Kas vyksta su jūsų komandos duomenimis

Darbuotojų ir įmonės duomenys (darbo laiko apskaita, grafikai, dokumentai) laikomi ES (Hetzner Online GmbH, duomenų centras Falkenstein). Cloudflare pateikia svetainę ir nukreipia duomenų srautą į paslaugą (ryšys ten iššifruojamas ir vėl užšifruojamas); el. laiškus siunčia Resend, mokėjimai vyksta per Stripe. Visi duomenų tvarkytojai ir perdavimai į trečiąsias šalis nurodyti privatumo politikoje ir AVV.

• Paslaugos prieglobos teikėjas — Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Vokietija), duomenų centras Falkenstein — nurodytas su pavadinimu, buveine ir vieta duomenų tvarkymo sutarties 2 priede; ten pat nurodyta Cloudflare kaip svetainės teikėja ir atvirkštinis tarpinis serveris (reverse proxy) prieš paslaugą, taip pat Resend (el. paštas) ir Expo (tiesioginiai pranešimai).
• ISO 27001 sertifikavimas ir fizinė prieigos kontrolė — šiam teikėjui keliami reikalavimai.
• Administracinė prieiga tik per asmenines paskyras su SSH raktais; bendrų paskyrų nėra.

Perduodant ir saugant. Prisijungimo duomenys laikomi už programinio kodo ribų, prisijungimo kodai — tik kaip „pasūdyta“ maiša.

• Perdavimas tik per TLS 1.2 ar naujesnę versiją.
• Duomenų bazė yra LUKS užšifruotoje laikmenoje (dm-crypt, AES-XTS).
• Programa prieš saugodama dokumentus juos užšifruoja AES-256-GCM; raktai laikomi tik programos serveriuose.
• pgBackRest duomenų bazės atsargines kopijas užšifruoja AES-256, prieš jas išsaugant objektų saugykloje ES.

Kiekvienoje NFC žymoje yra NXP NTAG424 DNA lustas. Jis nustatytas taip, kad kiekvienas prisilietimas sukurtų vienkartinį kriptografiškai pasirašytą kodą, kurį tikrina NymTime serveris; užfiksuoto kodo pakartotinai panaudoti negalima. Lusto raktas neatskleidžiamas nei telefonui, nei naudotojams.

• Kiekvieno prisilietimo metu lustas iš savo slaptojo rakto, serijos numerio ir vidinio skaitiklio sukuria naują kontrolinę sumą (SUN/CMAC) ir prideda ją prie adreso.
• Skaitiklis didėja tik į viršų. Pakartotinai pateiktas perimtas prisilietimas atmetamas, nes jo skaitiklio reikšmė jau panaudota.
• Lusto raktas neatskleidžiamas nei telefonui, nei naudotojams; patikrą atlieka NymTime serveris.
• Procedūra sukurta kopijoms užkirsti kelią: NFC žymos kopija turėtų tą patį adresą, bet ne galiojantį raktą — jos kodas atmetamas („bad_cmac“).
• Be to, telefonas kiekvieną įrašą pasirašo savo raktų pora, o su kiekvienu asmeniu susietas lygiai vienas įrenginys.

NymTime nesaugo nei koordinačių, nei maršrutų — nei iš buvimo patikros, nei iš kitur.

• Išsaugoma tik, ar telefonas pamainos metu buvo „zonoje“ ar „už ribų“, su laiku ir tikslumu metrais.
• Tikrinama tik pamainos metu, niekada prieš ar po jos.
• Patikra vykdoma tik tiems darbuotojams, kuriems įmonė yra įrašiusi teisinį pagrindą. Ar reikia susitarimo su darbo taryba (§ 96 Abs 1 Z 3 ArbVG — Austrijos darbo santykių įstatymas), ar sutikimo, priklauso nuo kontrolės intensyvumo, trukmės ir pobūdžio — „zonoje / už ribų“ be koordinačių yra sąmoningai švelniausia forma. Pateikiame šablonus; vertinimą atlieka jūsų teisininkas.
• Neapdoroti buvimo įvykiai po trijų mėnesių apibendrinami.

Kas ką mato, sprendžia jūsų įmonė. Įprastai veikiant mes nematome nieko.

• Vaidmenimis ir teisėmis pagrįsta prieigos sistema: vadovai apriboti savo objektais, darbo užmokesčio ir personalo sąnaudų duomenis mato tik vadovybė.
• Prisijungimas prie Back Office el. pašto adresu ir slaptažodžiu. Slaptažodis niekada nesaugomas atviru tekstu, o kaip scrypt maiša su atskira „druska“; po 10 nesėkmingų bandymų paskyra laikinai užblokuojama, o užklausos iš vieno adreso ir IP adreso ribojamos.
• Pasirinktinai visai įmonei: dviejų veiksnių prisijungimas su laiko kodu iš autentifikavimo programėlės (TOTP). Jokio prisijungimo SMS žinute — prieigai telefono numerio nereikia.
• Įprastai veikiant NymTime neturi prieigos prie klientų duomenų. Palaikymo prieiga — tik jums ją suteikus, su apimtimi, trukme ir galimybe bet kada atšaukti.
• Kiekvienas su saugumu susijęs veiksmas įrašomas žurnale: kas, ką, kada, prieš ir po. Į žurnalą galima tik papildyti — keisti ir trinti neleidžia duomenų bazės taisyklė.

Terminai pagal duomenų rūšį, nustatomi — bet niekada ne trumpesni už įstatymo nustatytą minimumą.

• Darbo laiko apskaitos įrašai — 84 mėnesiai (minimumas 12 mėnesių pagal § 26 AZG, § 132 BAO), darbo užmokesčio dokumentai — 84 mėnesiai.
• Neapdoroti buvimo įvykiai — 3 mėnesiai, darbuotojų pranešimai — 12 mėnesių, sistemos pranešimai — 6 mėnesiai.
• Kasdienė procedūra automatiškai ištrina ir nuasmenina duomenis ir užrašo, ką atliko.
• Ištrinama su laiko žyma (soft delete); archyvuoti profiliai pasibaigus terminui nuasmeninami.

Jūsų įmonė yra duomenų valdytojas, NymTime — duomenų tvarkytojas. Tokia sutartis yra pirkimo dalis ir ją galima perskaityti bet kada.

• Duomenų tvarkymo sutartis pagal BDAR 28 straipsnio 3 dalį su duomenų kategorijomis (1 priedas), subtvarkytojais (2 priedas) ir techninėmis bei organizacinėmis priemonėmis (3 priedas).
• Susitarimo su darbo taryba, sutikimo pagal § 10 AVRAG ir poveikio duomenų apsaugai vertinimo šablonus atsiunčiame el. paštu paprašius.
• Apie asmens duomenų saugumo pažeidimus jus informuojame per 48 valandas; duomenų tvarkymo veiklos įrašai pagal BDAR 30 straipsnio 2 dalį yra.

Trumpesnis sąrašas nei to, ką darome — ir ne mažiau svarbus.

• Svetainėje jokių slapukų, jokios analitikos, jokių sekiklių; Back Office sistemoje tik techniškai būtini ir funkciniai slapukai (privatumo politika, 4 skirsnis). Šriftus teikiame patys — jokio ryšio su Google Fonts ar kita šriftų paslauga.
• Duomenų neperleidžiame ir neparduodame, jokios reklamos, jokio profiliavimo.
• Jokio dirbtinio intelekto modelių mokymo jūsų duomenimis.
• Jokių koordinačių, judėjimo profilių, garso įrašų, nuotraukų žymintis — vaizdai tik tada, kai darbuotojai patys įkelia dokumentą, pvz., nedarbingumo pažymėjimą.
• Jokių diagnozių nedarbingumo atveju — tik laikotarpis ir būsena.