnych nieudanych próbach dostęp jest blokowany na 15 minut; logowania, nieudane próby, zmiany haseł i blokady są rejestrowane w dzienniku zdarzeń. Dodatkowo firma może aktywować logowanie dwuskładnikowe: jednorazowy kod oparty na czasie z aplikacji uwierzytelniającej (TOTP) wraz z kodami odzyskiwania; przechowywane są przy tym wyłącznie zaszyfrowany sekret aplikacji i wartości skrótu kodów odzyskiwania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do samego logowania, art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do blokady, logowania dwuskładnikowego i dziennika bezpieczeństwa (nasz i użytkowników prawnie uzasadniony interes w odpieraniu nieuprawnionego dostępu). Aplikacja dla pracowników nadal korzysta z aktywacji za pomocą kodu wysyłanego na zapisany adres e-mail i powiązania z dokładnie jednym urządzeniem (sekcja 8).

Wiadomości e-mail z systemu (linki do logowania i zaproszeń, kody aktywacyjne aplikacji dla pracowników, powiadomienia, komunikaty dotyczące umowy i płatności, faktury) wysyłamy za pośrednictwem Resend, Inc., San Francisco, USA, jako podmiotu przetwarzającego. Resend wysyła wiadomości za pośrednictwem Amazon Simple Email Service w regionie eu-west-1 (Irlandia); przetwarzane są adres odbiorcy, temat, treść wiadomości i status doręczenia. Do przekazań do Resend, Inc. w USA stosuje się ramy ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO) i standardowe klauzule ochrony danych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Jeżeli ktoś w aplikacji dla pracowników zażąda kodu dla adresu e-mail, który nie jest zapisany w żadnej firmie, wysyłamy na ten adres jednorazowo (nie częściej niż raz na 24 godziny) informację, że nie istnieje dla niego konto i że adres należy uzyskać od pracodawcy. Sama aplikacja nie pokazuje przy tym żadnej różnicy w porównaniu ze znanym adresem. Przetwarzane są wyłącznie wprowadzony adres i czas (w celu ograniczenia do jednej wiadomości dziennie, a następnie usuwane). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w pomaganiu osobom w uzyskaniu dostępu bez ujawniania, jakie adresy istnieją w systemie.

Dostęp operatora platformy: pracownicy LazyHead e.U. nie mają dostępu do danych pracowników przechowywanych na koncie klienta. Dostęp wsparcia jest możliwy wyłącznie wtedy, gdy klient wyraźnie udzieli go w Back Office w sekcji Ustawienia → Subskrypcja → Dostęp wsparcia — z określeniem zakresu, czasu trwania i możliwością cofnięcia w każdym czasie; każdy dostęp jest utrwalany w dzienniku zdarzeń klienta.

8. Dane pracowników naszych klientów (powierzenie przetwarzania, art. 28 RODO)

Administratorem danych pracowników jest dany pracodawca, który korzysta z NymTime. LazyHead e.U. przetwarza te dane wyłącznie w imieniu i na polecenie pracodawcy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (nymtime.com/avv). Poinformowanie pracowników zgodnie z art. 13 RODO należy do pracodawcy; udostępniamy w tym celu wzór, który jest wyświetlany w aplikacji dla pracowników przy pierwszym uruchomieniu i jest tam w każdym czasie dostępny w całości w ustawieniach.

Przetwarzane kategorie danych: dane podstawowe (imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, lokalizacja, numer ewidencyjny pracownika, rodzaj zatrudnienia), harmonogram (zaplanowane zmiany, role), ewidencja czasu pracy (faktyczne rozpoczęcie, zakończenie, przerwy i krótkie przerwy, korekty wraz z uzasadnieniem), konto czasu pracy (saldo wymiaru i wykonania w okresie rozliczeniowym firmy), nieobecności (urlop, zwolnienie lekarskie, czas wolny za nadgodziny, zwolnienie na opiekę nad bliskim i inne rodzaje), wynik weryfikacji lokalizacji przy wpisie, dane urządzeń (identyfikator urządzenia, klucz publiczny, model, status), informacje o dostępności, oferty i akceptacje przy zamianie zmian, potwierdzenia przeczytania komunikatów firmy (tablica ogłoszeń) oraz — wyłącznie gdy klient korzysta z tych funkcji — dokumenty kadrowe, w tym zaświadczenia przesłane przez pracownika, dokumenty płacowe i wewnętrzne dane o kosztach personelu.

Przerwy: przerwy są rejestrowane według zasady wybranej przez firmę — odliczane automatycznie, przydzielane przez menedżera w zmianie lub rejestrowane przez pracownika przyciskiem. Jeżeli przy zmianie trwającej dłużej niż sześć godzin nie zarejestrowano przerwy, NymTime odlicza ustawową minimalną przerwę zgodnie z prawem państwa lokalizacji, aby ewidencja czasu pracy nie pozostała nieprawidłowa, i wyświetla menedżerowi komunikat „Nie zarejestrowano przerwy”. Komunikat ten służy wyłącznie korekcie ewidencji; nie jest sankcją, oceną wyników pracy ani podstawą do upomnienia. Korekty dokonuje osoba w firmie, podając uzasadnienie; pracownik widzi korekty w swojej aplikacji.

Ewidencja czasu pracy jest generowana dla każdej lokalizacji według profilu krajowego państwa, w którym lokalizacja jest położona, i udostępniana pracownikowi w aplikacji.

Dostępność: pracownicy mogą wskazać, w które dni są dostępni, dostępni niechętnie lub niedostępni. Informacja jest dobrowolna, służy wyłącznie planowaniu i nie stanowi ani gotowości do pracy, ani dyżuru w rozumieniu przepisów o czasie pracy; nie wynika z niej obowiązek podjęcia pracy ani roszczenie o wynagrodzenie. Uprawnienie do planowania i odpowiedzialność za harmonogram pozostają przy pracodawcy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie stosunku pracy).

Zamiana zmian: jeżeli pracownik zaoferuje zmianę do zamiany, koleżanki i koledzy z tej samej lokalizacji i z tą samą rolą widzą imię i nazwisko, rolę lub dział oraz godziny danej zmiany — nic więcej. Osoba, która przyjmuje zamianę, jest wyświetlana pracownikowi oferującemu i przełożonemu. Zamiana staje się skuteczna, gdy przełożony ją zatwierdzi lub gdy firma ustawiła automatyczne zatwierdzanie dla zmian tego samego rodzaju. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane o obecności ani o wynikach pracy nie są przy tym ujawniane.

Dane kontaktowe dla koleżanek i kolegów (kontakty): numer telefonu i adres e-mail pracownika są widoczne dla pozostałych pracowników lokalizacji wyłącznie wtedy, gdy pracownik sam włączy tę opcję w ustawieniach aplikacji. Ustawienie domyślne to „wyłączone”. Podstawa prawna: zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą można w każdym czasie wycofać ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO) — z chwilą wycofania dane kontaktowe natychmiast przestają być widoczne. Wycofanie zgody nie powoduje żadnych negatywnych skutków dla stosunku pracy; bez udostępnienia koleżanki i koledzy widzą wyłącznie imię i nazwisko, rolę lub dział oraz inicjały. Przełożeni widzą służbowe dane kontaktowe niezależnie od tego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.

Tablica ogłoszeń (komunikaty firmy): firma może publikować komunikaty dla wybranych lokalizacji lub działów albo dla wszystkich pracowników, opcjonalnie z plakatem (obraz lub PDF); obrazy są zapisywane bez osadzonych metadanych, takich jak miejsce wykonania zdjęcia czy dane aparatu. NymTime zapisuje, kto otworzył komunikat i — jeżeli firma o to prosi — potwierdził zapoznanie się z nim, aby firma mogła wykazać zapoznanie się z ważnymi informacjami firmowymi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO. Potwierdzenie przeczytania nie jest narzędziem kontroli wyników pracy; dalej idąca analiza zachowania nie ma miejsca.

Dokumenty pracownika: firma może zapisywać dokumenty i udostępniać je w aplikacji pracownikowi, którego dotyczą (na przykład pisemną informację o istotnych warunkach pracy, paski płacowe i zaświadczenia); pracownik może sam przesyłać dokumenty (na przykład zaświadczenie lekarskie lub wymagane zaświadczenia), a firma może zażądać dokumentu. Do dokumentów można zapisać datę ważności (na przykład dokumentu pobytowego), o której NymTime z odpowiednim wyprzedzeniem przypomina. Zaświadczenie lekarskie stanowi dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO; może być zapisane wyłącznie w zakresie, w jakim pracodawca może go żądać zgodnie z prawem państwa, w którym pracownik jest zatrudniony (przepisy wskazuje część B) — podstawą prawną jest w tym przypadku art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z tymi przepisami. Jeżeli niezdolność do pracy jest zgłaszana elektronicznie za pośrednictwem instytucji ubezpieczenia społecznego, zapisywana jest wyłącznie przysługująca pracodawcy informacja bez diagnozy; jeżeli zaświadczenie zawiera kod diagnozy, jest on przed przesłaniem czyniony nieczytelnym. Dokumenty kadrowe mogą zawierać krajowe numery identyfikacyjne (na przykład numer ubezpieczenia społecznego); pracodawca zapisuje je wyłącznie w granicach prawa swojego państwa. Diagnozy i przyczyny choroby nie mogą być rejestrowane. Zaświadczenia lekarskie i dokumenty płacowe widzą wyłącznie Kierownictwo, osoby wyraźnie upoważnione do tego przez klienta oraz pracownik, którego dotyczą; każdy dostęp jest rejestrowany w dzienniku zdarzeń. Dokumenty są przed zapisaniem szyfrowane przez aplikację za pomocą AES-256-GCM; klucze znajdują się wyłącznie na serwerach aplikacji. Przechowywanie odbywa się zgodnie z rodzajami danych w ustawieniach klienta: dokumenty płacowe zgodnie z rodzajem danych „dokumenty płacowe” (okres i jego początek według części B), pozostałe dokumenty zgodnie z rodzajem danych „dokumenty pracowników”.

Aparat i zdjęcia: aparat aplikacji dla pracowników odczytuje wyłącznie kod QR na tabliczce lokalizacji, aby zainstalować lub otworzyć aplikację; żaden obraz nie jest przy tym zapisywany. Zdjęcie jest wykonywane lub wybierane z galerii wyłącznie wtedy, gdy pracownik sam przesyła dokument (na przykład zaświadczenie lekarskie). Przy rejestracji wejścia i wyjścia nie są wykonywane żadne zdjęcia.

Powiadomienia na telefon (push): aplikacja dla pracowników może otrzymywać powiadomienia, na przykład o nowej zmianie lub rozpatrzonej nieobecności. W tym celu zapisujemy token push urządzenia. Powiadomienia są wysyłane za pośrednictwem usługi push Expo (650 Industries, Inc., USA), a stamtąd za pośrednictwem Apple Push Notification service (Apple) lub Firebase Cloud Messaging (Google). Przekazywane są wyłącznie token push, identyfikator i rodzaj powiadomienia oraz ogólny tekst bez treści osobowych; szczegóły aplikacja pokazuje dopiero po otwarciu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Powiadomienia można w każdym czasie wyłączyć w ustawieniach telefonu. Techniczne dane o korzystaniu z usługi push (na przykład adres IP telefonu przy pobieraniu tokenu push) Expo przetwarza dodatkowo na własną odpowiedzialność na potrzeby działania i bezpieczeństwa swojej usługi (expo.dev/privacy). Do przekazania do Expo w USA stosuje się ramy ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO), w ramach których Expo posiada certyfikację; podstawą jest Data Processing Addendum z dnia 28.09.2026.

Usunięcie konta: w ustawieniach aplikacji pracownik może złożyć wniosek o usunięcie swojego konta. Wniosek trafia do pracodawcy, który jako administrator o nim decyduje. Ewidencja czasu pracy jest przechowywana również po usunięciu konta przez ustawowy okres zgodnie z prawem państwa lokalizacji (okres przechowywania poniżej).

Dane o obrotach: na potrzeby wskaźników, takich jak udział kosztów personelu, firma może wprowadzać obroty dzienne dla każdej lokalizacji lub importować je z pliku. Dane te dotyczą lokalizacji, a nie osób; same w sobie nie są danymi osobowymi. Odniesienie do osób powstaje dopiero przez zestawienie z kosztami personelu, które jest dostępne wyłącznie dla Kierownictwa klienta.

Brak współrzędnych położenia: NymTime nie zapisuje współrzędnych GPS, tras ani profili przemieszczania się. Przy wpisie z lokalizacji bez NFC urządzenie pracownika w chwili wpisu jednorazowo przekazuje do naszego serwera swoje aktualne położenie wraz z dokładnością; serwer sprawdza w ten sposób wyłącznie, czy urządzenie znajduje się w obrębie strefy lokalizacji określonej przez pracodawcę, i natychmiast odrzuca współrzędne — zapisywany jest wyłącznie wynik „w strefie”, „poza strefą” lub „lokalizacja niedostępna” wraz z czasem i dokładnością w metrach. Przy rejestracji przez NFC przy tagu NFC położenie jest przesyłane i sprawdzane w ten sam sposób wyłącznie wtedy, gdy weryfikacja lokalizacji jest dostępna w danej lokalizacji, a pracodawca jej nie wyłączył; w przeciwnym razie w ogóle nie jest przesyłane. Położenie jest ustalane tylko raz w chwili wpisu; ustalanie położenia w tle nie ma miejsca. Poza zmianą weryfikacja nie jest przeprowadzana.

Weryfikacja lokalizacji zgodnie z prawem danego państwa: weryfikacja lokalizacji przy wpisie jest środkiem kontroli. Jest dostępna w lokalizacjach, w których dopuszcza ją prawo państwa lokalizacji, a pracodawca może ją wyłączyć dla każdej lokalizacji. Zanim zacznie z niej korzystać, pracodawca wykonuje kroki wymagane przez prawo swojego państwa; jakie to kroki, wskazuje część B. Back Office pokazuje mu je w formie listy kontrolnej, ale nie blokuje funkcji; dopóki kroki nie zostały wykonane, pracodawca wyłącza weryfikację lokalizacji dla danej lokalizacji. W niektórych państwach weryfikacja lokalizacji nie jest oferowana dla stałych miejsc pracy. Ustalanie położenia w tle nie ma miejsca; weryfikacja następuje wyłącznie w chwili wpisu, a NymTime nie zapisuje współrzędnych, lecz wyłącznie „w strefie”, „poza strefą” lub „lokalizacja niedostępna”.

Potwierdzenia zapoznania się i zgody w aplikacji: jeżeli prawo danego państwa wymaga, aby pracownik został poinformowany o funkcji lub wyraził na nią zgodę, potwierdza on to w aplikacji po zapoznaniu się z dokumentem. Zapisywane są czas, dokument i jego wersja oraz odpowiedź. Zgodę pracownik może w każdym czasie wycofać w aplikacji ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO); nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do tego czasu. Jeżeli weryfikacja lokalizacji opiera się na zgodzie, po jej wycofaniu NymTime nie sprawdza już lokalizacji tego pracownika przy rejestracji czasu; pracodawca widzi wycofanie zgody w Back Office — rejestracja przy tagu NFC i inne sposoby przewidziane przez pracodawcę pozostają możliwe.

Podstawy prawne po stronie pracodawcy: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnie z prawem państwa lokalizacji, art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o pracę, planowanie harmonogramu), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo systemu, jedno urządzenie na osobę), a w odniesieniu do weryfikacji lokalizacji przy wpisie podstawy wymagane przez prawo danego państwa; przepisy danego państwa wskazuje część B.

Okres przechowywania: pracodawca określa w Back Office okresy przechowywania dla każdego rodzaju danych; NymTime wymusza ustawowe wartości minimalne. Wartości domyślne dla ewidencji czasu pracy, dziennika zdarzeń i dokumentów wskazuje część B zgodnie z prawem państwa lokalizacji; surowe zdarzenia obecności 3 miesiące, krócej, jeżeli wymaga tego prawo danego państwa (część B), powiadomienia 6 miesięcy. Codzienny proces automatyczny usuwa lub anonimizuje dane, których okres przechowywania upłynął, i rejestruje to w dzienniku zdarzeń.

Prawa pracowników: prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu pracownicy realizują wobec swojego pracodawcy. W aplikacji dla pracowników mogą w każdym czasie przeglądać swoją ewidencję czasu pracy i co miesiąc ją eksportować. Żądania, które do nas wpływają, niezwłocznie przekazujemy pracodawcy i pomagamy mu w udzieleniu odpowiedzi.

9. Odbiorcy i przekazywanie do państw trzecich

Dane osobowe przekazujemy wyłącznie następującym odbiorcom: dostawcy hostingu usługi (Hetzner Online GmbH, centrum danych Falkenstein w UE, podmiot przetwarzający), Cloudflare (hosting strony internetowej i przekierowywanie całego ruchu danych do usługi, podmiot przetwarzający — sekcja 3), Resend, Inc. (wysyłka wiadomości e-mail za pośrednictwem Amazon Simple Email Service w Irlandii, podmiot przetwarzający — sekcja 7), Expo (650 Industries, Inc.) wraz z Apple Push Notification service i Firebase Cloud Messaging (powiadomienia do aplikacji dla pracowników bez treści osobowych — sekcja 8), Stripe Payments Europe, Ltd. (samodzielny administrator w zakresie obsługi płatności), Österreichische Post AG lub firmie kurierskiej (doręczenie tagów NFC, wyłącznie dane do wysyłki), Komisji Europejskiej (potwierdzenie numeru VAT UE w VIES, wyłącznie kod państwa i numer VAT UE — sekcja 6), Komoot GmbH (wyszukiwanie adresów Photon, wyłącznie wprowadzony tekst adresu — sekcja 7) oraz organom i sądom, o ile istnieje obowiązek prawny. Aktualna lista podmiotów przetwarzających stanowi załącznik 2 do umowy powierzenia przetwarzania danych (nymtime.com/avv).

Dane usługi NymTime — konta klientów, dane pracowników, dokumenty, kopie zapasowe — są przechowywane wyłącznie w UE (Hetzner, Falkenstein). Przekazanie do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego następuje w następujących przypadkach: przy przekierowywaniu ruchu danych przez Cloudflare (sekcja 3), przy wysyłce wiadomości e-mail za pośrednictwem Resend (sekcja 7), przy wysyłce powiadomień push za pośrednictwem Expo, Apple i Google (sekcja 8) oraz w ramach obsługi płatności przez Stripe (sekcja 6). Podstawą jest każdorazowo decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO) w przypadku przedsiębiorstw posiadających certyfikację w tych ramach, a uzupełniająco standardowe klauzule ochrony danych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

10. Okresy przechowywania — przegląd

O ile powyżej nie wskazano inaczej, obowiązują następujące okresy:

• Dzienniki serwera z adresami IP: rotowane według rozmiaru, z reguły kilka dni, najpóźniej 30 dni.
• Zapytania kontaktowe: do czasu załatwienia, najdłużej 6 miesięcy od ostatniej wiadomości.
• Jednorazowe linki i kody: ustalenie hasła 24 godziny, reset hasła 1 godzina, potwierdzenie nowego adresu e-mail i aktywacja aplikacji dla pracowników po 15 minut — każdorazowo przechowywane wyłącznie jako wartość skrótu, a następnie usuwane.
• Zapytania klientów do wsparcia: 12 miesięcy od zamknięcia zapytania.
• Dane umowne i dane konta klienta: czas trwania umowy; następnie 30 dni na eksport danych przez klienta, po czym usunięcie, o ile nie istnieje obowiązek przechowywania.
• Faktury, dowody płatności, dowody wyrażenia zgody (AGB, AVV): 7 lat zgodnie z § 132 BAO lub przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dane pracowników naszych klientów: zgodnie z okresami przechowywania określonymi przez klienta w granicach ustawowych wartości minimalnych (sekcja 8).
• Kopie zapasowe: są nadpisywane najpóźniej 35 dni po usunięciu danych pierwotnych.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Wobec nas przysługuje Państwu prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), prawo do ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), prawo do przenoszenia danych (art. 20) i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21), a także prawo do cofnięcia udzielonej zgody w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3). W tym celu należy zwrócić się na adres office@nymtime.com lub — jako klient — na adres support@nymtime.com; odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).

Przysługuje Państwu ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO, § 24 DSG): Österreichische Datenschutzbehörde (DSB, austriacki organ ochrony danych), Barichgasse 40–42, 1030 Wiedeń, telefon +43 1 52 152-0, e-mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Od decyzji austriackiego organu ochrony danych przysługuje droga sądowa do austriackiego Federalnego Sądu Administracyjnego (Bundesverwaltungsgericht, § 27 DSG). W odniesieniu do nas jako administratora mającego siedzibę w Austrii właściwy jest austriacki organ ochrony danych. Osoby, których dane dotyczą, mogą jednak zgodnie z art. 77 ust. 1 RODO wnieść skargę również do organu nadzorczego w państwie swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia; organ nadzorczy państwa, którego dotyczy niniejsza wersja, wskazuje część B. Dane kontaktowe wszystkich organów nadzorczych ds. ochrony danych w Unii Europejskiej publikuje Europejska Rada Ochrony Danych pod adresem edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Pracownicy naszych klientów kierują swoje żądania do swojego pracodawcy (sekcja 8); żądania, które wpływają do nas, przekazujemy dalej.

12. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym nie stosujemy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Pola automatycznie proponowane na podstawie dokumentów są w NymTime oznaczane jako takie i zawsze sprawdzane przez człowieka; zatwierdzenia nieobecności i korekty czasu pracy zawsze dokonuje człowiek w firmie klienta.

13. Bezpieczeństwo danych (art. 32 RODO)

Wszystkie połączenia są szyfrowane za pomocą TLS. Hasła do Back Office są przechowywane wyłącznie jako wartość skrótu z losową solą (scrypt), podobnie jednorazowe linki i kody; po 10 nieudanych próbach dostęp jest blokowany na 15 minut, przy każdej zmianie hasła wszystkie istniejące sesje są kończone, a firma może wymagać logowania dwuskładnikowego (aplikacja TOTP z kodami odzyskiwania) dla wszystkich kont. Dostęp w Back Office zależy od roli i lokalizacji; każde urządzenie pracownika jest powiązane kryptograficznie (jedno aktywne urządzenie na osobę); tagi NFC są zaprojektowane z dynamicznie podpisanymi wiadomościami chroniącymi przed kopiowaniem; dziennik zdarzeń jest niezmienny; baza danych znajduje się na woluminie zaszyfrowanym za pomocą LUKS u dostawcy hostingu; dokumenty są szyfrowane przez aplikację przed zapisaniem w Object Storage za pomocą AES-256-GCM (klucze wyłącznie na serwerach aplikacji), kopie zapasowe bazy danych są szyfrowane przez pgBackRest za pomocą AES-256; transmisja odbywa się wyłącznie z użyciem TLS; codzienne kopie zapasowe w centrum danych w UE. Pełny opis środków technicznych i organizacyjnych stanowi załącznik 3 do umowy powierzenia przetwarzania danych.

14. Zmiany niniejszej polityki

Dostosowujemy niniejszą politykę, gdy zmieniają się usługa, wykorzystywani usługodawcy lub stan prawny. Obowiązuje wersja opublikowana w danym czasie pod adresem nymtime.com/datenschutz; data aktualnej wersji znajduje się na początku strony. Klientów informujemy o istotnych zmianach dodatkowo pocztą elektroniczną.

B1. Kontekst zatrudnienia

Do przetwarzania w kontekście zatrudnienia stosuje się, oprócz art. 88 RODO, art. 22¹–22³ Kodeksu pracy (KP): cele, zakres i sposób kontroli — w tym rejestracji przy tagu NFC i weryfikacji lokalizacji — pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu; kontrola rozpoczyna się najwcześniej dwa tygodnie po podaniu do wiadomości, a przed dopuszczeniem do pracy otrzymują Państwo na ten temat informację w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 22² § 6–8 w związku z art. 22³ KP). Korzystanie z prywatnego telefonu jest dobrowolne; pracodawca zapewnia Państwu inną możliwość rejestracji.

Weryfikacja lokalizacji: w Polsce jest ona inną formą monitorowania (art. 22³ § 4 KP) i jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędna do organizacji pracy (art. 22³ § 1 KP) — np. w lokalizacjach bez tagu NFC, w zmiennych lub tymczasowych miejscach pracy albo czasowo w razie uszkodzenia tagu NFC, a nie w stałej lokalizacji z działającym tagiem NFC. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 22³ KP; pracodawca przeprowadza wcześniej ocenę skutków dla ochrony danych. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec weryfikacji lokalizacji na podstawie art. 21 RODO. Są to podstawy wymagane dla weryfikacji lokalizacji zgodnie z sekcją 8 części A.

B2. Ewidencja czasu pracy i dokumenty

Zapisy czasu pracy służą prowadzeniu ewidencji czasu pracy zgodnie z art. 149 KP; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z tym przepisem. Przerwy są rejestrowane zgodnie z art. 134 KP i ewentualnie art. 141 KP.

Do dokumentów należą w Polsce np. umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP). Niezdolność do pracy jest poświadczana elektronicznie (e-ZLA); pracodawca otrzymuje zaświadczenie za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) bez diagnozy i zapisuje dowód wyłącznie bez diagnozy; podstawą prawną jest art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z ustawą z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

B3. Okres przechowywania

Wartości domyślne dla Polski: zapisy czasu pracy 10 lat (wartość minimalna 10 lat), surowe zdarzenia obecności 3 miesiące, wynik weryfikacji lokalizacji — zalecane najwyżej 3 miesiące po zamknięciu miesiąca, dziennik audytu 7 lat, dokumenty 10 lat, dokumenty płacowe 10 lat, powiadomienia 6 miesięcy. Okresy przechowywania zapisów czasu pracy i dokumentów liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; dopóki stosunek pracy trwa, nic z nich nie jest usuwane. Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, pracodawca przechowuje zgodnie z art. 94 pkt 9b KP przez dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

B4. Organ nadzorczy

Dla klientów z siedzibą w Polsce oraz dla pracowników w lokalizacjach położonych w Polsce właściwy jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, www.uodo.gov.pl; tam można wnieść skargę (sekcja 11 części A).