Izjava o zaštiti podataka — Verzija za Hrvatsku

1. Voditelj obrade

Voditelj obrade u smislu članka 4. točke 7. Opće uredbe o zaštiti podataka je LazyHead e.U., vlasnik Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Beč, Austrija, e-pošta: office@nymtime.com.

Primjenjuju se Opća uredba o zaštiti podataka i, kao dopuna, austrijski Zakon o zaštiti podataka (Datenschutzgesetz, DSG), osobito § 1. DSG-a (temeljno pravo na tajnost osobnih podataka, ustavna odredba) i § 24. DSG-a (pritužba austrijskom tijelu za zaštitu podataka). Na obradu u kontekstu zaposlenja dodatno se primjenjuju članak 88. Opće uredbe o zaštiti podataka i propisi države u kojoj su zaposlenici zaposleni (dio B).

Službenik za zaštitu podataka nije imenovan. Uvjeti iz članka 37. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka nisu ispunjeni: nismo tijelo javne vlasti, naša se osnovna djelatnost ne sastoji od redovitog i sustavnog praćenja osoba u velikoj mjeri i ne obrađujemo u velikoj mjeri posebne kategorije osobnih podataka u smislu članka 9. Opće uredbe o zaštiti podataka. Upite o zaštiti podataka uputite na office@nymtime.com.

2. Pregled: tri skupine ispitanika

Razlikujemo tri skupine na koje se primjenjuju različita pravila:

• Posjetitelji internetske stranice nymtime.com (odjeljci 3. do 5.): tehnički podaci o pristupu i upiti za kontakt.
• Kupci i zainteresirane osobe (odjeljci 6. i 7.): sklapanje ugovora, plaćanje putem Stripea, korisnički račun u Back Officeu.
• Zaposlenici naših kupaca (odjeljak 8.): raspored rada, radno vrijeme i prisutnost — ovdje je poslodavac voditelj obrade, a LazyHead e.U. izvršitelj obrade u skladu s člankom 28. Opće uredbe o zaštiti podataka.

3. Posjet internetskoj stranici (zapisnici poslužitelja)

Pri otvaranju stranice web-poslužitelj obrađuje tehnički nužne podatke: IP adresu, datum i vrijeme pristupa, otvorenu adresu, količinu prenesenih podataka, HTTP statusni kod, vrstu preglednika i operacijski sustav te stranicu s koje ste došli (referrer).

Svrha: isporuka stranice, obrana od napada, analiza pogrešaka. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka — naš legitimni interes za siguran i stabilan rad internetske stranice i usluge. Razdoblje pohrane: zapisnici naših vlastitih poslužitelja (sučelje usluge i web-poslužitelj) sadržavaju IP adrese; rotiraju se prema veličini (najviše pet datoteka od po 10 MB po usluzi), u pravilu se prebrisuju nakon nekoliko dana i brišu se najkasnije nakon 30 dana. Povezivanje s drugim podacima ili analiza u marketinške svrhe ne provode se.

Smještaj na poslužitelju: usluga NymTime (aplikacija, baza podataka, pohrana datoteka, sigurnosne kopije) radi kod društva Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Njemačka, u podatkovnom centru Falkenstein (Njemačka, regija fsn1). Baza podataka nalazi se na nosačima podataka šifriranima pomoću LUKS-a; sigurnosne kopije baze podataka šifriraju se pomoću alata pgBackRest (AES-256) i pohranjuju u objektnu pohranu (Object Storage) društva Hetzner u istoj regiji. Internetsku stranicu nymtime.com smješta i isporučuje Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München / Cloudflare, Inc., San Francisco, SAD) na platformi Cloudflare Workers. Osim toga Cloudflare prosljeđuje cjelokupni podatkovni promet prema adresama api.nymtime.com, app.nymtime.com i admin.nymtime.com na naše poslužitelje (obrnuti proxy sa zaštitom od napada preopterećenjem): TLS šifriranje završava kod Cloudflarea, a veza od Cloudflarea do naših poslužitelja ponovno je šifrirana TLS-om. Cloudflare time tehnički obrađuje sve podatke koji se prenose između preglednika ili aplikacije i usluge — i podatke zaposlenika naših kupaca —, ali ne pohranjuje sadržaje usluge; privremeno se pohranjuju samo statične datoteke internetske stranice i aplikacija (skripte, fontovi, slike), a uz to Cloudflare vodi zapisnike veza radi obrane od napada. Cloudflare, Inc. certificiran je prema okviru EU-a i SAD-a za privatnost podataka (odluka Europske komisije o primjerenosti od 10. srpnja 2023., članak 45. Opće uredbe o zaštiti podataka); dodatno se primjenjuju standardne klauzule o zaštiti podataka Europske komisije iz Cloudflareova ugovora o obradi podataka (članak 46. stavak 2. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka). S oba pružatelja usluga sklopljen je ugovor o obradi podataka u skladu s člankom 28. Opće uredbe o zaštiti podataka.

Fontovi se isporučuju kao dio same internetske stranice. Ne uspostavlja se veza s Google Fontsom ni s drugim pružateljima fontova; ne učitavaju se skripte, slike ni sadržaji trećih strana.

4. Kolačići i slične tehnologije (§ 165. st. 3. TKG-a 2021)

Internetska stranica nymtime.com: ova internetska stranica ne postavlja kolačiće i ne upotrebljava lokalnu pohranu (Local Storage, Session Storage) za ponovno prepoznavanje. Nisu uključene usluge analitike, statistike ni oglašavanja. Postavka jezika proizlazi isključivo iz otvorene adrese (/, /en, /uk) i ne pohranjuje se.

Back Office (aplikacija za kupce na app.nymtime.com): Back Office postavlja sljedeće kolačiće: nt_session — slučajni, potpisani identifikator sesije nakon prijave, čitljiv samo poslužitelju (HttpOnly), istječe nakon 14 dana ili odjavom; nt_role — uloga prijavljene osobe, kako bi se prikazalo odgovarajuće sučelje; nt_locale — odabrani jezik; nt_location — posljednja odabrana lokacija. nt_role, nt_locale i nt_location ne sadržavaju imena ni kontaktne podatke i istječu nakon 12 mjeseci. Dodatno Back Office u lokalnoj pohrani preglednika (Local Storage) pohranjuje postavke rukovanja: odabrani prikaz rasporeda rada po lokaciji i je li napomena o postavljanju skrivena. U operaterskoj konzoli admin.nymtime.com, koja je dostupna samo zaposlenicima društva LazyHead e.U., kolačić sesije zove se nt_platform. Ti kolačići i unosi nužno su potrebni za uslugu koja je izričito zatražena ili pohranjuju samo postavke koje je korisnica ili korisnik sam odabrao; prema § 165. st. 3. TKG-a 2021 (austrijski Zakon o telekomunikacijama 2021, Telekommunikationsgesetz) za to nije potrebna privola. Pravna osnova povezane obrade podataka je članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (izvršavanje ugovora). Kolačiće u svrhu analitike ili oglašavanja Back Office ne postavlja.

Plaćanje: plaćanje se obavlja putem sustava Stripe Checkout na domeni stripe.com. Za kolačiće koji se ondje postavljaju odgovoran je Stripe i na njih se primjenjuju Stripeova pravila o kolačićima (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); na našoj internetskoj stranici ne učitava se nijedna Stripeova skripta.

Stoga natpis o kolačićima (cookie banner) nije potreban. Ako u budućnosti budemo koristili kolačiće koji nisu nužni ili usluge trećih strana, prethodno ćemo pribaviti privolu u skladu s § 165. st. 3. TKG-a 2021 i člankom 6. stavkom 1. točkom (a) Opće uredbe o zaštiti podataka te ažurirati ovu izjavu.

5. Obrazac za kontakt i e-pošta

Ako koristite obrazac za kontakt ili nam pošaljete e-poruku, obrađujemo ime, adresu e-pošte, po izboru tvrtku i broj lokacija, odabranu temu i sadržaj Vaše poruke. Svrha: odgovor na upit, slanje zatraženih predložaka (ugovor o obradi podataka (AVV), sporazum s radničkim vijećem, izjava o suglasnosti, procjena učinka na zaštitu podataka), priprema sklapanja ugovora.

Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (poduzimanje radnji na Vaš zahtjev prije sklapanja ugovora) te, za kontakt e-poštom, Vaša privola dana u obrascu u skladu s člankom 6. stavkom 1. točkom (a) Opće uredbe o zaštiti podataka, koju u bilo kojem trenutku možete povući s učinkom za ubuduće.

Razdoblje pohrane: do konačne obrade upita, a najdulje 6 mjeseci nakon posljednje poruke; ako dođe do sklapanja ugovora, primjenjuju se rokovi ugovornog odnosa (odjeljak 10.). Primatelji: poruke iz obrasca za kontakt naš poslužitelj dostavlja u naš poštanski sandučić putem usluge za slanje e-pošte Resend (izvršitelj obrade, odjeljak 7.).

Upiti kupaca za podršku (support@nymtime.com, § 10. st. 5. općih uvjeta poslovanja): obrađujemo ime, adresu e-pošte, tvrtku, sadržaj upita i povezanu korespondenciju kako bismo odgovorili na upit i otklonili smetnje. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (izvršavanje ugovora o korištenju) te članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka — naš legitimni interes da možemo pratiti ponavljajuće smetnje i dokazati kvalitetu podrške. Razdoblje pohrane: 12 mjeseci nakon zaključenja upita. Pristup korisničkom računu kupca pritom se ostvaruje samo nakon što ga kupac izričito omogući (odjeljak 7.).

6. Kupnja i provedba kupnje (Stripe)

Pri kupnji putem nymtime.com/kaufen bilježimo podatke Vašeg poduzeća (naziv tvrtke, ulica, poštanski broj i mjesto, država, po izboru PDV ID broj), broj lokacija, broj dodatno naručenih NFC oznaka, ime i prezime te adresu e-pošte kontaktne osobe, po izboru broj telefona za pitanja o narudžbi i dostavi, po izboru drugu adresu za dostavu te vrijeme Vašeg pristanka na opće uvjete poslovanja i ugovor o obradi podataka, zasebnog prihvaćanja odredaba navedenih u § 1. st. 5. općih uvjeta poslovanja i eventualnog pristanka na navođenje kao reference (§ 16. st. 4. općih uvjeta poslovanja). Svrha: sklapanje ugovora, postavljanje korisničkog računa kupca, izdavanje računa, otprema NFC oznaka. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (izvršavanje ugovora) te članak 6. stavak 1. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka u vezi s § 11. UStG-a (austrijski Zakon o porezu na promet, Umsatzsteuergesetz) i § 132. BAO-a (austrijski Opći porezni zakonik, Bundesabgabenordnung) (obveze izdavanja računa i čuvanja). Za podatke kontaktne osobe kupca koji je poduzeće pravna osnova je članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka — naš legitimni interes za provedbu ugovora s poduzećem. Pri potvrdi općih uvjeta poslovanja i ugovora o obradi podataka — pri kupnji ili, ako smo korisnički račun postavili sami na zahtjev kupca, pri prvoj prijavi Uprave u Back Office — bilježimo vrijeme, verziju i kontrolni zbroj dokumenata (SHA-256 potvrđenog teksta), IP adresu i korisnika koji je dao potvrdu (dokaz u skladu s člankom 5. stavkom 2. Opće uredbe o zaštiti podataka; pravna osnova članak 6. stavak 1. točka (f)).

Otprema NFC oznaka: za dostavu NFC oznaka uključenih u cijenu i naknadno naručenih NFC oznaka prenosimo naziv tvrtke, ime kontaktne osobe i poslovnu adresu ili adresu za dostavu — kod kurirske dostave dodatno i broj telefona, ako je naveden — društvu Österreichische Post AG ili kurirskoj službi. Dostavna služba za dostavu je samostalni voditelj obrade; podaci o zaposlenicima joj se ne prenose. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka. Podatke o otpremi čuvamo do isteka jamstvenog roka za NFC oznake (12 mjeseci, § 3. st. 3. općih uvjeta poslovanja; zakonska odgovornost za materijalne nedostatke prema § 922. i dalje ABGB-a, austrijskog Općeg građanskog zakonika, ostaje nepromijenjena) i kao dio računa prema § 132. BAO-a.

Provjera PDV ID broja (VIES): ako pri kupnji ili kasnije u Back Officeu navedete PDV ID broj, taj broj zajedno s oznakom države prenosimo u sustav potvrde Europske komisije (VIES, sustav razmjene informacija o PDV-u) i pohranjujemo rezultat, vrijeme i broj potvrde. Provjeru ponavljamo tromjesečno. Svrha: pravilno izdavanje računa, osobito odluka o prijenosu porezne obveze (reverse charge). Primatelj: Europska komisija, Rue de la Loi 200, 1049 Bruxelles, Belgija. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka u vezi s § 11. st. 1.a i člankom 21. st. 3. UStG-a 1994 (obveze izdavanja računa i prijavljivanja). PDV ID broj identifikator je poduzeća; osobni podatak je samo ako je dodijeljen obrtu pojedinca.

Pružatelj platnih usluga: plaćanje (kreditna kartica ili izravno terećenje SEPA) provodi se putem sustava Stripe Checkout. Za provedbu plaćanja odgovorno je društvo Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irska. Brojeve kartica, bankovne podatke i sigurnosna obilježja prikuplja i pohranjuje isključivo Stripe; LazyHead e.U. ih ni u jednom trenutku ne prima. Od Stripea primamo identifikator kupca i pretplate, status plaćanja, posljednje četiri znamenke sredstva plaćanja i podatke za račun.

Prijenos podataka u treće zemlje: Stripe Payments Europe, Ltd. može prenositi podatke društvu Stripe, Inc. (SAD) i drugim društvima grupe. Osnova su odluka Europske komisije o primjerenosti u vezi s okvirom EU-a i SAD-a za privatnost podataka, kojem podliježe Stripe, Inc., te standardne klauzule o zaštiti podataka Europske komisije u skladu s člankom 46. stavkom 2. točkom (c) Opće uredbe o zaštiti podataka. Pojedinosti: https://stripe.com/de-at/privacy.

Račune i dokaze o plaćanju čuvamo prema § 132. BAO-a sedam godina od kraja kalendarske godine u kojoj su izdani.

7. Korisnički račun kupca i Back Office

Pretraživanje adresa: kada korisnica ili korisnik u Back Office upisuje adresu lokacije, uneseni tekst šaljemo usluzi pretraživanja Photon društva Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Berlin, Njemačka (poslužitelji u EU-u), kako bismo dobili prijedloge adresa; ako usluga nije dostupna, zamjenski šaljemo upit usluzi Nominatim zaklade OpenStreetMap Foundation. Upit šalje naš poslužitelj, a ne preglednik — IP adresa korisnice ili korisnika ne prenosi se; tekst pretraživanja ne bilježimo. Svrha: unos adrese lokacije. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka (legitimni interes za unos adrese bez pogrešaka). Podaci karte: © suradnici OpenStreetMapa (ODbL 1.0).

Za svaku korisnicu i svakog korisnika Back Officea (Uprava, menadžeri, porezno savjetovanje) obrađujemo ime, adresu e-pošte, po izboru broj telefona, ulogu i dodjelu lokaciji, vrijeme prijava, identifikator sesije (kolačić nt_session, odjeljak 4.) te zapisnik radnji važnih za sigurnost (revizijski zapisnik). Svrha: pružanje usluge, zaštita pristupa, sljedivost izmjena. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka; za revizijski zapisnik dodatno članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka (sigurnost, dokaz u skladu s člankom 5. stavkom 2. Opće uredbe o zaštiti podataka). Za te podatke o korisnicima sami smo voditelj obrade; oni nisu predmet ugovora o obradi podataka, koji se odnosi samo na podatke o zaposlenicima kupca (odjeljak 8.).

Prijava u Back Office: korisničko ime je adresa e-pošte korisnice ili korisnika, uz lozinku koju sami odaberu. Lozinku korisnica ili korisnik postavlja putem jednokratne poveznice koju šaljemo na tu adresu i koja vrijedi 24 sata; zaboravljena lozinka ponovno se postavlja putem jednokratne poveznice koja vrijedi jedan sat. Promjenu pohranjene adrese e-pošte potvrđujemo kodom poslanim na novu adresu. Lozinke pohranjujemo isključivo kao hash vrijednost (scrypt sa slučajnom soli) — u izvornom obliku nisu nam poznate i ne mogu nam se ni priopćiti. Nakon 10 uzastopnih neuspjelih pokušaja pristup se blokira na 15 minuta; prijave, neuspjeli pokušaji, promjene lozinke i blokade bilježe se. Dodatno tvrtka može aktivirati dvofaktorsku autentifikaciju: vremenski ograničen jednokratni kod iz aplikacije za autentifikaciju (TOTP) zajedno s kodovima za oporavak; pritom se pohranjuju samo šifrirana tajna aplikacije i hash vrijednosti kodova za oporavak. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka za samu prijavu, članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka za blokadu, dvofaktorsku autentifikaciju i sigurnosni zapisnik (naš i Vaš legitimni interes za sprječavanje neovlaštenog pristupa). Aplikacija za zaposlenike i dalje koristi aktivaciju kodom poslanim na pohranjenu adresu e-pošte i vezanje točno jednog uređaja (odjeljak 8.).

E-poruke iz sustava (poveznice za prijavu i pozivnice, aktivacijski kodovi aplikacije za zaposlenike, obavijesti, obavijesti o ugovoru i plaćanju, računi) šaljemo putem društva Resend, Inc., San Francisco, SAD, kao izvršitelja obrade. Resend šalje poruke putem usluge Amazon Simple Email Service u regiji eu-west-1 (Irska); obrađuju se adresa primatelja, predmet, sadržaj poruke i status dostave. Na prijenose društvu Resend, Inc. u SAD primjenjuju se okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka (članak 45. Opće uredbe o zaštiti podataka) i standardne klauzule o zaštiti podataka Europske komisije (članak 46. stavak 2. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka).

Ako netko u aplikaciji za zaposlenike zatraži kod za adresu e-pošte koja nije pohranjena ni kod jedne tvrtke, na tu adresu jednom (najviše jednom u 24 sata) šaljemo napomenu da za nju ne postoji račun i da adresu treba provjeriti kod poslodavca. Sama aplikacija pritom ne prikazuje nikakvu razliku u odnosu na poznatu adresu. Obrađuju se samo unesena adresa i vrijeme (radi ograničenja na jednu poruku dnevno, nakon toga se brišu). Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka — legitimni interes da se osobama pomogne pri pristupu, a da se ne otkrije koje adrese postoje u sustavu.

Pristup operatera platforme: zaposlenici društva LazyHead e.U. nemaju pristup podacima o zaposlenicima pohranjenima u korisničkom računu kupca. Pristup podrške moguć je samo ako ga kupac izričito omogući u Back Officeu pod Postavke → Pretplata → Pristup podrške — s opsegom, trajanjem i mogućnošću povlačenja u bilo kojem trenutku; svaki se pristup bilježi u revizijskom zapisniku kupca.

8. Podaci o zaposlenicima naših kupaca (obrada podataka u ime voditelja obrade, članak 28. Opće uredbe o zaštiti podataka)

Voditelj obrade za podatke zaposlenika je poslodavac koji koristi NymTime. LazyHead e.U. te podatke obrađuje isključivo u ime i prema uputama poslodavca na temelju ugovora o obradi podataka (nymtime.com/avv). Informiranje zaposlenika u skladu s člankom 13. Opće uredbe o zaštiti podataka obveza je poslodavca; za to stavljamo na raspolaganje predložak koji se prikazuje u aplikaciji za zaposlenike pri prvom pokretanju i koji je ondje u postavkama u bilo kojem trenutku dostupan u cijelosti.

Kategorije obrađenih podataka: matični podaci (ime, kontaktni podaci, radno mjesto, lokacija, osobni broj zaposlenika, vrsta zaposlenja), raspored rada (planirane smjene, uloge), evidencija radnog vremena (stvarni početak, završetak, stanke i kratke stanke, ispravci s obrazloženjem), konto sati (saldo planirano-stvarno u referentnom razdoblju tvrtke), odsutnosti (godišnji odmor, bolovanje, slobodno umjesto prekovremenog, dopust za njegu člana obitelji i druge vrste), rezultat provjere lokacije pri evidentiranju, podaci o uređajima (identifikator uređaja, javni ključ, model, status), poruke zaposlenika tvrtki, podaci o dostupnosti, ponude i prihvaćanja pri zamjeni smjena, potvrde o čitanju obavijesti tvrtke (oglasna ploča) te — samo ako kupac koristi te funkcije — dokumenti o zaposlenicima, uključujući potvrde koje je učitao zaposlenik, dokumenti o plaćama i interni podaci o troškovima osoblja.

Stanke: stanke se evidentiraju prema pravilu koje odabere tvrtka — automatski odbitak, stanka koju menadžer dodijeli u smjeni ili evidentiranje od strane zaposlenika tipkom. Ako u smjeni duljoj od šest sati nije evidentirana nijedna stanka, NymTime odbija zakonom propisanu najkraću stanku prema pravu države lokacije kako evidencija radnog vremena ne bi ostala netočna i menadžeru prikazuje napomenu „Stanka nije evidentirana“. Ta napomena služi isključivo ispravku evidencije; ona nije sankcija, ocjena radnog učinka ni osnova za opomenu. Ispravak uz obrazloženje provodi osoba u tvrtki; zaposlenik vidi ispravke u svojoj aplikaciji.

Evidencija radnog vremena izrađuje se za svaku lokaciju prema profilu države u kojoj se lokacija nalazi i stavlja se zaposleniku na raspolaganje u aplikaciji.

Dostupnost: zaposlenici mogu navesti kojim su danima dostupni, nerado dostupni ili nisu dostupni. Podatak je dobrovoljan, služi isključivo planiranju i nije ni pripravnost na radnom mjestu ni pripravnost u smislu prava o radnom vremenu; iz njega ne proizlazi obveza početka rada ni pravo na naknadu. Ovlast planiranja i odgovornost za raspored rada ostaju na poslodavcu. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (izvršavanje radnog odnosa).

Zamjena smjena: ako zaposlenik ponudi smjenu za zamjenu, kolegice i kolege s iste lokacije i u istoj ulozi vide ime, ulogu odnosno odjel i vrijeme predmetne smjene — ništa više. Tko prihvati zamjenu, prikazuje se zaposleniku koji je ponudio smjenu i rukovoditelju. Zamjena proizvodi učinak kada je rukovoditelj odobri ili kada je tvrtka postavila automatsko odobravanje za istovrsne smjene. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka; podaci o prisutnosti ni o radnom učinku pritom se ne otkrivaju.

Kontaktni podaci za kolegice i kolege (kontakti): broj telefona i adresa e-pošte zaposlenika vidljivi su ostalim zaposlenicima lokacije samo ako zaposlenik to sam uključi u postavkama aplikacije. Zadana postavka je „isključeno“. Pravna osnova: privola u skladu s člankom 6. stavkom 1. točkom (a) Opće uredbe o zaštiti podataka, koja se u bilo kojem trenutku može povući s učinkom za ubuduće (članak 7. stavak 3. Opće uredbe o zaštiti podataka) — povlačenjem kontaktni podaci odmah prestaju biti vidljivi. Povlačenje nema nepovoljnih posljedica za radni odnos; bez omogućavanja kolegicama i kolegama vidljivi su samo ime, uloga odnosno odjel i inicijali. Rukovoditelji neovisno o tome vide službene kontaktne podatke na temelju članka 6. stavka 1. točaka (b) i (f) Opće uredbe o zaštiti podataka.

Oglasna ploča (obavijesti tvrtke): tvrtka može objavljivati obavijesti za jednu lokaciju ili za sve zaposlenike. NymTime pohranjuje tko je obavijest označio kao pročitanu kako bi tvrtka mogla dokazati da su zaposlenici upoznati s važnim informacijama tvrtke. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točke (b) i (f) Opće uredbe o zaštiti podataka. Potvrda o čitanju nije instrument za nadzor radnog učinka; daljnja analiza ponašanja ne provodi se.

Dokumenti zaposlenika: tvrtka može pohraniti dokumente i učiniti ih vidljivima zaposleniku na kojega se odnose u aplikaciji (primjerice pisanu obavijest o bitnim uvjetima rada, platne liste i potvrde); zaposlenik može sam učitati dokumente (primjerice liječničku potvrdu ili zatražene potvrde), a tvrtka može zatražiti dokument. Za dokumente se može pohraniti datum isteka (primjerice za dozvolu boravka), o kojem NymTime pravodobno podsjeća. Liječnička potvrda podatak je koji se odnosi na zdravlje u smislu članka 9. Opće uredbe o zaštiti podataka; smije se pohraniti samo ako je poslodavac smije zahtijevati prema pravu države u kojoj je zaposlenik zaposlen (propise navodi dio B) — pravna osnova za to je članak 9. stavak 2. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka u vezi s tim propisima. Ako se nesposobnost za rad prijavljuje elektronički putem nositelja socijalnog osiguranja, pohranjuje se samo podatak koji pripada poslodavcu, bez dijagnoze; ako potvrda sadržava šifru dijagnoze, prije učitavanja se čini nečitljivom. Dokumenti o zaposlenicima mogu sadržavati nacionalne identifikacijske brojeve (primjerice broj socijalnog osiguranja); poslodavac ih pohranjuje samo u okviru prava svoje države. Dijagnoze i uzroci bolesti ne smiju se bilježiti. Liječničke potvrde i dokumente o plaćama vide samo Uprava, osobe koje je kupac za to izričito ovlastio i zaposlenik na kojega se odnose; svaki se pristup bilježi. Aplikacija dokumente prije pohrane šifrira algoritmom AES-256-GCM; ključevi se nalaze samo na aplikacijskim poslužiteljima. Čuvanje se određuje prema vrstama podataka u postavkama kupca: dokumenti o plaćama prema vrsti podataka „dokumenti o plaćama“ (rok i njegov početak prema dijelu B), ostali dokumenti prema vrsti podataka „dokumenti zaposlenika“.

Kamera i fotografije: kamera aplikacije za zaposlenike očitava samo QR kod na pločici lokacije kako bi se aplikacija instalirala odnosno otvorila; pritom se ne pohranjuje nikakva slika. Fotografija se snima ili odabire iz galerije samo kada zaposlenik sam učitava dokument (primjerice liječničku potvrdu). Pri evidentiranju se ne snimaju fotografije.

Obavijesti na telefon (push): aplikacija za zaposlenike može primati obavijesti, primjerice o novoj smjeni ili o odluci o odsutnosti. U tu svrhu pohranjujemo push token uređaja. Obavijesti se šalju putem push usluge društva Expo (650 Industries, Inc., SAD), a odande putem usluge Apple Push Notification service (Apple) odnosno Firebase Cloud Messaging (Google). Prenose se samo push token, identifikator i vrsta obavijesti te općeniti tekst bez osobnog sadržaja; pojedinosti aplikacija prikazuje tek nakon otvaranja. Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka. Obavijesti se u bilo kojem trenutku mogu isključiti u postavkama telefona. Tehničke podatke o korištenju push usluge (primjerice IP adresu telefona pri dohvaćanju push tokena) Expo dodatno obrađuje kao samostalni voditelj obrade za rad i sigurnost svoje usluge (expo.dev/privacy). Na prijenos društvu Expo u SAD primjenjuje se okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka (članak 45. Opće uredbe o zaštiti podataka), prema kojem je Expo certificiran; osnova je Data Processing Addendum od 28.09.2026.

Brisanje računa: zaposlenik u postavkama aplikacije može zatražiti brisanje svojeg računa. Zahtjev se upućuje poslodavcu, koji o njemu odlučuje kao voditelj obrade. Evidencija radnog vremena i nakon brisanja čuva se tijekom zakonskog razdoblja prema pravu države lokacije (razdoblje pohrane u nastavku).

Podaci o prometu: za pokazatelje kao što je udio troškova osoblja tvrtka može unositi dnevni promet po lokaciji ili ga uvesti kao datoteku. Ti se podaci odnose na lokaciju, a ne na osobe; sami po sebi nisu osobni podaci. Povezanost s osobama nastaje tek usporedbom s troškovima osoblja, koja je dostupna isključivo Upravi kupca.

Nema koordinata lokacije: NymTime ne pohranjuje GPS koordinate, putove ni profile kretanja. Pri evidentiranju putem lokacije bez NFC-a uređaj zaposlenika u trenutku evidentiranja jednokratno šalje našem poslužitelju svoj trenutačni položaj zajedno s točnošću; poslužitelj time samo provjerava nalazi li se uređaj unutar zone lokacije koju je odredio poslodavac i odmah odbacuje koordinate — pohranjuje se samo rezultat „unutar“, „izvan“ ili „lokacija nije dostupna“ s vremenom i točnošću u metrima. Pri NFC evidentiranju na NFC oznaci položaj se šalje i provjerava na isti način samo ako je poslodavac dovršio korake za provjeru lokacije prema pravu države lokacije i pohranio ih u Back Office; inače uopće ne. Položaj se utvrđuje samo jednom u trenutku evidentiranja; utvrđivanje lokacije u pozadini ne provodi se. Izvan smjene provjera se ne provodi.

Provjera lokacije samo nakon koraka pojedine države: provjera lokacije pri evidentiranju kontrolna je mjera. Prema zadanim je postavkama isključena i za lokaciju i zaposlenika aktivira se tek kada poslodavac dovrši korake koje zahtijeva pravo njegove države i pohrani ih u Back Office; koji su to koraci, navodi dio B. U nekim državama provjera lokacije ne nudi se za stalna radna mjesta. Utvrđivanje lokacije u pozadini ne provodi se; provjera se provodi samo u trenutku evidentiranja, a NymTime ne pohranjuje koordinate, nego samo „unutar“, „izvan“ ili „lokacija nije dostupna“. Bez dovršenih koraka provjera lokacije ne provodi se.

Potvrde o upoznavanju i privole u aplikaciji: ako pravo države zahtijeva da zaposlenik bude informiran o nekoj funkciji ili da na nju pristane, zaposlenik to potvrđuje u aplikaciji nakon uvida u dokument. Pohranjuju se vrijeme, dokument i njegova verzija te odgovor. Privolu zaposlenik u bilo kojem trenutku može povući u aplikaciji s učinkom za ubuduće (članak 7. stavak 3. Opće uredbe o zaštiti podataka); to ne utječe na zakonitost obrade provedene do tada. Nakon povlačenja provjera lokacije za tog je zaposlenika isključena; evidentiranje na NFC oznaci i drugi načini koje je predvidio poslodavac ostaju mogući.

Pravne osnove poslodavca: članak 6. stavak 1. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka u vezi s obvezom evidentiranja radnog vremena prema pravu države lokacije, članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (ugovor o radu, planiranje rasporeda rada), članak 6. stavak 1. točka (f) Opće uredbe o zaštiti podataka (sigurnost sustava, jedan uređaj po osobi) te za provjeru lokacije pri evidentiranju osnove koje zahtijeva pravo pojedine države; propise države navodi dio B.

Razdoblje pohrane: poslodavac u Back Officeu određuje rokove čuvanja po vrsti podataka; NymTime nameće zakonske najmanje vrijednosti. Zadane vrijednosti za evidenciju radnog vremena, revizijski zapisnik i dokumente navodi dio B prema pravu države lokacije; neobrađeni događaji prisutnosti 3 mjeseca, kraće ako to zahtijeva pravo države (dio B), obavijesti 6 mjeseci. Dnevni postupak briše ili anonimizira istekle podatke i to bilježi.

Prava zaposlenika: pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor zaposlenici ostvaruju prema svojem poslodavcu. U aplikaciji za zaposlenike mogu u bilo kojem trenutku pregledati svoju evidenciju vremena i mjesečno je izvesti. Zahtjeve koje primimo bez odgađanja prosljeđujemo poslodavcu i pomažemo mu pri odgovoru.

9. Primatelji i prijenos u treće zemlje

Osobne podatke prosljeđujemo samo sljedećim primateljima: pružatelju usluge smještaja usluge (Hetzner Online GmbH, podatkovni centar Falkenstein u EU-u, izvršitelj obrade), Cloudflareu (smještaj internetske stranice i prosljeđivanje cjelokupnog podatkovnog prometa prema usluzi, izvršitelj obrade — odjeljak 3.), društvu Resend, Inc. (slanje e-pošte putem usluge Amazon Simple Email Service u Irskoj, izvršitelj obrade — odjeljak 7.), društvu Expo (650 Industries, Inc.) s uslugama Apple Push Notification service i Firebase Cloud Messaging (obavijesti aplikaciji za zaposlenike bez osobnog sadržaja — odjeljak 8.), društvu Stripe Payments Europe, Ltd. (samostalni voditelj obrade za provedbu plaćanja), društvu Österreichische Post AG ili kurirskoj službi (dostava NFC oznaka, samo podaci za otpremu), Europskoj komisiji (potvrda PDV ID broja u sustavu VIES, samo oznaka države i PDV ID broj — odjeljak 6.), društvu Komoot GmbH (pretraživanje adresa Photon, samo uneseni tekst adrese — odjeljak 7.) te tijelima javne vlasti i sudovima ako postoji zakonska obveza. Aktualni popis izvršitelja obrade nalazi se u Prilogu 2. ugovora o obradi podataka (nymtime.com/avv).

Podaci usluge NymTime — korisnički računi kupaca, podaci o zaposlenicima, dokumenti, sigurnosne kopije — pohranjuju se isključivo u EU-u (Hetzner, Falkenstein). Prijenos u treće zemlje izvan Europskoga gospodarskog prostora provodi se u sljedećim slučajevima: pri prosljeđivanju podatkovnog prometa putem Cloudflarea (odjeljak 3.), pri slanju e-pošte putem Resenda (odjeljak 7.), pri slanju push obavijesti putem Expa, Applea i Googlea (odjeljak 8.) te u okviru provedbe plaćanja putem Stripea (odjeljak 6.). Osnova je u svakom slučaju odluka Europske komisije o primjerenosti u vezi s okvirom EU-a i SAD-a za privatnost podataka (članak 45. Opće uredbe o zaštiti podataka) za poduzeća certificirana prema njemu te dodatno standardne klauzule o zaštiti podataka Europske komisije (članak 46. stavak 2. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka).

10. Pregled razdoblja pohrane

Ako gore nije drukčije navedeno, primjenjuju se sljedeći rokovi:

• Zapisnici poslužitelja s IP adresama: rotiraju se prema veličini, u pravilu nekoliko dana, najkasnije 30 dana.
• Upiti za kontakt: do rješavanja, najdulje 6 mjeseci nakon posljednje poruke.
• Jednokratne poveznice i kodovi: postavljanje lozinke 24 sata, ponovno postavljanje lozinke 1 sat, potvrda nove adrese e-pošte i aktivacija aplikacije za zaposlenike po 15 minuta — u svakom slučaju pohranjeni samo kao hash vrijednost i nakon toga izbrisani.
• Upiti kupaca za podršku: 12 mjeseci nakon zaključenja upita.
• Podaci o ugovoru i korisničkom računu kupca: trajanje ugovora; nakon toga 30 dana za izvoz podataka od strane kupca, zatim brisanje ako ne postoji obveza čuvanja.
• Računi, dokazi o plaćanju, dokazi o pristanku (opći uvjeti poslovanja (AGB), ugovor o obradi podataka (AVV)): 7 godina prema § 132. BAO-a odnosno za vrijeme trajanja zastare zahtjeva.
• Podaci o zaposlenicima naših kupaca: prema rokovima čuvanja koje odredi kupac unutar zakonskih najmanjih vrijednosti (odjeljak 8.).
• Sigurnosne kopije: prebrisuju se najkasnije 35 dana nakon brisanja primarnih podataka.

11. Vaša prava

Prema nama imate pravo na pristup (članak 15. Opće uredbe o zaštiti podataka), ispravak (članak 16.), brisanje (članak 17.), ograničenje obrade (članak 18.), prenosivost podataka (članak 20.) i prigovor na obradu koja se temelji na članku 6. stavku 1. točki (f) Opće uredbe o zaštiti podataka (članak 21.) te pravo da danu privolu u bilo kojem trenutku povučete s učinkom za ubuduće (članak 7. stavak 3.). U tu se svrhu obratite na office@nymtime.com ili — kao kupac — na support@nymtime.com; odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana (članak 12. stavak 3. Opće uredbe o zaštiti podataka).

Osim toga imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu (članak 77. Opće uredbe o zaštiti podataka, § 24. DSG-a): austrijsko tijelo za zaštitu podataka (Österreichische Datenschutzbehörde, DSB), Barichgasse 40–42, 1030 Beč, telefon +43 1 52 152-0, e-pošta dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Pravni lijek protiv odluka tijela za zaštitu podataka podnosi se Saveznom upravnom sudu (Bundesverwaltungsgericht) (§ 27. DSG-a). Za nas kao voditelja obrade s poslovnim nastanom u Austriji nadležno je austrijsko tijelo za zaštitu podataka. Ispitanici svoju pritužbu u skladu s člankom 77. stavkom 1. Opće uredbe o zaštiti podataka mogu podnijeti i nadzornom tijelu u državi svojeg uobičajenog boravišta, mjesta rada ili mjesta navodne povrede; nadzorno tijelo države za koju vrijedi ova verzija navodi dio B. Kontaktne podatke svih nadzornih tijela za zaštitu podataka u Europskoj uniji objavljuje Europski odbor za zaštitu podataka na edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Zaposlenici naših kupaca svoje zahtjeve upućuju svojem poslodavcu (odjeljak 8.); zahtjeve koje primimo prosljeđujemo.

12. Nema automatiziranog donošenja odluka

Ne provodimo automatizirano pojedinačno donošenje odluka, uključujući izradu profila, u smislu članka 22. Opće uredbe o zaštiti podataka. Polja koja se automatski predlažu iz dokumenata u NymTimeu su kao takva označena i uvijek ih provjerava osoba; odluke o odobrenju odsutnosti i ispravcima radnog vremena uvijek donosi čovjek u tvrtki kupca.

13. Sigurnost podataka (članak 32. Opće uredbe o zaštiti podataka)

Sve su veze šifrirane TLS-om. Lozinke za Back Office pohranjuju se isključivo kao hash vrijednost sa slučajnom soli (scrypt), jednako kao i jednokratne poveznice i kodovi; nakon 10 neuspjelih pokušaja pristup se blokira na 15 minuta, pri svakoj promjeni lozinke prekidaju se sve postojeće sesije, a tvrtka može zahtijevati dvofaktorsku autentifikaciju (TOTP aplikacija s kodovima za oporavak) za sve pristupe. Pristup u Back Officeu vezan je uz uloge i lokacije; svaki uređaj zaposlenika kriptografski je vezan (jedan aktivan uređaj po osobi); NFC oznake osmišljene su s dinamički potpisanim porukama radi zaštite od kopiranja; revizijski zapisnik je nepromjenjiv; baza podataka nalazi se na volumenu šifriranom pomoću LUKS-a kod pružatelja usluge smještaja; dokumente aplikacija prije pohrane u objektnu pohranu šifrira algoritmom AES-256-GCM (ključevi samo na aplikacijskim poslužiteljima), a sigurnosne kopije baze podataka pgBackRest šifrira algoritmom AES-256; prijenos se odvija isključivo putem TLS-a; dnevne sigurnosne kopije u podatkovnom centru u EU-u. Potpune tehničke i organizacijske mjere nalaze se u Prilogu 3. ugovora o obradi podataka.

14. Izmjene ove izjave

Ovu izjavu prilagođavamo kada se promijene usluga, angažirani pružatelji usluga ili pravno stanje. Primjenjuje se verzija objavljena na nymtime.com/datenschutz; datum aktualne verzije nalazi se na vrhu stranice. Kupce o bitnim izmjenama dodatno obavješćujemo e-poštom.

B1. Kontekst zaposlenja

Na obradu u kontekstu zaposlenja uz članak 88. Opće uredbe o zaštiti podataka primjenjuju se čl. 29. Zakona o radu (ZOR) i Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Poslodavac podatke koje prikuplja putem NymTimea unaprijed utvrđuje u pravilniku o radu (čl. 29. st. 2. ZOR-a); ako postoji radničko vijeće ili sindikalni povjerenik s njegovim pravima, o tome odlučuje samo uz njegovu prethodnu suglasnost (čl. 151. st. 1. t. 7., čl. 153. st. 3. ZOR-a). Prije uporabe — i samo evidentiranja na NFC oznaci — provodi procjenu učinka na zaštitu podataka (popis Agencije za zaštitu osobnih podataka u skladu s člankom 35. stavkom 4. Opće uredbe o zaštiti podataka, br. 13). Korištenje privatnog pametnog telefona je dobrovoljno; poslodavac nudi drugu mogućnost evidentiranja radnog vremena.

Provjera lokacije: u Hrvatskoj poslodavac provjeru lokacije pri evidentiranju koristi samo uz nužnost dokumentiranu za svaku lokaciju, primjerice pri radu na terenu, a ne na stalnim radnim mjestima s NFC oznakom; navodi je u pravilniku o radu, pribavlja potrebnu suglasnost i procjenu učinka na zaštitu podataka proširuje na podatke o lokaciji (br. 11 popisa). Te su osnove osnove potrebne za provjeru lokacije iz odjeljka 8. dijela A.

B2. Evidencija radnog vremena i dokumenti

Evidencija radnog vremena služi vođenju evidencije o radnicima i radnom vremenu u skladu s čl. 5. ZOR-a i Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima; pravna osnova je članak 6. stavak 1. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka u vezi s tim propisima. NymTime ne prenosi podatke tijelima javne vlasti.

Potvrda o privremenoj nesposobnosti za rad u Hrvatskoj se izdaje u sustavu Hrvatskog zavoda za zdravstveno osiguranje (HZZO); poslodavac u NymTimeu pohranjuje samo potvrdu bez dijagnoze (članak 9. stavak 2. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka). Dokumentima u Hrvatskoj pripadaju primjerice ugovor o radu i obračuni plaće.

B3. Razdoblje pohrane

Zadane vrijednosti za Hrvatsku: evidencija radnog vremena 7 godina (poslodavac poštuje rokove iz ZOR-a, Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima te hrvatskih poreznih i računovodstvenih propisa), neobrađeni događaji prisutnosti 3 mjeseca, rezultat provjere lokacije 90 dana, revizijski zapisnik 7 godina, dokumenti 7 godina, dokumenti o plaćama 10 godina, obavijesti 6 mjeseci.

B4. Nadzorno tijelo

Za kupce sa sjedištem u Hrvatskoj i za zaposlenike na lokacijama u Hrvatskoj nadležna je Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, telefon +385 1 4609 000, e-pošta azop@azop.hr, www.azop.hr (odjeljak 11. dijela A).