Adatvédelmi nyilatkozat — Magyarországi változat

1. Adatkezelő

A GDPR 4. cikkének 7. pontja szerinti adatkezelő a LazyHead e.U., tulajdonos: Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Bécs, Ausztria, e-mail: office@nymtime.com.

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR), valamint kiegészítésképpen az osztrák adatvédelmi törvény (Datenschutzgesetz, DSG) alkalmazandó, különösen a DSG § 1-e (a személyes adatok titokban tartásához való alapjog, alkotmányos rendelkezés) és a DSG § 24-e (panasz az adatvédelmi hatósághoz). A foglalkoztatással összefüggő adatkezelésre ezenfelül a GDPR 88. cikke és annak az államnak az előírásai alkalmazandók, amelyben a munkavállalókat foglalkoztatják (B. rész).

Adatvédelmi tisztviselőt nem jelöltünk ki. A GDPR 37. cikkének (1) bekezdésében foglalt feltételek nem állnak fenn: nem vagyunk közhatalmi szerv, fő tevékenységünk nem az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelése, és a személyes adatoknak a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriáit nem kezeljük nagy számban. Adatvédelmi megkereséseit az office@nymtime.com címre küldheti.

2. Áttekintés: az érintettek három csoportja

Három csoportot különböztetünk meg, amelyekre eltérő szabályok vonatkoznak:

• A nymtime.com weboldal látogatói (3–5. szakasz): technikai hozzáférési adatok és kapcsolatfelvételi megkeresések.
• Ügyfelek és érdeklődők (6. és 7. szakasz): szerződéskötés, fizetés a Stripe-on keresztül, ügyfélfiók a Back Office-ban.
• Ügyfeleink munkavállalói (8. szakasz): munkaidő-beosztás, munkaidő és jelenlét — itt a munkáltató az adatkezelő, a LazyHead e.U. pedig a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozó.

3. A weboldal meglátogatása (szervernaplók)

Egy oldal megnyitásakor a webszerver technikailag szükséges adatokat kezel: IP-cím, a hozzáférés dátuma és időpontja, a megnyitott cím, a továbbított adatmennyiség, HTTP-állapotkód, böngészőtípus és operációs rendszer, valamint a hivatkozó oldal (referrer).

Cél: az oldal kiszolgálása, támadások elhárítása, hibaelemzés. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja — jogos érdekünk a weboldal és a szolgáltatás biztonságos és stabil működéséhez. Tárolási idő: saját szervereink (a szolgáltatás interfésze és a webszerver) naplói IP-címeket tartalmaznak; ezeket méret szerint rotáljuk (szolgáltatásonként legfeljebb öt, egyenként 10 MB-os fájl), általában néhány nap után felülírjuk, és legkésőbb 30 nap után töröljük. Más adatokkal való összekapcsolásra vagy marketingcélú kiértékelésre nem kerül sor.

Tárhely: a NymTime szolgáltatást (alkalmazás, adatbázis, fájltárolás, biztonsági másolatok) a Hetzner Online GmbH (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Németország) falkensteini adatközpontjában (Németország, fsn1 régió) üzemeltetjük. Az adatbázis LUKS-szal titkosított adathordozókon található; az adatbázis biztonsági másolatait a pgBackRest titkosítva (AES-256) helyezi el a Hetzner ugyanabban a régióban lévő objektumtárolójában (Object Storage). A nymtime.com weboldalt a Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München / Cloudflare, Inc., San Francisco, USA) tárolja és szolgálja ki a Cloudflare Workers platformon. Ezenfelül a Cloudflare továbbítja szervereinkre az api.nymtime.com, az app.nymtime.com és az admin.nymtime.com címekre irányuló teljes adatforgalmat (fordított proxy – reverse proxy – túlterheléses támadások elleni védelemmel): a TLS-titkosítás a Cloudflare-nél végződik, a Cloudflare és szervereink közötti kapcsolat ismét TLS-sel titkosított. A Cloudflare így technikailag valamennyi adatot kezeli, amelyet a böngésző vagy az alkalmazás és a szolgáltatás között továbbítanak — ügyfeleink munkavállalóinak adatait is —, de a szolgáltatás tartalmait nem tárolja; csak a weboldal és az alkalmazások statikus fájljait (szkriptek, betűtípusok, képek) tárolja ideiglenesen, továbbá a támadások elhárítása érdekében kapcsolati naplókat vezet. A Cloudflare, Inc. az EU–USA adatvédelmi keret szerint tanúsított (az Európai Bizottság 2023. július 10-i megfelelőségi határozata, a GDPR 45. cikke); kiegészítésképpen a Cloudflare adatfeldolgozási szerződésében foglalt, az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések alkalmazandók (a GDPR 46. cikke (2) bekezdésének c) pontja). Mindkét szolgáltatóval a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés áll fenn.

A betűtípusokat magának a weboldalnak a részeként szolgáljuk ki. A Google Fonts vagy más betűtípus-szolgáltatók felé kapcsolat nem jön létre; harmadik felektől származó szkripteket, képeket vagy tartalmakat nem töltünk be.

4. Sütik és hasonló technológiák (TKG 2021 § 165 (3) bekezdés)

A nymtime.com weboldal: ez a weboldal nem helyez el sütiket, és nem használ helyi tárolót (Local Storage, Session Storage) az újbóli felismeréshez. Elemző, statisztikai vagy reklámszolgáltatásokat nem építettünk be. A nyelvi beállítás kizárólag a weboldal megnyitott nyelvi útvonalából (pl. /, /en, /fr) adódik, és nem kerül tárolásra.

Back Office (az ügyfelek alkalmazása az app.nymtime.com címen): a Back Office a következő sütiket helyezi el: nt_session — véletlenszerű, aláírt munkamenet-azonosító a bejelentkezés után, csak a szerver számára olvasható (HttpOnly), 14 nap után vagy kijelentkezéskor lejár; nt_role — a bejelentkezett személy szerepköre, hogy a megfelelő felület jelenjen meg; nt_locale — a választott nyelv; nt_location — a legutóbb választott telephely. Az nt_role, az nt_locale és az nt_location neveket vagy elérhetőségi adatokat nem tartalmaz, és 12 hónap után lejár. Ezenfelül a Back Office a böngésző helyi tárolójában (Local Storage) kezelési beállításokat tárol: a munkaidő-beosztás telephelyenként választott nézetét, és azt, hogy a beállítási tájékoztatót elrejtették-e. Az admin.nymtime.com üzemeltetői konzolban, amely csak a LazyHead e.U. munkatársai számára hozzáférhető, a munkamenet-süti neve nt_platform. Ezek a sütik és bejegyzések a kifejezetten kért szolgáltatáshoz feltétlenül szükségesek, vagy csak a felhasználó által maga választott beállításokat tárolnak; a TKG 2021 (osztrák távközlési törvény, Telekommunikationsgesetz 2021) § 165 (3) bekezdése szerint ehhez nincs szükség hozzájárulásra. Az ehhez kapcsolódó adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja (szerződés teljesítése). Elemzési vagy reklámcélú sütiket a Back Office nem helyez el.

Fizetés: a fizetés a Stripe Checkouton keresztül, a stripe.com domainen történik. Az ott elhelyezett sütikért a Stripe felel, és azokra a Stripe sütikre vonatkozó szabályzata vonatkozik (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); weboldalunkon Stripe-szkript nem töltődik be.

Ezért sütikre vonatkozó tájékoztató sáv (cookie-banner) nem szükséges. Ha a jövőben nem feltétlenül szükséges sütiket vagy harmadik felek szolgáltatásait vennénk igénybe, előzetesen a TKG 2021 § 165 (3) bekezdése és a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájárulást kérünk, és frissítjük ezt a nyilatkozatot.

5. Kapcsolatfelvételi űrlap és e-mail

Ha a kapcsolatfelvételi űrlapot használja, vagy e-mailt ír nekünk, kezeljük a nevét, e-mail-címét, opcionálisan a vállalkozást és a telephelyek számát, a választott tárgyat és az üzenet tartalmát. Cél: a megkeresés megválaszolása, a kért sablonok (AVV, üzemi megállapodás, hozzájáruló nyilatkozat, adatvédelmi hatásvizsgálat) megküldése, a szerződéskötés előkészítése.

Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja (az Ön kérésére a szerződés megkötését megelőzően történő lépések megtétele), valamint az e-mailben történő kapcsolatfelvétel tekintetében az űrlapon megadott, a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájárulása, amelyet bármikor, a jövőre nézve visszavonhat.

Tárolási idő: a megkeresés lezárásáig, legfeljebb az utolsó üzenetet követő 6 hónapig; szerződéskötés esetén a szerződéses jogviszony határidői alkalmazandók (10. szakasz). Címzettek: a kapcsolatfelvételi űrlapon küldött üzeneteket szerverünk a Resend e-mail-küldő szolgáltatáson keresztül kézbesíti a postafiókunkba (adatfeldolgozó, 7. szakasz).

Az ügyfelek támogatási megkeresései (support@nymtime.com, az ÁSZF § 10 (5) bekezdése): a megkeresés megválaszolása és a zavarok elhárítása érdekében kezeljük a nevet, az e-mail-címet, a vállalkozást, a megkeresés tartalmát és az azzal kapcsolatos levelezést. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja (a felhasználási szerződés teljesítése), valamint a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja — jogos érdekünk, hogy az ismétlődő zavarokat nyomon követhessük, és igazolni tudjuk a támogatás minőségét. Tárolási idő: a megkeresés lezárását követő 12 hónap. Az ügyfélfiókhoz ennek során csak az ügyfél kifejezett engedélyét követően férünk hozzá (7. szakasz).

6. Vásárlás és a vásárlás lebonyolítása (Stripe)

A nymtime.com/kaufen oldalon történő vásárláskor rögzítjük vállalkozása adatait (cégnév, utca, irányítószám és település, ország, opcionálisan közösségi adószám (UID-szám)), a telephelyek számát, a pótlólag megrendelt NFC-címkék számát, a kapcsolattartó utó- és vezetéknevét és e-mail-címét, opcionálisan egy telefonszámot a megrendeléssel és a kézbesítéssel kapcsolatos kérdésekhez, opcionálisan egy eltérő szállítási címet, valamint annak időpontját, amikor elfogadta az általános szerződési feltételeket és az adatfeldolgozási szerződést, amikor külön elfogadta az ÁSZF § 1 (5) bekezdésében megnevezett rendelkezéseket, és amikor esetlegesen hozzájárult ahhoz, hogy referenciaként feltüntessük (az ÁSZF § 16 (4) bekezdése). Cél: szerződéskötés, az ügyfélfiók létrehozása, számlázás, az NFC-címkék feladása. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja (szerződés teljesítése), valamint a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének c) pontja az UStG (osztrák általános forgalmi adóról szóló törvény, Umsatzsteuergesetz) § 11-ével és a BAO (osztrák adózási rendtartás, Bundesabgabenordnung) § 132-ével összefüggésben (számlázási és megőrzési kötelezettségek). Egy vállalati ügyfél kapcsolattartójának adatai tekintetében a jogalap a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja — jogos érdekünk a vállalkozással kötött szerződés lebonyolításához. Az ÁSZF és az adatfeldolgozási szerződés megerősítésekor — a vásárláskor, vagy ha az ügyfélfiókot kérésre mi magunk hoztuk létre, az Ügyvezetés Back Office-ba történő első bejelentkezésekor — rögzítjük az időpontot, a dokumentumok verzióját és ellenőrzőösszegét (a megerősített szöveg SHA-256 értéke), az IP-címet és a megerősítő felhasználót (igazolás a GDPR 5. cikkének (2) bekezdése szerint; jogalap: a 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja).

Az NFC-címkék feladása: az árban foglalt és a pótlólag megrendelt NFC-címkék kézbesítése céljából a cégnevet, a kapcsolattartó nevét és az üzleti vagy szállítási címet — futárszolgálattal történő kézbesítés esetén ezenfelül a telefonszámot, ha megadták — továbbítjuk az Österreichische Post AG-nek vagy egy futárszolgálatnak. A kézbesítő szolgáltató a kézbesítés tekintetében önálló adatkezelő; munkavállalói adatokat nem továbbítunk neki. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja. A szállítási adatokat az NFC-címkékre vonatkozó jótállási idő lejártáig (12 hónap, az ÁSZF § 3 (3) bekezdése; az ABGB (osztrák általános polgári törvénykönyv) § 922. és következő §-ai szerinti törvényes szavatosságot ez nem érinti), valamint a számla részeként a BAO § 132-e szerint őrizzük meg.

Az UID-szám ellenőrzése (VIES): ha a vásárláskor vagy később a Back Office-ban UID-számot ad meg, ezt a számot az országkóddal együtt továbbítjuk az Európai Bizottság ellenőrző rendszerébe (VIES, HÉA-információcsere-rendszer), és tároljuk az eredményt, az időpontot és a visszaigazolási számot. Az ellenőrzést negyedévente megismételjük. Cél: helyes számlázás, különösen az adófizetési kötelezettség átszállásáról (fordított adózás, reverse charge) való döntés. Címzett: Európai Bizottság, Rue de la Loi 200, 1049 Brüsszel, Belgium. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének c) pontja az UStG 1994 § 11 (1a) bekezdésével és 21. cikkének (3) bekezdésével összefüggésben (számlázási és bejelentési kötelezettségek). Az UID-szám vállalati azonosító; személyes adatnak csak akkor minősül, ha egyéni vállalkozáshoz tartozik.

Pénzforgalmi szolgáltató: a fizetés (bankkártya vagy SEPA beszedési megbízás) a Stripe Checkouton keresztül történik. A fizetés lebonyolításáért a Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Írország felel. A kártyaszámokat, a bankszámla-adatokat és a biztonsági elemeket kizárólag a Stripe gyűjti és tárolja; a LazyHead e.U. ezeket soha nem kapja meg. A Stripe-tól ügyfél- és előfizetés-azonosítót, a fizetés állapotát, a fizetési eszköz utolsó négy számjegyét és a számlázási adatokat kapjuk meg.

Adattovábbítás harmadik országokba: a Stripe Payments Europe, Ltd. adatokat továbbíthat a Stripe, Inc. (USA) és más csoporttagok részére. Ennek alapja az Európai Bizottságnak az EU–USA adatvédelmi keretre vonatkozó megfelelőségi határozata, amelynek hatálya alá a Stripe, Inc. tartozik, valamint az Európai Bizottság által a GDPR 46. cikke (2) bekezdésének c) pontja szerint elfogadott általános adatvédelmi kikötések. Részletek: https://stripe.com/de-at/privacy.

A számlákat és a fizetési bizonylatokat a BAO § 132-e szerint a kiállításuk naptári évének végétől számított hét évig őrizzük meg.

7. Ügyfélfiók és Back Office

Címkeresés: ha egy felhasználó a Back Office-ban telephelycímet gépel be, a beírt szöveget címjavaslatok lekérése céljából elküldjük a Komoot GmbH (Hauptstraße 35, 12159 Berlin, Németország) Photon keresőszolgáltatásának (szerverek az EU-ban); ha a szolgáltatás nem érhető el, helyettesítő megoldásként az OpenStreetMap Foundation Nominatim szolgáltatását kérdezzük le. A lekérdezést a szerverünk indítja, nem a böngésző — a felhasználó IP-címét nem továbbítjuk; a keresett szöveget nem naplózzuk. Cél: a telephely címének rögzítése. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja (jogos érdek a hibátlan címrögzítéshez). Térképadatok: © OpenStreetMap-közreműködők (ODbL 1.0).

A Back Office minden felhasználója (Ügyvezetés, menedzserek, adótanácsadók) tekintetében kezeljük a nevet, az e-mail-címet, opcionálisan egy telefonszámot, a szerepkört és a telephelyhez rendelést, a bejelentkezések időpontját, a munkamenet-azonosítót (nt_session süti, 4. szakasz), valamint a biztonsági szempontból releváns műveletek naplóját (eseménynapló). Cél: a szolgáltatás nyújtása, a hozzáférés védelme, a változások nyomon követhetősége. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja; az eseménynapló tekintetében ezenfelül a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja (biztonság, igazolás a GDPR 5. cikkének (2) bekezdése szerint). E felhasználói adatok tekintetében mi magunk vagyunk az adatkezelő; ezek nem tárgyai az adatfeldolgozási szerződésnek, amely csak az ügyfél munkavállalói adataira vonatkozik (8. szakasz).

Bejelentkezés a Back Office-ba: a felhasználói azonosító a felhasználó e-mail-címe, ehhez járul egy általa választott jelszó. A jelszót a felhasználó egy egyszer használható link segítségével állítja be, amelyet erre a címre küldünk, és amely 24 óráig érvényes; az elfelejtett jelszót egy egyszer használható link segítségével lehet visszaállítani, amely egy óráig érvényes. A megadott e-mail-cím módosítását az új címre küldött kóddal erősítjük meg. A jelszavakat kizárólag hash-értékként (scrypt véletlenszerű sóval) tároljuk — nyílt szövegként nem ismerjük őket, és azokat velünk közölni sem lehet. 10 egymást követő sikertelen kísérlet után a hozzáférést 15 percre zároljuk; a bejelentkezéseket, a sikertelen kísérleteket, a jelszóváltoztatásokat és a zárolásokat naplózzuk. Ezenfelül a vállalkozás kétfaktoros hitelesítést kapcsolhat be: egy hitelesítő alkalmazás által előállított, időalapú egyszeri kód (TOTP) helyreállítási kódokkal; ennek során csak az alkalmazás titkosított titkát és a helyreállítási kódok hash-értékeit tároljuk. Jogalap: magára a bejelentkezésre a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja, a zárolásra, a kétfaktoros hitelesítésre és a biztonsági naplóra a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja (a mi és az Ön jogos érdeke a jogosulatlan hozzáférések elhárításához). A munkavállalói alkalmazás továbbra is a megadott e-mail-címre küldött kóddal történő aktiválást és pontosan egy eszközhöz kötést alkalmazza (8. szakasz).

A rendszer által küldött e-maileket (bejelentkezési és meghívó linkek, a munkavállalói alkalmazás aktiválási kódjai, értesítések, szerződéses és fizetési közlemények, számlák) adatfeldolgozóként a Resend, Inc., San Francisco, USA útján küldjük. A Resend az üzeneteket az Amazon Simple Email Service szolgáltatáson keresztül küldi az eu-west-1 (Írország) régióban; kezelt adatok: a címzett címe, a tárgy, az üzenet tartalma és a kézbesítési állapot. A Resend, Inc. részére az Egyesült Államokba történő továbbításra az EU–USA adatvédelmi keret (a GDPR 45. cikke) és az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések (a GDPR 46. cikke (2) bekezdésének c) pontja) alkalmazandók.

Ha valaki a munkavállalói alkalmazásban olyan e-mail-címre kér kódot, amely egyetlen vállalkozásnál sincs megadva, erre a címre egyszer (legfeljebb 24 óránként egyszer) elküldjük azt a tájékoztatást, hogy ehhez nem tartozik fiók, és a címet a munkáltatótól kell megkérdezni. Maga az alkalmazás ekkor nem mutat különbséget egy ismert címhez képest. Csak a beírt címet és az időpontot kezeljük (a napi egy üzenetre való korlátozás céljából, ezt követően töröljük). Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja — jogos érdek, hogy segítsünk a személyeknek a hozzáférésben anélkül, hogy felfednénk, mely címek léteznek a rendszerben.

A platformüzemeltető hozzáférése: a LazyHead e.U. munkatársai nem férnek hozzá az ügyfélfiókban tárolt munkavállalói adatokhoz. Támogatási hozzáférés csak akkor lehetséges, ha azt az ügyfél a Back Office-ban a Beállítások → Előfizetés → Támogatási hozzáférés menüpontban kifejezetten engedélyezi — terjedelemmel, időtartammal és bármikori visszavonhatósággal; minden hozzáférést rögzítünk az ügyfél eseménynaplójában.

8. Ügyfeleink munkavállalóinak adatai (adatfeldolgozás, a GDPR 28. cikke)

A munkavállalók adatainak adatkezelője a NymTime-ot használó mindenkori munkáltató. A LazyHead e.U. ezeket az adatokat kizárólag a munkáltató megbízásából és utasítására, az adatfeldolgozási szerződés (nymtime.com/avv) alapján kezeli. A munkavállalóknak a GDPR 13. cikke szerinti tájékoztatása a munkáltató feladata; ehhez sablont biztosítunk, amely a munkavállalói alkalmazás első indításakor megjelenik, és ott a beállításokban bármikor teljes terjedelmében elérhető.

A kezelt adatok kategóriái: törzsadatok (név, elérhetőségi adatok, munkakör, telephely, törzsszám, foglalkoztatás jellege), munkaidő-beosztás (tervezett műszakok, szerepkörök), munkaidő-nyilvántartás (tényleges kezdés, befejezés, munkaközi szünetek és rövid szünetek, javítások indokolással), időegyenleg (terv-tény egyenleg a vállalkozás munkaidőkeretében), távollétek (szabadság, betegszabadság, csúsztatás, ápolási szabadság és más fajták), az időbejegyzéskor végzett helyszín-ellenőrzés eredménye, eszközadatok (eszközazonosító, nyilvános kulcs, modell, státusz), elérhetőségi adatok, a műszakcsere során tett ajánlatok és elfogadások, a vállalkozás közleményeinek (hirdetőtábla) elolvasásáról szóló visszaigazolások, valamint — csak ha az ügyfél ezeket a funkciókat használja — személyi dokumentumok, ideértve a munkavállaló által feltöltött igazolásokat is, bérdokumentumok és belső bérköltségadatok.

Munkaközi szünetek: a szüneteket a vállalkozás által választott szabály szerint rögzítjük — automatikusan levonva, a menedzser által a műszakban kiosztva vagy a munkavállaló által gombnyomással rögzítve. Ha egy hat óránál hosszabb műszakban nem rögzítettek szünetet, a NymTime levonja a telephely államának joga szerinti törvényes minimális munkaközi szünetet, hogy a munkaidő-nyilvántartás ne maradjon helytelen, és a menedzsernek megjeleníti a „Szünet nincs rögzítve” jelzést. Ez a jelzés kizárólag a nyilvántartás javítását szolgálja; nem szankció, nem teljesítményértékelés, és nem szolgálhat figyelmeztetés alapjául. A javítást a vállalkozás egy erre kijelölt személye indokolással végzi el; a munkavállaló a javításokat az alkalmazásában látja.

A munkaidő-nyilvántartás telephelyenként annak az államnak az országprofilja szerint készül, amelyben a telephely található, és azt a munkavállaló az alkalmazásban megkapja.

Elérhetőségek: a munkavállalók megadhatják, mely napokon elérhetők, csak nem szívesen elérhetők vagy nem elérhetők. A megadás önkéntes, kizárólag a tervezést szolgálja, és nem minősül a munkaidőjog értelmében vett ügyeletnek vagy készenlétnek; abból nem keletkezik munkavégzési kötelezettség vagy díjazásra való jogosultság. A tervezési jogkör és a munkaidő-beosztásért való felelősség a munkáltatónál marad. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja (a munkaviszony teljesítése).

Műszakcsere: ha egy munkavállaló egy műszakot cserére ajánl fel, az ugyanazon telephely ugyanazon szerepkörű munkatársai a nevet, a szerepkört, illetve a részleget és az érintett műszak időpontjait látják — mást nem. Azt, hogy ki fogadja el a cserét, a felajánló munkavállaló és a vezető látja. A csere akkor lép hatályba, ha a vezető jóváhagyja, vagy ha a vállalkozás az azonos jellegű műszakokra automatikus jóváhagyást állított be. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja; jelenléti vagy teljesítményadatok ennek során nem kerülnek nyilvánosságra.

Elérhetőségi adatok a munkatársak számára (kapcsolatok): a munkavállaló telefonszáma és e-mail-címe a telephely többi munkavállalója számára csak akkor látható, ha azt a munkavállaló maga bekapcsolja az alkalmazás beállításaiban. Az alapértelmezés: „ki”. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájárulás, amely bármikor, a jövőre nézve visszavonható (a GDPR 7. cikkének (3) bekezdése) — a visszavonással az elérhetőségi adatok azonnal nem láthatók többé. A visszavonás nem jár hátránnyal a munkaviszonyra nézve; megosztás nélkül a munkatársak számára csak a név, a szerepkör, illetve a részleg és a monogram látható. A vezetők a munkahelyi elérhetőségi adatokat ettől függetlenül a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) és f) pontja alapján látják.

Hirdetőtábla (a vállalkozás közleményei): a vállalkozás közleményeket tehet közzé egyes telephelyek vagy részlegek, illetve valamennyi munkavállaló számára, igény szerint plakáttal (kép vagy PDF); a képek beágyazott metaadatok — például a felvétel helye vagy a fényképezőgép adatai — nélkül kerülnek tárolásra. A NymTime tárolja, hogy ki nyitotta meg a közleményt, és — ha a vállalkozás ezt kéri — ki igazolta, hogy tudomásul vette, annak érdekében, hogy a vállalkozás igazolni tudja a fontos vállalkozási információk tudomásulvételét. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) és f) pontja. Az olvasási visszaigazolás nem a munkateljesítmény ellenőrzésének eszköze; a magatartás ezen túlmenő kiértékelésére nem kerül sor.

A munkavállaló dokumentumai: a vállalkozás dokumentumokat tárolhat, és azokat az alkalmazásban láthatóvá teheti az érintett munkavállaló számára (például a lényeges munkafeltételekről szóló írásbeli tájékoztatást, bérjegyzékeket és igazolásokat); a munkavállaló maga is feltölthet dokumentumokat (például orvosi igazolást vagy bekért igazolásokat), és a vállalkozás dokumentumot kérhet be. A dokumentumokhoz lejárati dátum adható meg (például tartózkodási engedély esetén), amelyre a NymTime időben emlékeztet. Az orvosi igazolás a GDPR 9. cikke szerinti egészségügyi adat; csak akkor tárolható, ha a munkáltató annak az államnak a joga szerint, amelyben a munkavállalót foglalkoztatják, megkövetelheti (az előírásokat a B. rész tartalmazza) — ennek jogalapja a GDPR 9. cikke (2) bekezdésének b) pontja e előírásokkal összefüggésben. Ha a keresőképtelenséget elektronikusan, egy társadalombiztosítási szerven keresztül jelentik, csak a munkáltatót megillető, diagnózis nélküli adatot tároljuk; ha egy igazolás diagnóziskódot tartalmaz, azt a feltöltés előtt felismerhetetlenné kell tenni. A személyi dokumentumok nemzeti azonosító számokat (például társadalombiztosítási azonosító jelet) tartalmazhatnak; a munkáltató ezeket csak az állama joga által megengedett keretek között tárolja. Diagnózisokat és a betegség okait nem szabad rögzíteni. Az orvosi igazolásokat és a bérdokumentumokat csak az Ügyvezetés, az ügyfél által erre kifejezetten feljogosított személyek és az érintett munkavállaló látják; minden hozzáférést naplózunk. A dokumentumokat az alkalmazás tárolás előtt AES-256-GCM-mel titkosítja; a kulcsok csak az alkalmazásszervereken találhatók. A megőrzés az ügyfél beállításaiban megadott adatfajták szerint történik: a bérdokumentumokra a „bérdokumentumok” adatfajta (a határidő és annak kezdete a B. rész szerint), a többi dokumentumra a „munkavállalói dokumentumok” adatfajta irányadó.

Kamera és fényképek: a munkavállalói alkalmazás kamerája csak a telephelytáblán lévő QR-kódot olvassa be az alkalmazás telepítése, illetve megnyitása céljából; ennek során kép nem kerül tárolásra. Fénykép csak akkor készül vagy választható ki a galériából, ha a munkavállaló maga tölt fel egy dokumentumot (például orvosi igazolást). Az időbejegyzéskor fénykép nem készül.

Értesítések a telefonra (push): a munkavállalói alkalmazás értesítéseket kaphat, például egy új műszakról vagy egy elbírált távollétről. Ehhez tároljuk az eszköz push-tokenjét. Az értesítéseket az Expo (650 Industries, Inc., USA) push-szolgáltatásán keresztül, onnan pedig az Apple Push Notification service (Apple), illetve a Firebase Cloud Messaging (Google) útján küldjük. Csak a push-tokent, egy azonosítót és az értesítés fajtáját, valamint egy személyes tartalom nélküli általános szöveget továbbítunk; a részleteket az alkalmazás csak megnyitás után mutatja. Jogalap: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja. Az értesítések a telefon beállításaiban bármikor kikapcsolhatók. A push-szolgáltatás technikai használati adatait (például a telefon IP-címét a push-token lekérésekor) az Expo ezenfelül saját felelősségére, szolgáltatása működtetése és biztonsága érdekében kezeli (expo.dev/privacy). Az Expo részére az Egyesült Államokba történő továbbításra az EU–USA adatvédelmi keret (a GDPR 45. cikke) alkalmazandó, amely szerint az Expo tanúsított; az alap a 2026. szeptember 28-i Data Processing Addendum (adatfeldolgozási kiegészítés).

A fiók törlése: az alkalmazás beállításaiban a munkavállaló kérheti fiókja törlését. A kérelem a munkáltatóhoz kerül, aki adatkezelőként dönt róla. A munkaidő-nyilvántartást a törlés után is a telephely államának joga szerinti törvényes ideig megőrizzük (tárolási idő lent).

Forgalmi adatok: az olyan mutatókhoz, mint a bérköltséghányad, a vállalkozás telephelyenkénti napi forgalmat vihet be vagy importálhat fájlként. Ezek az adatok a telephelyre, nem pedig személyekre vonatkoznak; önmagukban nem minősülnek személyes adatnak. Személyes vonatkozás csak a bérköltségekkel való összevetés révén keletkezik, amely kizárólag az ügyfél Ügyvezetése számára hozzáférhető.

Nincsenek helykoordináták: a NymTime nem tárol GPS-koordinátákat, útvonalakat és mozgásprofilokat. Az NFC nélküli, helyszín alapú rögzítésnél a munkavállaló eszköze az időbejegyzés pillanatában egyszer elküldi aktuális helyzetét a pontossággal együtt a szerverünkre; a szerver ezzel csak azt ellenőrzi, hogy az eszköz a munkáltató által meghatározott telephelyterületen belül van-e, és a koordinátákat azonnal elveti — csak a „belül”, „kívül” vagy „helyadat nem érhető el” eredményt tároljuk az időponttal és a méterben megadott pontossággal. Az NFC-címkénél NFC-vel történő rögzítésnél a helyzetet csak akkor küldjük el és ellenőrizzük ugyanilyen módon, ha a helyszín-ellenőrzés a telephelyen rendelkezésre áll, és a munkáltató nem kapcsolta ki; egyébként egyáltalán nem. A helyzetet csak egyszer, az időbejegyzés pillanatában állapítjuk meg; háttérben végzett helymeghatározás nem történik. Műszakon kívül ellenőrzésre nem kerül sor.

Helyszín-ellenőrzés az adott ország joga szerint: az időbejegyzéskor végzett helyszín-ellenőrzés ellenőrzési intézkedés. Olyan telephelyeken áll rendelkezésre, ahol a telephely országának joga megengedi, és a munkáltató telephelyenként kikapcsolhatja. Alkalmazása előtt a munkáltató teljesíti az országa joga szerint szükséges lépéseket; hogy melyek ezek a lépések, azt a B. rész tartalmazza. A Back Office ellenőrzőlistaként mutatja meg neki ezeket, a funkciót azonban nem zárolja; amíg a lépések hiányoznak, a munkáltató a telephelyre kikapcsolja a helyszín-ellenőrzést. Egyes országokban a helyszín-ellenőrzést állandó munkahelyekre nem kínáljuk. Háttérben végzett helymeghatározás nem történik; ellenőrzés csak az időbejegyzés pillanatában történik, és a NymTime nem tárol koordinátákat, csak a „belül”, „kívül” vagy „helyadat nem érhető el” eredményt.

Tudomásulvételek és hozzájárulások az alkalmazásban: ha az ország joga előírja, hogy a munkavállalót egy funkcióról tájékoztatni kell, vagy hogy ahhoz hozzá kell járulnia, a munkavállaló ezt a dokumentum megtekintése után az alkalmazásban megerősíti. Tároljuk az időpontot, a dokumentumot és annak verzióját, valamint a választ. A munkavállaló a hozzájárulását az alkalmazásban bármikor, a jövőre nézve visszavonhatja (a GDPR 7. cikkének (3) bekezdése); a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét ez nem érinti. Ha a helyszín-ellenőrzés a hozzájáruláson alapul, a visszavonás után a NymTime rögzítéskor már nem ellenőrzi e munkavállaló helyét; a visszavonást a munkáltató látja a Back Office-ban — az NFC-címkénél történő rögzítés és a munkáltató által biztosított más módok továbbra is lehetségesek.

A munkáltató jogalapjai: a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének c) pontja a munkaidőnek a telephely államának joga szerinti nyilvántartására vonatkozó kötelezettséggel összefüggésben, a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja (munkaszerződés, munkaidő-beosztás), a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja (rendszerbiztonság, személyenként egy eszköz), valamint az időbejegyzéskor végzett helyszín-ellenőrzés tekintetében az adott ország joga szerint szükséges jogalapok; az állam előírásait a B. rész tartalmazza.

Tárolási idő: a munkáltató a megőrzési időket adatfajtánként a Back Office-ban határozza meg; a NymTime kikényszeríti a törvényes minimumértékeket. A munkaidő-nyilvántartásra, az eseménynaplóra és a dokumentumokra vonatkozó alapértékeket a B. rész tartalmazza a telephely államának joga szerint; nyers jelenléti események 3 hónapig, rövidebb ideig, ahol az állam joga ezt előírja (B. rész), értesítések 6 hónapig. Egy napi futtatás törli vagy anonimizálja a lejárt adatokat, és ezt naplózza.

A munkavállalók jogai: a hozzáféréshez, helyesbítéshez, törléshez, az adatkezelés korlátozásához, adathordozhatósághoz és tiltakozáshoz való jogukat a munkavállalók a munkáltatójukkal szemben érvényesítik. A munkavállalói alkalmazásban munkaidő-nyilvántartásukat bármikor megtekinthetik és havonta exportálhatják. A hozzánk beérkező megkereséseket haladéktalanul továbbítjuk a munkáltatónak, és segítjük őt azok megválaszolásában.

9. Címzettek és adattovábbítás harmadik országokba

Személyes adatokat csak a következő címzetteknek adunk át: a szolgáltatás tárhelyszolgáltatója (Hetzner Online GmbH, falkensteini adatközpont az EU-ban, adatfeldolgozó), Cloudflare (a weboldal tárhelye és a szolgáltatáshoz irányuló teljes adatforgalom továbbítása, adatfeldolgozó — 3. szakasz), Resend, Inc. (e-mailek küldése az Amazon Simple Email Service szolgáltatáson keresztül Írországban, adatfeldolgozó — 7. szakasz), Expo (650 Industries, Inc.) az Apple Push Notification service és a Firebase Cloud Messaging szolgáltatással (személyes tartalom nélküli értesítések a munkavállalói alkalmazásba — 8. szakasz), Stripe Payments Europe, Ltd. (a fizetés lebonyolításának önálló adatkezelője), az Österreichische Post AG vagy egy futárszolgálat (az NFC-címkék kézbesítése, csak szállítási adatok), az Európai Bizottság (az UID-szám ellenőrzése a VIES-ben, csak az országkód és az UID-szám — 6. szakasz), a Komoot GmbH (Photon címkeresés, csak a beírt címszöveg — 7. szakasz), valamint hatóságok és bíróságok, amennyiben erre jogszabályi kötelezettség áll fenn. Az adatfeldolgozók aktuális listája az adatfeldolgozási szerződés (nymtime.com/avv) 2. melléklete.

A NymTime szolgáltatás adatait — ügyfélfiókok, munkavállalói adatok, dokumentumok, biztonsági másolatok — kizárólag az EU-ban tároljuk (Hetzner, Falkenstein). Az Európai Gazdasági Térségen kívüli harmadik országokba történő adattovábbításra a következő esetekben kerül sor: az adatforgalomnak a Cloudflare általi továbbításakor (3. szakasz), az e-mailek Resenden keresztül történő küldésekor (7. szakasz), a push-értesítések Expón, Apple-ön és Google-ön keresztül történő küldésekor (8. szakasz), valamint a fizetésnek a Stripe általi lebonyolítása keretében (6. szakasz). Az alap mindegyik esetben az Európai Bizottságnak az EU–USA adatvédelmi keretre vonatkozó megfelelőségi határozata (a GDPR 45. cikke) az e keret szerint tanúsított vállalkozások tekintetében, kiegészítésképpen pedig az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések (a GDPR 46. cikke (2) bekezdésének c) pontja).

10. A tárolási idők áttekintése

Amennyiben fent másként nem szerepel, a következő határidők alkalmazandók:

• IP-címeket tartalmazó szervernaplók: méret szerint rotálva, általában néhány nap, legfeljebb 30 nap.
• Kapcsolatfelvételi megkeresések: a lezárásig, legfeljebb az utolsó üzenetet követő 6 hónapig.
• Egyszer használható linkek és kódok: jelszó beállítása 24 óra, jelszó visszaállítása 1 óra, új e-mail-cím megerősítése és a munkavállalói alkalmazás aktiválása egyenként 15 perc — mindegyiket csak hash-értékként tároljuk, és ezt követően töröljük.
• Az ügyfelek támogatási megkeresései: a megkeresés lezárását követő 12 hónap.
• Szerződéses és ügyfélfiók-adatok: a szerződés időtartama; ezt követően 30 nap az adatoknak az ügyfél általi exportálására, majd törlés, amennyiben megőrzési kötelezettség nem áll fenn.
• Számlák, fizetési bizonylatok, a hozzájárulások igazolásai (ÁSZF, AVV): 7 év a BAO § 132-e szerint, illetve az igények elévülési idejére.
• Ügyfeleink munkavállalóinak adatai: az ügyfél által a törvényes minimumértékeken belül meghatározott megőrzési idők szerint (8. szakasz).
• Biztonsági másolatok: legkésőbb az elsődleges adatok törlését követő 35 napon belül felülírjuk.

11. Az Ön jogai

Önt velünk szemben megilleti a hozzáféréshez (a GDPR 15. cikke), a helyesbítéshez (16. cikk), a törléshez (17. cikk), az adatkezelés korlátozásához (18. cikk), az adathordozhatósághoz (20. cikk) és a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontján alapuló adatkezelés elleni tiltakozáshoz (21. cikk) való jog, valamint az a jog, hogy a megadott hozzájárulását bármikor, a jövőre nézve visszavonja (7. cikk (3) bekezdés). Ehhez forduljon hozzánk az office@nymtime.com címen, vagy — ügyfélként — a support@nymtime.com címen; indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk (a GDPR 12. cikkének (3) bekezdése).

Ezenfelül joga van panaszt tenni a felügyeleti hatóságnál (a GDPR 77. cikke, DSG § 24): Österreichische Datenschutzbehörde (DSB, osztrák adatvédelmi hatóság), Barichgasse 40–42, 1030 Bécs, telefon: +43 1 52 152-0, e-mail: dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Az adatvédelmi hatóság határozataival szemben a jogorvoslat az osztrák Szövetségi Közigazgatási Bírósághoz (Bundesverwaltungsgericht) vezet (DSG § 27). Ránk mint Ausztriában tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelőre az osztrák adatvédelmi hatóság illetékes. Az érintettek panaszukat a GDPR 77. cikkének (1) bekezdése szerint azonban a szokásos tartózkodási helyük, munkahelyük vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti felügyeleti hatóságnál is benyújthatják; annak az államnak a felügyeleti hatóságát, amelyre ez a változat vonatkozik, a B. rész nevezi meg. Az Európai Unió valamennyi adatvédelmi felügyeleti hatóságának elérhetőségeit az Európai Adatvédelmi Testület teszi közzé az edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de címen.

Ügyfeleink munkavállalói megkereséseiket munkáltatójukhoz intézik (8. szakasz); a hozzánk beérkező megkereséseket továbbítjuk.

12. Nincs automatizált döntéshozatal

Nem hozunk a GDPR 22. cikke szerinti, egyedi ügyekre vonatkozó automatizált döntéseket, ideértve a profilalkotást is. A dokumentumokból automatikusan javasolt mezőket a NymTime ilyenként jelöli meg, és azokat mindig egy személy ellenőrzi; a távollétek jóváhagyásáról és a munkaidők javításáról mindig egy ember dönt az ügyfél vállalkozásában.

13. Adatbiztonság (a GDPR 32. cikke)

Minden kapcsolat TLS-sel titkosított. A Back Office jelszavait kizárólag véletlenszerű sóval képzett hash-értékként (scrypt) tároljuk, és ugyanígy az egyszer használható linkeket és kódokat is; 10 sikertelen kísérlet után a hozzáférést 15 percre zároljuk, minden jelszóváltoztatáskor valamennyi meglévő munkamenetet megszüntetjük, és a vállalkozás minden hozzáféréshez megkövetelheti a kétfaktoros hitelesítést (TOTP-alkalmazás helyreállítási kódokkal). A Back Office-ban a hozzáférés szerepkörhöz és telephelyhez kötött; minden munkavállalói eszköz kriptográfiailag kötött (személyenként egy aktív eszköz); az NFC-címkék dinamikusan aláírt üzenetekkel a másolás ellen vannak kialakítva; az eseménynapló megváltoztathatatlan; az adatbázis a tárhelyszolgáltatónál LUKS-szal titkosított köteten található; a dokumentumokat az alkalmazás az objektumtárolóban való elhelyezés előtt AES-256-GCM-mel titkosítja (kulcsok csak az alkalmazásszervereken), az adatbázis biztonsági másolatait a pgBackRest AES-256-tal titkosítja; az átvitel kizárólag TLS-en keresztül történik; napi biztonsági másolatok az uniós adatközpontban. A teljes körű technikai és szervezési intézkedéseket az adatfeldolgozási szerződés 3. melléklete tartalmazza.

14. A nyilatkozat módosításai

Ezt a nyilatkozatot módosítjuk, ha a szolgáltatás, az igénybe vett szolgáltatók vagy a jogi helyzet megváltozik. A nymtime.com/datenschutz oldalon mindenkor közzétett változat az irányadó; az aktuális változat dátuma az oldal elején szerepel. Az ügyfeleket a lényeges változásokról ezenfelül e-mailben is tájékoztatjuk.

B1. A foglalkoztatással összefüggő adatkezelés

A foglalkoztatással összefüggő adatkezelésre a GDPR 88. cikkén túl a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 9–11/A. §-a alkalmazandó. A munkáltató az első rögzítés előtt írásban tájékoztatja a munkavállalókat a NymTime-mal végzett munkaidő-rögzítésről — annak módjáról, feltételeiről és várható időtartamáról, valamint szükségességének és arányosságának okairól (Mt. 9. § (2) bekezdése és 11/A. § (1) bekezdése). A saját okostelefon használata a munkáltató és a munkavállaló közötti, az Mt. 11/A. § (5) bekezdése által feltételezett megállapodáson alapul, amelyet a munkavállaló bármikor, hátrány nélkül megszüntethet; a munkáltató ekkor más munkaidő-rögzítési lehetőséget biztosít.

Helyszín-ellenőrzés: Magyarországon a munkáltató az időbejegyzéskor végzett helyszín-ellenőrzést csak ott alkalmazza, ahol az feltétlenül szükséges és arányos (Mt. 9. § (2) bekezdése), például a vállalkozáson kívül végzett munka esetén; felveszi azt az előzetes írásbeli tájékoztatásba, adatvédelmi hatásvizsgálatot végez, és ahol üzemi megbízott vagy üzemi tanács működik, legalább 15 nappal a döntés előtt kikéri annak véleményét (Mt. 264. §). Ezek a jogalapok az A. rész 8. szakasza szerint a helyszín-ellenőrzéshez szükséges jogalapok.

B2. Munkaidő-nyilvántartás és dokumentumok

A munkaidő-nyilvántartás a rendes munkaidőnek, a rendkívüli munkaidőnek, a készenlétnek és a szabadságnak az Mt. 134. § (1) bekezdése szerinti nyilvántartását szolgálja; a jogalap a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének c) pontja az Mt. 134. §-ával összefüggésben. A NymTime nem továbbít adatokat hatóságoknak.

A dokumentumok közé Magyarországon például a munkaszerződés, a munkafeltételekről szóló írásbeli tájékoztatás (Mt. 46. §) és a bérelszámolások tartoznak. Az orvos által kiállított keresőképtelenségi igazolást a munkáltató csak akkor tárolja, ha azt a magyar jog szerint megkövetelheti, és csak diagnózis nélkül; a jogalap a GDPR 9. cikke (2) bekezdésének b) pontja e jogszabályokkal összefüggésben.

B3. Tárolási idő

Alapértékek Magyarország esetében: munkaidő-nyilvántartás 7 év (a munkáltató betartja a magyar munkajogi, adójogi és számviteli jog szerinti határidőket), nyers jelenléti események 3 hónap, a helyszín-ellenőrzés eredménye 90 nap, eseménynapló 7 év, dokumentumok 7 év, bérdokumentumok 8 év, értesítések 6 hónap.

B4. Felügyeleti hatóság

A Magyarországon székhellyel rendelkező ügyfelek és a Magyarországon lévő telephelyek munkavállalói tekintetében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) illetékes, Falk Miksa utca 9–11, 1055 Budapest (postacím: 1363 Budapest, Pf. 9), telefon: +36 1 391 1400, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, www.naih.hu (az A. rész 11. szakasza).