Política de privacidade — Versão para Portugal

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento, na aceção do artigo 4.º, ponto 7, do RGPD, é a LazyHead e.U., titular Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Viena, Áustria, e-mail: office@nymtime.com.

São aplicáveis o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e, a título complementar, a DSG (lei austríaca da proteção de dados, Datenschutzgesetz), em especial o § 1 da DSG (direito fundamental ao sigilo dos dados pessoais, disposição de natureza constitucional) e o § 24 da DSG (reclamação junto da autoridade de proteção de dados). Ao tratamento no contexto laboral aplicam-se ainda o artigo 88.º do RGPD e as disposições do Estado em que os trabalhadores estão empregados (parte B).

Não foi designado um encarregado da proteção de dados. Não estão preenchidos os requisitos do artigo 37.º, n.º 1, do RGPD: não somos uma autoridade pública, a nossa atividade principal não consiste num controlo regular e sistemático de pessoas em grande escala e não tratamos em grande escala categorias especiais de dados pessoais na aceção do artigo 9.º do RGPD. Os pedidos relativos à proteção de dados devem ser dirigidos a office@nymtime.com.

2. Visão geral: três grupos de titulares dos dados

Distinguimos três grupos, aos quais se aplicam regras diferentes:

• Visitantes do sítio Web nymtime.com (secções 3 a 5): dados técnicos de acesso e pedidos de contacto.
• Clientes e interessados (secções 6 e 7): celebração do contrato, pagamento através da Stripe, conta de cliente no Back Office.
• Trabalhadores dos nossos clientes (secção 8): escala, tempo de trabalho e presenças — neste caso, a entidade empregadora é o responsável pelo tratamento e a LazyHead e.U. é subcontratante nos termos do artigo 28.º do RGPD.

3. Visita ao sítio Web (registos do servidor)

Quando uma página é consultada, o servidor Web trata os dados tecnicamente necessários: endereço IP, data e hora do acesso, endereço consultado, volume de dados transferido, código de estado HTTP, tipo de navegador e sistema operativo, bem como a página de origem (referrer).

Finalidade: disponibilização da página, defesa contra ataques, análise de erros. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD — o nosso interesse legítimo num funcionamento seguro e estável do sítio Web e do serviço. Prazo de conservação: os registos dos nossos próprios servidores (interface do serviço e servidor Web) contêm endereços IP; são rodados em função do tamanho (no máximo cinco ficheiros de 10 MB cada por serviço), em regra substituídos ao fim de poucos dias e eliminados, o mais tardar, ao fim de 30 dias. Não há combinação com outros dados nem análise para fins de marketing.

Alojamento: o serviço NymTime (aplicação, base de dados, arquivo de ficheiros, cópias de segurança) é explorado junto da Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Alemanha, no centro de dados de Falkenstein (Alemanha, região fsn1). A base de dados encontra-se em suportes de dados cifrados com LUKS; as cópias de segurança da base de dados são cifradas com pgBackRest (AES-256) e guardadas no Object Storage da Hetzner, na mesma região. O sítio Web nymtime.com é alojado e disponibilizado pela Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 Munique / Cloudflare, Inc., São Francisco, EUA) no Cloudflare Workers. Além disso, a Cloudflare reencaminha para os nossos servidores todo o tráfego de dados destinado aos endereços api.nymtime.com, app.nymtime.com e admin.nymtime.com (proxy inverso com proteção contra ataques de sobrecarga): a cifragem TLS termina na Cloudflare e a ligação da Cloudflare aos nossos servidores é novamente cifrada com TLS. A Cloudflare trata assim, tecnicamente, todos os dados transmitidos entre o navegador ou a aplicação e o serviço — incluindo dados dos trabalhadores dos nossos clientes —, mas não guarda conteúdos do serviço; são guardados temporariamente apenas ficheiros estáticos do sítio Web e das aplicações (scripts, tipos de letra, imagens), e a Cloudflare mantém ainda registos de ligação para a defesa contra ataques. A Cloudflare, Inc. está certificada ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (EU-US Data Privacy Framework) (decisão de adequação da Comissão Europeia de 10 de julho de 2023, artigo 45.º do RGPD); a título complementar, aplicam-se as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia constantes do acordo de subcontratação da Cloudflare (artigo 46.º, n.º 2, alínea c), do RGPD). Com ambos os prestadores foi celebrado um acordo de subcontratação nos termos do artigo 28.º do RGPD.

Os tipos de letra são disponibilizados como parte do próprio sítio Web. Não é estabelecida qualquer ligação ao Google Fonts ou a outros fornecedores de tipos de letra; não são carregados scripts, imagens ou conteúdos de terceiros.

4. Cookies e tecnologias semelhantes (§ 165, n.º 3, da TKG 2021)

Sítio Web nymtime.com: este sítio Web não utiliza cookies nem utiliza o armazenamento local (Local Storage, Session Storage) para fins de reconhecimento. Não estão integrados serviços de análise, de estatística ou de publicidade. A definição de idioma resulta exclusivamente do caminho de idioma do sítio Web consultado (p. ex., /, /en, /fr) e não é guardada.

Back Office (aplicação para clientes em app.nymtime.com): o Back Office utiliza os seguintes cookies: nt_session — identificador de sessão aleatório e assinado após o início de sessão, legível apenas pelo servidor (HttpOnly), que expira ao fim de 14 dias ou com o fim de sessão; nt_role — função da pessoa com sessão iniciada, para que seja apresentada a interface adequada; nt_locale — idioma escolhido; nt_location — último local escolhido. Os cookies nt_role, nt_locale e nt_location não contêm nomes nem dados de contacto e expiram ao fim de 12 meses. Além disso, o Back Office guarda no armazenamento local do navegador (Local Storage) preferências de utilização: a vista da escala escolhida para cada local e se a indicação de configuração foi ocultada. Na consola do operador admin.nymtime.com, acessível apenas a colaboradores da LazyHead e.U., o cookie de sessão chama-se nt_platform. Estes cookies e entradas são estritamente necessários para o serviço expressamente solicitado ou guardam apenas preferências escolhidas pelo próprio utilizador; nos termos do § 165, n.º 3, da TKG 2021 (lei austríaca das telecomunicações, Telekommunikationsgesetz 2021), não é necessário consentimento para o efeito. O fundamento jurídico do tratamento de dados associado é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução do contrato). O Back Office não utiliza cookies para fins de análise ou de publicidade.

Pagamento: o pagamento é efetuado através do Stripe Checkout, no domínio stripe.com. Os cookies aí utilizados estão sujeitos à responsabilidade e à política de cookies da Stripe (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); no nosso sítio Web não é carregado qualquer script da Stripe.

Por conseguinte, não é necessário um aviso de cookies. Se, no futuro, utilizarmos cookies não necessários ou serviços de terceiros, obteremos previamente o consentimento nos termos do § 165, n.º 3, da TKG 2021 e do artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD e atualizaremos a presente política.

5. Formulário de contacto e e-mail

Se utilizar o formulário de contacto ou nos escrever um e-mail, tratamos o nome, o endereço de e-mail e, opcionalmente, a empresa e o número de locais, o assunto escolhido e o conteúdo da sua mensagem. Finalidade: resposta ao pedido, envio dos modelos solicitados (Acordo de Tratamento de Dados, acordo com a comissão de trabalhadores, declaração de consentimento, AIPD), preparação da celebração de um contrato.

Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (diligências pré-contratuais a seu pedido) e, quanto ao contacto por e-mail, o consentimento que deu no formulário nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD, que pode retirar a qualquer momento com efeitos para o futuro.

Prazo de conservação: até ao tratamento definitivo do pedido, no máximo 6 meses após a última mensagem; se vier a ser celebrado um contrato, aplicam-se os prazos da relação contratual (secção 10). Destinatários: as mensagens do formulário de contacto são entregues pelo nosso servidor na nossa caixa de correio através do serviço de envio de e-mails Resend (subcontratante, secção 7).

Pedidos de suporte de clientes (support@nymtime.com, Condições Gerais, § 10, n.º 5): tratamos o nome, o endereço de e-mail, a empresa, o conteúdo do pedido e a correspondência trocada a esse respeito, para responder ao pedido e resolver perturbações. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução do contrato de utilização) e artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD — o nosso interesse legítimo em poder reconstituir perturbações recorrentes e comprovar a qualidade do suporte. Prazo de conservação: 12 meses após a conclusão do pedido. O acesso à conta de cliente só ocorre, neste contexto, após ativação expressa pelo cliente (secção 7).

6. Compra e processamento da compra (Stripe)

Na compra através de nymtime.com/kaufen, recolhemos os dados da sua empresa (denominação, rua, código postal e localidade, país e, opcionalmente, número UID, ou seja, o número de identificação para efeitos de IVA), o número de locais, o número de etiquetas NFC encomendadas adicionalmente, o nome próprio, o apelido e o endereço de e-mail da pessoa de contacto, opcionalmente um número de telefone para questões relativas à encomenda e à entrega, opcionalmente um endereço de entrega diferente e o momento da sua aceitação das Condições Gerais (AGB) e do Acordo de Tratamento de Dados (AVV), da aceitação separada das disposições indicadas no § 1, n.º 5, das Condições Gerais e de um eventual consentimento para a indicação como referência (Condições Gerais, § 16, n.º 4). Finalidade: celebração do contrato, criação da conta de cliente, faturação, envio das etiquetas NFC. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução do contrato) e artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD, em conjugação com o § 11 da UStG (lei austríaca do IVA, Umsatzsteuergesetz) e o § 132 do BAO (código fiscal federal austríaco, Bundesabgabenordnung) (obrigações de faturação e de conservação). Quanto aos dados da pessoa de contacto de um cliente empresarial, o fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD — o nosso interesse legítimo na execução do contrato com a empresa. Na confirmação das Condições Gerais e do Acordo de Tratamento de Dados — no ato de compra ou, se tivermos sido nós a criar a conta de cliente a pedido, no primeiro início de sessão da Gerência no Back Office —, registamos a data e hora, a versão e a soma de verificação dos documentos (SHA-256 do texto confirmado), o endereço IP e o utilizador que confirma (prova nos termos do artigo 5.º, n.º 2, do RGPD; fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea f)).

Envio das etiquetas NFC: para a entrega das etiquetas NFC incluídas no preço e das encomendadas posteriormente, transmitimos a denominação, o nome da pessoa de contacto e o endereço comercial ou de entrega — no caso de entrega por estafeta, também o número de telefone, se indicado — à Österreichische Post AG ou a um serviço de estafeta. O serviço de entrega é responsável pelo tratamento autónomo no que respeita à entrega; não lhe são transmitidos dados dos trabalhadores. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD. Conservamos os dados de envio até ao termo do prazo da garantia comercial das etiquetas NFC (12 meses, Condições Gerais, § 3, n.º 3; a garantia legal prevista nos §§ 922 e seguintes do ABGB, Código Civil austríaco, Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch, não é afetada) e como parte da fatura nos termos do § 132 do BAO.

Verificação do número UID (VIES): se indicar um número UID na compra ou posteriormente no Back Office, transmitimos esse número, juntamente com o código do país, ao procedimento de confirmação da Comissão Europeia (VIES, sistema de intercâmbio de informações sobre o IVA) e guardamos o resultado, a data e hora e o número de confirmação. Repetimos a verificação trimestralmente. Finalidade: faturação correta, em especial a decisão sobre a autoliquidação (reverse charge). Destinatário: Comissão Europeia, Rue de la Loi 200, 1049 Bruxelas, Bélgica. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD, em conjugação com o § 11, n.º 1a, e o artigo 21.º, n.º 3, da UStG 1994 (obrigações de faturação e declarativas). Um número UID é um identificador de empresa; só constitui um dado pessoal se estiver associado a um empresário em nome individual.

Prestador de serviços de pagamento: o pagamento (cartão de crédito ou débito direto SEPA) é processado através do Stripe Checkout. O responsável pelo processamento do pagamento é a Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irlanda. Os números de cartão, os dados bancários e os elementos de segurança são recolhidos e guardados exclusivamente pela Stripe; a LazyHead e.U. nunca os recebe. Recebemos da Stripe um identificador de cliente e de subscrição, o estado do pagamento, os últimos quatro algarismos do meio de pagamento e os dados de faturação.

Transferência de dados para países terceiros: a Stripe Payments Europe, Ltd. pode transferir dados para a Stripe, Inc. (EUA) e para outras sociedades do grupo. O fundamento é a decisão de adequação da Comissão Europeia relativa ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, ao qual a Stripe, Inc. está sujeita, bem como as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia nos termos do artigo 46.º, n.º 2, alínea c), do RGPD. Pormenores: https://stripe.com/de-at/privacy.

Conservamos as faturas e os comprovativos de pagamento, nos termos do § 132 do BAO, durante sete anos a contar do fim do ano civil em que foram emitidos.

7. Conta de cliente e Back Office

Pesquisa de endereços: quando um utilizador escreve no Back Office o endereço de um local, enviamos o texto introduzido ao serviço de pesquisa Photon da Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Berlim, Alemanha (servidores na UE), para obter sugestões de endereços; se o serviço não estiver acessível, consultamos em alternativa o Nominatim da OpenStreetMap Foundation. O pedido é feito pelo nosso servidor, e não pelo navegador — o endereço IP do utilizador não é transmitido; não registamos o texto da pesquisa. Finalidade: registo do endereço do local. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (interesse legítimo num registo de endereços sem erros). Dados cartográficos: © colaboradores do OpenStreetMap (ODbL 1.0).

Relativamente a cada utilizador do Back Office (Gerência, gestores, consultoria fiscal), tratamos o nome, o endereço de e-mail e, opcionalmente, um número de telefone, a função e a atribuição a locais, a data e hora dos inícios de sessão, o identificador de sessão (cookie nt_session, secção 4) e um registo das ações relevantes para a segurança (histórico de auditoria). Finalidade: disponibilização do serviço, proteção do acesso, rastreabilidade das alterações. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD; quanto ao histórico de auditoria, também o artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (segurança, prova nos termos do artigo 5.º, n.º 2, do RGPD). Relativamente a estes dados de utilizadores, somos nós próprios o responsável pelo tratamento; não são objeto do Acordo de Tratamento de Dados, que abrange apenas os dados dos trabalhadores do cliente (secção 8).

Início de sessão no Back Office: o identificador de utilizador é o endereço de e-mail do utilizador, acrescido de uma palavra-passe escolhida por ele. O utilizador define a palavra-passe através de uma ligação única, que enviamos para esse endereço e que é válida durante 24 horas; uma palavra-passe esquecida é reposta através de uma ligação única válida durante uma hora. Confirmamos a alteração do endereço de e-mail registado com um código enviado para o novo endereço. Guardamos as palavras-passe exclusivamente como valor de hash (scrypt com salt aleatório) — não as conhecemos em texto simples, nem nos podem ser comunicadas. Após 10 tentativas falhadas consecutivas, o acesso é bloqueado durante 15 minutos; os inícios de sessão, as tentativas falhadas, as alterações de palavra-passe e os bloqueios são registados. Além disso, a empresa pode ativar a autenticação de dois fatores: um código único baseado no tempo, gerado por uma aplicação de autenticação (TOTP), com códigos de recuperação; neste caso, são guardados apenas o segredo cifrado da aplicação e os valores de hash dos códigos de recuperação. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD quanto ao próprio início de sessão; artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD quanto ao bloqueio, à autenticação de dois fatores e ao registo de segurança (o nosso e o seu interesse legítimo na defesa contra acessos não autorizados). A aplicação do colaborador continua a utilizar a ativação por código enviado para o endereço de e-mail registado e a associação a um único dispositivo (secção 8).

Enviamos os e-mails do sistema (ligações de início de sessão e de convite, códigos de ativação da aplicação do colaborador, notificações, comunicações contratuais e de pagamento, faturas) através da Resend, Inc., São Francisco, EUA, na qualidade de subcontratante. A Resend envia as mensagens através do Amazon Simple Email Service na região eu-west-1 (Irlanda); são tratados o endereço do destinatário, o assunto, o conteúdo da mensagem e o estado da entrega. Às transferências para a Resend, Inc. nos EUA aplicam-se o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (artigo 45.º do RGPD) e as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia (artigo 46.º, n.º 2, alínea c), do RGPD).

Se alguém pedir na aplicação do colaborador um código para um endereço de e-mail que não esteja registado em nenhuma empresa, enviamos para esse endereço, uma vez (no máximo uma vez em cada 24 horas), a indicação de que não existe conta associada e de que o endereço deve ser confirmado junto da entidade empregadora. A própria aplicação não mostra, nesse caso, qualquer diferença em relação a um endereço conhecido. São tratados apenas o endereço introduzido e a data e hora (para limitar a uma mensagem por dia, sendo depois eliminados). Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD — interesse legítimo em ajudar as pessoas no acesso sem revelar que endereços existem no sistema.

Acesso do operador da plataforma: os colaboradores da LazyHead e.U. não têm acesso aos dados dos trabalhadores guardados na conta de cliente. Um acesso do suporte só é possível se o cliente o ativar expressamente no Back Office, em Definições → Subscrição → Acesso do suporte — com âmbito, duração e possibilidade de revogação a qualquer momento; cada acesso é registado no histórico de auditoria do cliente.

8. Dados dos trabalhadores dos nossos clientes (subcontratação, artigo 28.º do RGPD)

O responsável pelo tratamento dos dados dos trabalhadores é a respetiva entidade empregadora que utiliza a NymTime. A LazyHead e.U. trata estes dados exclusivamente por conta e segundo as instruções da entidade empregadora, com base no Acordo de Tratamento de Dados (nymtime.com/avv). A informação aos trabalhadores nos termos do artigo 13.º do RGPD incumbe à entidade empregadora; para o efeito, disponibilizamos um modelo, que é apresentado na aplicação do colaborador no primeiro arranque e que pode ser consultado na íntegra, a qualquer momento, nas definições da aplicação.

Categorias de dados tratados: dados de base (nome, dados de contacto, posto, local, número de trabalhador, tipo de vínculo), escala (turnos planeados, funções), registos dos tempos de trabalho (início, fim, intervalos de descanso e pausas curtas efetivos, correções com fundamentação), conta de horas (saldo previsto/real no período de referência da empresa), ausências (férias, baixa médica, folga compensatória, assistência a familiar e outros tipos), resultado da verificação do local no momento do registo, dados do dispositivo (identificador do dispositivo, chave pública, modelo, estado), indicações de disponibilidade, propostas e aceitações na troca de turnos, confirmações de leitura de comunicações da empresa (quadro de avisos) e — apenas se o cliente utilizar estas funções — documentos de pessoal, incluindo comprovativos carregados pelo trabalhador, documentos salariais e dados internos sobre custos com pessoal.

Intervalos de descanso: as pausas são registadas segundo a regra escolhida pela empresa — deduzidas automaticamente, atribuídas pelo gestor no turno ou registadas pelo trabalhador através de um botão. Se, num turno de mais de seis horas, não tiver sido registada qualquer pausa, a NymTime deduz o intervalo de descanso mínimo legal segundo o direito do Estado do local, para que o registo dos tempos de trabalho não fique incorreto, e mostra ao gestor o alerta «Pausa não registada». Este alerta serve exclusivamente para a correção do registo; não constitui uma sanção, uma avaliação do desempenho nem um fundamento para uma advertência. A correção é feita por uma pessoa da empresa, com fundamentação; o trabalhador vê as correções na sua aplicação.

Os registos dos tempos de trabalho são gerados por local segundo o perfil do país do Estado em que o local se situa e disponibilizados ao trabalhador na aplicação.

Disponibilidades: os trabalhadores podem indicar em que dias estão disponíveis, disponíveis com relutância ou indisponíveis. A indicação é voluntária, serve exclusivamente para o planeamento e não constitui nem um tempo de disponibilidade nem um regime de prevenção na aceção do direito do tempo de trabalho; dela não resulta qualquer obrigação de prestar trabalho nem qualquer direito a remuneração. O poder de planeamento e a responsabilidade pela escala continuam a caber à entidade empregadora. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução da relação laboral).

Troca de turnos: se um trabalhador propuser um turno para troca, os colegas do mesmo local com a mesma função veem o nome, a função ou o departamento e os horários do turno em causa — e nada mais. Quem aceitar a troca é indicado ao trabalhador que a propôs e à chefia. A troca produz efeitos quando a chefia a aprova ou quando a empresa tiver configurado a aprovação automática para turnos equivalentes. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD; não são divulgados dados de presença ou de desempenho.

Dados de contacto para os colegas (contactos): o número de telefone e o endereço de e-mail de um trabalhador só são visíveis para os restantes trabalhadores do local se o próprio trabalhador o ativar nas definições da aplicação. A predefinição é «desativado». Fundamento jurídico: o consentimento nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD, que pode ser retirado a qualquer momento com efeitos para o futuro (artigo 7.º, n.º 3, do RGPD) — com a retirada, os dados de contacto deixam imediatamente de estar visíveis. A retirada não acarreta qualquer prejuízo para a relação laboral; sem a ativação, os colegas veem apenas o nome, a função ou o departamento e as iniciais. As chefias veem os dados de contacto profissionais independentemente disso, com base no artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e f), do RGPD.

Quadro de avisos (comunicações da empresa): a empresa pode publicar comunicações para determinados locais ou departamentos ou para todos os trabalhadores, opcionalmente com um cartaz (imagem ou PDF); as imagens são guardadas sem metadados incorporados, como o local da captura ou dados da câmara. A NymTime guarda quem abriu uma comunicação e — quando a empresa o pede — confirmou ter tomado conhecimento dela, para que a empresa possa comprovar a tomada de conhecimento de informações importantes da empresa. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e f), do RGPD. A confirmação de leitura não é um instrumento de controlo do desempenho profissional; não é feita qualquer análise do comportamento para além disso.

Documentos do trabalhador: a empresa pode arquivar documentos e torná-los visíveis na aplicação para o trabalhador em causa (por exemplo, a informação escrita sobre as condições essenciais de trabalho, recibos de vencimento e declarações); o próprio trabalhador pode carregar documentos (por exemplo, um comprovativo de baixa médica ou comprovativos solicitados) e a empresa pode pedir um documento. Pode ser indicada uma data de validade para os documentos (por exemplo, títulos de residência), relativamente à qual a NymTime envia um lembrete atempado. Um comprovativo de baixa médica constitui um dado relativo à saúde na aceção do artigo 9.º do RGPD; só pode ser arquivado na medida em que a entidade empregadora o possa exigir segundo o direito do Estado em que o trabalhador está empregado (a parte B indica as disposições aplicáveis) — o fundamento jurídico é o artigo 9.º, n.º 2, alínea b), do RGPD, em conjugação com essas disposições. Se a incapacidade para o trabalho for comunicada por via eletrónica através de uma instituição de segurança social, é arquivada apenas a indicação a que a entidade empregadora tem direito, sem diagnóstico; se um comprovativo contiver um código de diagnóstico, este é tornado ilegível antes do carregamento. Os documentos de pessoal podem conter números de identificação nacionais (por exemplo, o número de segurança social); a entidade empregadora só os arquiva no âmbito do direito do seu Estado. Não podem ser registados diagnósticos nem causas de doença. Os comprovativos de baixa médica e os documentos salariais só são visíveis para a Gerência, para as pessoas expressamente autorizadas pelo cliente e para o trabalhador em causa; cada acesso é registado. Os documentos são cifrados pela aplicação com AES-256-GCM antes do arquivo; as chaves encontram-se apenas nos servidores da aplicação. A conservação rege-se pelos tipos de dados nas definições do cliente: os documentos salariais pelo tipo «documentos salariais» (prazo e respetivo início segundo a parte B), os restantes documentos pelo tipo «documentos dos colaboradores».

Câmara e fotografias: a câmara da aplicação do colaborador lê apenas o código QR da placa do local, para instalar ou abrir a aplicação; nenhuma imagem é guardada nesse processo. Só é tirada uma fotografia ou escolhida uma imagem da galeria se o próprio trabalhador carregar um documento (por exemplo, um comprovativo de baixa médica). No registo de ponto não são tiradas fotografias.

Notificações no telemóvel (push): a aplicação do colaborador pode receber notificações, por exemplo sobre um novo turno ou uma ausência decidida. Para o efeito, guardamos o token push do dispositivo. As notificações são enviadas através do serviço push da Expo (650 Industries, Inc., EUA) e, a partir daí, através do Apple Push Notification service (Apple) ou do Firebase Cloud Messaging (Google). São transmitidos apenas o token push, um identificador e o tipo de notificação, bem como um texto genérico sem conteúdo pessoal; a aplicação só mostra os pormenores depois de aberta. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD. As notificações podem ser desativadas a qualquer momento nas definições do telemóvel. Os dados técnicos de utilização do serviço push (por exemplo, o endereço IP do telemóvel na obtenção do token push) são ainda tratados pela Expo, sob a sua própria responsabilidade, para o funcionamento e a segurança do seu serviço (expo.dev/privacy). À transferência para a Expo nos EUA aplica-se o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (artigo 45.º do RGPD), ao abrigo do qual a Expo está certificada; o fundamento é o Data Processing Addendum de 28.09.2026.

Eliminação da conta: nas definições da aplicação, o trabalhador pode pedir a eliminação da sua conta. O pedido é enviado à entidade empregadora, que decide sobre ele enquanto responsável pelo tratamento. Os registos dos tempos de trabalho continuam a ser conservados, mesmo após a eliminação, durante o período legal segundo o direito do Estado do local (prazo de conservação, ver abaixo).

Dados de volume de negócios: para indicadores como a percentagem de custos com pessoal, a empresa pode introduzir volumes de negócios diários por local ou importá-los a partir de um ficheiro. Estes dados referem-se ao local e não a pessoas; por si só, não constituem dados pessoais. Só passam a dizer respeito a pessoas através do confronto com os custos com pessoal, que é acessível exclusivamente à Gerência do cliente.

Sem coordenadas de localização: a NymTime não guarda coordenadas GPS, trajetos nem perfis de movimento. No registo por localização sem NFC, o dispositivo do trabalhador transmite ao nosso servidor, uma única vez, no momento do registo, a sua posição atual com a respetiva precisão; o servidor verifica apenas se o dispositivo se encontra dentro da zona do local definida pela entidade empregadora e descarta imediatamente as coordenadas — é guardado apenas o resultado «dentro», «fora» ou «local indisponível», com a data e hora e a precisão em metros. No registo de ponto na etiqueta NFC, a posição só é enviada e verificada da mesma forma se a verificação do local estiver disponível no local e a entidade empregadora não a tiver desativado; caso contrário, não é enviada de todo. A posição é determinada apenas uma vez, no momento do registo; não há determinação da localização em segundo plano. Fora de um turno não é feita qualquer verificação.

Verificação do local segundo o direito do respetivo país: a verificação do local no momento do registo é uma medida de controlo. Está disponível nos locais em que o direito do país do local a permita, e a entidade empregadora pode desativá-la por local. Antes de a utilizar, a entidade empregadora cumpre os passos exigidos pelo direito do seu país; a parte B indica quais são esses passos. O Back Office apresenta-lhos como lista de verificação, mas não bloqueia a função; enquanto os passos estiverem em falta, a entidade empregadora desativa a verificação do local para o local em causa. Em alguns países, a verificação do local não é disponibilizada para postos de trabalho fixos. Não há determinação da localização em segundo plano; a verificação ocorre apenas no momento do registo e a NymTime não guarda coordenadas, mas apenas «dentro», «fora» ou «local indisponível».

Tomadas de conhecimento e consentimentos na aplicação: se o direito do país exigir que o trabalhador seja informado sobre uma função ou que a consinta, o trabalhador confirma-o na aplicação após consultar o documento. São guardados a data e hora, o documento e a respetiva versão, bem como a resposta. O trabalhador pode retirar um consentimento a qualquer momento na aplicação, com efeitos para o futuro (artigo 7.º, n.º 3, do RGPD); a licitude do tratamento efetuado até essa data não é afetada. Se a verificação do local se basear no consentimento, após a retirada o NymTime deixa de verificar a localização desse trabalhador no registo de ponto; a entidade empregadora vê a retirada no Back Office — o registo de ponto na etiqueta NFC e outras vias previstas pela entidade empregadora continuam a ser possíveis.

Fundamentos jurídicos da entidade empregadora: artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD, em conjugação com a obrigação de registo dos tempos de trabalho segundo o direito do Estado do local, artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (contrato de trabalho, planeamento da escala), artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (segurança do sistema, um dispositivo por pessoa) e, quanto à verificação do local no momento do registo, os fundamentos exigidos pelo direito do respetivo país; a parte B indica as disposições do Estado.

Prazo de conservação: a entidade empregadora fixa no Back Office os prazos de conservação para cada tipo de dados; a NymTime impõe os valores mínimos legais. A parte B indica os valores predefinidos para os registos dos tempos de trabalho, o histórico de auditoria e os documentos segundo o direito do Estado do local; eventos de presença em bruto: 3 meses, ou menos quando o direito do Estado o exija (parte B); notificações: 6 meses. Um processo diário elimina ou anonimiza os dados cujo prazo expirou e regista essa operação.

Direitos dos trabalhadores: os trabalhadores exercem os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade dos dados e oposição junto da sua entidade empregadora. Na aplicação do colaborador, podem consultar a qualquer momento os seus registos de tempo e exportá-los mensalmente. Os pedidos que nos cheguem são reencaminhados sem demora para a entidade empregadora, e apoiamo-la na resposta.

9. Destinatários e transferência para países terceiros

Só transmitimos dados pessoais aos seguintes destinatários: o prestador de alojamento do serviço (Hetzner Online GmbH, centro de dados de Falkenstein na UE, subcontratante), a Cloudflare (alojamento do sítio Web e reencaminhamento de todo o tráfego de dados para o serviço, subcontratante — secção 3), a Resend, Inc. (envio dos e-mails através do Amazon Simple Email Service na Irlanda, subcontratante — secção 7), a Expo (650 Industries, Inc.), com o Apple Push Notification service e o Firebase Cloud Messaging (notificações para a aplicação do colaborador sem conteúdo pessoal — secção 8), a Stripe Payments Europe, Ltd. (responsável pelo tratamento autónomo no que respeita ao processamento dos pagamentos), a Österreichische Post AG ou um serviço de estafeta (entrega das etiquetas NFC, apenas dados de envio), a Comissão Europeia (confirmação do número UID no VIES, apenas código do país e número UID — secção 6), a Komoot GmbH (pesquisa de endereços Photon, apenas o texto de endereço introduzido — secção 7), bem como autoridades e tribunais, na medida em que exista uma obrigação legal. A lista atual dos subcontratantes consta do anexo 2 do Acordo de Tratamento de Dados (nymtime.com/avv).

Os dados do serviço NymTime — contas de cliente, dados dos trabalhadores, documentos, cópias de segurança — são guardados exclusivamente na UE (Hetzner, Falkenstein). Há transferência para países terceiros fora do Espaço Económico Europeu nos seguintes casos: no reencaminhamento do tráfego de dados pela Cloudflare (secção 3), no envio de e-mails através da Resend (secção 7), no envio de notificações push através da Expo, da Apple e da Google (secção 8) e no âmbito do processamento dos pagamentos pela Stripe (secção 6). O fundamento é, em cada caso, a decisão de adequação da Comissão Europeia relativa ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (artigo 45.º do RGPD), para as empresas certificadas ao seu abrigo, e, a título complementar, as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia (artigo 46.º, n.º 2, alínea c), do RGPD).

10. Prazos de conservação em síntese

Salvo indicação em contrário acima, aplicam-se os seguintes prazos:

• Registos do servidor com endereços IP: rodados em função do tamanho, em regra poucos dias, no máximo 30 dias.
• Pedidos de contacto: até ao seu tratamento, no máximo 6 meses após a última mensagem.
• Ligações e códigos únicos: definição de palavra-passe 24 horas, reposição de palavra-passe 1 hora, confirmação de um novo endereço de e-mail e ativação da aplicação do colaborador 15 minutos cada — guardados sempre apenas como valor de hash e eliminados em seguida.
• Pedidos de suporte de clientes: 12 meses após a conclusão do pedido.
• Dados contratuais e da conta de cliente: duração do contrato; depois, 30 dias para a exportação dos dados pelo cliente, seguindo-se a eliminação, salvo se existir uma obrigação de conservação.
• Faturas, comprovativos de pagamento, comprovativos de aceitação (Condições Gerais, Acordo de Tratamento de Dados): 7 anos nos termos do § 132 do BAO ou durante o prazo de prescrição dos direitos.
• Dados dos trabalhadores dos nossos clientes: segundo os prazos de conservação fixados pelo cliente, dentro dos valores mínimos legais (secção 8).
• Cópias de segurança: são substituídas, o mais tardar, 35 dias após a eliminação dos dados primários.

11. Os seus direitos

Tem, perante nós, o direito de acesso (artigo 15.º do RGPD), de retificação (artigo 16.º), de apagamento (artigo 17.º), à limitação do tratamento (artigo 18.º), à portabilidade dos dados (artigo 20.º) e de oposição aos tratamentos baseados no artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (artigo 21.º), bem como o direito de retirar a qualquer momento, com efeitos para o futuro, um consentimento dado (artigo 7.º, n.º 3). Para o efeito, contacte office@nymtime.com ou — enquanto cliente — support@nymtime.com; respondemos sem demora injustificada e, o mais tardar, no prazo de um mês (artigo 12.º, n.º 3, do RGPD).

Tem ainda o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo (artigo 77.º do RGPD, § 24 da DSG): Österreichische Datenschutzbehörde (DSB, autoridade austríaca de proteção de dados), Barichgasse 40–42, 1030 Viena, telefone +43 1 52 152-0, e-mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Das decisões da autoridade de proteção de dados cabe recurso para o Bundesverwaltungsgericht (Tribunal Administrativo Federal austríaco) (§ 27 da DSG). Relativamente a nós, enquanto responsável pelo tratamento estabelecido na Áustria, a autoridade competente é a autoridade austríaca de proteção de dados. Contudo, os titulares dos dados podem também apresentar a sua reclamação, nos termos do artigo 77.º, n.º 1, do RGPD, junto da autoridade de controlo do Estado da sua residência habitual, do seu local de trabalho ou do local onde foi alegadamente praticada a infração; a parte B indica a autoridade de controlo do Estado a que esta versão se destina. Os contactos de todas as autoridades de controlo da proteção de dados na União Europeia são publicados pelo Comité Europeu para a Proteção de Dados em edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Os trabalhadores dos nossos clientes dirigem os seus pedidos à sua entidade empregadora (secção 8); os pedidos que nos cheguem são reencaminhados.

12. Ausência de decisões automatizadas

Não tomamos decisões individuais automatizadas, incluindo a definição de perfis, na aceção do artigo 22.º do RGPD. Os campos sugeridos automaticamente a partir de documentos são assinalados como tal na NymTime e são sempre verificados por uma pessoa; as aprovações de ausências e as correções de tempos de trabalho são sempre decididas por uma pessoa na empresa do cliente.

13. Segurança dos dados (artigo 32.º do RGPD)

Todas as ligações são cifradas com TLS. As palavras-passe do Back Office são guardadas exclusivamente como valor de hash com salt aleatório (scrypt), tal como as ligações e os códigos únicos; após 10 tentativas falhadas, o acesso é bloqueado durante 15 minutos, cada alteração de palavra-passe termina todas as sessões existentes e a empresa pode exigir a autenticação de dois fatores (aplicação TOTP com códigos de recuperação) para todos os logins. O acesso no Back Office é definido por função e por local; cada dispositivo de trabalhador está associado criptograficamente (um dispositivo ativo por pessoa); as etiquetas NFC são concebidas com mensagens assinadas dinamicamente para impedir a cópia; o histórico de auditoria é inalterável; a base de dados encontra-se num volume cifrado com LUKS junto do prestador de alojamento; a aplicação cifra os documentos com AES-256-GCM antes do arquivo no Object Storage (chaves apenas nos servidores da aplicação) e o pgBackRest cifra as cópias de segurança da base de dados com AES-256; a transmissão é feita exclusivamente através de TLS; cópias de segurança diárias no centro de dados da UE. As medidas técnicas e organizativas completas constam do anexo 3 do Acordo de Tratamento de Dados.

14. Alterações da presente política

Adaptamos a presente política sempre que o serviço, os prestadores de serviços utilizados ou a situação jurídica se alterem. É aplicável a versão publicada em cada momento em nymtime.com/datenschutz; a data da versão atual consta do início da página. Informamos ainda os clientes das alterações substanciais por e-mail.

B1. Contexto laboral

Ao tratamento no contexto laboral aplicam-se, além do artigo 88.º do RGPD, o artigo 28.º da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a execução do RGPD na ordem jurídica nacional, e o Código do Trabalho, em especial os artigos 20.º a 22.º (meios de vigilância a distância) e o artigo 202.º (registo dos tempos de trabalho).

Verificação do local: em Portugal não é efetuada qualquer verificação do local no momento do registo; a Comissão Nacional de Proteção de Dados não admite aplicações que ativem os sensores de GPS dos smartphones dos trabalhadores (Deliberação n.º 7680/2014). O registo de ponto faz-se apenas na etiqueta NFC ou de outra forma prevista pelo empregador, sem dados de localização. A utilização da aplicação do colaborador no smartphone pessoal é voluntária; o empregador disponibiliza outra forma de registo do tempo de trabalho.

B2. Registos dos tempos de trabalho e documentos

Os registos dos tempos de trabalho destinam-se ao registo previsto no artigo 202.º do Código do Trabalho; o fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD, em conjugação com esse artigo. Os trabalhadores podem consultar e exportar os seus registos na aplicação do colaborador. A NymTime não transmite dados a autoridades.

O empregador só arquiva um comprovativo de ausência por doença na medida em que o possa exigir nos termos do artigo 254.º do Código do Trabalho, e sempre sem diagnóstico (artigo 9.º, n.º 2, alínea b), do RGPD). Entre os documentos incluem-se em Portugal, por exemplo, o contrato de trabalho, a informação escrita sobre aspetos relevantes do contrato de trabalho (artigo 106.º do Código do Trabalho) e os recibos de vencimento.

B3. Prazo de conservação

Valores predefinidos para Portugal: registos dos tempos de trabalho, 5 anos (prazo do artigo 202.º, n.º 4, do Código do Trabalho), eventos brutos de presença, 3 meses, histórico de auditoria, 7 anos, documentos, 7 anos, documentos salariais, 10 anos, notificações, 6 meses.

B4. Autoridade de controlo

Para os clientes com sede em Portugal e para os trabalhadores dos locais situados em Portugal é competente a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134 – 1.º, 1200-651 Lisboa, www.cnpd.pt (secção 11 da parte A).