Algemene voorwaarden — Versie voor België

§ 1 Toepassingsgebied

(1) Deze algemene voorwaarden gelden voor alle overeenkomsten tussen LazyHead e.U. en de klant over het gebruik van de dienst NymTime — rooster, tijdregistratie, locatiecheck bij de registratie, afwezigheden, urenanalyse en export, Back Office en medewerkersapp — en over de levering van de bijbehorende NFC-tags.

(2) NymTime richt zich uitsluitend tot ondernemers in de zin van § 1 UGB (Oostenrijks Wetboek van Koophandel, Unternehmensgesetzbuch), dat wil zeggen tot personen die de overeenkomst sluiten in het kader van de exploitatie van hun onderneming. Met consumenten in de zin van § 1, lid 1, punt 2, KSchG worden geen overeenkomsten gesloten; de Oostenrijkse wet op de consumentenbescherming (Konsumentenschutzgesetz, KSchG) en de Oostenrijkse wet op overeenkomsten op afstand en buiten verkoopruimten (Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz, FAGG) zijn niet van toepassing. Met de aankoop bevestigt de klant dat hij als ondernemer handelt. Publiekrechtelijke rechtspersonen en aanbestedende diensten kunnen NymTime niet via het aankoopformulier aanschaffen; voor hen gelden afzonderlijke afspraken. Zolang ons nog geen btw-identificatienummer is toegekend, aanvaarden wij alleen bestellingen van ondernemers met zetel in Oostenrijk; de bepalingen voor klanten in andere lidstaten (in het bijzonder § 7, lid 5, § 11, lid 8, en deel B van de versie van de betrokken staat) gelden zodra wij de verkoop naar die staten openstellen. Het aankoopformulier toont de telkens vrijgegeven landen.

(3) Afwijkende, strijdige of aanvullende voorwaarden van de klant worden geen deel van de overeenkomst, ook niet als wij ze niet uitdrukkelijk afwijzen. Individuele schriftelijke afspraken gaan voor op deze algemene voorwaarden.

(4) De taal van de overeenkomst en de doorslaggevende taalversie van deze algemene voorwaarden worden bepaald in deel B. Voor zover deel B niets anders bepaalt, is de taal van de overeenkomst het Duits; vertalingen dienen ter informatie en in geval van twijfel is de Duitse versie doorslaggevend.

(5) Op bepalingen die voor de klant nadelig en ongebruikelijk in de zin van § 864a ABGB (Oostenrijks Burgerlijk Wetboek, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) zouden kunnen zijn, wijzen wij uitdrukkelijk, zodat zij deel van de overeenkomst worden: § 3, lid 2 (klachttermijn van 14 dagen), § 4, leden 5 en 7 (automatische verlenging met één maand respectievelijk met twaalf maanden), § 5 (opzegging door NymTime), § 6, leden 2 tot en met 4 (geen terugbetaling na verzending en voor aangevangen perioden), § 8, lid 4, en § 13 (blokkering van de toegang), § 9 (prijswijzigingen), § 10, leden 2 en 3 (uitzonderingen op de beschikbaarheid, onderhoud), § 15 (beperking van aansprakelijkheid en vervaltermijn), § 17 (wijziging van deze algemene voorwaarden), § 18, lid 3 (overdracht), en § 18, leden 4 en 5 (Oostenrijks recht, bevoegde rechter in Wenen), alsook de bepalingen die deel B aanmerkt als afzonderlijk te aanvaarden. Deze bepalingen aanvaardt de klant in het aankoopformulier — of bij de eerste aanmelding in het Back Office (§ 4, lid 1) — bovendien afzonderlijk; de afzonderlijke aanvaarding wordt op dezelfde wijze vastgelegd als de bevestiging van deze algemene voorwaarden (§ 18, lid 7). Voor het overige zijn deze algemene voorwaarden onderworpen aan de inhoudelijke toetsing op grond van § 879, lid 3, ABGB.

§ 2 Voorwerp van de dienstverlening

(1) NymTime is software die wij als dienst via internet ter beschikking stellen (software-as-a-service). De dienstverlening omvat: een wekelijks rooster per functie; de registratie van de arbeidstijd door in- en uitklokken met de eigen smartphone van de medewerker bij een NFC-tag, bij gebreke daarvan door een geverifieerde locatieregistratie (“Ik ben er” / “Ik ga”) in de medewerkersapp, die alleen binnen de zone van de locatie wordt aanvaard; bij de locatieregistratie uitsluitend het resultaat “binnen”, “buiten” of “locatie niet beschikbaar” op het tijdstip van de registratie, zonder opslag van coördinaten en zonder locatiebepaling op de achtergrond; afwezigheden (vakantie, ziekte, tijd voor tijd, zorgverlof en andere soorten) met aanvraag en goedkeuring; de registratie van de rustpauzes volgens de door de klant per locatie gekozen pauzeregel (§ 11, lid 7); beschikbaarheidsopgaven van de medewerkers, dienstruil tussen medewerkers, prikbord (mededelingen van het bedrijf) en een urensaldo gepland/werkelijk; urenanalyse gepland en werkelijk; export naar Excel voor de loonadministratie; optioneel documenten (ook ter inzage door de betrokken medewerker), loondocumenten en omzetgegevens per locatie voor kengetallen en personeelskosten. Het gebruik verloopt via het Back Office (web) voor de Directie en managers en via de medewerkersapp (iOS, Android, web).

(2) Per geboekte locatie zijn een NFC-tag en een locatiebordje in de prijs inbegrepen: een zelfklevende NFC-tag met NFC-chip (NXP NTAG 424 DNA, 28 × 28 mm, ook geschikt voor metalen ondergronden) en een zelfklevend bordje van NymTime zonder elektronica (100 × 100 mm), onder de gemarkeerde cirkel waarvan de klant de NFC-tag aanbrengt; de levering is geregeld in § 3. Wij programmeren elke NFC-tag en koppelen hem vóór verzending aan de locatie van de klant; de klant brengt de NFC-tag en het locatiebordje op de locatie aan en schakelt NFC voor de locatie in het Back Office in. Het leesbereik hangt af van de ondergrond en van de smartphone. Tot de levering kan het team in- en uitklokken via de locatieregistratie zonder NFC (lid 1), voor zover de locatieregistratie in het land van de locatie wordt aangeboden en de stappen van § 11, lid 2, zijn afgerond; anders registreert de klant de arbeidstijd tot dan op een andere wijze, bijvoorbeeld door de tijden in het Back Office in te voeren. De op het locatiebordje gedrukte QR-code opent uitsluitend de downloadpagina van de medewerkersapp en is geen manier van inklokken. Extra NFC-tags kan de klant in het aankoopformulier en op elk later tijdstip in het Back Office bestellen tegen de prijzen van § 7, lid 2.

(3) Wij ontwikkelen NymTime voortdurend verder. Wij mogen functies wijzigen, aanvullen of door gelijkwaardige vervangen, mits het wezenlijke doel van de overeenkomst — rooster, tijdregistratie volgens het recht van de staat van de locatie en urenanalyse — behouden blijft. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij de klant ten minste vier weken vooraf per e-mail. Is een wezenlijke wijziging voor de klant nadelig, in het bijzonder omdat een door hem gebruikte functie zonder gelijkwaardige vervanging vervalt, dan kan hij de overeenkomst tot het tijdstip waarop de wijziging ingaat opzeggen met ingang van dat tijdstip; vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode daarna betalen wij naar evenredigheid terug.

(4) NymTime verleent geen juridisch, fiscaal of loonadministratief advies. De door de klant opgeslagen sjablonen (overeenkomst met de ondernemingsraad, toestemmingsverklaring, privacyinformatie) en de analyses zijn hulpmiddelen; de toetsing ervan en de toepassing op het eigen bedrijf zijn de verantwoordelijkheid van de klant.

(5) De medewerkersapp wordt kosteloos ter beschikking gesteld aan de medewerkers van de klant. Zij vereist een smartphone met een actuele versie van iOS of Android; voor het inklokken via NFC een apparaat met NFC, bij gebreke daarvan de toestemming voor locatietoegang voor de locatieregistratie (locatiecheck).

§ 3 Levering van de NFC-tags

(1) De in de prijs inbegrepen en de extra bestelde NFC-tags met locatiebordje verzenden wij per brief of koerier naar het in het aankoopformulier opgegeven bedrijfsadres van de klant of naar een door de klant opgegeven afwijkend leveringsadres. De levertijd binnen Oostenrijk bedraagt doorgaans 2 tot 4 werkdagen na ontvangst van de betaling respectievelijk na bestelling in het Back Office. Naar andere lidstaten leveren wij zodra wij de verzending daarheen hebben vrijgegeven; de levertijd wordt dan in het aankoopformulier vermeld. Levertijden zijn niet bindend; tot de NFC-tags zijn geleverd, geldt § 2, lid 2, vierde zin.

(2) Het risico van toevallig tenietgaan en toevallige achteruitgang gaat over bij de overhandiging van de zending aan de klant of aan een door hem voor de inontvangstneming aangewezen persoon. De klant onderzoekt de levering onverwijld na ontvangst en meldt gebreken of transportschade zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen 14 dagen, per e-mail aan support@nymtime.com (onderzoeks- en klachtplicht bij handelstransacties tussen ondernemers, § 377 UGB).

(3) Naast de wettelijke garantie (Gewährleistung) op grond van §§ 922 e.v. ABGB verlenen wij een garantie: voor NFC-tags die binnen 12 maanden na levering zonder inwerking van buitenaf uitvallen (in het bijzonder een niet-leesbare chip) leveren wij kosteloos vervanging; de klant beschrijft het gebrek per e-mail, terugzending is alleen op ons verzoek nodig. Verloren, verwijderde, beschadigde of na afloop van de 12 maanden uitgevallen NFC-tags bestelt de klant bij tegen de prijs van § 7, lid 2. Elke NFC-tag koppelen wij vóór verzending aan een locatie van de klant (§ 2, lid 2); een verloren NFC-tag blokkeert de klant in het Back Office, vanaf dat tijdstip is hij voor in- en uitklokken ongeldig.

(4) De NFC-tags en locatiebordjes worden bij de levering eigendom van de klant. Fabrikant van de NFC-tags is NFC21 GmbH, Mülheim an der Ruhr, Duitsland. De NFC-tags zijn elektrische apparaten voor professioneel gebruik en mogen niet bij het restafval worden weggegooid. In afwijking van de terugname- en financieringsverplichting van de fabrikant komen de partijen op grond van artikel 13, lid 2, van Richtlijn 2012/19/EU en de nationale omzettingsbepalingen overeen dat de klant afgedankte NFC-tags op eigen kosten afgeeft bij een inzamelpunt voor afgedankte elektrische en elektronische apparatuur; op verzoek nemen wij ze kosteloos terug als de klant ze naar ons opstuurt.

§ 4 Totstandkoming, aanvang en looptijd van de overeenkomst

(1) De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant het aankoopformulier op nymtime.com/kaufen invult, deze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst bevestigt en de betaling bij Stripe Checkout voltooit. Naar het in het aankoopformulier opgegeven e-mailadres van de contactpersoon sturen wij de eenmalige link waarmee deze het wachtwoord voor het Back Office instelt (§ 11, lid 4). De vergoeding voor de eerste contractperiode — de eerste contractmaand, bij jaarlijkse betaling de eerste jaarperiode (lid 7) — wordt bij het afronden van de aankoop afgeschreven. Wij bevestigen de totstandkoming van de overeenkomst per e-mail, sturen tegelijk de uitnodiging voor het Back Office en verzenden de NFC-tag. De presentatie van de dienst op de website is geen bindend aanbod, maar een uitnodiging tot bestellen. Het Back Office staat vanaf de bevestiging ter beschikking van de klant, de locatieregistratie zonder NFC overeenkomstig § 2, lid 2, vierde zin. Richten wij op verzoek van de klant zelf een klantaccount in, dan bevestigt de Directie deze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst bij de eerste aanmelding in het Back Office; daarvoor kan het Back Office niet worden gebruikt. Het aankoopformulier leidt in de volgende stappen tot de overeenkomst: gegevens over de onderneming en de locaties, overzicht met prijzen, bevestiging van de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, betaling bij Stripe Checkout. Invoerfouten kan de klant tot de betaling in elk veld corrigeren. De tekst van de overeenkomst slaan wij op met versie en controlegetal (§ 18, lid 7); de klant ontvangt de bevestigde versies van deze algemene voorwaarden en van de verwerkersovereenkomst met de bevestiging als pdf. De taal van de overeenkomst wordt bepaald door § 1, lid 4.

(2) De looptijd van de overeenkomst en daarmee de eerste contractmaand beginnen op de dag van de betaling bij Stripe Checkout (lid 1). Tot de NFC-tag is geleverd en de klant NFC voor de locatie heeft ingeschakeld, geldt § 2, lid 2, vierde zin; verzending, ontvangst en inschakeling van de NFC-tag stellen de aanvang van de looptijd niet uit. De aanvang tonen wij in het Back Office onder Instellingen → Abonnement. Stappen en wachttermijnen die het recht van het land van de locatie vóór de inzet van de NFC-tags of van de locatieregistratie vereist (§ 11, leden 2 en 8), stellen de aanvang van de looptijd niet uit; wij wijzen daar in het aankoopformulier op.

(3) De levering van NFC-tags voor extra locaties, nabestellingen en vervangende leveringen veranderen de lopende looptijd van de overeenkomst niet. Een extra locatie boekt de Directie in het Back Office; zij wordt bij de boeking onmiddellijk naar evenredigheid afgerekend voor de periode tot het einde van de lopende contractperiode (contractmaand respectievelijk jaarperiode volgens lid 7) en loopt daarna mee in het ritme van de overeenkomst. Mislukt de afschrijving, dan wordt de locatie niet aangemaakt. De afbestelling van een locatie (§ 5, lid 1) wordt vanaf de volgende contractperiode verrekend.

(4) De contractmaand is de periode vanaf de dag waarop de looptijd begint tot de dag vóór dezelfde kalenderdag van de volgende maand (voorbeeld: aanvang op 14 oktober, eerste contractmaand tot en met 13 november). Een jaarperiode (lid 7) loopt dienovereenkomstig vanaf de dag waarop zij begint tot de dag vóór dezelfde kalenderdag van het volgende jaar.

(5) De overeenkomst is een maandcontract: zij wordt automatisch telkens met een volgende contractmaand verlengd, tenzij zij tegen het einde van de lopende contractmaand wordt opgezegd. Opzegging is op elk moment mogelijk in het Back Office of per e-mail en wordt van kracht tegen het einde van de lopende contractmaand (§ 5, lid 1). De vergoeding voor elke nieuwe contractmaand wordt op de eerste dag daarvan geïnd via het bij Stripe opgeslagen betaalmiddel (§ 8, lid 1). Mislukt de inning, dan gelden § 8, leden 3 en 4, en § 13: kennisgeving per e-mail, respijttermijn van 7 dagen, aankondiging van de blokkering ten minste 3 werkdagen vooraf, daarna blokkering van het Back Office; de gegevens blijven 30 dagen exporteerbaar, daarna geldt § 14. Prijswijzigingen zijn alleen mogelijk met een aankondigingstermijn van twee maanden en een bijzonder opzeggingsrecht (§ 9).

(6) Aangezien de overeenkomst uitsluitend met ondernemers wordt gesloten, geldt de verplichting tot kennisgeving bij stilzwijgende verlenging van de overeenkomst op grond van § 6, lid 1, punt 2, KSchG niet. Vóór de verlenging met een contractmaand sturen wij geen afzonderlijke herinnering. Bij jaarlijkse betaling herinneren wij uit coulance en zonder wettelijke verplichting 30 dagen vóór de verlenging met twaalf contractmaanden per e-mail aan het adres van de contactpersoon (lid 7); het uitblijven van deze herinnering laat de verlenging onverlet.

(7) Jaarlijkse betaling (keuzemogelijkheid): de klant kan bij de aankoop of later in het Back Office onder Instellingen → Abonnement kiezen voor jaarlijkse betaling. Daarbij geldt: (a) Kiest de klant bij de aankoop voor jaarlijkse betaling, dan begint de eerste jaarperiode van twaalf contractmaanden op de dag van de betaling; de vergoeding voor deze jaarperiode (§ 7, lid 6) wordt bij de aankoop vooruitbetaald, zoals het aankoopformulier vermeldt. Schakelt de klant later in het Back Office over van maandelijkse naar jaarlijkse betaling, dan begint de jaarperiode met de eerstvolgende contractmaand na de overschakeling. (b) De vergoeding voor de twaalf contractmaanden van een jaarperiode wordt op de eerste dag daarvan vooraf in één betaling geïnd; daarop verlenen wij een korting van 10% op de locatievergoeding volgens § 7, lid 1 (extra medewerkersplaatsen volgens § 7, lid 3, NFC-tags en andere eenmalige prestaties zijn daarvan uitgezonderd). (c) De jaarperiode wordt automatisch telkens met twaalf contractmaanden verlengd, tenzij zij vóór het verstrijken ervan wordt opgezegd; de opzegging in het Back Office of per e-mail wordt van kracht tegen het einde van de lopende jaarperiode (§ 5, lid 1). 30 dagen vóór elke verlenging herinneren wij per e-mail. (d) Tijdens de jaarperiode bijgeboekte locaties worden onmiddellijk (lid 3) en extra medewerkersplaatsen volgens § 7, lid 6, naar evenredigheid tot het einde van de lopende jaarperiode verrekend en lopen daarna met die jaarperiode mee. (e) Bij opzegging of afbestelling van afzonderlijke locaties vóór het verstrijken van de jaarperiode bestaat geen recht op evenredige terugbetaling van de vooruitbetaalde vergoeding (§ 6, lid 4); de overeenkomst eindigt bij het verstrijken van de betaalde jaarperiode. (f) Terugkeren naar maandelijkse betaling is mogelijk tegen het einde van de lopende jaarperiode. Op de automatische verlenging met twaalf maanden en op de uitsluiting van de evenredige terugbetaling wijzen wij op grond van § 864a ABGB uitdrukkelijk (§ 1, lid 5). § 9 (prijswijzigingen) en § 13 (blokkering) blijven onverlet.

§ 5 Opzegging

(1) De klant kan de overeenkomst op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende contractperiode — bij maandelijkse betaling tegen het einde van de lopende contractmaand, bij jaarlijkse betaling tegen het einde van de lopende jaarperiode (§ 4, lid 7); voor hem geldt geen opzegtermijn. Wij kunnen de overeenkomst schriftelijk (§ 18, lid 2) opzeggen met een termijn van drie maanden tegen het einde van een contractperiode; bestaat de overeenkomst op het tijdstip van de opzegging langer dan drie jaar, dan bedraagt de termijn zes maanden. § 5, lid 2, blijft onverlet. De klant zegt op in het Back Office onder Instellingen → Abonnement of per e-mail aan office@nymtime.com; wij bevestigen de opzegging per e-mail. Een in het Back Office gedane opzegging kan de klant daar tot het einde van de contractperiode intrekken; de overeenkomst loopt dan ongewijzigd door. Wij zeggen op per e-mail aan het adres van de contactpersoon. Afzonderlijke locaties bestelt de klant per e-mail aan office@nymtime.com af tegen het einde van de lopende contractperiode.

(2) Het recht op buitengewone opzegging om een gewichtige reden blijft onverlet. Een gewichtige reden bestaat voor ons in het bijzonder wanneer de klant de dienst onrechtmatig gebruikt, herhaaldelijk § 11 of § 12 schendt of ondanks herinnering en respijttermijn met twee maandvergoedingen in verzuim is. Een gewichtige reden bestaat voor de klant in het bijzonder wanneer de beschikbaarheid volgens § 10 in twee opeenvolgende contractmaanden niet wordt gehaald.

(3) Met het einde van de overeenkomst eindigt het gebruiksrecht; de teruggave en wissing van de gegevens zijn geregeld in § 14.

§ 6 Terugbetaling, annulering en herroeping

(1) Er bestaat geen wettelijk herroepings- of ontbindingsrecht, aangezien de overeenkomst uitsluitend tussen ondernemers wordt gesloten en KSchG en FAGG niet van toepassing zijn (§ 1, lid 2); afwijkende bepalingen in deel B blijven onverlet.

(2) Annulering vóór verzending: tot de verzending van de NFC-tag kan de klant de aankoop per e-mail aan office@nymtime.com annuleren. In dat geval betalen wij de bij de aankoop betaalde vergoeding voor de eerste contractperiode (contractmaand respectievelijk jaarperiode) en de vergoeding voor bestelde NFC-tags volledig terug op het oorspronkelijke betaalmiddel; de overeenkomst geldt als niet tot stand gekomen.

(3) Na verzending: vanaf de verzending van de NFC-tag wordt de vergoeding voor de eerste contractperiode niet meer terugbetaald. Vergoedingen voor bestelde NFC-tags die nog niet zijn verzonden, worden terugbetaald.

(4) Terugbetalingen of creditnota's voor niet volledig gebruikte contractmaanden, voor vóór het einde van de contractmaand afbestelde locaties, voor niet gebruikte functies of voor medewerkers die de app niet gebruiken, worden niet verleend. Bij gewone opzegging eindigt de overeenkomst met het einde van de betaalde contractmaand. Bij jaarlijkse betaling (§ 4, lid 7) geldt dit voor de volledige vooruitbetaalde jaarperiode: een opzegging vóór het verstrijken daarvan leidt niet tot een evenredige terugbetaling, de overeenkomst eindigt bij het verstrijken van de betaalde jaarperiode.

(5) Uitzondering beschikbaarheid: is de dienst in een contractmaand langer dan 8 uur ononderbroken of langer dan 16 uur binnen 3 opeenvolgende dagen niet beschikbaar (§ 10, leden 1 en 2), dan ontvangt de klant zonder aanvraag een evenredige creditering: per aangevangen dag van uitval een dertigste van de maandvergoeding van de betrokken locaties, te verrekenen met de volgende factuur. Verdergaande aanspraken worden beheerst door § 15.

(6) NFC-tags: uitval binnen 12 maanden vervangen wij kosteloos (§ 3, lid 3). Extra bestelde NFC-tags kan de klant binnen 14 dagen na ontvangst ongebruikt en in ongeopende verpakking op eigen kosten terugsturen; wij betalen de koopprijs van € 24 exclusief btw, vermeerderd met de daadwerkelijk berekende btw, per NFC-tag terug na ontvangst en controle. De in de locatieprijs inbegrepen NFC-tag is van teruggave uitgezonderd.

§ 7 Prijzen

(1) De prijs bedraagt € 49 exclusief btw per locatie en contractmaand. Daarin zijn per locatie 15 actieve medewerkers inbegrepen. Elke extra actieve medewerker kost € 2 exclusief btw per contractmaand. Elke extra locatie kost eveneens € 49 exclusief btw per contractmaand. Het aantal managers, NFC-tags en gebruikers van de medewerkersapp is onbeperkt.

(2) NFC-tags: per locatie is één NFC-tag in de maandprijs inbegrepen, inclusief verzending naar het leveringsadres. Elke extra NFC-tag kost eenmalig € 24 exclusief btw per stuk, inclusief verzending binnen Oostenrijk en de rest van de Europese Unie; hij wordt onmiddellijk bij de bestelling afgerekend — in het aankoopformulier met de aankoop, in het Back Office met de bestelling.

(3) Per locatie zijn 15 actieve medewerkers inbegrepen; elke medewerker wordt meegeteld bij de in het Back Office opgeslagen hoofdlocatie. Als actief geldt een medewerker met de status “actief” (dus noch gearchiveerd noch geblokkeerd). De 16e en elke volgende actieve medewerker van een locatie kost € 2 exclusief btw per contractmaand.

(4) Zijn de in de locatieprijs inbegrepen medewerkersplaatsen bezet, dan heeft de klant twee mogelijkheden: hij archiveert een vertrokken medewerker — diens gegevens blijven in rapporten en registraties behouden — of hij bevestigt in het Back Office een extra medewerkersplaats voor € 2 exclusief btw per contractmaand. De bevestiging vindt plaats voordat hij de medewerker aanmaakt of activeert. Een bevestigde plaats wordt onmiddellijk met een eigen factuur vanaf de dag van de bevestiging naar evenredigheid tot het einde van de lopende contractmaand en daarna per contractmaand berekend. Worden medewerkers gearchiveerd, dan vermindert het aantal plaatsen automatisch vanaf de volgende contractmaand; voor de lopende contractmaand vindt geen terugbetaling plaats. Gearchiveerde medewerkers blijven in rapporten en registraties behouden, maar kunnen niet meer in- en uitklokken; hun gegevens blijven overeenkomstig de bewaartermijnen opgeslagen.

(5) Alle prijzen luiden in euro en zijn nettoprijzen exclusief btw. De btw wordt op de factuur afzonderlijk vermeld. Is de klant in Oostenrijk gevestigd, dan komt daar 20% Oostenrijkse btw bij (§ 10, lid 1, UStG 1994, de Oostenrijkse btw-wet, Umsatzsteuergesetz 1994); € 49 netto wordt € 58,80, € 2 netto wordt € 2,40 en € 24 netto wordt € 28,80. Is de klant een ondernemer in een andere EU-lidstaat met een geldig btw-identificatienummer, dan wordt de heffing naar de klant verlegd (plaats van de dienst bij de afnemer op grond van § 3a, lid 6, UStG 1994 respectievelijk artikel 44 van de btw-richtlijn (Richtlijn 2006/112/EG), verlegging van de heffing op grond van artikel 196 van die richtlijn); in dat geval brengen wij de nettobedragen zonder btw in rekening en vermeldt de factuur de btw-identificatienummers van beide partijen en de vermelding “Verlegging van de heffing” (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers). De klant deelt ons zijn btw-identificatienummer vóór de eerste factuur mee en meldt elke wijziging; wij controleren het in het btw-informatie-uitwisselingssysteem van de Europese Commissie (VIES) en herhalen de controle met regelmatige tussenpozen. Klanten in een andere EU-lidstaat zonder geldig btw-identificatienummer behandelen wij voor de btw als niet-ondernemers (artikel 18, lid 2, van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011): wij brengen de btw in rekening van de staat waar de dienst geacht wordt te zijn verricht — tot de overschrijding van de drempel van artikel 59 quater van Richtlijn 2006/112/EG de Oostenrijkse btw van 20%, daarna de btw van de lidstaat van de klant, die wij via het éénloketsysteem (One-Stop-Shop) afdragen; het aankoopformulier en de factuur vermelden het toepasselijke tarief. Extra bestelde NFC-tags leveren wij aan klanten in een andere lidstaat met een geldig btw-identificatienummer als vrijgestelde intracommunautaire levering (artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG, artikel 6, lid 1, en artikel 7 van de internemarktregeling bij de UStG 1994, Binnenmarktregelung); de factuur bevat dan de vermelding “Vrijgestelde intracommunautaire levering” (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung), en de klant bevestigt ons desgevraagd de ontvangst. Blijkt het btw-identificatienummer bij een latere controle ongeldig, dan verwijderen wij het en brengen wij vanaf de volgende factuur de btw in rekening zoals bij klanten zonder geldig btw-identificatienummer; reeds uitgereikte facturen corrigeren wij niet uit eigen beweging.

(6) Jaarlijkse betaling: kiest de klant voor jaarlijkse betaling volgens § 4, lid 7, dan wordt de locatievergoeding volgens lid 1 met 10% verlaagd; de locatie kost daarmee € 44,10 exclusief btw per contractmaand, dus € 529,20 exclusief btw voor twaalf contractmaanden. Dit bedrag wordt vooraf in rekening gebracht. Extra medewerkersplaatsen volgens lid 3 worden bij jaarlijkse betaling in hetzelfde ritme verrekend: € 24 exclusief btw per plaats en jaarperiode (twaalf keer € 2, zonder korting); een tijdens de jaarperiode bevestigde plaats wordt naar evenredigheid tot het einde daarvan verrekend, een vrijkomende plaats vervalt vanaf de volgende jaarperiode. De prijzen voor NFC-tags volgens lid 2 blijven ongewijzigd.

§ 8 Vergoeding, facturering en betaling

(1) De betaling verloopt via de betaaldienstverlener Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin) per creditcard of SEPA-incasso. De klant slaat bij Stripe Checkout een geldig betaalmiddel op en houdt dat gedurende de looptijd van de overeenkomst in stand; hij kan het op elk moment wijzigen in het Back Office onder Instellingen → Abonnement → “Betaalmiddel en facturen” (klantenportaal van Stripe). De vergoeding voor de eerste contractperiode wordt bij het afronden van de aankoop afgeschreven (§ 4, lid 1); bij maandelijkse betaling wordt daarna de vergoeding voor elke nieuwe contractmaand op de eerste dag daarvan vooraf geïnd. Extra medewerkersplaatsen worden onmiddellijk bij hun bevestiging naar evenredigheid afgerekend (§ 7, lid 4). Bij jaarlijkse betaling (§ 4, lid 7) wordt de verlaagde vergoeding voor twaalf contractmaanden (§ 7, lid 6) op de eerste dag van de jaarperiode volledig vooraf geïnd; in de loop van het jaar bevestigde medewerkersplaatsen worden naar evenredigheid tot het einde van de jaarperiode verrekend. Bijgeboekte locaties (§ 4, lid 3) en in het Back Office nabestelde NFC-tags (§ 7, lid 2) worden onmiddellijk bij de boeking respectievelijk bestelling afgerekend.

(2) De klant ontvangt elke factuur elektronisch per e-mail aan het adres van de contactpersoon en in het Back Office onder Instellingen → Abonnement. Hij stemt in met elektronische facturering op grond van § 11, lid 2, UStG. Facturen reiken wij uit als pdf; gestructureerde elektronische facturen (bijvoorbeeld volgens EN 16931) zijn niet verschuldigd. Bezwaren tegen een factuur maakt de klant binnen 30 dagen na ontvangst schriftelijk kenbaar; de wettelijke aanspraken van de klant bij een onjuiste factuur blijven onverlet.

(3) Mislukt een inning, dan herinneren wij de klant per e-mail en stellen wij een respijttermijn van 7 dagen, waarbinnen wij de inning herhalen; de klant kan in die tijd een ander betaalmiddel opslaan. De blokkering volgens lid 4 kondigen wij ten minste 3 werkdagen vooraf per e-mail aan (§ 13, lid 2). De vertragingsrente bedraagt 9,2 procentpunten boven de basisrente (§ 456 UGB), voor zover het verzuim aan de klant toe te rekenen is, anders 4% per jaar (§ 1000 ABGB). Daarnaast brengen wij voor de invordering van de vordering het forfaitaire bedrag van € 40 volgens § 458 UGB in rekening; daarboven uitgaande noodzakelijke en doelmatige invorderingskosten (aanmaningskosten, kosten van gestorneerde incasso's, incasso- en advocaatkosten) worden op grond van § 1333, lid 2, ABGB tot een redelijk, daadwerkelijk gemaakt bedrag in rekening gebracht.

(4) Blijft de betaling na afloop van de respijttermijn uit, dan mogen wij het Back Office blokkeren (§ 13), echter niet eerder dan na afloop van de aankondigingstermijn volgens lid 3. Tijdens de blokkering toont de medewerkersapp alleen nog de eigen gegevens van de betrokken medewerker (inzage en export); nieuwe in- en uitklokregistraties zijn niet mogelijk. De gegevens blijven voor de klant 30 dagen exporteerbaar; blijft de betaling verder uit, dan zeggen wij buitengewoon op (§ 5, lid 2) en geldt § 14. De blokkering wordt na volledige betaling binnen één werkdag opgeheven; de vergoeding loopt tijdens de blokkering door.

(5) Onze vorderingen tot betaling van de vergoeding verjaren op grond van § 1486, punt 1, ABGB na drie jaar vanaf de opeisbaarheid.

§ 9 Prijswijzigingen

(1) In het eerste contractjaar vanaf de aanvang van de looptijd blijven de bij de aankoop overeengekomen prijzen ongewijzigd.

(2) Daarna mogen wij de prijzen aanpassen wanneer onze kosten voor datacenter, betalingsverwerking, personeel of licenties veranderen of de omvang van de dienstverlening wordt uitgebreid; de aanpassing bedraagt ten hoogste de verandering van deze kosten, en kostendalingen verwerken wij op dezelfde wijze. Prijswijzigingen kondigen wij ten minste twee maanden voordat zij ingaan aan per e-mail en in het Back Office.

(3) De klant heeft in dat geval een bijzonder opzeggingsrecht met ingang van het tijdstip waarop de wijziging ingaat, dat hij tot dat tijdstip per e-mail kan uitoefenen. Zegt hij niet op, dan geldt de nieuwe prijs vanaf het aangekondigde tijdstip; op dit gevolg wijzen wij in de aankondiging uitdrukkelijk. Prijsverlagingen gelden zonder aankondiging.

§ 10 Beschikbaarheid, onderhoud en support

(1) Wij stellen NymTime ter beschikking met een beschikbaarheid van 99,5% als maandgemiddelde op het overdrachtspunt van ons datacenter. De beschikbaarheid wordt per contractmaand gemeten als de verhouding tussen de tijd waarin het Back Office en de interface van de medewerkersapp bereikbaar zijn en de totale tijd.

(2) Niet als uitval gelden aangekondigde onderhoudsvensters, storingen van de internetverbinding van de klant of zijn medewerkers, uitval van de eindapparaten, storingen bij Stripe of andere diensten van derden, aanvallen van derden ondanks passende beschermingsmaatregelen en gevallen van overmacht (in het bijzonder natuurrampen, oorlog, overheidsbevelen, grootschalige uitval van de stroom- of telecommunicatievoorziening).

(3) Gepland onderhoud voeren wij 's nachts uit tussen 22.00 en 06.00 uur (Weense tijd) en kondigen wij ten minste 48 uur vooraf in het Back Office aan. Beveiligingsupdates mogen wij zonder voorafgaande aankondiging installeren.

(4) Geregistreerde tijden worden in de medewerkersapp tijdelijk opgeslagen wanneer de dienst tijdelijk niet bereikbaar is, en na herstel van de verbinding met het oorspronkelijke tijdstip doorgegeven.

(5) Support verlenen wij per e-mail aan support@nymtime.com op werkdagen (maandag tot en met vrijdag, van 9.00 tot 17.00 uur Weense tijd, met uitzondering van de wettelijke feestdagen in Wenen); de reactietijd bedraagt één werkdag. Telefonische support en support ter plaatse zijn niet verschuldigd. Toegang tot het klantaccount voor supportdoeleinden vindt alleen plaats na uitdrukkelijke vrijgave door de klant in het Back Office (Instellingen → Abonnement → Supporttoegang) en wordt gelogd.

(6) Wij maken dagelijks een back-up van de gegevens van de dienst in een datacenter in de EU. Het herstel van afzonderlijke door de klant gewiste gegevens maakt geen deel uit van de dienstverlening; de klant gebruikt daarvoor de exportfuncties.

§ 11 Verplichtingen van de klant

(1) De klant is werkgever en verwerkingsverantwoordelijke in de zin van het gegevensbeschermingsrecht voor de gegevens van zijn medewerkers. Hij informeert zijn medewerkers vóór het eerste gebruik overeenkomstig artikel 13 van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) over de verwerking; de door ons ter beschikking gestelde privacyinformatie wordt bij de eerste start in de medewerkersapp getoond en moet door de klant op zijn bedrijf worden afgestemd. De informatie wordt verstrekt in een taal die de medewerkers begrijpen en — waar het recht van de staat van de locatie dat vereist — in de officiële taal van die staat; de klant gaat na of de in de app getoonde taalversie daarvoor volstaat.

(2) De locatiecheck bij de registratie is een controlemaatregel; zij is standaard uitgeschakeld. Het Back Office toont welke stappen het recht van het land van de locatie vereist. De klant rondt deze stappen af, legt ze vast in het Back Office en maakt met zijn juridisch adviseur de juridische beoordeling voor zijn bedrijf (de grondslagen van de betrokken staat worden in deel B vermeld); pas daarna activeert NymTime de locatiecheck voor de betrokken locatie en medewerker. In sommige landen wordt de locatiecheck voor vaste werkplekken niet aangeboden. NymTime slaat geen coördinaten op, maar alleen het resultaat “binnen”, “buiten” of “locatie niet beschikbaar” op het tijdstip van de registratie; een locatiebepaling op de achtergrond vindt niet plaats. Sjablonen stellen wij ter beschikking; de toetsing en de afronding zijn de verantwoordelijkheid van de klant.

(3) De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de arbeidstijdregistratie volgens het recht van de staat van de locatie (deel B), in het bijzonder voor de tijdige controle en correctie van ontbrekende of onjuiste in- en uitklokregistraties, voor de goedkeuring van afwezigheden en voor de naleving van de bewaartermijnen. De arbeidstijdregistratie wordt per locatie aangemaakt volgens het landprofiel van de staat waarin de locatie ligt. NymTime stelt de hulpmiddelen ter beschikking; de verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en belastingen blijven bij de klant.

(4) De toegang tot het Back Office verloopt met het e-mailadres van de betrokken gebruiker en een zelfgekozen wachtwoord. Het wachtwoord wordt ingesteld via een eenmalige link die wij naar dat adres sturen en die 24 uur geldig is; de klant gebruikt de link onverwijld en zorgt ervoor dat elk e-mailadres aan slechts één persoon is toegewezen. Wij raden aan de in het Back Office beschikbare tweestapsverificatie (authenticator-app) voor alle logins te activeren. De klant behandelt inloggegevens, links en herstelcodes vertrouwelijk, geeft ze niet door, kent rollen en rechten in het Back Office alleen toe aan daartoe bevoegde personen, blokkeert vertrokken gebruikers onverwijld, houdt de opgeslagen e-mailadressen actueel en meldt een vermoeden van misbruik onmiddellijk aan support@nymtime.com. Voor handelingen die met zijn inloggegevens worden verricht, is de klant verantwoordelijk, tenzij hij het misbruik onverwijld heeft gemeld.

(5) De klant houdt de basisgegevens van zijn onderneming, zijn locaties, zijn medewerkers en zijn contactpersoon in het Back Office juist en actueel, in het bijzonder het e-mailadres voor facturen en opzeggingen en het leverings- en factuuradres.

(6) De klant gebruikt NymTime alleen voor het beoogde doel en uploadt geen onrechtmatige inhoud. Hij benadert de dienst niet zonder onze toestemming op geautomatiseerde wijze, probeert geen beveiligingsmechanismen (apparaatkoppeling, NFC-handtekeningen, locatiecheck) te omzeilen en geeft logins niet door aan derden buiten zijn onderneming; belastingadviseurs en loonadministrateurs van de klant mogen als gebruiker met een eigen rol worden uitgenodigd.

(7) Regels voor arbeidstijd en pauzes: NymTime rekent uitsluitend volgens de instellingen die de klant per locatie zelf vastlegt — in het bijzonder volgens de gekozen pauzeregel (automatische aftrek van de rustpauze, door de manager in de dienst toegewezen rustpauze of registratie door de medewerker met een knop), volgens de duur van de rustpauze en volgens de vraag of korte pauzes als arbeidstijd gelden. Deze instellingen zijn instructies van de klant; NymTime toetst ze niet op hun toelaatbaarheid naar arbeidsrecht. De naleving van het voor de locatie geldende recht inzake arbeidstijd en rusttijden blijft een verplichting van de klant, in het bijzonder wat betreft de rustpauzes, de dagelijkse en wekelijkse rusttijden, de maximale arbeidstijden, de weekend- en feestdagrust en de volledige en juiste registratie; de belangrijkste voorschriften van de staat worden in deel B vermeld. De melding “Pauze niet geregistreerd” en vergelijkbare meldingen in het Back Office zijn uitsluitend aanwijzingen dat de registratie gecorrigeerd moet worden; zij zijn geen sanctie tegen de medewerker en vervangen noch de controle noch de beslissing van de klant. Een automatische aftrek van de wettelijke minimale rustpauze voert NymTime alleen uit om te voorkomen dat de registratie onjuist blijft; de klant controleert en corrigeert haar.

(8) Recht van de staat van de locatie: NymTime wordt door LazyHead e.U. vanuit Oostenrijk verleend op basis van de Oostenrijkse vergunning voor bedrijfsuitoefening (Gewerbeberechtigung) en het vrij verrichten van diensten (artikel 56 VWEU, Richtlijn 2006/123/EG); op deze overeenkomst is Oostenrijks recht van toepassing (§ 18, lid 4). Op de arbeidsverhouding van de medewerkers van de klant is daarentegen dwingend het recht van toepassing van de staat waar zij gewoonlijk hun arbeid verrichten (artikel 8 van de Rome I-verordening); de belangrijkste voorschriften van die staat — inzake arbeidstijd, medezeggenschap van de werknemersvertegenwoordiging en bescherming van persoonsgegevens van werknemers (artikelen 6 en 88 AVG in samenhang met het recht van die staat) — worden in deel B vermeld. NymTime rekent uitsluitend volgens de instellingen die de klant per locatie kiest (landprofiel, pauzeregel, arbeidstijdgrenzen); vooraf ingesteld is het profiel van de staat waarin de locatie ligt. De klant kiest en controleert de juiste instellingen voor zijn locatie. De door ons ter beschikking gestelde sjablonen (overeenkomst met de ondernemingsraad, toestemmingsverklaring, privacyinformatie) zijn hulpmiddelen; op welk recht zij zijn afgestemd, wordt in deel B vermeld. Voor zover zij niet zijn afgestemd op de staat van de locatie, moet de klant ze aanpassen of door eigen documenten vervangen. NymTime verstrekt geen gegevens aan overheidsinstanties of openbare registers en vervangt geen wettelijk voorgeschreven meldings- of registratievoorziening, tenzij een dergelijke koppeling uitdrukkelijk als dienst is overeengekomen; meldingen aan overheidsinstanties en het bijhouden van wettelijk voorgeschreven registers zijn de verantwoordelijkheid van de klant. De naleving van de voor de klant geldende voorschriften op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en belastingen blijft zijn verplichting.

(9) Privéapparaten: gebruiken medewerkers de medewerkersapp op hun privésmartphone, dan beslist de klant volgens het recht van de staat van de locatie of dit gebruik vrijwillig moet zijn. Waar het recht of de toezichthoudende autoriteit dat vereist (deel B noemt zulke gevallen), vraagt de klant de toestemming van de medewerker en biedt hij medewerkers die hun privéapparaat niet willen gebruiken een gelijkwaardige andere mogelijkheid van tijdregistratie aan, bijvoorbeeld een apparaat van het bedrijf of registratie door een leidinggevende in het Back Office; een weigering mag voor de medewerker geen nadelen hebben.

§ 12 Gebruiksrechten

(1) De klant verkrijgt voor de looptijd van de overeenkomst het niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare recht om NymTime voor de doeleinden van zijn onderneming via het Back Office en de medewerkersapp te gebruiken. Alle overige rechten, in het bijzonder auteursrechten op software, vormgeving, documentatie en merken, blijven bij LazyHead e.U.

(2) De klant mag de software niet verveelvoudigen (behalve voor het beoogde gebruik in de browser en in de app), niet bewerken, decompileren of terugontwikkelen (reverse engineering), voor zover dit niet dwingend is toegestaan op grond van § 40e UrhG (Oostenrijkse auteurswet, Urheberrechtsgesetz), en niet aan derden ter beschikking stellen, verhuren of als dienst aanbieden.

(3) Op de door de klant ingevoerde en geüploade gegevens en documenten verkrijgen wij geen rechten die verder gaan dan het verlenen van de dienst. De klant verleent ons het recht deze gegevens voor de looptijd van de overeenkomst te verwerken, op te slaan en te back-uppen om de dienst te verlenen.

(4) Meldt de klant fouten of doet hij verbetervoorstellen, dan mogen wij deze zonder vergoeding gebruiken.

§ 13 Opschorting en blokkering

(1) Wij mogen de toegang tot het Back Office geheel of gedeeltelijk blokkeren wanneer (a) de klant na afloop van de respijttermijn van § 8, lid 3, in betalingsverzuim is, (b) de klant ondanks verzoek onrechtmatige inhoud niet verwijdert, (c) van het klantaccount een gevaar uitgaat voor de veiligheid of integriteit van de dienst (bijvoorbeeld gecompromitteerde inloggegevens, aanvallen, omzeiling van beveiligingsmechanismen) of (d) een bevel van een overheidsinstantie of rechter dit vereist.

(2) Behalve bij dreigend gevaar kondigen wij een blokkering per e-mail aan met een termijn van ten minste 3 werkdagen en beperken wij haar tot het noodzakelijke. Tijdens een blokkering toont de medewerkersapp alleen nog de eigen gegevens van de betrokken medewerker (inzage en export); nieuwe in- en uitklokregistraties zijn niet mogelijk. De wettelijke verplichting tot registratie van de arbeidstijd moet de klant in die periode op een andere wijze nakomen. Een blokkering volgens lid 1, onder b, motiveren wij per e-mail met vermelding van de betrokken inhoud en de reden (artikel 17 van de digitaledienstenverordening, DSA, Verordening (EU) 2022/2065); meldingen van onrechtmatige inhoud ontvangen wij op office@nymtime.com (artikel 16 DSA).

(3) De blokkering wordt opgeheven zodra de reden ervan is vervallen. Een blokkering laat de betalingsverplichting onverlet en geeft de klant geen recht om vergoedingen op te schorten, voor zover de blokkering gerechtvaardigd was.

§ 14 Teruggave en wissing van gegevens na het einde van de overeenkomst

(1) Na het einde van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens gedurende 30 kalenderdagen volledig exporteren in het Back Office (Excel, CSV, documenten in het oorspronkelijke formaat). In die periode is het Back Office beperkt tot leestoegang en export.

(2) Na afloop van de 30 dagen wissen wij de gegevens van het klantaccount, voor zover geen wettelijke bewaarplicht bestaat; back-ups worden uiterlijk 35 dagen daarna overschreven. Facturen en betalingsbewijzen bewaren wij op grond van § 132 BAO (Oostenrijks algemeen belastingwetboek, Bundesabgabenordnung) zeven jaar. De bijzonderheden zijn geregeld in § 10 van de verwerkersovereenkomst.

(3) Het bewaren van de arbeidstijdregistratie en van de voor de loonadministratie relevante bescheiden volgens het recht van de staat van de betrokken locatie (de termijnen worden in deel B vermeld) blijft ook na het einde van de overeenkomst een verplichting van de klant. De klant zorgt door tijdige export ervoor dat hij deze verplichtingen na de wissing kan nakomen; wij bewaren de gegevens niet voor hem.

(4) Op verzoek van de klant bevestigen wij de wissing schriftelijk.

(5) Overstap naar een andere aanbieder (artikelen 23 tot en met 26 en 29 van Verordening (EU) 2023/2854, dataverordening): de klant kan op elk moment per e-mail of in het Back Office verlangen dat wij de overstap naar een andere aanbieder of de overdracht van zijn gegevens naar eigen systemen ondersteunen; daarvoor is geen opzegtermijn vereist. Wij ronden de overstap zonder onnodige vertraging af, uiterlijk 30 kalenderdagen na het verzoek (overgangsperiode), verlenen de dienst tot dan ongewijzigd en verstrekken de klant de informatie die nodig is voor zijn uittreding. Overdraagbaar zijn alle gegevens die de klant en zijn medewerkers hebben ingevoerd of bij het gebruik hebben gegenereerd — basis- en contractgegevens, roosters, arbeidstijdregistratie, afwezigheden, urensaldi, meldingen, documenten, bewijzen van de inrichting en het auditlogboek — in de formaten XLSX en CSV, documenten in het oorspronkelijke formaat. Uitgezonderd zijn alleen gegevens van de interne werking (sleutels van de NFC-tags en van de apparaten, hashwaarden van wachtwoorden, beveiligingslogboeken), waarvan de afgifte de veiligheid in gevaar zou brengen. Na het einde van de overeenkomst of van de overgangsperiode staan de gegevens ten minste 30 kalenderdagen ter beschikking om te worden opgehaald (lid 1); daarna wissen wij ze volledig volgens lid 2. Voor de overstap en de gegevensexport brengen wij geen vergoedingen in rekening.

§ 15 Aansprakelijkheid

(1) Wij zijn op grond van §§ 1293 e.v. ABGB onbeperkt aansprakelijk voor schade die wij of onze hulppersonen (§ 1313a ABGB) opzettelijk of met grove nalatigheid veroorzaken (§ 1324 ABGB), alsook voor letselschade.

(2) Voor lichte nalatigheid zijn wij alleen aansprakelijk bij schending van een hoofdverplichting uit deze overeenkomst, namelijk het ter beschikking stellen van de dienst volgens § 2 en § 10. In dat geval is de aansprakelijkheid beperkt tot het totaal van de door de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis betaalde vergoedingen, maar ten minste tot € 2.500. Voor het overige is de aansprakelijkheid voor lichte nalatigheid uitgesloten; deze uitsluiting is tussen ondernemers toelaatbaar en benadeelt de klant niet grovelijk in de zin van § 879, lid 3, ABGB, omdat zij de hoofdprestatie onverlet laat en de klant met § 6, lid 5, over een schuldonafhankelijke creditering bij uitval beschikt.

(3) De aansprakelijkheid voor gederfde winst, niet gerealiseerde besparingen, indirecte schade en gevolgschade alsook voor aanspraken van derden jegens de klant is bij lichte nalatigheid uitgesloten. Voor verlies van gegevens zijn wij aansprakelijk volgens de leden 1 en 2. Heeft de klant de gegevens niet met redelijke tussenpozen via de ter beschikking gestelde exportfuncties veiliggesteld, dan wordt dit als eigen schuld (§ 1304 ABGB) in aanmerking genomen.

(4) De klant blijft verantwoordelijk voor een juiste loonadministratie, de naleving van de voorschriften inzake arbeidstijd en de rechtmatige inzet van de locatiecheck (§ 11). Voor administratieve boetes of naheffingen die voortvloeien uit een schending van deze verplichtingen door de klant, zijn wij niet aansprakelijk.

(5) Vorderingen tot schadevergoeding tegen ons moeten binnen twaalf maanden nadat de schade en de schadeveroorzaker bekend zijn geworden in rechte worden ingesteld, anders vervallen zij; de wettelijke verjaringstermijn van § 1489 ABGB wordt in zoverre in onderling overleg verkort, wat tussen ondernemers toelaatbaar is. Dwingende wettelijke aansprakelijkheidsbepalingen, in het bijzonder op grond van de Oostenrijkse productaansprakelijkheidswet (Produkthaftungsgesetz, PHG) en artikel 82 AVG, blijven onverlet; voor opzet en grove nalatigheid gelden noch het verval noch de beperkingen van dit artikel.

§ 16 Gegevensbescherming en verwerking

(1) De klant is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, punt 7, AVG voor de persoonsgegevens van zijn medewerkers; wij zijn verwerker in de zin van artikel 4, punt 8, AVG. De verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28, lid 3, AVG (nymtime.com/avv) met bijlagen maakt deel uit van deze overeenkomst en wordt bij de aankoop samen met deze algemene voorwaarden gesloten. Bij tegenstrijdigheden in vragen van gegevensbescherming gaat de verwerkersovereenkomst voor.

(2) De werknemers- en bedrijfsgegevens van de klant (tijdregistratie, roosters, documenten) slaan wij uitsluitend op in datacenters in de Europese Unie en geven wij alleen door aan de in bijlage 2 bij de verwerkersovereenkomst genoemde subverwerkers. Tijdens de overdracht passeren zij de reverse proxy van Cloudflare; deze en de overige doorgiften naar derde landen (verzending van e-mails, pushmeldingen) zijn daar en in de privacyverklaring met hun grondslag vermeld. Medewerkers van LazyHead e.U. hebben zonder uitdrukkelijke vrijgave door de klant geen toegang tot gegevens van medewerkers.

(3) Beide partijen behandelen alle in verband met de overeenkomst verkregen bedrijfsgeheimen en niet-openbare informatie van de andere partij vertrouwelijk, ook na het einde van de overeenkomst. De verwerking van de gegevens van de klant als klant (contract-, factuur- en verzendgegevens) wordt beschreven in onze privacyverklaring op nymtime.com/datenschutz.

(4) Wij noemen de klant met handelsnaam en logo alleen als referentie indien hij daarmee in het aankoopformulier of later in het Back Office heeft ingestemd; deze toestemming kan hij op elk moment per e-mail intrekken. Gebruiksgegevens analyseren wij alleen in geaggregeerde, niet tot personen herleidbare vorm om de dienst te verbeteren; de inhoud van documenten en loongegevens wordt daarbij nooit gebruikt.

§ 17 Wijzigingen van de algemene voorwaarden

(1) Wij mogen deze algemene voorwaarden met ingang voor de toekomst wijzigen indien dit noodzakelijk is als gevolg van een wijziging van de wetgeving of de rechtspraak, een bevel van een overheidsinstantie, een wisseling van onze subverwerkers of een verdere ontwikkeling van de dienst die het wezenlijke doel volgens § 2, lid 3, niet aantast, de hoofdverplichtingen niet beperkt en de wijziging voor de klant redelijkerwijs aanvaardbaar is. Prijswijzigingen worden uitsluitend beheerst door § 9.

(2) Wijzigingen kondigen wij ten minste vier weken voordat zij ingaan aan per e-mail aan het adres van de contactpersoon en in het Back Office; de gewijzigde versie wordt daarbij toegezonden met markering van de wijzigingen.

(3) De gewijzigde versie wordt de Directie bovendien in het Back Office ter bevestiging getoond; daar kan zij ook bezwaar maken tegen de wijziging. Bevestigt de klant de wijziging of maakt hij tot het tijdstip waarop zij ingaat geen bezwaar, dan gelden de gewijzigde algemene voorwaarden; op de betekenis van het stilzwijgen wijzen wij in de aankondiging uitdrukkelijk. Maakt de klant bezwaar, dan blijft de vorige versie van kracht; de klant kan de overeenkomst op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende contractperiode, wij met de termijn van § 5, lid 1.

§ 18 Slotbepalingen

(1) Wettelijke rechten van de klant op verrekening en opschorting blijven onverlet.

(2) Verklaringen die de overeenkomst betreffen (opzegging, annulering, bezwaar, aanmaning), moeten schriftelijk worden gedaan. De partijen komen daarvoor op grond van § 886 ABGB een vereenvoudigde vorm overeen: een e-mail aan het telkens opgeslagen adres — bij de klant bovendien de desbetreffende functie in het Back Office — volstaat; een eigenhandige handtekening is niet vereist. Mondelinge nevenafspraken bestaan niet.

(3) Een overdracht van de overeenkomst door de klant aan derden vereist onze toestemming; de overdracht aan een rechtsopvolger in het kader van een overdracht van de onderneming hoeft ons slechts te worden gemeld. Wij mogen de overeenkomst overdragen aan een vennootschap die de onderneming LazyHead e.U. door inbreng of omzetting voortzet en waarin Andrii Snikhovskyi een meerderheidsbelang heeft; wij melden dit de klant ten minste vier weken vooraf. De klant kan de overeenkomst in dat geval opzeggen met ingang van het tijdstip van de overdracht.

(4) Op de overeenkomst is Oostenrijks recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag en van de verwijzingsregels van het internationaal privaatrecht. Deze rechtskeuze berust op artikel 3 van Verordening (EG) nr. 593/2008 (Rome I) en geldt ook voor klanten met zetel in een andere lidstaat; dwingende bepalingen die van toepassing zijn op de arbeidsverhouding van de medewerkers van de klant (artikel 8 Rome I), blijven daardoor onverlet (§ 11, lid 8).

(5) Voor alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst komen de partijen op grond van § 104 JN (Oostenrijkse wet op de rechterlijke bevoegdheid, Jurisdiktionsnorm) — bij klanten met zetel in een andere lidstaat bovendien op grond van artikel 25 van Verordening (EU) nr. 1215/2012 (Brussel I bis) — de exclusieve bevoegdheid overeen van de naar het onderwerp bevoegde rechter voor Wenen, Innere Stadt. Wij zijn gerechtigd de klant ook voor de rechter van zijn woonplaats of zetel te dagen.

(6) Mochten afzonderlijke bepalingen van deze algemene voorwaarden ongeldig zijn of worden, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. In de plaats van de ongeldige bepaling treedt een geldige regeling die het economische doel van de ongeldige bepaling het dichtst benadert; hetzelfde geldt voor leemten.

(7) Deze algemene voorwaarden gelden in de aan het begin vermelde versie voor alle vanaf die datum gesloten overeenkomsten; voor eerder gesloten overeenkomsten geldt § 17. De telkens actuele versie voor elke staat is beschikbaar op nymtime.com/agb; de bij de aankoop of bij de eerste aanmelding (§ 4, lid 1) bevestigde versie wordt met tijdstip, versie en controlegetal (SHA-256 van de tekst) in het klantaccount vastgelegd.

§ B1 Taal van de overeenkomst

De taal van de overeenkomst is het Duits, een van de officiële talen van België; de overeenkomst wordt in het Duits gesloten (§ 1, lid 4, en § 4, lid 1, van deel A). De Nederlandse en de Franse versie van deze algemene voorwaarden zijn vóór de aankoop raadpleegbaar en dienen ter informatie; in geval van twijfel is de Duitse versie doorslaggevend.

§ B2 Arbeidstijdrecht en tijdregistratie

(1) Voor deeltijdse werknemers dient de tijdregistratie waarvan § 2, lid 3, van deel A het behoud toezegt, in België als systeem voor de controle van de arbeidstijd respectievelijk voor de registratie van de afwijkingen van het werkrooster volgens artikel 157 tot en met 171 van de programmawet van 22 december 1989. De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de registraties (§ 11, lid 3, van deel A).

(2) De naleving van de Arbeidswet van 16 maart 1971 blijft een verplichting van de klant (§ 11, lid 7, van deel A), in het bijzonder de pauze van ten minste 15 minuten bij meer dan zes uur arbeid (artikel 38quater), de rusttijd van elf uur (artikel 38ter), de grenzen van de arbeidsduur (artikelen 19, 20 en 27) en de zondagsrust (artikelen 11 en 66), alsook de voor hem geldende collectieve arbeidsovereenkomsten. NymTime vervangt noch de Dimona-aangifte noch de registratie in het geregistreerd kassasysteem, voor zover die voor de onderneming verplicht zijn (§ 11, lid 8, van deel A).

(3) Tijdens een blokkering (§ 8, lid 4, en § 13, lid 2, van deel A) houdt de klant de registraties bedoeld in lid 1 op een andere wijze bij.

§ B3 Arbeidsreglement, locatiecheck en taal van de documenten

(1) De wijze van meting en controle van de arbeid hoort in het arbeidsreglement (wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen). Vóór de inzet van de tijdregistratie vult de klant zijn arbeidsreglement aan volgens de wettelijke procedure — zonder ondernemingsraad door aanplakking van het ontwerp met een register van opmerkingen en een termijn van 15 dagen, met ondernemingsraad door diens beslissing — en overhandigt hij elke werknemer een afschrift; bij ten minste 50 werknemers gaat hij na of de informatie en raadpleging volgens collectieve arbeidsovereenkomst nr. 39 (drie maanden vóór de invoering van nieuwe technologieën) vereist is. Het Back Office toont de stappen; NymTime activeert de functie pas nadat ze zijn afgerond.

(2) De locatiecheck bij de registratie (§ 11, lid 2, van deel A) is een punctuele controle; een permanente controle acht de Gegevensbeschermingsautoriteit in beginsel onevenredig. Hij vereist een motivering per locatie, een regeling in het arbeidsreglement en een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (lijst van de Gegevensbeschermingsautoriteit volgens artikel 35, lid 4, AVG, punt 7); de instemming van de werknemer is niet vereist.

(3) Privétoestellen (§ 11, lid 9, van deel A): het gebruik van de medewerkersapp op de privésmartphone is vrijwillig; de klant biedt een toestel van de onderneming of de registratie door een leidinggevende aan.

(4) Documenten voor het personeel — het arbeidsreglement en de informatie volgens artikel 13 AVG (§ 11, lid 1, van deel A) — stelt de klant op in de taal die het recht van het gewest van de locatie voorschrijft: in het Vlaamse Gewest het Nederlands (decreet van 19 juli 1973), in het Franse taalgebied het Frans (decreet van 30 juni 1982), in het Duitse taalgebied het Duits en in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het Nederlands of het Frans naargelang de taal van de werknemer (gecoördineerde wetten van 18 juli 1966). De sjablonen die wij ter beschikking stellen, bestaan daarvoor in het Nederlands, het Frans en het Duits en zijn afgestemd op het Belgische recht (§ 11, lid 8, van deel A); de toetsing en aanpassing ervan blijven de taak van de klant.

§ B4 Bewaring

De bewaring, die volgens § 14, lid 3, van deel A een verplichting van de klant blijft, wordt in België in het bijzonder geregeld door artikel 25 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van de sociale documenten (vijf jaar); hetzelfde geldt voor de registraties over deeltijdse arbeid volgens de programmawet van 22 december 1989.

§ B5 Facturen en btw

Bij klanten met een geldig btw-identificatienummer is de btw in België door de klant verschuldigd (verlegging van de heffing); de factuur vermeldt de aanduiding volgens § 7, lid 5, van deel A. De verplichting tot gestructureerde elektronische facturen via Peppol sinds 1 januari 2026 geldt voor in België gevestigde belastingplichtigen; zij geldt niet voor onze facturen uit Oostenrijk, de factuur als pdf volgens § 8, lid 2, van deel A blijft toegelaten.

§ B6 NFC-tags als elektrische apparaten

Wij leveren NFC-tags pas in België wanneer wij voor elektrische en elektronische apparatuur en verpakkingen in België met een gemachtigde vertegenwoordiger geregistreerd zijn (§ 3, lid 1, van deel A). Afgedankte NFC-tags levert de klant volgens § 3, lid 4, van deel A in bij een inzamelpunt voor afgedankte elektrische en elektronische apparatuur uit professioneel gebruik; § 3, lid 4, van deel A is in zoverre een andere overeenkomst over de financiering van de inzameling en verwerking in de zin van artikel 13, lid 2, van Richtlijn 2012/19/EU en van de gewestelijke voorschriften.