Декларация за поверителност — Редакция за България

1. Администратор

Администратор по смисъла на член 4, точка 7 от ОРЗД е LazyHead e.U., собственик Andrii Snikhovskyi, Morizgasse 2/2/14, 1060 Виена, Австрия, електронна поща: office@nymtime.com.

Прилагат се Общият регламент относно защитата на данните (ОРЗД) и в допълнение австрийският Закон за защита на данните (Datenschutzgesetz, DSG), по-специално § 1 DSG (основно право на опазване в тайна на личните данни, конституционна разпоредба) и § 24 DSG (жалба до органа за защита на данните). За обработването в контекста на трудовите правоотношения допълнително се прилагат член 88 от ОРЗД и разпоредбите на държавата, в която са наети служителите (Част Б).

Не е определено длъжностно лице по защита на данните. Условията на член 37, параграф 1 от ОРЗД не са налице: не сме публичен орган, основната ни дейност не се състои в редовно и систематично мащабно наблюдение на лица и не обработваме в голям мащаб специални категории лични данни по смисъла на член 9 от ОРЗД. Запитванията относно защитата на данните отправяйте на office@nymtime.com.

2. Преглед: три групи субекти на данните

Разграничаваме три групи, за които се прилагат различни правила:

• Посетители на уебсайта nymtime.com (раздели 3—5): технически данни за достъпа и запитвания за контакт.
• Клиенти и заинтересовани лица (раздели 6 и 7): сключване на договора, плащане чрез Stripe, профил на клиента в Back Office.
• Служители на нашите клиенти (раздел 8): график за работа, работно време и присъствие — тук работодателят е администратор, а LazyHead e.U. е обработващ лични данни съгласно член 28 от ОРЗД.

3. Посещение на уебсайта (сървърни журнали)

При отваряне на страница уеб сървърът обработва технически необходими данни: IP адрес, дата и час на достъпа, отворен адрес, обем на предадените данни, HTTP код на състоянието, вид браузър и операционна система, както и препращащата страница (referrer).

Цел: доставяне на страницата, отблъскване на атаки, анализ на грешки. Правно основание: член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД — нашият законен интерес от сигурна и стабилна работа на уебсайта и на услугата. Срок на съхранение: журналите на собствените ни сървъри (интерфейс на услугата и уеб сървър) съдържат IP адреси; те се ротират според размера (най-много пет файла по 10 MB за всяка услуга), по правило се презаписват след няколко дни и се изтриват не по-късно от 30 дни. Не се извършва обединяване с други данни, нито анализ за маркетингови цели.

Хостинг: услугата NymTime (приложение, база данни, съхранение на файлове, резервни копия) се поддържа при Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Германия, в центъра за данни Falkenstein (Германия, регион fsn1). Базата данни се намира на носители, криптирани с LUKS; резервните копия на базата данни се криптират с pgBackRest (AES-256) и се съхраняват в обектното хранилище (Object Storage) на Hetzner в същия регион. Уебсайтът nymtime.com се хоства и доставя от Cloudflare (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 Мюнхен / Cloudflare, Inc., Сан Франциско, САЩ) на Cloudflare Workers. Освен това Cloudflare пренасочва целия трафик към адресите api.nymtime.com, app.nymtime.com и admin.nymtime.com към нашите сървъри (обратен прокси сървър със защита срещу атаки за претоварване): TLS криптирането завършва при Cloudflare, а връзката от Cloudflare до нашите сървъри е отново криптирана с TLS. Така Cloudflare технически обработва всички данни, които се предават между браузъра или приложението и услугата — включително данни на служителите на нашите клиенти, — но не съхранява съдържание на услугата; кешират се само статичните файлове на уебсайта и на приложенията (скриптове, шрифтове, изображения), а освен това Cloudflare води журнали на връзките за отблъскване на атаки. Cloudflare, Inc. е сертифицирано по Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ (EU-US Data Privacy Framework; решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита от 10 юли 2023 г., член 45 от ОРЗД); в допълнение се прилагат стандартните договорни клаузи на Европейската комисия от договора за обработване на лични данни на Cloudflare (член 46, параграф 2, буква в) от ОРЗД). С двамата доставчици е сключен договор за обработване на лични данни съгласно член 28 от ОРЗД.

Шрифтовете се доставят като част от самия уебсайт. Не се осъществява връзка с Google Fonts или други доставчици на шрифтове; не се зареждат скриптове, изображения или съдържание от трети доставчици.

4. Бисквитки и подобни технологии (§ 165, ал. 3 TKG 2021)

Уебсайт nymtime.com: този уебсайт не поставя бисквитки и не използва локално хранилище (Local Storage, Session Storage) за разпознаване. Не са вградени услуги за анализ, статистика или реклама. Езиковата настройка следва изключително от отворения езиков път на уебсайта (напр. /, /en, /fr) и не се съхранява.

Back Office (приложение за клиенти на app.nymtime.com): Back Office поставя следните бисквитки: nt_session — случаен, подписан идентификатор на сесията след влизане, четим само за сървъра (HttpOnly), изтича след 14 дни или при излизане; nt_role — роля на влезлото лице, за да се покаже подходящият интерфейс; nt_locale — избран език; nt_location — последно избран обект. nt_role, nt_locale и nt_location не съдържат имена или данни за контакт и изтичат след 12 месеца. Освен това Back Office съхранява в локалното хранилище на браузъра (Local Storage) настройки за работа: избрания изглед на графика за всеки обект и дали указанието за настройка е скрито. В конзолата на оператора admin.nymtime.com, която е достъпна само за служители на LazyHead e.U., бисквитката за сесията се нарича nt_platform. Тези бисквитки и записи са строго необходими за изрично поисканата услуга или съхраняват само настройки, които потребителят сам е избрал; съгласно § 165, ал. 3 TKG 2021 (австрийски Закон за телекомуникациите от 2021 г., Telekommunikationsgesetz 2021) за тях не се изисква съгласие. Правното основание на свързаното с тях обработване на данни е член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (изпълнение на договора). Back Office не поставя бисквитки за целите на анализа или рекламата.

Плащане: плащането се извършва чрез Stripe Checkout на домейна stripe.com. Поставяните там бисквитки са отговорност на Stripe и се уреждат от неговата политика за бисквитките (https://stripe.com/de-at/legal/cookies-policy); на нашия уебсайт не се зарежда скрипт на Stripe.

Поради това банер за бисквитки не е необходим. Ако в бъдеще използваме бисквитки, които не са необходими, или услуги на трети лица, предварително ще поискаме съгласие съгласно § 165, ал. 3 TKG 2021 и член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД и ще актуализираме настоящата декларация.

5. Формуляр за контакт и електронна поща

Когато използвате формуляра за контакт или ни пишете по електронна поща, обработваме име, адрес на електронна поща, по избор фирма и брой обекти, избраната тема и съдържанието на съобщението Ви. Цел: отговор на запитването, изпращане на поискани образци (AVV, споразумение с работническия съвет, декларация за съгласие, оценка на въздействието върху защитата на данните), подготовка за сключване на договор.

Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключването на договор), а за осъществяването на контакт по електронна поща — даденото във формуляра Ваше съгласие съгласно член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД, което можете да оттеглите по всяко време с действие занапред.

Срок на съхранение: до окончателното обработване на запитването, но не повече от 6 месеца след последното съобщение; ако бъде сключен договор, се прилагат сроковете на договорното отношение (раздел 10). Получатели: съобщенията от формуляра за контакт се доставят от нашия сървър до пощенската ни кутия чрез услугата за изпращане на електронни писма Resend (обработващ лични данни, раздел 7).

Запитвания за поддръжка от клиенти (support@nymtime.com, § 10, ал. 5 от общите условия): обработваме име, адрес на електронна поща, фирма, съдържанието на запитването и водената във връзка с него кореспонденция, за да отговорим на запитването и да отстраним неизправностите. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (изпълнение на договора за използване), както и член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД — нашият законен интерес да можем да проследяваме повтарящи се неизправности и да доказваме качеството на поддръжката. Срок на съхранение: 12 месеца след приключване на запитването. Достъп до профила на клиента при това се осъществява само след изрично разрешение от клиента (раздел 7).

6. Покупка и обработка на покупката (Stripe)

При покупка на nymtime.com/kaufen събираме данните на Вашето предприятие (фирма, улица, пощенски код и населено място, държава, по избор идентификационен номер по ДДС (UID номер)), броя на обектите, броя на допълнително поръчаните NFC тагове, собственото и фамилното име и адреса на електронна поща на лицето за контакт, по избор телефонен номер за въпроси относно поръчката и доставката, по избор различен адрес за доставка и момента на Вашето съгласие с общите условия и с договора за обработване на лични данни, на отделното приемане на разпоредбите, посочени в § 1, ал. 5 от общите условия, и на евентуалното съгласие да бъдете посочени като референция (§ 16, ал. 4 от общите условия). Цел: сключване на договора, създаване на профила на клиента, фактуриране, изпращане на NFC таговете. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (изпълнение на договора), както и член 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД във връзка с § 11 UStG (австрийски Закон за данъка върху оборота, Umsatzsteuergesetz) и § 132 BAO (австрийски Федерален данъчно-процесуален кодекс, Bundesabgabenordnung) (задължения за фактуриране и съхранение). За данните на лицето за контакт на клиент — предприятие правното основание е член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД — нашият законен интерес от изпълнението на договора с предприятието. При потвърждаването на общите условия и на договора за обработване на лични данни — при покупката или, ако сме създали профила на клиента сами по заявка, при първото влизане на ръководството в Back Office — записваме момента, версията и контролната сума на документите (SHA-256 на потвърдения текст), IP адреса и потвърждаващия потребител (доказване съгласно член 5, параграф 2 от ОРЗД; правно основание член 6, параграф 1, буква е)).

Изпращане на NFC таговете: за доставката на включените в цената и на допълнително поръчаните NFC тагове предаваме фирмата, името на лицето за контакт и служебния адрес или адреса за доставка — при куриерска доставка и телефонния номер, ако е посочен — на Österreichische Post AG или на куриерска услуга. Доставчикът е самостоятелен администратор по отношение на доставката; данни на служители не му се предават. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД. Данните за пратката съхраняваме до изтичането на гаранционния срок за NFC таговете (12 месеца, § 3, ал. 3 от общите условия; законовата отговорност за недостатъци съгласно § 922 и сл. ABGB (Австрийски общ граждански кодекс, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) остава незасегната) и като част от фактурата съгласно § 132 BAO.

Проверка на идентификационния номер по ДДС (VIES): ако при покупката или по-късно в Back Office посочите идентификационен номер по ДДС, предаваме този номер заедно с кода на държавата на процедурата за потвърждаване на Европейската комисия (VIES, система за обмен на информация за ДДС) и съхраняваме резултата, момента и номера на потвърждението. Повтаряме проверката на всяко тримесечие. Цел: правилно фактуриране, по-специално решението за прехвърляне на задължението за данъка (обратно начисляване). Получател: Европейската комисия, Rue de la Loi 200, 1049 Брюксел, Белгия. Правно основание: член 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД във връзка с § 11, ал. 1a и чл. 21, ал. 3 UStG 1994 (задължения за фактуриране и деклариране). Идентификационният номер по ДДС е идентификатор на предприятие; той представлява лични данни само ако е свързан с едноличен търговец.

Доставчик на платежни услуги: плащането (с кредитна карта или директен дебит SEPA) се обработва чрез Stripe Checkout. Отговорен за обработката на плащанията е Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Ирландия. Номерата на картите, банковите данни и защитните елементи се събират и съхраняват изключително от Stripe; LazyHead e.U. не ги получава в нито един момент. От Stripe получаваме идентификатор на клиента и на абонамента, статуса на плащането, последните четири цифри на платежния инструмент и данните за фактурата.

Предаване на данни на трети държави: Stripe Payments Europe, Ltd. може да предава данни на Stripe, Inc. (САЩ) и на други дружества от групата. Основание са решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита по Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ, на която се подчинява Stripe, Inc., както и стандартните договорни клаузи на Европейската комисия съгласно член 46, параграф 2, буква в) от ОРЗД. Подробности: https://stripe.com/de-at/privacy.

Фактурите и платежните документи съхраняваме съгласно § 132 BAO в продължение на седем години от края на календарната година, в която са издадени.

7. Профил на клиента и Back Office

Търсене на адреси: когато потребител въвежда адрес на обект в Back Office, изпращаме въведения текст на услугата за търсене Photon на Komoot GmbH, Hauptstraße 35, 12159 Берлин, Германия (сървъри в ЕС), за да получим предложения за адреси; ако услугата не е достъпна, като заместител използваме Nominatim на OpenStreetMap Foundation. Заявката се отправя от нашия сървър, а не от браузъра — IP адресът на потребителя не се предава; текста на търсенето не записваме в журнал. Цел: въвеждане на адреса на обекта. Правно основание: член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД (законен интерес от безгрешно въвеждане на адреси). Картографски данни: © сътрудници на OpenStreetMap (ODbL 1.0).

За всеки потребител на Back Office (ръководство, мениджъри, данъчен консултант) обработваме име, адрес на електронна поща, по избор телефонен номер, роля и принадлежност към обект, моментите на влизане, идентификатор на сесията (бисквитка nt_session, раздел 4), както и журнал на действията, свързани със сигурността (журнал на действията). Цел: предоставяне на услугата, защита на достъпа, проследимост на промените. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД; за журнала на действията — допълнително член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД (сигурност, доказване съгласно член 5, параграф 2 от ОРЗД). За тези потребителски данни ние самите сме администратор; те не са предмет на договора за обработване на лични данни, който се отнася само до данните на служителите на клиента (раздел 8).

Влизане в Back Office: потребителският идентификатор е адресът на електронна поща на потребителя, към който се добавя самостоятелно избрана парола. Потребителят задава паролата чрез еднократна връзка, която изпращаме на този адрес и която е валидна 24 часа; забравена парола се възстановява чрез еднократна връзка, валидна един час. Промяна на съхранения адрес на електронна поща потвърждаваме с код, изпратен на новия адрес. Паролите съхраняваме единствено като хеш стойност (scrypt със случайна сол) — в явен вид те не са ни известни и не могат да ни бъдат съобщени. След 10 последователни неуспешни опита достъпът се блокира за 15 минути; влизанията, неуспешните опити, смените на паролата и блокиранията се записват в журнал. Освен това фирмата може да включи двуфакторно удостоверяване: базиран на времето еднократен код от приложение за удостоверяване (TOTP) заедно с кодове за възстановяване; при това се съхраняват само криптираната тайна на приложението и хеш стойностите на кодовете за възстановяване. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД за самото влизане, член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД за блокирането, двуфакторното удостоверяване и журнала за сигурност (нашият и Вашият законен интерес от предотвратяване на неразрешен достъп). Приложението за служители продължава да използва активиране с код, изпратен на съхранения адрес на електронна поща, и обвързване с точно едно устройство (раздел 8).

Електронните писма от системата (връзки за влизане и покани, кодове за активиране на приложението за служители, известия, съобщения във връзка с договора и плащанията, фактури) изпращаме чрез Resend, Inc., Сан Франциско, САЩ, като обработващ лични данни. Resend изпраща съобщенията чрез Amazon Simple Email Service в регион eu-west-1 (Ирландия); обработват се адресът на получателя, темата, съдържанието на съобщението и статусът на доставката. За предаването на Resend, Inc. в САЩ се прилагат Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ (член 45 от ОРЗД) и стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (член 46, параграф 2, буква в) от ОРЗД).

Ако някой в приложението за служители поиска код за адрес на електронна поща, който не е съхранен при никоя фирма, изпращаме на този адрес еднократно (най-много веднъж на 24 часа) указание, че за него не съществува профил и че адресът следва да се уточни с работодателя. При това самото приложение не показва разлика спрямо известен адрес. Обработват се само въведеният адрес и моментът (за ограничаване до едно съобщение на ден, след което се изтриват). Правно основание: член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД — законен интерес да помагаме на лицата при достъпа, без да разкриваме кои адреси съществуват в системата.

Достъп на оператора на платформата: служителите на LazyHead e.U. нямат достъп до съхраняваните в профила на клиента данни на служители. Достъп за поддръжка е възможен само ако клиентът изрично го разреши в Back Office в Настройки → Абонамент → Достъп за поддръжка — с обхват, продължителност и възможност за оттегляне по всяко време; всеки достъп се записва в журнала на действията на клиента.

8. Данни на служителите на нашите клиенти (обработване от обработващ лични данни, член 28 от ОРЗД)

Администратор на данните на служителите е съответният работодател, който използва NymTime. LazyHead e.U. обработва тези данни изключително от името и по указание на работодателя въз основа на договора за обработване на лични данни (nymtime.com/avv). Информирането на служителите съгласно член 13 от ОРЗД е задължение на работодателя; за целта предоставяме образец, който се показва в приложението за служители при първото стартиране и може по всяко време да бъде отворен изцяло в настройките му.

Обработвани категории данни: основни данни (име, данни за контакт, длъжност, обект, служебен номер, вид заетост), график за работа (планирани смени, роли), записи на работното време (действително начало, край, почивки в работния ден и кратки почивки, корекции с обосновка), баланс на часовете (салдо план/факт в периода на сумирано изчисляване на фирмата), отсъствия (отпуск, болничен, компенсаторна почивка, отпуск за гледане на близък и други видове), резултат от проверката на местоположението при записа, данни за устройствата (идентификатор на устройството, публичен ключ, модел, статус), данни за наличността, предложения и приемане при размяна на смени, потвърждения за прочитане на съобщенията на фирмата (табло за обяви), както и — само ако клиентът използва тези функции — документи на персонала, включително качени от служителя удостоверения, документи за заплати и вътрешни данни за разходите за персонал.

Почивки в работния ден: почивките се отчитат съгласно избраното от фирмата правило — приспадат се автоматично, разпределят се от мениджъра в смяната или се отбелязват от служителя с бутон. Ако при смяна с продължителност над шест часа не е отчетена почивка, NymTime приспада законовата минимална почивка съгласно правото на държавата на обекта, за да не остане отчетът на работното време неверен, и показва на мениджъра забележката „Почивката не е отчетена“. Тази забележка служи единствено за коригиране на отчета; тя не е санкция, не е оценка на работата и не е основание за предупреждение. Корекцията се извършва от лице във фирмата с обосновка; служителят вижда корекциите в своето приложение.

Записите на работното време се създават за всеки обект съгласно профила на държавата, в която се намира обектът, и се предоставят на служителя в приложението.

Наличност: служителите могат да посочат в кои дни са на разположение, по-скоро не или не са на разположение. Посочването е доброволно, служи единствено за планирането и не е нито дежурство, нито време на разположение по смисъла на правото относно работното време; от него не произтича задължение за започване на работа, нито право на възнаграждение. Правомощието за планиране и отговорността за графика за работа остават у работодателя. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (изпълнение на трудовото правоотношение).

Размяна на смени: когато служител предложи смяна за размяна, колегите от същия обект и със същата роля виждат името, ролята или отдела и часовете на съответната смяна — нищо повече. Който приеме размяната, се показва на предложилия служител и на ръководителя. Размяната влиза в сила, когато ръководителят я одобри или когато фирмата е настроила автоматично одобрение за еднотипни смени. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД; данни за присъствие или за работата при това не се разкриват.

Данни за контакт за колегите (контакти): телефонният номер и адресът на електронна поща на служител са видими за останалите служители в обекта само ако служителят сам включи това в настройките на приложението. Настройката по подразбиране е „изключено“. Правно основание: съгласието съгласно член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД, което може да бъде оттеглено по всяко време с действие занапред (член 7, параграф 3 от ОРЗД) — с оттеглянето данните за контакт незабавно престават да бъдат видими. Оттеглянето не води до неблагоприятни последици за трудовото правоотношение; без споделяне за колегите са видими само името, ролята или отделът и инициалите. Ръководителите виждат служебните данни за контакт независимо от това въз основа на член 6, параграф 1, букви б) и е) от ОРЗД.

Табло за обяви (съобщения на фирмата): фирмата може да публикува съобщения до отделни обекти или отдели или до всички служители, по желание с плакат (изображение или PDF); изображенията се съхраняват без вградени метаданни като място на заснемане или данни за камерата. NymTime съхранява кой е отворил съобщение и — когато фирмата поиска това — е потвърдил, че се е запознал с него, за да може фирмата да докаже запознаването с важна информация на фирмата. Правно основание: член 6, параграф 1, букви б) и е) от ОРЗД. Потвърждението за прочитане не е инструмент за контрол на работата; не се извършва по-нататъшен анализ на поведението.

Документи на служителя: фирмата може да съхранява документи и да ги прави видими за засегнатия служител в приложението (например писмената информация за съществените условия на труд, фишове за заплата и удостоверения); служителят може сам да качва документи (например болничен лист или изискани удостоверения), а фирмата може да изиска документ. Към документите може да се въведе дата на изтичане (например разрешение за пребиваване), за която NymTime напомня своевременно. Болничният лист представлява данни за здравословното състояние по смисъла на член 9 от ОРЗД; той може да се съхранява само доколкото работодателят има право да го изисква съгласно правото на държавата, в която служителят е нает (разпоредбите са посочени в Част Б) — правното основание за това е член 9, параграф 2, буква б) от ОРЗД във връзка с тези разпоредби. Ако временната неработоспособност се съобщава електронно чрез осигурителна институция, се съхранява само полагащата се на работодателя информация без диагноза; ако удостоверението съдържа код на диагноза, той се прави нечетлив преди качването. Документите на персонала могат да съдържат национални идентификационни номера (например номера на социалното осигуряване); работодателят ги съхранява само в рамките на правото на своята държава. Диагнози и причини за заболяване не могат да бъдат записвани. Болничните листове и документите за заплати виждат само ръководството, лицата, изрично оправомощени за това от клиента, и засегнатият служител; всеки достъп се записва в журнал. Документите се криптират от приложението с AES-256-GCM преди съхраняването им; ключовете се намират само на сървърите на приложението. Съхранението се определя от видовете данни в настройките на клиента: за документите за заплати — „Документи за заплати“ (срокът и началото му — съгласно Част Б), за останалите документи — „Документи на служителите“.

Камера и снимки: камерата на приложението за служители разчита само QR кода върху табелката на обекта, за да инсталира, съответно да отвори приложението; при това не се съхранява изображение. Снимка се прави или се избира от галерията само когато служителят сам качва документ (например болничен лист). При отбелязването не се правят снимки.

Известия на телефона (push): приложението за служители може да получава известия, например за нова смяна или за решено отсъствие. За целта съхраняваме push токена на устройството. Известията се изпращат чрез push услугата на Expo (650 Industries, Inc., САЩ) и оттам чрез Apple Push Notification service (Apple), съответно Firebase Cloud Messaging (Google). Предават се само push токенът, идентификатор и видът на известието, както и общ текст без лично съдържание; подробностите приложението показва едва след отварянето. Правно основание: член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД. Известията могат по всяко време да бъдат изключени в настройките на телефона. Техническите данни за използването на push услугата (например IP адреса на телефона при извличането на push токена) Expo обработва допълнително като самостоятелен администратор за работата и сигурността на своята услуга (expo.dev/privacy). За предаването на Expo в САЩ се прилага Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ (член 45 от ОРЗД), по която Expo е сертифицирано; основание е Data Processing Addendum от 28.09.2026 г.

Изтриване на профила: в настройките на приложението служителят може да подаде заявка за изтриване на своя профил. Заявката постъпва при работодателя, който като администратор взема решение по нея. Записите на работното време се съхраняват и след изтриването за законовия срок съгласно правото на държавата на обекта (срок на съхранение — по-долу).

Данни за оборота: за показатели като дела на разходите за персонал фирмата може да въвежда дневния оборот за всеки обект или да го импортира като файл. Тези данни се отнасят до обекта, а не до лица; сами по себе си те не са лични данни. Връзка с конкретни лица възниква едва при съпоставянето с разходите за персонал, което е достъпно единствено за ръководството на клиента.

Без координати на местоположението: NymTime не съхранява GPS координати, маршрути, нито профили на движение. При отбелязването чрез местоположението без NFC устройството на служителя предава еднократно в момента на записа текущата си позиция заедно с точността на нашия сървър; сървърът проверява с нея само дали устройството се намира в определената от работодателя зона на обекта и незабавно отхвърля координатите — съхранява се само резултатът „в зоната“, „извън зоната“ или „местоположението не е налично“ с момента и точността в метри. При отбелязването чрез NFC таг позицията се изпраща и се проверява по същия начин само ако проверката на местоположението е налична в обекта и работодателят не я е изключил; в противен случай — изобщо не. Позицията се определя само веднъж в момента на записа; определяне на местоположението във фонов режим не се извършва. Извън смяна проверка не се извършва.

Проверка на местоположението съгласно правото на съответната държава: проверката на местоположението при записа е мярка за контрол. Тя е налична в обекти, в които правото на държавата на обекта я допуска, и работодателят може да я изключи за всеки обект. Преди да я използва, работодателят изпълнява изискваните от правото на своята държава стъпки; кои са тези стъпки, е посочено в Част Б. Back Office му ги показва като контролен списък, но не блокира функцията; докато стъпките липсват, работодателят изключва проверката на местоположението за обекта. В някои държави проверката на местоположението не се предлага за постоянни работни места. Определяне на местоположението във фонов режим не се извършва; проверява се само в момента на записа и NymTime не съхранява координати, а само „в зоната“, „извън зоната“ или „местоположението не е налично“.

Запознавания и съгласия в приложението: ако правото на държавата изисква служителят да бъде информиран за дадена функция или да даде съгласие за нея, той потвърждава това в приложението след запознаване с документа. Съхраняват се моментът, документът и неговата версия, както и отговорът. Служителят може по всяко време да оттегли съгласието си в приложението с действие занапред (член 7, параграф 3 от ОРЗД); законосъобразността на обработването до този момент не се засяга. Ако проверката на местоположението се основава на съгласието, след оттеглянето NymTime вече не проверява местоположението на този служител при отбелязване; работодателят вижда оттеглянето в Back Office — отбелязването чрез NFC тага и другите предвидени от работодателя начини остават възможни.

Правни основания на работодателя: член 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД във връзка със задължението за отчитане на работното време съгласно правото на държавата на обекта, член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (трудов договор, планиране на графика), член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД (сигурност на системата, едно устройство на лице), а за проверката на местоположението при записа — основанията, изисквани от правото на съответната държава; разпоредбите на държавата са посочени в Част Б.

Срок на съхранение: работодателят определя сроковете за съхранение за всеки вид данни в Back Office; NymTime налага законовите минимални стойности. Стандартните стойности за записите на работното време, журнала на действията и документите са посочени в Част Б съгласно правото на държавата на обекта; необработените събития за присъствие — 3 месеца, по-кратко, където правото на държавата го изисква (Част Б), известията — 6 месеца. Ежедневна процедура изтрива или анонимизира данните с изтекъл срок и записва това в журнал.

Права на служителите: правата на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост на данните и възражение служителите упражняват спрямо своя работодател. В приложението за служители те могат по всяко време да преглеждат своите записи на времето и да ги експортират ежемесечно. Постъпилите при нас искания незабавно препращаме на работодателя и го подпомагаме при отговора.

9. Получатели и предаване на трети държави

Предоставяме лични данни само на следните получатели: доставчика на хостинг на услугата (Hetzner Online GmbH, център за данни Falkenstein в ЕС, обработващ лични данни), Cloudflare (хостинг на уебсайта и пренасочване на целия трафик към услугата, обработващ лични данни — раздел 3), Resend, Inc. (изпращане на електронните писма чрез Amazon Simple Email Service в Ирландия, обработващ лични данни — раздел 7), Expo (650 Industries, Inc.) с Apple Push Notification service и Firebase Cloud Messaging (известия до приложението за служители без лично съдържание — раздел 8), Stripe Payments Europe, Ltd. (самостоятелен администратор за обработката на плащанията), Österreichische Post AG или куриерска услуга (доставка на NFC таговете, само данни за пратката), Европейската комисия (потвърждаване на идентификационния номер по ДДС във VIES, само код на държавата и идентификационен номер по ДДС — раздел 6), Komoot GmbH (търсене на адреси Photon, само въведеният текст на адреса — раздел 7), както и публични органи и съдилища, доколкото съществува законово задължение. Актуалният списък на обработващите лични данни е приложение 2 към договора за обработване на лични данни (nymtime.com/avv).

Данните на услугата NymTime — профили на клиенти, данни на служители, документи, резервни копия — се съхраняват изключително в ЕС (Hetzner, Falkenstein). Предаване на трети държави извън Европейското икономическо пространство се извършва в следните случаи: при пренасочването на трафика от Cloudflare (раздел 3), при изпращането на електронни писма чрез Resend (раздел 7), при изпращането на push известия чрез Expo, Apple и Google (раздел 8) и в рамките на обработката на плащанията от Stripe (раздел 6). Основание във всеки случай е решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита по Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ (член 45 от ОРЗД) за сертифицираните по нея дружества, а в допълнение — стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (член 46, параграф 2, буква в) от ОРЗД).

10. Срокове на съхранение — преглед

Доколкото по-горе не е посочено друго, се прилагат следните срокове:

• Сървърни журнали с IP адреси: ротират се според размера, по правило няколко дни, но не повече от 30 дни.
• Запитвания за контакт: до приключването им, но не повече от 6 месеца след последното съобщение.
• Еднократни връзки и кодове: задаване на парола — 24 часа, възстановяване на парола — 1 час, потвърждаване на нов адрес на електронна поща и активиране на приложението за служители — по 15 минути — всички се съхраняват само като хеш стойност и след това се изтриват.
• Запитвания за поддръжка от клиенти: 12 месеца след приключване на запитването.
• Данни за договора и за профила на клиента: срокът на договора; след това 30 дни за експорт на данните от клиента, след което — изтриване, доколкото не съществува задължение за съхранение.
• Фактури, платежни документи, доказателства за съгласие (общи условия, AVV): 7 години съгласно § 132 BAO, съответно за срока на давност на вземанията.
• Данни на служителите на нашите клиенти: съгласно определените от клиента срокове за съхранение в рамките на законовите минимални стойности (раздел 8).
• Резервни копия: презаписват се не по-късно от 35 дни след изтриването на първичните данни.

11. Вашите права

Спрямо нас имате право на достъп (член 15 от ОРЗД), коригиране (член 16), изтриване (член 17), ограничаване на обработването (член 18), преносимост на данните (член 20) и възражение срещу обработване, основано на член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД (член 21), както и право да оттеглите дадено съгласие по всяко време с действие занапред (член 7, параграф 3). За целта се обърнете към office@nymtime.com или — като клиент — към support@nymtime.com; отговаряме без ненужно забавяне, но не по-късно от един месец (член 12, параграф 3 от ОРЗД).

Освен това имате право да подадете жалба до надзорния орган (член 77 от ОРЗД, § 24 DSG): Österreichische Datenschutzbehörde (DSB, австрийски орган за защита на данните), Barichgasse 40–42, 1030 Виена, телефон +43 1 52 152-0, електронна поща dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Решенията на органа за защита на данните могат да бъдат обжалвани пред Федералния административен съд (Bundesverwaltungsgericht, § 27 DSG). За нас като администратор, установен в Австрия, компетентен е австрийският орган за защита на данните. Субектите на данните обаче могат да подадат жалбата си съгласно член 77, параграф 1 от ОРЗД и до надзорния орган по мястото на обичайното си пребиваване, по мястото си на работа или по мястото на предполагаемото нарушение; надзорният орган на държавата, за която се отнася настоящата редакция, е посочен в Част Б. Данните за контакт на всички надзорни органи по защита на данните в Европейския съюз се публикуват от Европейския комитет по защита на данните на адрес edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Служителите на нашите клиенти отправят исканията си до своя работодател (раздел 8); постъпилите при нас искания препращаме.

12. Без автоматизирани решения

Не вземаме автоматизирани индивидуални решения, включително чрез профилиране по смисъла на член 22 от ОРЗД. Автоматично предложените от документите полета се обозначават като такива в NymTime и винаги се проверяват от човек; одобренията на отсъствия и корекциите на работното време винаги се извършват от човек във фирмата на клиента.

13. Сигурност на данните (член 32 от ОРЗД)

Всички връзки са криптирани с TLS. Паролите за Back Office се съхраняват единствено като хеш стойност със случайна сол (scrypt), както и еднократните връзки и кодове; след 10 неуспешни опита достъпът се блокира за 15 минути, при всяка смяна на паролата всички съществуващи сесии се прекратяват, а фирмата може да изисква двуфакторно удостоверяване (TOTP приложение с кодове за възстановяване) за всички достъпи. Достъпът в Back Office е обвързан с роли и обекти; всяко устройство на служител е криптографски обвързано (едно активно устройство на лице); NFC таговете са проектирани с динамично подписани съобщения срещу копиране; журналът на действията е непроменим; базата данни се намира на том, криптиран с LUKS, при доставчика на хостинг; документите се криптират от приложението с AES-256-GCM преди съхраняването им в обектното хранилище (ключове само на сървърите на приложението), резервните копия на базата данни се криптират от pgBackRest с AES-256; предаването се извършва изключително чрез TLS; ежедневни резервни копия в център за данни в ЕС. Пълните технически и организационни мерки се съдържат в приложение 3 към договора за обработване на лични данни.

14. Изменения на настоящата декларация

Изменяме настоящата декларация, когато се променят услугата, използваните доставчици на услуги или правната уредба. Прилага се съответно публикуваната на nymtime.com/datenschutz редакция; датата на актуалната редакция е посочена в началото на страницата. За съществени изменения информираме клиентите допълнително по електронна поща.

B1. Контекст на трудовите правоотношения

За обработването в контекста на трудовите правоотношения освен член 88 от ОРЗД се прилагат Законът за защита на личните данни (ЗЗЛД) и Кодексът на труда (КТ). Когато въвежда с NymTime система за контрол на работното време, работодателят предварително приема писмени правила за тази система и уведомява служителите за тях (чл. 25и ЗЗЛД); ако в предприятието има синдикална организация или представители на работниците и служителите, той провежда предварителни консултации с тях (чл. 181, ал. 2 КТ).

Проверка на местоположението: в България работодателят използва проверката на местоположението при отбелязване само където е необходима — в обекти без NFC таг, на променящи се работни места или като резервен вариант при повреда на NFC тага —, след като изрично я е посочил в правилата по чл. 25и ЗЗЛД, е извършил преценка на законния интерес и предварително е информирал служителите; правното основание е член 6, параграф 1, буква „е“ от ОРЗД. Това са основанията, необходими за проверката на местоположението съгласно раздел 8 от Част А. Проверка на местоположението във фонов режим не се извършва. Използването на приложението за служители на личния смартфон е доброволно; работодателят предлага друга възможност за отчитане на работното време.

B2. Отчет на работното време и документи

Отчетът на работното време служи за изчисляване на работното време съгласно българския Кодекс на труда; правното основание е член 6, параграф 1, буква „в“ от ОРЗД във връзка с този кодекс, а в останалата част — член 6, параграф 1, буква „б“ от ОРЗД. NymTime не предава данни на органи на властта.

В България болничният лист се предава електронно на Националния осигурителен институт (НОИ); работодателят съхранява в NymTime само номера, началото и продължителността на временната неработоспособност, без диагноза (член 9, параграф 2, буква „б“ от ОРЗД). Документите в България включват например трудовия договор, правилата по чл. 25и ЗЗЛД с доказателството за уведомяването и фишовете за заплати.

B3. Срок на съхранение

Стандартни стойности за България: отчет на работното време 7 години, необработени събития за присъствие 3 месеца, резултатът от проверката на местоположението 90 дни, журнал на действията 7 години, документи 7 години, документи за заплати 50 години (чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството), известия 6 месеца. Работодателят проверява сроковете съгласно българското трудово, осигурително, данъчно и счетоводно законодателство.

B4. Надзорен орган

За клиенти със седалище в България и за служители в обекти в България компетентна е Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), бул. „Проф. Цветан Лазаров“ 2, 1592 София, електронна поща kzld@cpdp.bg, www.cpdp.bg (раздел 11 от Част А).