Privatumo politika — Redakcija Lietuvai

1. Duomenų valdytojas

Duomenų valdytojas, kaip apibrėžta BDAR 4 straipsnio 7 punkte, yra LazyHead e.U., savininkas Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Viena, Austrija, el. paštas: office@nymtime.com.

Taikomi Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) ir papildomai Austrijos duomenų apsaugos įstatymas (Datenschutzgesetz, DSG), visų pirma § 1 DSG (pagrindinė teisė į asmens duomenų slaptumą, konstitucinio lygmens nuostata) ir § 24 DSG (skundas Austrijos duomenų apsaugos institucijai). Duomenų tvarkymui su darbo santykiais susijusiame kontekste papildomai taikomi BDAR 88 straipsnis ir valstybės, kurioje darbuotojai dirba, nuostatos (B dalis).

Duomenų apsaugos pareigūnas nepaskirtas. BDAR 37 straipsnio 1 dalyje nustatytų sąlygų nėra: nesame valdžios institucija, mūsų pagrindinė veikla nėra didelio masto reguliari ir sisteminga asmenų stebėsena, ir mes dideliu mastu netvarkome specialių kategorijų asmens duomenų, kaip apibrėžta BDAR 9 straipsnyje. Užklausas dėl duomenų apsaugos siųskite adresu office@nymtime.com.

2. Apžvalga: trys duomenų subjektų grupės

Išskiriame tris grupes, kurioms taikomos skirtingos taisyklės:

• Interneto svetainės nymtime.com lankytojai (3–5 skyriai): techniniai prieigos duomenys ir kontaktinės užklausos.
• Klientai ir potencialūs klientai (6 ir 7 skyriai): sutarties sudarymas, mokėjimas per Stripe, kliento paskyra Back Office sistemoje.
• Mūsų klientų darbuotojai (8 skyrius): darbo grafikas, darbo laikas ir buvimas darbe – čia duomenų valdytojas yra darbdavys, o LazyHead e.U. yra duomenų tvarkytojas pagal BDAR 28 straipsnį.

3. Apsilankymas interneto svetainėje (serverių žurnalai)

Atidarant puslapį, žiniatinklio serveris tvarko techniškai būtinus duomenis: IP adresą, prieigos datą ir laiką, atidarytą adresą, perduotų duomenų kiekį, HTTP būsenos kodą, naršyklės tipą ir operacinę sistemą, taip pat nukreipiantį puslapį (referrer).

Tikslas: puslapio pateikimas, atakų atrėmimas, klaidų analizė. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas – mūsų teisėtas interesas užtikrinti saugų ir stabilų interneto svetainės ir paslaugos veikimą. Saugojimo laikotarpis: mūsų pačių serverių (paslaugos sąsajos ir žiniatinklio serverio) žurnaluose yra IP adresai; jie keičiami pagal dydį (ne daugiau kaip penki failai po 10 MB kiekvienai paslaugai), paprastai perrašomi po kelių dienų ir ištrinami ne vėliau kaip po 30 dienų. Jie nesujungiami su kitais duomenimis ir neanalizuojami rinkodaros tikslais.

Priegloba: paslauga NymTime (programa, duomenų bazė, failų saugykla, atsarginės kopijos) veikia Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Vokietija, duomenų centre Falkenšteine (Vokietija, regionas fsn1). Duomenų bazė laikoma LUKS užšifruotose laikmenose; duomenų bazės atsarginės kopijos užšifruojamos pgBackRest (AES-256) ir laikomos Hetzner objektų saugykloje (Object Storage) tame pačiame regione. Interneto svetainę nymtime.com Cloudflare Workers platformoje talpina ir pateikia Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 Miunchenas / Cloudflare, Inc., San Franciskas, JAV). Be to, Cloudflare visą duomenų srautą adresais api.nymtime.com, app.nymtime.com ir admin.nymtime.com persiunčia į mūsų serverius (atvirkštinis įgaliotasis serveris (reverse proxy) su apsauga nuo perkrovos atakų): TLS šifravimas baigiasi Cloudflare sistemoje, o ryšys iš Cloudflare į mūsų serverius vėl užšifruojamas TLS. Taigi Cloudflare techniškai tvarko visus duomenis, perduodamus tarp naršyklės ar programėlės ir paslaugos, – taip pat mūsų klientų darbuotojų duomenis, – tačiau paslaugos turinio nesaugo; laikinai saugomi tik statiniai interneto svetainės ir programų failai (scenarijai, šriftai, paveikslėliai), be to, Cloudflare tvarko ryšio žurnalus atakoms atremti. Cloudflare, Inc. yra sertifikuota pagal ES ir JAV duomenų privatumo sistemą (2023 m. liepos 10 d. Europos Komisijos sprendimas dėl tinkamumo, BDAR 45 straipsnis); papildomai taikomos Europos Komisijos standartinės sutarčių sąlygos iš Cloudflare duomenų tvarkymo sutarties (BDAR 46 straipsnio 2 dalies c punktas). Su abiem teikėjais sudaryta duomenų tvarkymo sutartis pagal BDAR 28 straipsnį.

Šriftai pateikiami kaip pačios interneto svetainės dalis. Neužmezgamas ryšys su Google Fonts ar kitais šriftų teikėjais; neįkeliami trečiųjų šalių scenarijai, paveikslėliai ar turinys.

4. Slapukai ir panašios technologijos (§ 165 Abs 3 TKG 2021)

Interneto svetainė nymtime.com: ši interneto svetainė nenaudoja slapukų, o vietinės saugyklos (Local Storage, Session Storage) nenaudoja atpažinimui. Neįdiegta jokių analizės, statistikos ar reklamos paslaugų. Kalbos nustatymas priklauso tik nuo atidaryto interneto svetainės kalbos kelio (pvz., /, /en, /fr) ir nesaugomas.

Back Office sistema (klientams skirta programa adresu app.nymtime.com): Back Office sistema naudoja šiuos slapukus: nt_session – atsitiktinis, pasirašytas seanso identifikatorius po prisijungimo, skaitomas tik serverio (HttpOnly), nustoja galioti po 14 dienų arba atsijungus; nt_role – prisijungusio asmens vaidmuo, kad būtų rodoma tinkama sąsaja; nt_locale – pasirinkta kalba; nt_location – paskutinis pasirinktas objektas. nt_role, nt_locale ir nt_location nėra vardų ar kontaktinių duomenų ir nustoja galioti po 12 mėnesių. Be to, Back Office sistema naršyklės vietinėje saugykloje (Local Storage) išsaugo naudojimo nustatymus: kiekvieno objekto pasirinktą darbo grafiko rodinį ir tai, ar sąrankos patarimas paslėptas. Operatoriaus konsolėje admin.nymtime.com, prieinamoje tik LazyHead e.U. darbuotojams, seanso slapukas vadinasi nt_platform. Šie slapukai ir įrašai yra būtinai reikalingi aiškiai pageidaujamai paslaugai teikti arba juose saugomi tik paties naudotojo pasirinkti nustatymai; pagal § 165 Abs 3 TKG 2021 (Austrijos telekomunikacijų įstatymas, Telekommunikationsgesetz 2021) tam sutikimo nereikia. Su tuo susijusio duomenų tvarkymo teisinis pagrindas – BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas (sutarties vykdymas). Analizės ar reklamos slapukų Back Office sistema nenaudoja.

Mokėjimas: mokama per Stripe Checkout domene stripe.com. Ten nustatomi slapukai yra Stripe atsakomybė ir jiems taikoma Stripe slapukų politika (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); mūsų interneto svetainėje Stripe scenarijus neįkeliamas.

Todėl pranešimo apie slapukus (slapukų juostos) nereikia. Jei ateityje naudotume nebūtinus slapukus ar trečiųjų šalių paslaugas, prieš tai gautume sutikimą pagal § 165 Abs 3 TKG 2021 ir BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktą ir atnaujintume šią politiką.

5. Kontaktinė forma ir el. paštas

Jei naudojatės kontaktine forma arba rašote mums el. laišką, tvarkome vardą ir pavardę, el. pašto adresą, pasirinktinai įmonę ir objektų skaičių, pasirinktą klausimą ir jūsų žinutės turinį. Tikslas: atsakyti į užklausą, atsiųsti prašomus šablonus (duomenų tvarkymo sutartį (AVV), susitarimą su darbo taryba, sutikimo pareiškimą, poveikio duomenų apsaugai vertinimą), pasirengti sutarties sudarymui.

Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas (veiksmai jūsų prašymu prieš sudarant sutartį), o susisiekimui el. paštu – formoje duotas jūsų sutikimas pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktą, kurį galite bet kada atšaukti (atšaukimas galioja ateičiai).

Saugojimo laikotarpis: kol galutinai išnagrinėjama užklausa, bet ne ilgiau kaip 6 mėnesius nuo paskutinės žinutės; sudarius sutartį, taikomi sutartinių santykių terminai (10 skyrius). Gavėjai: žinutes iš kontaktinės formos mūsų serveris per el. laiškų siuntimo paslaugą Resend pristato į mūsų pašto dėžutę (duomenų tvarkytojas, 7 skyrius).

Klientų pagalbos užklausos (support@nymtime.com, AGB § 10 (5)): tvarkome vardą ir pavardę, el. pašto adresą, įmonę, užklausos turinį ir su ja susijusį susirašinėjimą, kad atsakytume į užklausą ir pašalintume sutrikimus. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas (naudojimo sutarties vykdymas) ir BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas – mūsų teisėtas interesas atsekti pasikartojančius sutrikimus ir įrodyti pagalbos kokybę. Saugojimo laikotarpis: 12 mėnesių nuo užklausos išnagrinėjimo. Prie kliento paskyros tuo metu prieinama tik klientui aiškiai suteikus prieigą (7 skyrius).

6. Pirkimas ir jo tvarkymas (Stripe)

Perkant adresu nymtime.com/kaufen, renkame jūsų įmonės duomenis (pavadinimą, gatvę, pašto kodą ir vietovę, šalį, pasirinktinai PVM mokėtojo kodą (UID)), objektų skaičių, papildomai užsakytų NFC žymų skaičių, kontaktinio asmens vardą, pavardę ir el. pašto adresą, pasirinktinai telefono numerį klausimams dėl užsakymo ir pristatymo, pasirinktinai kitą pristatymo adresą ir jūsų sutikimo su bendrosiomis sutarties sąlygomis ir duomenų tvarkymo sutartimi laiką, AGB § 1 (5) nurodytų nuostatų atskiro priėmimo laiką ir galimo sutikimo būti nurodytam kaip referencinis klientas (AGB § 16 (4)) laiką. Tikslas: sutarties sudarymas, kliento paskyros sukūrimas, sąskaitų išrašymas, NFC žymų siuntimas. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas (sutarties vykdymas) ir BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas kartu su § 11 UStG (Austrijos pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, Umsatzsteuergesetz) ir § 132 BAO (Austrijos bendrasis mokesčių įstatymas, Bundesabgabenordnung) (sąskaitų išrašymo ir saugojimo pareigos). Įmonės kliento kontaktinio asmens duomenų teisinis pagrindas – BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas – mūsų teisėtas interesas vykdyti sutartį su įmone. Patvirtinant AGB ir duomenų tvarkymo sutartį – perkant arba, jei kliento paskyrą jo prašymu sukūrėme patys, pirmą kartą vadovybei prisijungiant prie Back Office sistemos – užfiksuojame laiką, dokumentų versiją ir kontrolinę sumą (patvirtinto teksto SHA-256), IP adresą ir patvirtinusį naudotoją (įrodymas pagal BDAR 5 straipsnio 2 dalį; teisinis pagrindas – BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas).

NFC žymų siuntimas: kad pristatytume į kainą įskaičiuotas ir papildomai užsakytas NFC žymas, įmonės pavadinimą, kontaktinio asmens vardą ir pavardę bei verslo arba pristatymo adresą – pristatant per kurjerį, papildomai telefono numerį, jei jis nurodytas, – perduodame Österreichische Post AG arba kurjerių tarnybai. Pristatymo tarnyba yra savarankiškas pristatymo duomenų valdytojas; darbuotojų duomenys jai neperduodami. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas. Siuntimo duomenis saugome iki NFC žymų garantijos termino pabaigos (12 mėnesių, AGB § 3 (3); įstatyminė atsakomybė už trūkumus pagal §§ 922 ff ABGB (Austrijos bendrasis civilinis kodeksas, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) dėl to nesikeičia) ir kaip sąskaitos dalį pagal § 132 BAO.

PVM mokėtojo kodo patikra (VIES): jei pirkdami arba vėliau Back Office sistemoje nurodote PVM mokėtojo kodą, šį kodą kartu su šalies kodu perduodame Europos Komisijos patvirtinimo sistemai (VIES, PVM informacijos mainų sistema) ir išsaugome rezultatą, laiką ir patvirtinimo numerį. Patikrą kartojame kas ketvirtį. Tikslas: teisingas sąskaitų išrašymas, visų pirma sprendimas dėl atvirkštinio apmokestinimo (reverse charge). Gavėjas: Europos Komisija, Rue de la Loi 200, 1049 Briuselis, Belgija. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas kartu su § 11 Abs 1a ir Art. 21 Abs 3 UStG 1994 (sąskaitų išrašymo ir deklaravimo pareigos). PVM mokėtojo kodas yra įmonės identifikatorius; asmens duomenimis jis laikomas tik tada, kai jis priskirtas vieno asmens verslui (individualiai įmonei ar individualią veiklą vykdančiam asmeniui).

Mokėjimo paslaugų teikėjas: mokėjimas (kredito kortele arba SEPA tiesioginiu debetu) tvarkomas per Stripe Checkout. Už mokėjimų tvarkymą atsakinga Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Airija. Kortelių numerius, banko sąskaitų duomenis ir saugumo požymius renka ir saugo tik Stripe; LazyHead e.U. jų niekada negauna. Iš Stripe gauname kliento ir prenumeratos identifikatorių, mokėjimo būseną, paskutinius keturis mokėjimo priemonės skaitmenis ir sąskaitų duomenis.

Duomenų perdavimas į trečiąsias valstybes: Stripe Payments Europe, Ltd. gali perduoti duomenis Stripe, Inc. (JAV) ir kitoms grupės bendrovėms. Pagrindas – Europos Komisijos sprendimas dėl tinkamumo, priimtas dėl ES ir JAV duomenų privatumo sistemos, kuriai taikoma Stripe, Inc., ir Europos Komisijos standartinės sutarčių sąlygos pagal BDAR 46 straipsnio 2 dalies c punktą. Išsamiau: https://stripe.com/de-at/privacy.

Sąskaitas ir mokėjimo dokumentus pagal § 132 BAO saugome septynerius metus nuo kalendorinių metų, kuriais jie išrašyti, pabaigos.

7. Kliento paskyra ir Back Office sistema

Adresų paieška: kai naudotojas Back Office sistemoje įveda objekto adresą, įvestą tekstą siunčiame Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Berlynas, Vokietija, paieškos paslaugai Photon (serveriai ES), kad gautume adresų pasiūlymus; jei paslauga nepasiekiama, kaip alternatyvą naudojame OpenStreetMap Foundation paslaugą Nominatim. Užklausą pateikia mūsų serveris, o ne naršyklė – naudotojo IP adresas neperduodamas; paieškos teksto žurnale neregistruojame. Tikslas: objekto adreso įrašymas. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas (teisėtas interesas teisingai įrašyti adresą). Žemėlapio duomenys: © OpenStreetMap bendraautoriai (ODbL 1.0).

Kiekvieno Back Office sistemos naudotojo (vadovybės, vadovų, mokesčių konsultantų) tvarkome vardą ir pavardę, el. pašto adresą, pasirinktinai telefono numerį, vaidmenį ir priskyrimą objektui, prisijungimų laiką, seanso identifikatorių (slapukas nt_session, 4 skyrius) ir su saugumu susijusių veiksmų žurnalą (veiksmų žurnalas). Tikslas: paslaugos teikimas, prieigos apsauga, pakeitimų atsekamumas. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas; veiksmų žurnalui papildomai BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas (saugumas, įrodymas pagal BDAR 5 straipsnio 2 dalį). Šių naudotojų duomenų valdytojas esame mes patys; jie nėra duomenų tvarkymo sutarties, kuri apima tik kliento darbuotojų duomenis, dalykas (8 skyrius).

Prisijungimas prie Back Office sistemos: naudotojo identifikatorius yra naudotojo el. pašto adresas, prie jo – paties pasirinktas slaptažodis. Slaptažodį naudotojas nustato vienkartine nuoroda, kurią siunčiame tuo adresu ir kuri galioja 24 valandas; pamirštas slaptažodis atkuriamas vienkartine nuoroda, kuri galioja vieną valandą. Išsaugoto el. pašto adreso pakeitimą patvirtiname kodu, siunčiamu naujuoju adresu. Slaptažodžius saugome tik kaip maišos reikšmę (scrypt su atsitiktine druska) – atviru tekstu jų nežinome ir jų mums negalima pranešti. Po 10 nesėkmingų bandymų iš eilės paskyra blokuojama 15 minučių; prisijungimai, nesėkmingi bandymai, slaptažodžių pakeitimai ir blokavimai registruojami žurnale. Be to, įmonė gali įjungti dviejų veiksnių autentifikavimą: laiku grindžiamą vienkartinį kodą iš autentifikavimo programėlės (TOTP) kartu su atkūrimo kodais; saugoma tik užšifruota programėlės paslaptis ir atkūrimo kodų maišos reikšmės. Teisinis pagrindas: pačiam prisijungimui – BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas, blokavimui, dviejų veiksnių autentifikavimui ir saugumo žurnalui – BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas (mūsų ir jūsų teisėtas interesas atremti neteisėtą prieigą). Darbuotojų programėlė ir toliau naudoja aktyvinimą kodu, siunčiamu išsaugotu el. pašto adresu, ir lygiai vieno įrenginio susiejimą (8 skyrius).

Sistemos el. laiškus (prisijungimo ir kvietimo nuorodas, darbuotojų programėlės aktyvinimo kodus, pranešimus, pranešimus dėl sutarties ir mokėjimų, sąskaitas) siunčiame per Resend, Inc., San Franciskas, JAV, kaip duomenų tvarkytoją. Resend žinutes siunčia per Amazon Simple Email Service regione eu-west-1 (Airija); tvarkomi gavėjo adresas, tema, žinutės turinys ir pristatymo būsena. Duomenų perdavimui Resend, Inc. į JAV taikoma ES ir JAV duomenų privatumo sistema (BDAR 45 straipsnis) ir Europos Komisijos standartinės sutarčių sąlygos (BDAR 46 straipsnio 2 dalies c punktas).

Jei kas nors darbuotojų programėlėje paprašo kodo el. pašto adresui, kuris neišsaugotas jokioje įmonėje, tuo adresu vieną kartą (ne dažniau kaip kartą per 24 valandas) išsiunčiame pranešimą, kad tokios paskyros nėra ir adresą reikia pasitikslinti pas darbdavį. Pati programėlė tuo metu nerodo jokio skirtumo nuo žinomo adreso. Tvarkomi tik įvestas adresas ir laikas (kad būtų išsiųsta ne daugiau kaip viena žinutė per dieną, vėliau ištrinami). Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas – teisėtas interesas padėti asmenims prisijungti neatskleidžiant, kokie adresai yra sistemoje.

Platformos operatoriaus prieiga: LazyHead e.U. darbuotojai neturi prieigos prie kliento paskyroje saugomų darbuotojų duomenų. Palaikymo prieiga galima tik tada, kai klientas ją aiškiai suteikia Back Office sistemoje skiltyje Nustatymai → Prenumerata → Palaikymo prieiga – nurodydamas apimtį, trukmę ir galėdamas ją bet kada atšaukti; kiekviena prieiga užfiksuojama kliento veiksmų žurnale.

8. Mūsų klientų darbuotojų duomenys (duomenų tvarkymas duomenų valdytojo vardu, BDAR 28 straipsnis)

Darbuotojų duomenų valdytojas yra atitinkamas darbdavys, kuris naudoja NymTime. LazyHead e.U. šiuos duomenis tvarko tik darbdavio vardu ir pagal jo nurodymus, remdamasi duomenų tvarkymo sutartimi (nymtime.com/avv). Informuoti darbuotojus pagal BDAR 13 straipsnį yra darbdavio pareiga; tam pateikiame šabloną, kuris rodomas darbuotojų programėlėje pirmą kartą ją paleidus ir kurį ten bet kada galima visą peržiūrėti nustatymuose.

Tvarkomų duomenų kategorijos: pagrindiniai duomenys (vardas ir pavardė, kontaktiniai duomenys, pareigos, objektas, tabelio numeris, darbo santykių rūšis), darbo grafikas (planuojamos pamainos, pareigos), darbo laiko apskaitos įrašai (faktinė pradžia, pabaiga, poilsio ir trumposios pertraukos, taisymai su priežastimi), darbo laiko sąskaita (planinių ir faktinių valandų likutis įmonės apskaitiniu laikotarpiu), neatvykimai (atostogos, nedarbingumas, poilsio laikas už viršvalandžius, atostogos artimajam slaugyti ir kitos rūšys), vietos patikros įrašo metu rezultatas, įrenginio duomenys (įrenginio identifikatorius, viešasis raktas, modelis, būsena), prieinamumo duomenys, pasiūlymai ir sutikimai keičiantis pamainomis, įmonės pranešimų (skelbimų lenta) perskaitymo patvirtinimai, taip pat – tik jei klientas naudojasi šiomis funkcijomis – personalo dokumentai, įskaitant darbuotojo įkeltus įrodymus, darbo užmokesčio dokumentai ir vidiniai personalo sąnaudų duomenys.

Poilsio pertraukos: pertraukos fiksuojamos pagal įmonės pasirinktą taisyklę – automatiškai išskaičiuojamos, vadovo priskiriamos pamainoje arba darbuotojo pažymimos mygtuku. Jei ilgesnėje nei šešių valandų pamainoje pertrauka nepažymėta, NymTime išskaičiuoja įstatyme nustatytą minimalią poilsio pertrauką pagal objekto valstybės teisę, kad darbo laiko apskaitos įrašas neliktų neteisingas, ir parodo vadovui pastabą „Pertrauka nepažymėta“. Ši pastaba skirta tik įrašui ištaisyti; ji nėra nuobauda, darbo rezultatų vertinimas ar pagrindas įspėjimui. Ištaiso įmonės asmuo, nurodydamas priežastį; darbuotojas taisymus mato savo programėlėje.

Darbo laiko apskaitos įrašai kiekvienam objektui sudaromi pagal valstybės, kurioje yra objektas, šalies profilį ir pateikiami darbuotojui programėlėje.

Prieinamumas: darbuotojai gali nurodyti, kuriomis dienomis jie gali dirbti, dirbtų nenoriai arba negali dirbti. Šis nurodymas yra savanoriškas, skirtas tik planavimui ir nėra nei budėjimas darbo vietoje, nei budėjimas namuose, kaip tai suprantama pagal darbo laiko teisę; iš jo neatsiranda nei pareiga pradėti dirbti, nei teisė į užmokestį. Teisė planuoti ir atsakomybė už darbo grafiką lieka darbdaviui. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas (darbo santykių vykdymas).

Pamainų keitimas: kai darbuotojas pasiūlo pamainą pasikeisti, to paties objekto tų pačių pareigų kolegos mato atitinkamos pamainos darbuotojo vardą ir pavardę, pareigas arba skyrių ir laiką – ne daugiau. Kas sutinka keistis, parodoma pasiūliusiam darbuotojui ir vadovui. Keitimas įsigalioja, kai vadovas jį patvirtina arba kai įmonė nustatė automatinį vienodų pamainų keitimo patvirtinimą. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas; buvimo darbe ar darbo rezultatų duomenys tuo metu neatskleidžiami.

Kontaktiniai duomenys kolegoms (kontaktai): darbuotojo telefono numeris ir el. pašto adresas kitiems objekto darbuotojams matomi tik tada, kai darbuotojas pats tai įjungia programėlės nustatymuose. Numatytasis nustatymas – „išjungta“. Teisinis pagrindas: sutikimas pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktą, kurį galima bet kada atšaukti (atšaukimas galioja ateičiai, BDAR 7 straipsnio 3 dalis) – atšaukus kontaktiniai duomenys iš karto nebematomi. Atšaukimas neturi neigiamų pasekmių darbo santykiams; be atvėrimo kolegoms matomi tik vardas ir pavardė, pareigos arba skyrius ir inicialai. Vadovai darbo kontaktinius duomenis mato nepriklausomai nuo to, remiantis BDAR 6 straipsnio 1 dalies b ir f punktais.

Skelbimų lenta (įmonės pranešimai): įmonė gali skelbti pranešimus atskiriems objektams ar skyriams arba visiems darbuotojams, pageidaujant su plakatu (vaizdu arba PDF); vaizdai saugomi be įterptųjų metaduomenų, pavyzdžiui, fotografavimo vietos ar fotoaparato duomenų. NymTime išsaugo, kas atidarė pranešimą ir – jei įmonė to prašo – patvirtino, kad su juo susipažino, kad įmonė galėtų įrodyti, jog su svarbia įmonės informacija susipažinta. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b ir f punktai. Perskaitymo patvirtinimas nėra darbo rezultatų kontrolės priemonė; papildoma elgesio analizė neatliekama.

Darbuotojo dokumentai: įmonė gali įkelti dokumentus ir padaryti juos matomus atitinkamam darbuotojui programėlėje (pvz., rašytinę informaciją apie esmines darbo sąlygas, darbo užmokesčio lapelius ir pažymas); darbuotojas pats gali įkelti dokumentus (pvz., nedarbingumo pažymėjimą ar prašomus įrodymus), o įmonė gali dokumento paprašyti. Dokumentams galima nurodyti galiojimo pabaigos datą (pvz., leidimo gyventi), apie kurią NymTime laiku primena. Nedarbingumo pažymėjimas yra sveikatos duomenys, kaip apibrėžta BDAR 9 straipsnyje; jį galima įkelti tik tiek, kiek pagal valstybės, kurioje darbuotojas dirba, teisę darbdavys turi teisę jo reikalauti (nuostatas nurodo B dalis) – teisinis pagrindas yra BDAR 9 straipsnio 2 dalies b punktas kartu su šiomis nuostatomis. Jei apie nedarbingumą elektroniniu būdu pranešama per socialinio draudimo įstaigą, įkeliama tik darbdaviui priklausanti informacija be diagnozės; jei pažymėjime yra diagnozės kodas, prieš įkeliant jis padaromas neįskaitomas. Personalo dokumentuose gali būti nacionalinių identifikavimo numerių (pvz., socialinio draudimo numeris); darbdavys juos įkelia tik laikydamasis savo valstybės teisės. Diagnozių ir ligos priežasčių fiksuoti negalima. Nedarbingumo pažymėjimus ir darbo užmokesčio dokumentus mato tik vadovybė, kliento aiškiai tam įgalioti asmenys ir atitinkamas darbuotojas; kiekviena prieiga registruojama žurnale. Dokumentus programa prieš įkeldama užšifruoja AES-256-GCM; raktai laikomi tik programos serveriuose. Saugojimas priklauso nuo duomenų rūšių kliento nustatymuose: darbo užmokesčio dokumentams taikoma duomenų rūšis „Darbo užmokesčio dokumentai“ (terminas ir jo pradžia – pagal B dalį), kitiems dokumentams – „Darbuotojų dokumentai“.

Kamera ir nuotraukos: darbuotojų programėlės kamera nuskaito tik QR kodą ant objekto lentelės, kad programėlė būtų įdiegta arba atidaryta; tuo metu vaizdas neišsaugomas. Nuotrauka daroma arba pasirenkama iš galerijos tik tada, kai darbuotojas pats įkelia dokumentą (pvz., nedarbingumo pažymėjimą). Žymintis nefotografuojama.

Pranešimai telefone (push): darbuotojų programėlė gali gauti pranešimus, pvz., apie naują pamainą arba išspręstą neatvykimo prašymą. Tam išsaugome įrenginio pranešimų žetoną (push token). Pranešimai siunčiami per Expo (650 Industries, Inc., JAV) pranešimų paslaugą, o iš ten – per Apple Push Notification service (Apple) arba Firebase Cloud Messaging (Google). Perduodami tik pranešimų žetonas, identifikatorius ir pranešimo rūšis bei bendras tekstas be asmeninio turinio; išsamią informaciją programėlė parodo tik ją atidarius. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas. Pranešimus galima bet kada išjungti telefono nustatymuose. Techninius pranešimų paslaugos naudojimo duomenis (pvz., telefono IP adresą gaunant pranešimų žetoną) Expo papildomai tvarko savo atsakomybe savo paslaugos veikimo ir saugumo tikslais (expo.dev/privacy). Duomenų perdavimui Expo į JAV taikoma ES ir JAV duomenų privatumo sistema (BDAR 45 straipsnis), pagal kurią Expo yra sertifikuota; pagrindas – 2026-09-28 duomenų tvarkymo priedas (Data Processing Addendum).

Paskyros ištrynimas: programėlės nustatymuose darbuotojas gali paprašyti ištrinti savo paskyrą. Prašymas perduodamas darbdaviui, kuris kaip duomenų valdytojas dėl jo sprendžia. Darbo laiko apskaitos įrašai ir po ištrynimo saugomi įstatymo nustatytą laiką pagal objekto valstybės teisę (saugojimo laikotarpis – žr. toliau).

Apyvartos duomenys: tokiems rodikliams kaip personalo sąnaudų dalis įmonė gali įvesti kiekvieno objekto dienos apyvartą arba ją importuoti iš failo. Šie duomenys yra susiję su objektu, o ne su asmenimis; savaime jie nėra asmens duomenys. Ryšys su asmenimis atsiranda tik juos palyginus su personalo sąnaudomis, kurios prieinamos tik kliento vadovybei.

Jokių vietos koordinačių: NymTime nesaugo GPS koordinačių, maršrutų ir judėjimo profilių. Atliekant objekto įrašą be NFC, darbuotojo įrenginys įrašo momentu vieną kartą perduoda mūsų serveriui savo esamą padėtį kartu su tikslumu; serveris pagal ją tik patikrina, ar įrenginys yra darbdavio nustatytoje objekto zonoje, ir koordinates iš karto atmeta – išsaugomas tik rezultatas „viduje“, „išorėje“ arba „vieta nepasiekiama“ su laiku ir tikslumu metrais. Žymintis prie NFC žymos, padėtis kartu siunčiama ir tokiu pačiu būdu tikrinama tik tada, kai vietos patikra objekte galima ir darbdavys jos neišjungė; priešingu atveju – visai ne. Padėtis nustatoma tik vieną kartą įrašo momentu; vieta fone nenustatoma. Ne pamainos metu patikra neatliekama.

Vietos patikra pagal atitinkamos šalies teisę: vietos patikra įrašo metu yra kontrolės priemonė. Ji galima objektuose, kuriuose ją leidžia objekto šalies teisė, ir darbdavys gali ją išjungti kiekvienam objektui atskirai. Prieš ją naudodamas, darbdavys atlieka pagal savo šalies teisę reikalingus veiksmus; kokie tai veiksmai, nurodo B dalis. Back Office sistema jam juos rodo kontrolinio sąrašo forma, tačiau funkcijos neblokuoja; kol veiksmai neatlikti, darbdavys tam objektui vietos patikrą išjungia. Kai kuriose šalyse vietos patikra nuolatinėms darbo vietoms nesiūloma. Vieta fone nenustatoma; tikrinama tik įrašo momentu, ir NymTime nesaugo koordinačių, o tik „viduje“, „išorėje“ arba „vieta nepasiekiama“.

Susipažinimai ir sutikimai programėlėje: jei šalies teisė reikalauja, kad darbuotojas būtų informuotas apie funkciją arba su ja sutiktų, jis tai patvirtina programėlėje susipažinęs su dokumentu. Išsaugomas laikas, dokumentas ir jo versija bei atsakymas. Sutikimą darbuotojas gali bet kada atšaukti programėlėje (atšaukimas galioja ateičiai, BDAR 7 straipsnio 3 dalis); iki atšaukimo atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui tai įtakos neturi. Jei vietos patikra grindžiama sutikimu, po atšaukimo NymTime nebetikrina šio darbuotojo buvimo vietos žymėjimosi metu; atšaukimą darbdavys mato Back Office sistemoje – žymėjimasis prie NFC žymos ir kiti darbdavio numatyti būdai lieka galimi.

Darbdavio teisiniai pagrindai: BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas kartu su darbo laiko apskaitos pareiga pagal objekto valstybės teisę, BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas (darbo sutartis, darbo grafikų planavimas), BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas (sistemos saugumas, vienas įrenginys vienam asmeniui), o vietos patikrai įrašo metu – pagal atitinkamos šalies teisę reikalingi pagrindai; valstybės nuostatas nurodo B dalis.

Saugojimo laikotarpis: darbdavys Back Office sistemoje nustato kiekvienos duomenų rūšies saugojimo terminus; NymTime užtikrina įstatymines minimalias vertes. Darbo laiko apskaitos įrašų, veiksmų žurnalo ir dokumentų numatytąsias vertes pagal objekto valstybės teisę nurodo B dalis; neapdoroti buvimo darbe įvykiai – 3 mėnesiai, trumpiau, kai to reikalauja valstybės teisė (B dalis), sistemos pranešimai – 6 mėnesiai. Kasdienis procesas ištrina arba anonimizuoja pasibaigusio termino duomenis ir tai užregistruoja žurnale.

Darbuotojų teisės: teises susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, teisę į duomenų perkeliamumą ir teisę nesutikti darbuotojai įgyvendina kreipdamiesi į savo darbdavį. Darbuotojų programėlėje jie bet kada gali peržiūrėti savo darbo laiko įrašus ir kas mėnesį juos eksportuoti. Mus pasiekusias užklausas nedelsdami perduodame darbdaviui ir padedame jam į jas atsakyti.

9. Gavėjai ir perdavimas į trečiąsias valstybes

Asmens duomenis perduodame tik šiems gavėjams: paslaugos prieglobos teikėjui (Hetzner Online GmbH, duomenų centras Falkenšteine ES, duomenų tvarkytojas), Cloudflare (interneto svetainės priegloba ir viso duomenų srauto persiuntimas į paslaugą, duomenų tvarkytojas – 3 skyrius), Resend, Inc. (el. laiškų siuntimas per Amazon Simple Email Service Airijoje, duomenų tvarkytojas – 7 skyrius), Expo (650 Industries, Inc.) su Apple Push Notification service ir Firebase Cloud Messaging (pranešimai darbuotojų programėlei be asmeninio turinio – 8 skyrius), Stripe Payments Europe, Ltd. (savarankiškas mokėjimų tvarkymo duomenų valdytojas), Österreichische Post AG arba kurjerių tarnybai (NFC žymų pristatymas, tik siuntimo duomenys), Europos Komisijai (PVM mokėtojo kodo patvirtinimas VIES sistemoje, tik šalies kodas ir PVM mokėtojo kodas – 6 skyrius), Komoot GmbH (adresų paieška Photon, tik įvestas adreso tekstas – 7 skyrius), taip pat valdžios institucijoms ir teismams, kai tai privaloma pagal įstatymą. Naujausias duomenų tvarkytojų sąrašas yra duomenų tvarkymo sutarties (nymtime.com/avv) 2 priedas.

Paslaugos NymTime duomenys – kliento paskyros, darbuotojų duomenys, dokumentai, atsarginės kopijos – saugomi tik ES (Hetzner, Falkenšteinas). Duomenys į trečiąsias valstybes už Europos ekonominės erdvės ribų perduodami šiais atvejais: kai duomenų srautą persiunčia Cloudflare (3 skyrius), siunčiant el. laiškus per Resend (7 skyrius), siunčiant pranešimus telefone (push) per Expo, Apple ir Google (8 skyrius) ir tvarkant mokėjimus per Stripe (6 skyrius). Kiekvienu atveju pagrindas – Europos Komisijos sprendimas dėl tinkamumo, priimtas dėl ES ir JAV duomenų privatumo sistemos (BDAR 45 straipsnis) pagal ją sertifikuotoms bendrovėms ir papildomai Europos Komisijos standartinės sutarčių sąlygos (BDAR 46 straipsnio 2 dalies c punktas).

10. Saugojimo laikotarpių apžvalga

Jei aukščiau nenurodyta kitaip, taikomi šie terminai:

• Serverių žurnalai su IP adresais: keičiami pagal dydį, paprastai kelios dienos, ne ilgiau kaip 30 dienų.
• Kontaktinės užklausos: kol išnagrinėjamos, ne ilgiau kaip 6 mėnesius nuo paskutinės žinutės.
• Vienkartinės nuorodos ir kodai: slaptažodžio nustatymas – 24 valandos, slaptažodžio atkūrimas – 1 valanda, naujo el. pašto adreso patvirtinimas ir darbuotojų programėlės aktyvinimas – po 15 minučių; kiekvienu atveju saugomi tik kaip maišos reikšmė ir vėliau ištrinami.
• Klientų pagalbos užklausos: 12 mėnesių nuo užklausos išnagrinėjimo.
• Sutarties ir kliento paskyros duomenys: sutarties galiojimo laikas; vėliau 30 dienų, per kurias klientas gali eksportuoti duomenis, po to ištrinami, jei nėra saugojimo pareigos.
• Sąskaitos, mokėjimo dokumentai, sutikimų įrodymai (AGB, AVV): 7 metai pagal § 132 BAO arba reikalavimų senaties terminą.
• Mūsų klientų darbuotojų duomenys: pagal kliento nustatytus saugojimo terminus nenustatant trumpesnių nei įstatyminės minimalios vertės (8 skyrius).
• Atsarginės kopijos: perrašomos ne vėliau kaip per 35 dienas nuo pirminių duomenų ištrynimo.

11. Jūsų teisės

Mūsų atžvilgiu turite teisę susipažinti su duomenimis (BDAR 15 straipsnis), teisę reikalauti ištaisyti duomenis (16 straipsnis), teisę reikalauti ištrinti duomenis (17 straipsnis), teisę apriboti duomenų tvarkymą (18 straipsnis), teisę į duomenų perkeliamumą (20 straipsnis) ir teisę nesutikti su duomenų tvarkymu, grindžiamu BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktu (21 straipsnis), taip pat teisę bet kada atšaukti duotą sutikimą (atšaukimas galioja ateičiai) (7 straipsnio 3 dalis). Tuo tikslu kreipkitės adresu office@nymtime.com arba – jei esate klientas – support@nymtime.com; atsakome be nepagrįsto delsimo, ne vėliau kaip per vieną mėnesį (BDAR 12 straipsnio 3 dalis).

Be to, turite teisę pateikti skundą priežiūros institucijai (BDAR 77 straipsnis, § 24 DSG): Austrijos duomenų apsaugos institucija (Österreichische Datenschutzbehörde, DSB), Barichgasse 40–42, 1030 Viena, telefonas +43 1 52 152-0, el. paštas dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Duomenų apsaugos institucijos sprendimus galima skųsti Federaliniam administraciniam teismui (Bundesverwaltungsgericht, § 27 DSG). Mums, kaip Austrijoje įsisteigusiam duomenų valdytojui, kompetentinga yra Austrijos duomenų apsaugos institucija. Tačiau duomenų subjektai pagal BDAR 77 straipsnio 1 dalį skundą taip pat gali pateikti savo gyvenamosios vietos, darbo vietos arba tariamo pažeidimo vietos priežiūros institucijai; valstybės, kuriai skirta ši redakcija, priežiūros instituciją nurodo B dalis. Visų Europos Sąjungos duomenų apsaugos priežiūros institucijų kontaktinius duomenis skelbia Europos duomenų apsaugos valdyba adresu edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Mūsų klientų darbuotojai savo užklausas teikia savo darbdaviui (8 skyrius); mus pasiekusias užklausas perduodame.

12. Jokių automatizuotų sprendimų

Nepriimame automatizuotų atskirų sprendimų, įskaitant profiliavimą, kaip apibrėžta BDAR 22 straipsnyje. Automatiškai iš dokumentų pasiūlyti laukeliai NymTime sistemoje pažymimi kaip tokie ir visada tikrinami žmogaus; neatvykimų patvirtinimus ir darbo laiko taisymus visada atlieka žmogus kliento įmonėje.

13. Duomenų saugumas (BDAR 32 straipsnis)

Visi ryšiai užšifruoti TLS. Back Office sistemos slaptažodžiai saugomi tik kaip maišos reikšmė su atsitiktine druska (scrypt), vienkartinės nuorodos ir kodai – taip pat; po 10 nesėkmingų bandymų paskyra blokuojama 15 minučių, keičiant slaptažodį nutraukiami visi esami seansai, o įmonė gali reikalauti dviejų veiksnių autentifikavimo (TOTP programėlė su atkūrimo kodais) visoms paskyroms. Prieiga Back Office sistemoje priklauso nuo vaidmens ir objekto; kiekvienas darbuotojo įrenginys susietas kriptografiškai (vienas aktyvus įrenginys vienam asmeniui); NFC žymos su dinamiškai pasirašytomis žinutėmis skirtos apsaugoti nuo kopijavimo; veiksmų žurnalas nekeičiamas; duomenų bazė laikoma prieglobos teikėjo LUKS užšifruotame tome; dokumentus programa prieš įkeldama į objektų saugyklą užšifruoja AES-256-GCM (raktai tik programos serveriuose), duomenų bazės atsargines kopijas pgBackRest užšifruoja AES-256; duomenys perduodami tik per TLS; kasdienės atsarginės kopijos ES duomenų centre. Visos techninės ir organizacinės priemonės pateiktos duomenų tvarkymo sutarties 3 priede.

14. Šios politikos pakeitimai

Šią politiką atnaujiname, kai pasikeičia paslauga, pasitelkiami paslaugų teikėjai arba teisinis reguliavimas. Taikoma adresu nymtime.com/datenschutz paskelbta redakcija; naujausios redakcijos data nurodyta puslapio pradžioje. Apie esminius pakeitimus klientus papildomai informuojame el. paštu.

B1. Darbo santykių kontekstas

Duomenų tvarkymui darbo santykių kontekste be BDAR 88 straipsnio taikomi Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (ADTAĮ) 5 straipsnis ir Lietuvos Respublikos darbo kodekso (DK) 27 ir 206 straipsniai. Darbdavys darbo laiko apskaitą ir stebėseną reglamentuoja rašytine tvarka, prieš tai pasikonsultavęs su darbo taryba arba profesine sąjunga, jei tokia atstovybė yra, ir prieš pirmąjį naudojimą kiekvieną darbuotoją supažindina pasirašytinai arba kitu įrodomu būdu; darbuotojų programėlėje darbuotojas patvirtina susipažinimą (A dalies 8 skyrius, „Susipažinimai ir sutikimai programėlėje“).

Vietos patikra: Lietuvoje vietos patikrai įrašo metu reikia rašytinio pagrindimo kiekvienam objektui (negalima naudoti NFC žymos, kintama darbo vieta arba pakaitinė priemonė), teisėto intereso vertinimo (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas), poveikio duomenų apsaugai vertinimo (Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos sąrašo 10 punktas), jos įtraukimo į tvarką ir įrodomo darbuotojo supažindinimo. Tai yra vietos patikrai pagal A dalies 8 skyrių reikalingi pagrindai. Darbuotojų programėlės naudojimas asmeniniame išmaniajame telefone yra savanoriškas; darbdavys pasiūlo kitą darbo laiko apskaitos būdą.

B2. Darbo laiko apskaitos įrašai ir nedarbingumas

Darbo laiko apskaitos įrašai naudojami darbo laiko apskaitai pagal DK 120 straipsnį; teisinis pagrindas – BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas kartu su šia nuostata. NymTime valstybės institucijoms duomenų neteikia.

Lietuvoje nedarbingumas pažymimas elektroniniu būdu; darbdavys duomenis be diagnozės gauna per Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybą (Sodra). Į NymTime tam pažymėjimas neįkeliamas; prireikus darbdavys saugo tik duomenis be diagnozės (BDAR 9 straipsnio 2 dalies b punktas).

B3. Saugojimo laikotarpis

Numatytosios vertės Lietuvai: darbo laiko apskaitos įrašai – 7 metai, neapdoroti buvimo darbe įvykiai – 3 mėnesiai, vietos patikros rezultatas – 90 dienų, veiksmų žurnalas – 7 metai, dokumentai – 7 metai, darbo užmokesčio dokumentai – 10 metų, sistemos pranešimai – 6 mėnesiai. Saugojimo terminų pagal Lietuvos teisę laikosi darbdavys.

B4. Priežiūros institucija

Klientams, kurių buveinė yra Lietuvoje, ir Lietuvoje esančių objektų darbuotojams kompetentinga yra Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija (VDAI), L. Sapiegos g. 17, LT-10312 Vilnius, el. paštas ada@ada.lt, vdai.lrv.lt (A dalies 11 skyrius).