Privātuma politika — Redakcija Latvijai

1. Pārzinis

Pārzinis VDAR 4. panta 7) punkta izpratnē ir LazyHead e.U., īpašnieks Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Wien, Austrija, e-pasts: office@nymtime.com.

Piemēro Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR) un papildus Austrijas Datu aizsardzības likumu (Datenschutzgesetz, DSG), jo īpaši § 1 DSG (pamattiesības uz personas datu neizpaušanu, konstitucionāla norma) un § 24 DSG (sūdzība datu aizsardzības iestādei). Apstrādei nodarbinātības kontekstā papildus piemēro VDAR 88. pantu un tās valsts noteikumus, kurā darbinieki ir nodarbināti (B daļa).

Datu aizsardzības speciālists nav iecelts. VDAR 37. panta 1. punkta nosacījumi nav izpildīti: mēs neesam publiska iestāde, mūsu pamatdarbība nav saistīta ar regulāru un sistemātisku personu novērošanu plašā mērogā, un mēs plašā mērogā neapstrādājam īpašu kategoriju personas datus VDAR 9. panta izpratnē. Ar datu aizsardzību saistītus jautājumus lūdzam sūtīt uz office@nymtime.com.

2. Pārskats: trīs datu subjektu grupas

Mēs nošķiram trīs grupas, uz kurām attiecas atšķirīgi noteikumi:

• Tīmekļvietnes nymtime.com apmeklētāji (3.–5. sadaļa): tehniskie piekļuves dati un saziņas pieprasījumi.
• Klienti un potenciālie klienti (6. un 7. sadaļa): līguma noslēgšana, maksājums ar Stripe, klienta konts Back Office sistēmā.
• Mūsu klientu darbinieki (8. sadaļa): darba grafiks, darba laiks un klātbūtne — šeit darba devējs ir pārzinis un LazyHead e.U. ir apstrādātājs saskaņā ar VDAR 28. pantu.

3. Tīmekļvietnes apmeklējums (serveru žurnāli)

Atverot lapu, tīmekļa serveris apstrādā tehniski nepieciešamos datus: IP adresi, piekļuves datumu un laiku, atvērto adresi, pārsūtīto datu apjomu, HTTP statusa kodu, pārlūkprogrammas veidu un operētājsistēmu, kā arī lapu, no kuras veikta pāreja (referrer).

Nolūks: lapas piegāde, uzbrukumu atvairīšana, kļūdu analīze. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts — mūsu leģitīmās intereses nodrošināt tīmekļvietnes un pakalpojuma drošu un stabilu darbību. Glabāšanas ilgums: mūsu pašu serveru (pakalpojuma saskarnes un tīmekļa servera) žurnālos ir IP adreses; tie tiek rotēti pēc apjoma (ne vairāk kā pieci faili pa 10 MB katram pakalpojumam), parasti pēc dažām dienām tiek pārrakstīti un ne vēlāk kā pēc 30 dienām tiek dzēsti. Datu apvienošana ar citiem datiem vai analīze mārketinga nolūkos nenotiek.

Mitināšana: pakalpojums NymTime (lietotne, datubāze, failu krātuve, rezerves kopijas) darbojas pie Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Vācija, datu centrā Falkenšteinā (Falkenstein, Vācija, reģions fsn1). Datubāze atrodas ar LUKS šifrētos datu nesējos; datubāzes rezerves kopijas ar pgBackRest šifrētā veidā (AES-256) tiek glabātas Hetzner objektu krātuvē (Object Storage) tajā pašā reģionā. Tīmekļvietni nymtime.com mitina un piegādā Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München / Cloudflare, Inc., San Francisco, ASV) platformā Cloudflare Workers. Turklāt Cloudflare pārsūta visu datplūsmu uz adresēm api.nymtime.com, app.nymtime.com un admin.nymtime.com uz mūsu serveriem (reversais starpniekserveris ar aizsardzību pret pārslodzes uzbrukumiem): TLS šifrēšana beidzas pie Cloudflare, savienojums no Cloudflare līdz mūsu serveriem ir atkārtoti šifrēts ar TLS. Līdz ar to Cloudflare tehniski apstrādā visus datus, kas tiek pārsūtīti starp pārlūkprogrammu vai lietotni un pakalpojumu, — arī mūsu klientu darbinieku datus —, taču neglabā pakalpojuma saturu; kešatmiņā tiek saglabāti tikai tīmekļvietnes un lietotņu statiskie faili (skripti, fonti, attēli), turklāt Cloudflare uztur savienojumu žurnālus uzbrukumu atvairīšanai. Cloudflare, Inc. ir sertificēts saskaņā ar ES un ASV datu privātuma regulējumu (EU-US Data Privacy Framework) (Eiropas Komisijas 2023. gada 10. jūlija lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību, VDAR 45. pants); papildus piemēro Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas no Cloudflare datu apstrādes līguma (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts). Ar abiem pakalpojumu sniedzējiem ir noslēgts datu apstrādes līgums saskaņā ar VDAR 28. pantu.

Fonti tiek piegādāti kā pašas tīmekļvietnes daļa. Savienojums ar Google Fonts vai citiem fontu pakalpojumu sniedzējiem netiek veidots; netiek ielādēti trešo personu skripti, attēli vai saturs.

4. Sīkdatnes un līdzīgas tehnoloģijas (§ 165 Abs 3 TKG 2021)

Tīmekļvietne nymtime.com: šī tīmekļvietne neizmanto sīkdatnes un neizmanto lokālo krātuvi (Local Storage, Session Storage) atpazīšanai. Nav integrēti nekādi analītikas, statistikas vai reklāmas pakalpojumi. Valodas iestatījums izriet tikai no atvērtā tīmekļvietnes valodas ceļa (piemēram, /, /en, /fr) un netiek saglabāts.

Back Office (lietotne klientiem vietnē app.nymtime.com): Back Office izmanto šādas sīkdatnes: nt_session — nejaušs, parakstīts sesijas identifikators pēc pieteikšanās, lasāms tikai serverim (HttpOnly), derīgums beidzas pēc 14 dienām vai izrakstoties; nt_role — pieteikušās personas loma, lai tiktu parādīta piemērotā saskarne; nt_locale — izvēlētā valoda; nt_location — pēdējais izvēlētais objekts. nt_role, nt_locale un nt_location nesatur vārdus vai kontaktdatus, un to derīgums beidzas pēc 12 mēnešiem. Papildus Back Office pārlūkprogrammas lokālajā krātuvē (Local Storage) saglabā lietošanas iestatījumus: izvēlēto darba grafika skatu katram objektam un to, vai iestatīšanas norāde ir paslēpta. Operatora konsolē admin.nymtime.com, kas pieejama tikai LazyHead e.U. darbiniekiem, sesijas sīkdatne saucas nt_platform. Šīs sīkdatnes un ieraksti ir noteikti nepieciešami skaidri pieprasītā pakalpojuma sniegšanai vai saglabā tikai iestatījumus, ko lietotājs pats ir izvēlējies; saskaņā ar § 165 Abs 3 TKG 2021 (Austrijas Telekomunikāciju likums 2021, Telekommunikationsgesetz) tam nav nepieciešama piekrišana. Ar to saistītās datu apstrādes juridiskais pamats ir VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (līguma izpilde). Sīkdatnes analītikas vai reklāmas nolūkos Back Office neizmanto.

Maksājums: maksājums notiek, izmantojot Stripe Checkout domēnā stripe.com. Par tur izmantotajām sīkdatnēm atbild Stripe, un uz tām attiecas Stripe sīkdatņu politika (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); mūsu tīmekļvietnē netiek ielādēts neviens Stripe skripts.

Tāpēc sīkdatņu paziņojuma josla nav nepieciešama. Ja nākotnē izmantosim sīkdatnes, kas nav nepieciešamas, vai trešo personu pakalpojumus, mēs iepriekš saņemsim piekrišanu saskaņā ar § 165 Abs 3 TKG 2021 un VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu un atjaunināsim šo privātuma politiku.

5. Saziņas veidlapa un e-pasts

Ja jūs izmantojat saziņas veidlapu vai rakstāt mums e-pastu, mēs apstrādājam vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi, pēc izvēles uzņēmumu un objektu skaitu, izvēlēto jautājumu un jūsu ziņojuma saturu. Nolūks: atbildēt uz pieprasījumu, nosūtīt pieprasītās veidnes (AVV, vienošanās ar darbinieku pārstāvjiem, piekrišanas apliecinājums, novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību), sagatavot līguma noslēgšanu.

Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (pasākumu veikšana pēc jūsu pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas), kā arī attiecībā uz saziņu pa e-pastu jūsu veidlapā sniegtā piekrišana saskaņā ar VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu, kuru jūs varat jebkurā laikā atsaukt ar spēku uz nākotni.

Glabāšanas ilgums: līdz pieprasījuma galīgai izskatīšanai, ne ilgāk kā 6 mēnešus pēc pēdējā ziņojuma; ja tiek noslēgts līgums, piemēro līgumattiecību termiņus (10. sadaļa). Saņēmēji: saziņas veidlapas ziņojumus mūsu serveris nogādā mūsu pastkastē, izmantojot e-pasta sūtīšanas pakalpojumu Resend (apstrādātājs, 7. sadaļa).

Klientu atbalsta pieprasījumi (support@nymtime.com, AGB § 10 (5)): mēs apstrādājam vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi, uzņēmumu, pieprasījuma saturu un ar to saistīto saraksti, lai atbildētu uz pieprasījumu un novērstu traucējumus. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (lietošanas līguma izpilde), kā arī VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts — mūsu leģitīmās intereses izsekot atkārtotus traucējumus un spēt pierādīt atbalsta kvalitāti. Glabāšanas ilgums: 12 mēneši pēc pieprasījuma izskatīšanas pabeigšanas. Piekļuve klienta kontam šajā gadījumā notiek tikai pēc tam, kad klients to ir skaidri atļāvis (7. sadaļa).

6. Pirkums un tā izpilde (Stripe)

Veicot pirkumu vietnē nymtime.com/kaufen, mēs reģistrējam jūsu uzņēmuma datus (nosaukums, iela, pasta indekss un apdzīvotā vieta, valsts, pēc izvēles PVN numurs), objektu skaitu, papildus pasūtīto NFC birku skaitu, kontaktpersonas vārdu, uzvārdu un e-pasta adresi, pēc izvēles tālruņa numuru jautājumiem par pasūtījumu un piegādi, pēc izvēles citu piegādes adresi un laiku, kad jūs piekritāt vispārīgajiem darījumu noteikumiem un datu apstrādes līgumam, atsevišķi pieņēmāt AGB § 1 (5) minētos noteikumus un, ja attiecināms, piekritāt tam, ka jūs minam kā atsauci (AGB § 16 (4)). Nolūks: līguma noslēgšana, klienta konta izveide, rēķinu izrakstīšana, NFC birku nosūtīšana. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (līguma izpilde), kā arī VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts saistībā ar § 11 UStG (Austrijas Apgrozījuma nodokļa likums, Umsatzsteuergesetz) un § 132 BAO (Austrijas Federālais nodokļu kodekss, Bundesabgabenordnung) (rēķinu izrakstīšanas un glabāšanas pienākumi). Attiecībā uz uzņēmuma klienta kontaktpersonas datiem juridiskais pamats ir VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts — mūsu leģitīmās intereses izpildīt līgumu ar uzņēmumu. Apstiprinot AGB un datu apstrādes līgumu — pirkuma laikā vai, ja klienta kontu pēc pieprasījuma esam izveidojuši mēs paši, vadības pirmajā pieteikšanās reizē Back Office sistēmā —, mēs reģistrējam dokumentu apstiprināšanas laiku, versiju un kontrolsummu (apstiprinātā teksta SHA-256), IP adresi un lietotāju, kas apstiprina (pierādījums saskaņā ar VDAR 5. panta 2. punktu; juridiskais pamats — 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

NFC birku nosūtīšana: lai piegādātu cenā iekļautās un papildus pasūtītās NFC birkas, mēs nododam uzņēmuma nosaukumu, kontaktpersonas vārdu, uzvārdu un uzņēmuma vai piegādes adresi — kurjera piegādes gadījumā papildus tālruņa numuru, ja tas norādīts — Österreichische Post AG vai kurjerdienestam. Piegādes pakalpojuma sniedzējs attiecībā uz piegādi ir patstāvīgs pārzinis; darbinieku dati tam netiek nodoti. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts. Piegādes datus mēs glabājam līdz NFC birku garantijas termiņa beigām (12 mēneši, AGB § 3 (3); likumā noteiktā atbildība par defektiem saskaņā ar §§ 922 ff ABGB — Austrijas Vispārīgais civilkodekss, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch — paliek neskarta) un kā rēķina daļu saskaņā ar § 132 BAO.

PVN numura pārbaude (VIES): ja pirkuma laikā vai vēlāk Back Office sistēmā norādāt PVN numuru, mēs šo numuru kopā ar valsts kodu nosūtām Eiropas Komisijas apstiprināšanas sistēmai (VIES, PVN informācijas apmaiņas sistēma) un saglabājam rezultātu, laiku un apstiprinājuma numuru. Pārbaudi mēs atkārtojam reizi ceturksnī. Nolūks: pareiza rēķinu izrakstīšana, jo īpaši lēmums par nodokļa apgriezto maksāšanu (reverse charge). Saņēmējs: Eiropas Komisija, Rue de la Loi 200, 1049 Bruxelles, Beļģija. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts saistībā ar § 11 Abs 1a un Art. 21 Abs 3 UStG 1994 (rēķinu izrakstīšanas un ziņošanas pienākumi). PVN numurs ir uzņēmuma identifikators; personas dati tas ir tikai tad, ja tas piešķirts individuālajam komersantam.

Maksājumu pakalpojumu sniedzējs: maksājums (kredītkarte vai SEPA tiešais debets) tiek apstrādāts, izmantojot Stripe Checkout. Par maksājumu apstrādi atbild Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Īrija. Karšu numurus, bankas rekvizītus un drošības elementus vāc un glabā tikai Stripe; LazyHead e.U. tos nekad nesaņem. No Stripe mēs saņemam klienta un abonementa identifikatoru, maksājuma statusu, maksāšanas līdzekļa pēdējos četrus ciparus un rēķina datus.

Datu nosūtīšana uz trešām valstīm: Stripe Payments Europe, Ltd. var nosūtīt datus Stripe, Inc. (ASV) un citām grupas sabiedrībām. Pamats ir Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību attiecībā uz ES un ASV datu privātuma regulējumu, uz kuru attiecas Stripe, Inc., kā arī Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas saskaņā ar VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunktu. Sīkāka informācija: https://stripe.com/de-at/privacy.

Rēķinus un maksājumu apliecinošus dokumentus mēs saskaņā ar § 132 BAO glabājam septiņus gadus no tā kalendāra gada beigām, kurā tie izrakstīti.

7. Klienta konts un Back Office

Adrešu meklēšana: ja lietotājs Back Office sistēmā ievada objekta adresi, mēs ievadīto tekstu nosūtām Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Berlin, Vācija, meklēšanas pakalpojumam Photon (serveri ES), lai saņemtu adrešu ieteikumus; ja pakalpojums nav sasniedzams, mēs aizstājot izmantojam OpenStreetMap Foundation pakalpojumu Nominatim. Pieprasījumu veic mūsu serveris, nevis pārlūkprogramma — lietotāja IP adrese netiek nosūtīta; meklēšanas tekstu mēs nereģistrējam žurnālā. Nolūks: objekta adreses reģistrēšana. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (leģitīmās intereses nodrošināt adreses reģistrēšanu bez kļūdām). Kartes dati: © OpenStreetMap līdzautori (ODbL 1.0).

Attiecībā uz katru Back Office lietotāju (vadība, vadītāji, nodokļu konsultanti) mēs apstrādājam vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi, pēc izvēles tālruņa numuru, lomu un piesaisti objektam, pieteikšanās laikus, sesijas identifikatoru (sīkdatne nt_session, 4. sadaļa), kā arī ar drošību saistīto darbību žurnālu (darbību žurnāls). Nolūks: pakalpojuma nodrošināšana, piekļuves aizsardzība, izmaiņu izsekojamība. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts; darbību žurnālam papildus VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (drošība, pierādījums saskaņā ar VDAR 5. panta 2. punktu). Attiecībā uz šiem lietotāju datiem mēs paši esam pārzinis; tie nav datu apstrādes līguma priekšmets, kas attiecas tikai uz klienta darbinieku datiem (8. sadaļa).

Pieteikšanās Back Office: lietotāja identifikators ir lietotāja e-pasta adrese, kam pievienojas paša izvēlēta parole. Lietotājs paroli iestata ar vienreizēju saiti, ko mēs nosūtām uz šo adresi un kas ir derīga 24 stundas; aizmirstu paroli atiestata ar vienreizēju saiti, kas ir derīga vienu stundu. Saglabātās e-pasta adreses maiņu mēs apstiprinām ar kodu, kas tiek nosūtīts uz jauno adresi. Paroles mēs glabājam tikai kā jaucējvērtību (scrypt ar nejaušu sāli) — atklātā tekstā tās mums nav zināmas, un tās mums arī nevar paziņot. Pēc 10 secīgiem neveiksmīgiem mēģinājumiem piekļuve tiek bloķēta uz 15 minūtēm; pieteikšanās, neveiksmīgi mēģinājumi, paroles maiņas un bloķēšanas tiek reģistrētas žurnālā. Papildus uzņēmums var aktivizēt divu faktoru autentifikāciju: uz laiku balstītu vienreizēju kodu no autentifikatora lietotnes (TOTP) kopā ar atkopšanas kodiem; tiek glabāts tikai lietotnes šifrētais noslēpums un atkopšanas kodu jaucējvērtības. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts pašai pieteikšanās darbībai, VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts bloķēšanai, divu faktoru autentifikācijai un drošības žurnālam (mūsu un jūsu leģitīmās intereses novērst neatļautu piekļuvi). Darbinieku lietotne joprojām izmanto aktivizēšanu ar kodu, kas nosūtīts uz saglabāto e-pasta adresi, un tieši vienas ierīces piesaisti (8. sadaļa).

E-pasta vēstules no sistēmas (pieteikšanās un uzaicinājuma saites, darbinieku lietotnes aktivizācijas kodi, paziņojumi, līguma un maksājumu paziņojumi, rēķini) mēs sūtām, izmantojot Resend, Inc., San Francisco, ASV, kā apstrādātāju. Resend sūta ziņojumus, izmantojot Amazon Simple Email Service reģionā eu-west-1 (Īrija); tiek apstrādāta saņēmēja adrese, temats, ziņojuma saturs un piegādes statuss. Nosūtīšanai Resend, Inc. uz ASV piemēro ES un ASV datu privātuma regulējumu (VDAR 45. pants) un Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts).

Ja kāds darbinieku lietotnē pieprasa kodu e-pasta adresei, kas nav saglabāta nevienā uzņēmumā, mēs uz šo adresi vienreiz (ne biežāk kā reizi 24 stundās) nosūtām paziņojumu, ka ar šo adresi saistīta konta nav un adrese jānoskaidro pie darba devēja. Pati lietotne šajā gadījumā neparāda atšķirību no zināmas adreses. Tiek apstrādāta tikai ievadītā adrese un laiks (lai ierobežotu līdz vienam ziņojumam dienā, pēc tam tie tiek dzēsti). Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts — leģitīmās intereses palīdzēt personām piekļūt, neatklājot, kādas adreses sistēmā pastāv.

Platformas operatora piekļuve: LazyHead e.U. darbiniekiem nav piekļuves klienta kontā saglabātajiem darbinieku datiem. Atbalsta piekļuve ir iespējama tikai tad, ja klients to Back Office sadaļā Iestatījumi → Abonements → Atbalsta piekļuve skaidri atļauj — ar apjomu, ilgumu un iespēju to jebkurā laikā atsaukt; katra piekļuve tiek reģistrēta klienta darbību žurnālā.

8. Mūsu klientu darbinieku dati (apstrāde, ko veic apstrādātājs, VDAR 28. pants)

Darbinieku datu pārzinis ir attiecīgais darba devējs, kas izmanto NymTime. LazyHead e.U. šos datus apstrādā tikai darba devēja uzdevumā un saskaņā ar viņa norādījumiem, pamatojoties uz datu apstrādes līgumu (nymtime.com/avv). Darbinieku informēšana saskaņā ar VDAR 13. pantu ir darba devēja pienākums; šim nolūkam mēs nodrošinām veidni, kas tiek parādīta darbinieku lietotnē pirmajā palaišanas reizē un tur iestatījumos jebkurā laikā ir pieejama pilnā apmērā.

Apstrādātās datu kategorijas: pamatdati (vārds, uzvārds, kontaktdati, amats, objekts, personāla numurs, nodarbinātības veids), darba grafiks (plānotās maiņas, lomas), darba laika uzskaites ieraksti (faktiskais sākums, beigas, atpūtas pārtraukumi un īsi pārtraukumi, labojumi ar pamatojumu), darba laika konts (plāna un fakta atlikums uzņēmuma pārskata periodā), prombūtnes (atvaļinājums, darbnespēja, brīvs laiks par virsstundām, atbrīvojums tuvinieka aprūpei un citi veidi), atrašanās vietas pārbaudes rezultāts ieraksta brīdī, ierīces dati (ierīces identifikators, publiskā atslēga, modelis, statuss), pieejamības norādes, piedāvājumi un pieņemšanas maiņu apmaiņā, izlasīšanas apstiprinājumi uzņēmuma paziņojumiem (ziņojumu dēlis), kā arī — tikai tad, ja klients izmanto šīs funkcijas, — personāla dokumenti, ieskaitot darbinieka augšupielādētus apliecinājumus, algu dokumenti un iekšējie personāla izmaksu dati.

Atpūtas pārtraukumi: pārtraukumi tiek reģistrēti saskaņā ar uzņēmuma izvēlēto noteikumu — automātiski atskaitīti, vadītāja maiņā piešķirti vai darbinieka reģistrēti ar pogu. Ja maiņā, kas ilgst vairāk nekā sešas stundas, pārtraukums nav reģistrēts, NymTime atskaita likumā noteikto minimālo atpūtas pārtraukumu saskaņā ar objekta valsts tiesību aktiem, lai darba laika uzskaite nepaliktu nepareiza, un parāda vadītājam piezīmi „Pārtraukums nav reģistrēts“. Šī piezīme kalpo tikai uzskaites labošanai; tā nav sankcija, nav darba snieguma novērtējums un nav pamats brīdinājumam. Labojumu ar pamatojumu veic uzņēmuma persona; darbinieks labojumus redz savā lietotnē.

Darba laika uzskaites ieraksti tiek veidoti katram objektam atbilstoši tās valsts profilam, kurā objekts atrodas, un ir pieejami darbiniekam lietotnē.

Pieejamība: darbinieki var norādīt, kurās dienās viņi ir pieejami, pieejami nelabprāt vai nav pieejami. Norāde ir brīvprātīga, kalpo tikai plānošanai un nav ne gatavība darbam, ne dežūra darba laika tiesību izpratnē; tā nerada pienākumu sākt darbu un nerada tiesības uz atlīdzību. Plānošanas kompetence un atbildība par darba grafiku paliek darba devējam. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (darba tiesisko attiecību īstenošana).

Maiņu apmaiņa: ja darbinieks piedāvā maiņu apmaiņai, tā paša objekta kolēģi ar to pašu lomu redz darbinieka vārdu, uzvārdu, lomu vai attiecīgi nodaļu un attiecīgās maiņas laikus — ne vairāk. Tas, kurš pieņem apmaiņu, tiek parādīts piedāvājušajam darbiniekam un vadītājam. Apmaiņa stājas spēkā, kad vadītājs to apstiprina vai ja uzņēmums līdzīgām maiņām ir iestatījis automātisku apstiprināšanu. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts; klātbūtnes vai darba snieguma dati šajā gadījumā netiek atklāti.

Kontaktdati kolēģiem (Kontakti): darbinieka tālruņa numurs un e-pasta adrese citiem objekta darbiniekiem ir redzami tikai tad, ja darbinieks to pats ieslēdz lietotnes iestatījumos. Noklusējuma iestatījums ir „izslēgts“. Juridiskais pamats: piekrišana saskaņā ar VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu, kuru var jebkurā laikā atsaukt ar spēku uz nākotni (VDAR 7. panta 3. punkts) — pēc atsaukšanas kontaktdati uzreiz vairs nav redzami. Atsaukšana nerada nelabvēlīgas sekas darba tiesiskajās attiecībās; bez atļaujas kolēģiem ir redzams tikai vārds, uzvārds, loma vai attiecīgi nodaļa un iniciāļi. Vadītāji neatkarīgi no tā redz darba kontaktdatus, pamatojoties uz VDAR 6. panta 1. punkta b) un f) apakšpunktu.

Ziņojumu dēlis (uzņēmuma paziņojumi): uzņēmums var publicēt paziņojumus atsevišķiem objektiem vai nodaļām vai visiem darbiniekiem, pēc izvēles ar plakātu (attēls vai PDF); attēli tiek saglabāti bez iegultiem metadatiem, piemēram, uzņemšanas vietas vai kameras datiem. NymTime saglabā, kurš paziņojumu ir atvēris un — ja uzņēmums to lūdz — apstiprinājis, ka ar to iepazinies, lai uzņēmums varētu pierādīt, ka darbinieki ir iepazinušies ar svarīgu uzņēmuma informāciju. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) un f) apakšpunkts. Izlasīšanas apstiprinājums nav darba snieguma kontroles instruments; plašāka uzvedības analīze nenotiek.

Darbinieka dokumenti: uzņēmums var saglabāt dokumentus un padarīt tos redzamus attiecīgajam darbiniekam lietotnē (piemēram, rakstisku informāciju par būtiskajiem darba nosacījumiem, algas lapiņas un apliecinājumus); darbinieks pats var augšupielādēt dokumentus (piemēram, darbnespējas apliecinājumu vai pieprasītus apliecinājumus), un uzņēmums var pieprasīt dokumentu. Dokumentiem var norādīt derīguma termiņu (piemēram, uzturēšanās atļaujai), par kuru NymTime savlaicīgi atgādina. Darbnespējas apliecinājums ir veselības dati VDAR 9. panta izpratnē; to drīkst saglabāt tikai tiktāl, ciktāl darba devējam ir tiesības to pieprasīt saskaņā ar tās valsts tiesību aktiem, kurā darbinieks ir nodarbināts (noteikumus norāda B daļa), — juridiskais pamats tam ir VDAR 9. panta 2. punkta b) apakšpunkts saistībā ar šiem noteikumiem. Ja darbnespēja tiek paziņota elektroniski ar sociālās apdrošināšanas iestādes starpniecību, tiek saglabāta tikai darba devējam pienākošā informācija bez diagnozes; ja apliecinājumā ir diagnozes kods, tas pirms augšupielādes tiek padarīts nesalasāms. Personāla dokumentos var būt valsts identifikācijas numuri (piemēram, sociālās apdrošināšanas numurs); darba devējs tos saglabā tikai savas valsts tiesību aktu ietvaros. Diagnozes un slimību cēloņus reģistrēt nedrīkst. Darbnespējas apliecinājumus un algu dokumentus redz tikai vadība, klienta šim nolūkam skaidri pilnvarotas personas un attiecīgais darbinieks; katra piekļuve tiek reģistrēta žurnālā. Dokumentus lietotne pirms saglabāšanas šifrē ar AES-256-GCM; atslēgas atrodas tikai lietotnes serveros. Glabāšana notiek atbilstoši datu veidiem klienta iestatījumos: algu dokumenti — atbilstoši datu veidam „Algu dokumenti“ (termiņš un tā sākums saskaņā ar B daļu), pārējie dokumenti — atbilstoši datu veidam „Darbinieku dokumenti“.

Kamera un fotoattēli: darbinieku lietotnes kamera nolasa tikai QR kodu uz objekta plāksnītes, lai instalētu vai attiecīgi atvērtu lietotni; attēls netiek saglabāts. Fotoattēls tiek uzņemts vai izvēlēts no galerijas tikai tad, ja darbinieks pats augšupielādē dokumentu (piemēram, darbnespējas apliecinājumu). Laika reģistrēšanas brīdī fotoattēli netiek uzņemti.

Paziņojumi tālrunī (push): darbinieku lietotne var saņemt paziņojumus, piemēram, par jaunu maiņu vai izskatītu prombūtni. Šim nolūkam mēs saglabājam ierīces push marķieri. Paziņojumi tiek sūtīti, izmantojot Expo (650 Industries, Inc., ASV) push pakalpojumu un no turienes Apple Push Notification service (Apple) vai attiecīgi Firebase Cloud Messaging (Google). Tiek nosūtīts tikai push marķieris, paziņojuma identifikators un veids, kā arī vispārīgs teksts bez personas datu satura; sīkāku informāciju lietotne parāda tikai pēc atvēršanas. Juridiskais pamats: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts. Paziņojumus var jebkurā laikā izslēgt tālruņa iestatījumos. Push pakalpojuma tehniskos lietošanas datus (piemēram, tālruņa IP adresi, iegūstot push marķieri) Expo papildus apstrādā kā patstāvīgs pārzinis sava pakalpojuma darbības un drošības nodrošināšanai (expo.dev/privacy). Nosūtīšanai Expo uz ASV piemēro ES un ASV datu privātuma regulējumu (VDAR 45. pants), saskaņā ar kuru Expo ir sertificēts; pamats ir datu apstrādes papildinājums (Data Processing Addendum) no 28.09.2026.

Konta dzēšana: lietotnes iestatījumos darbinieks var pieprasīt sava konta dzēšanu. Pieprasījums tiek nosūtīts darba devējam, kurš kā pārzinis par to lemj. Darba laika uzskaites ieraksti arī pēc dzēšanas tiek glabāti likumā noteikto laiku saskaņā ar objekta valsts tiesību aktiem (glabāšanas ilgums — skatīt turpmāk).

Apgrozījuma dati: rādītājiem, piemēram, personāla izmaksu īpatsvaram, uzņēmums var ievadīt vai importēt failā dienas apgrozījumu katram objektam. Šie dati attiecas uz objektu, nevis uz personām; paši par sevi tie nav personas dati. Saistība ar personām rodas, tikai salīdzinot tos ar personāla izmaksām, kas ir pieejamas tikai klienta vadībai.

Nekādu atrašanās vietas koordinātu: NymTime neglabā GPS koordinātas, maršrutus un pārvietošanās profilus. Objekta ieraksta bez NFC gadījumā darbinieka ierīce ieraksta brīdī vienreiz nosūta mūsu serverim savu pašreizējo atrašanās vietu ar precizitāti; serveris ar to pārbauda tikai to, vai ierīce atrodas darba devēja noteiktajā objekta zonā, un koordinātas nekavējoties dzēš — tiek saglabāts tikai rezultāts „zonā“, „ārpus zonas“ vai „atrašanās vieta nav pieejama“ ar laiku un precizitāti metros. Reģistrējot laiku ar NFC pie NFC birkas, atrašanās vieta tiek nosūtīta un tādā pašā veidā pārbaudīta tikai tad, ja atrašanās vietas pārbaude objektā ir pieejama un darba devējs to nav izslēdzis; citādi — nemaz. Atrašanās vieta tiek noteikta tikai vienreiz ieraksta brīdī; atrašanās vietas noteikšana fonā nenotiek. Ārpus maiņas pārbaude nenotiek.

Atrašanās vietas pārbaude saskaņā ar attiecīgās valsts tiesību aktiem: atrašanās vietas pārbaude ieraksta brīdī ir kontroles pasākums. Tā ir pieejama objektos, kuros to pieļauj objekta valsts tiesību akti, un darba devējs to var izslēgt katram objektam atsevišķi. Pirms to izmantot, darba devējs izpilda savas valsts tiesību aktos prasītos soļus; kādi ir šie soļi, norāda B daļa. Back Office tos viņam rāda kontrolsaraksta veidā, taču funkciju nebloķē; kamēr soļi nav izpildīti, darba devējs attiecīgajam objektam atrašanās vietas pārbaudi izslēdz. Dažās valstīs atrašanās vietas pārbaude pastāvīgām darba vietām netiek piedāvāta. Atrašanās vietas noteikšana fonā nenotiek; pārbaude notiek tikai ieraksta brīdī, un NymTime neglabā koordinātas, bet tikai „zonā“, „ārpus zonas“ vai „atrašanās vieta nav pieejama“.

Iepazīšanās apliecinājumi un piekrišanas lietotnē: ja valsts tiesību akti prasa, lai darbinieks tiktu informēts par kādu funkciju vai tai piekristu, viņš to apstiprina lietotnē pēc iepazīšanās ar dokumentu. Tiek saglabāts laiks, dokuments un tā versija, kā arī atbilde. Piekrišanu darbinieks var jebkurā laikā atsaukt lietotnē ar spēku uz nākotni (VDAR 7. panta 3. punkts); līdz atsaukšanai veiktās apstrādes likumīgums netiek ietekmēts. Ja atrašanās vietas pārbaude balstās uz piekrišanu, pēc atsaukuma NymTime laika reģistrēšanas brīdī vairs nepārbauda šī darbinieka atrašanās vietu; atsaukumu darba devējs redz Back Office sistēmā — laika reģistrēšana pie NFC birkas un citi darba devēja paredzētie veidi joprojām ir iespējami.

Darba devēja juridiskie pamati: VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts saistībā ar darba laika uzskaites pienākumu saskaņā ar objekta valsts tiesību aktiem, VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (darba līgums, darba grafiku plānošana), VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (sistēmas drošība, viena ierīce uz personu), kā arī atrašanās vietas pārbaudei ieraksta brīdī — attiecīgās valsts tiesību aktos prasītie pamati; valsts noteikumus norāda B daļa.

Glabāšanas ilgums: darba devējs Back Office sistēmā nosaka glabāšanas termiņus katram datu veidam; NymTime nodrošina likumā noteikto minimālo vērtību ievērošanu. Noklusējuma vērtības darba laika uzskaites ierakstiem, darbību žurnālam un dokumentiem norāda B daļa saskaņā ar objekta valsts tiesību aktiem; neapstrādāti klātbūtnes notikumi — 3 mēneši, īsāk, ja to prasa valsts tiesību akti (B daļa), paziņojumi — 6 mēneši. Ikdienas process dzēš vai anonimizē datus, kuru termiņš beidzies, un reģistrē to žurnālā.

Darbinieku tiesības: tiesības piekļūt datiem, labot, dzēst, ierobežot apstrādi, tiesības uz datu pārnesamību un tiesības iebilst darbinieki īsteno, vēršoties pie sava darba devēja. Darbinieku lietotnē viņi var jebkurā laikā apskatīt savus darba laika uzskaites ierakstus un reizi mēnesī tos eksportēt. Pieprasījumus, kas tiek saņemti pie mums, mēs nekavējoties pārsūtām darba devējam un palīdzam viņam uz tiem atbildēt.

9. Saņēmēji un nosūtīšana uz trešām valstīm

Personas datus mēs nododam tikai šādiem saņēmējiem: pakalpojuma mitināšanas pakalpojumu sniedzējam (Hetzner Online GmbH, datu centrs Falkenšteinā ES, apstrādātājs), Cloudflare (tīmekļvietnes mitināšana un visas datplūsmas pārsūtīšana uz pakalpojumu, apstrādātājs — 3. sadaļa), Resend, Inc. (e-pasta vēstuļu sūtīšana, izmantojot Amazon Simple Email Service Īrijā, apstrādātājs — 7. sadaļa), Expo (650 Industries, Inc.) ar Apple Push Notification service un Firebase Cloud Messaging (paziņojumi darbinieku lietotnei bez personas datu satura — 8. sadaļa), Stripe Payments Europe, Ltd. (patstāvīgs pārzinis attiecībā uz maksājumu apstrādi), Österreichische Post AG vai kurjerdienestam (NFC birku piegāde, tikai piegādes dati), Eiropas Komisijai (PVN numura apstiprināšana VIES, tikai valsts kods un PVN numurs — 6. sadaļa), Komoot GmbH (adrešu meklēšana Photon, tikai ievadītais adreses teksts — 7. sadaļa), kā arī iestādēm un tiesām, ciktāl pastāv likumā noteikts pienākums. Aktuālais apstrādātāju saraksts ir datu apstrādes līguma 2. pielikums (nymtime.com/avv).

Pakalpojuma NymTime dati — klientu konti, darbinieku dati, dokumenti, rezerves kopijas — tiek glabāti tikai ES (Hetzner, Falkenšteina). Nosūtīšana uz trešām valstīm ārpus Eiropas Ekonomikas zonas notiek šādos gadījumos: kad datplūsmu pārsūta Cloudflare (3. sadaļa), kad e-pasta vēstules tiek sūtītas ar Resend (7. sadaļa), kad push paziņojumi tiek sūtīti ar Expo, Apple un Google (8. sadaļa) un maksājumu apstrādes ietvaros, ko veic Stripe (6. sadaļa). Pamats katrā gadījumā ir Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību attiecībā uz ES un ASV datu privātuma regulējumu (VDAR 45. pants) uzņēmumiem, kas saskaņā ar to ir sertificēti, un papildus Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts).

10. Glabāšanas ilgums — pārskats

Ja iepriekš nav norādīts citādi, piemēro šādus termiņus:

• Serveru žurnāli ar IP adresēm: rotēti pēc apjoma, parasti dažas dienas, ne ilgāk kā 30 dienas.
• Saziņas pieprasījumi: līdz izskatīšanai, ne ilgāk kā 6 mēneši pēc pēdējā ziņojuma.
• Vienreizējas saites un kodi: paroles iestatīšana — 24 stundas, paroles atiestatīšana — 1 stunda, jaunas e-pasta adreses apstiprināšana un darbinieku lietotnes aktivizēšana — katra 15 minūtes; katrā gadījumā tiek glabāta tikai jaucējvērtība, pēc tam — dzēsta.
• Klientu atbalsta pieprasījumi: 12 mēneši pēc pieprasījuma izskatīšanas pabeigšanas.
• Līguma un klienta konta dati: līguma darbības laiks; pēc tam 30 dienas datu eksportam, ko veic klients, pēc tam dzēšana, ciktāl nepastāv glabāšanas pienākums.
• Rēķini, maksājumu apliecinoši dokumenti, piekrišanas pierādījumi (AGB, AVV): 7 gadi saskaņā ar § 132 BAO vai attiecīgi prasījumu noilguma laiks.
• Mūsu klientu darbinieku dati: saskaņā ar klienta noteiktajiem glabāšanas termiņiem likumā noteikto minimālo vērtību robežās (8. sadaļa).
• Rezerves kopijas: tiek pārrakstītas ne vēlāk kā 35 dienas pēc primāro datu dzēšanas.

11. Jūsu tiesības

Attiecībā pret mums jums ir datu subjekta piekļuves tiesības (VDAR 15. pants), tiesības labot (16. pants), tiesības uz dzēšanu (17. pants), tiesības ierobežot apstrādi (18. pants), tiesības uz datu pārnesamību (20. pants) un tiesības iebilst pret apstrādi, kuras pamatā ir VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (21. pants), kā arī tiesības jebkurā laikā atsaukt sniegto piekrišanu ar spēku uz nākotni (7. panta 3. punkts). Šajā nolūkā sazinieties ar office@nymtime.com vai — ja esat klients — ar support@nymtime.com; mēs atbildam bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā viena mēneša laikā (VDAR 12. panta 3. punkts).

Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādē (VDAR 77. pants, § 24 DSG): Österreichische Datenschutzbehörde (DSB, Austrijas datu aizsardzības iestāde), Barichgasse 40–42, 1030 Wien, tālrunis +43 1 52 152-0, e-pasts dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Datu aizsardzības iestādes lēmumus var pārsūdzēt Federālajā administratīvajā tiesā (Bundesverwaltungsgericht) (§ 27 DSG). Attiecībā uz mums kā pārzini, kura uzņēmējdarbības vieta ir Austrijā, kompetenta ir Austrijas datu aizsardzības iestāde. Tomēr datu subjekti saskaņā ar VDAR 77. panta 1. punktu var iesniegt sūdzību arī uzraudzības iestādē savā pastāvīgajā dzīvesvietā, darbavietā vai iespējamā pārkāpuma izdarīšanas vietā; tās valsts uzraudzības iestādi, uz kuru attiecas šī redakcija, norāda B daļa. Visu Eiropas Savienības datu aizsardzības uzraudzības iestāžu kontaktinformāciju Eiropas Datu aizsardzības kolēģija publicē vietnē edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Mūsu klientu darbinieki savus pieprasījumus adresē savam darba devējam (8. sadaļa); pie mums saņemtos pieprasījumus mēs pārsūtām.

12. Automatizēta lēmumu pieņemšana netiek veikta

Mēs neveicam automatizētu individuālu lēmumu pieņemšanu, tostarp profilēšanu, VDAR 22. panta izpratnē. No dokumentiem automātiski ieteiktie lauki NymTime ir atzīmēti kā tādi, un tos vienmēr pārbauda cilvēks; prombūtņu apstiprināšanu un darba laika labojumus vienmēr veic cilvēks klienta uzņēmumā.

13. Datu drošība (VDAR 32. pants)

Visi savienojumi ir šifrēti ar TLS. Back Office paroles tiek glabātas tikai kā jaucējvērtība ar nejaušu sāli (scrypt), tāpat vienreizējās saites un kodi; pēc 10 neveiksmīgiem mēģinājumiem piekļuve tiek bloķēta uz 15 minūtēm, pēc katras paroles maiņas visas esošās sesijas tiek izbeigtas, un uzņēmums var pieprasīt divu faktoru autentifikāciju (TOTP lietotne ar atkopšanas kodiem) visiem kontiem. Piekļuve Back Office ir balstīta uz lomām un objektiem; katra darbinieka ierīce ir kriptogrāfiski piesaistīta (viena aktīva ierīce uz personu); NFC birkas ar dinamiski parakstītiem ziņojumiem ir paredzētas aizsardzībai pret kopēšanu; darbību žurnāls ir nemaināms; datubāze atrodas mitināšanas pakalpojumu sniedzēja sējumā, kas šifrēts ar LUKS; dokumentus lietotne pirms saglabāšanas objektu krātuvē šifrē ar AES-256-GCM (atslēgas tikai lietotnes serveros), datubāzes rezerves kopijas pgBackRest šifrē ar AES-256; pārsūtīšana notiek tikai ar TLS; ikdienas rezerves kopijas ES datu centrā. Visi tehniskie un organizatoriskie pasākumi ir aprakstīti datu apstrādes līguma 3. pielikumā.

14. Privātuma politikas grozījumi

Mēs pielāgojam šo privātuma politiku, ja mainās pakalpojums, izmantotie pakalpojumu sniedzēji vai tiesiskais regulējums. Spēkā ir vietnē nymtime.com/datenschutz publicētā redakcija; aktuālās redakcijas datums ir norādīts lapas sākumā. Par būtiskām izmaiņām klientus papildus informējam pa e-pastu.

B1. Nodarbinātības konteksts

Apstrādei nodarbinātības kontekstā papildus VDAR 88. pantam piemēro Darba likuma 10., 11., 55. un 137. pantu. Darba devējs informē darbiniekus pirms pirmās lietošanas; ja darbinieku ir desmit vai vairāk, viņš darba laika uzskaiti regulē darba kārtības noteikumos, ko pieņem, konsultējoties ar darbinieku pārstāvjiem, un ar kuriem iepazīstina visus darbiniekus.

Atrašanās vietas pārbaude: Latvijā atrašanās vietas pārbaudei ieraksta brīdī nepieciešams, lai tā objektā būtu vajadzīga (NFC birku nav iespējams izmantot, mainīga darba vieta vai aizstājējs), leģitīmo interešu izvērtējums (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību (Datu valsts inspekcijas saraksta 7. un 9. punkts), skaidra iepriekšēja darbinieka informēšana un, ja ir darbinieku pārstāvji, konsultēšanās ar tiem. Tie ir atrašanās vietas pārbaudei saskaņā ar A daļas 8. sadaļu nepieciešamie pamati. Darbinieku lietotnes izmantošana privātajā viedtālrunī ir brīvprātīga; darba devējs piedāvā citu darba laika uzskaites iespēju.

B2. Darba laika uzskaites ieraksti un darbnespēja

Darba laika uzskaites ieraksti kalpo nostrādāto stundu precīzai uzskaitei saskaņā ar Darba likuma 137. panta pirmo daļu; tiesiskais pamats ir VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts saistībā ar šo normu. Darbinieks jebkurā laikā var pārbaudīt savu uzskaiti lietotnē (Darba likuma 137. panta trešā daļa). NymTime datus valsts iestādēm nesniedz.

Latvijā darbnespēju apliecina elektroniski; darba devējs datus bez diagnozes saņem valsts elektroniskajā veselības sistēmā. NymTime sistēmā šim nolūkam apliecinājumu neaugšupielādē; vajadzības gadījumā darba devējs saglabā tikai datus bez diagnozes (VDAR 9. panta 2. punkta b) apakšpunkts).

B3. Glabāšanas ilgums

Noklusējuma vērtības Latvijai: darba laika uzskaites ieraksti — 7 gadi, neapstrādāti klātbūtnes notikumi — 3 mēneši, atrašanās vietas pārbaudes rezultāts — 90 dienas, darbību žurnāls — 7 gadi, dokumenti — 7 gadi, algu dokumenti — 10 gadi, paziņojumi — 6 mēneši. Glabāšanas termiņus saskaņā ar Latvijas tiesību aktiem ievēro darba devējs.

B4. Uzraudzības iestāde

Klientiem, kuru juridiskā adrese ir Latvijā, un Latvijā esošo objektu darbiniekiem kompetentā ir Datu valsts inspekcija (DVI), Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, tālrunis +371 67223131, e-pasts pasts@dvi.gov.lv, www.dvi.gov.lv (A daļas 11. sadaļa).