Čo sa deje s údajmi vášho tímu

Údaje zamestnancov a firmy (evidencia pracovného času, rozpisy zmien, dokumenty) sú hostované v EÚ (Hetzner Online GmbH, dátové centrum Falkenstein). Cloudflare doručuje webovú stránku a presmerúva dátovú prevádzku k službe (spojenie sa tam dešifruje a znova zašifruje); e-maily odosiela Resend, platby prebiehajú cez Stripe. Všetci sprostredkovatelia a prenosy do tretích krajín sú uvedení vo vyhlásení o ochrane osobných údajov a v zmluve o spracúvaní (AVV).

• Poskytovateľom hostingu služby je Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (DE), dátové centrum Falkenstein — s názvom, sídlom a umiestnením uvedený v prílohe 2 zmluvy o spracúvaní osobných údajov; Cloudflare je tam uvedený ako poskytovateľ webovej stránky a ako reverzný proxy pred službou, spolu s Resend (e-mail) a Expo (push notifikácie).
• Certifikácia podľa ISO 27001 a fyzická kontrola vstupu sú požiadavky na tohto poskytovateľa.
• Administrátorský prístup len cez osobné účty s kľúčmi SSH; žiadny spoločne používaný účet.

Pri prenose aj v pokoji. Prístupové údaje sú mimo zdrojového kódu, prihlasovacie kódy len ako hash so soľou.

• Prenos výlučne cez TLS 1.2 alebo vyšší.
• Databáza je na dátovom nosiči šifrovanom pomocou LUKS (dm-crypt, AES-XTS).
• Dokumenty aplikácia pred uložením šifruje pomocou AES-256-GCM; kľúče sú len na aplikačných serveroch.
• Záložné kópie databázy šifruje pgBackRest pomocou AES-256 predtým, ako sa uložia do Object Storage v EÚ.

Každý NFC tag nesie čip NXP NTAG 424 DNA. Je nastavený tak, že každý dotyk vytvorí jedinečný, kryptograficky podpísaný kód, ktorý overuje server NymTime; zachytený kód nemožno použiť znova. Kľúč čipu sa nesprístupňuje telefónu ani používateľom.

• Pri každom dotyku čip zo svojho tajného kľúča, sériového čísla a interného počítadla vytvorí nový kontrolný súčet (SUN/CMAC) a pripojí ho k adrese.
• Počítadlo počíta len nahor. Opätovné prehratie zachyteného dotyku sa odmietne, pretože jeho stav počítadla je už spotrebovaný.
• Kľúč čipu sa nesprístupňuje telefónu ani používateľom; overenie vykonáva server NymTime.
• Postup je navrhnutý tak, aby zabránil kópiám: napodobenina NFC tagu by mala rovnakú adresu, ale žiadny platný kľúč — jej kód sa odmietne („bad_cmac“).
• Navyše mobil podpisuje každý záznam vlastným párom kľúčov a na osobu je naviazané práve jedno zariadenie.

NymTime neukladá súradnice ani trasy — ani z overovania prítomnosti, ani inak.

• Ukladá sa len to, či bol mobil počas zmeny „v zóne“ alebo „mimo nej“, s časom a presnosťou v metroch.
• Overuje sa výlučne počas zmeny, nikdy pred ňou ani po nej.
• Overenie beží len pre zamestnancov, pre ktorých firma zadala právny základ. Či je potrebná dohoda so zamestnaneckou radou (§ 96 ods. 1 bod 3 ArbVG, rakúsky zákon o pracovnom zriadení) alebo súhlas, závisí od intenzity, trvania a druhu kontroly — „v zóne / mimo nej“ bez súradníc je zámerne najmiernejšia forma. Poskytujeme vzory; posúdenie urobí váš právny poradca.
• Surové udalosti dochádzky sa po troch mesiacoch zhrnú.

Kto čo vidí, rozhoduje Vaša firma. My pri bežnej prevádzke nevidíme nič.

• Systém oprávnení založený na rolách a právach: manažéri sú obmedzení na svoje prevádzky, mzdové údaje a mzdové náklady vidí len vedenie.
• Prihlásenie do Back Office e-mailovou adresou a heslom. Heslo sa nikdy neukladá v čitateľnej podobe, ale ako hash scrypt s vlastnou soľou; po 10 neúspešných pokusoch sa účet dočasne zablokuje, počet požiadaviek na adresu a IP adresu je obmedzený.
• Voliteľne pre celú firmu: dvojfázové prihlásenie s časovým kódom z aplikácie Authenticator (TOTP). Žiadne prihlasovanie cez SMS — telefónne číslo na účet nie je potrebné.
• NymTime pri bežnej prevádzke nemá prístup k údajom zákazníkov. Prístup podpory len po vašom povolení, s rozsahom, trvaním a možnosťou kedykoľvek ho odvolať.
• Každá bezpečnostne relevantná akcia je v protokole zmien: kto, čo, kedy, predtým a potom. Protokol možno len dopĺňať — zmenu a vymazanie znemožňuje databázové pravidlo.

Lehoty podľa druhu údajov, nastaviteľné — ale nikdy pod zákonné minimum.

• Záznamy pracovného času 84 mesiacov (minimum 12 mesiacov podľa § 26 AZG, § 132 BAO, rakúskeho daňového poriadku), mzdové doklady 84 mesiacov.
• Surové udalosti dochádzky 3 mesiace, hlásenia 12 mesiacov, upozornenia 6 mesiacov.
• Denný proces automaticky vymazáva a anonymizuje údaje a zaznamenáva, čo urobil.
• Vymazanie sa vykonáva s časovou pečiatkou (soft delete); archivované profily sa po uplynutí lehoty anonymizujú.

Vaša firma je prevádzkovateľ, NymTime je sprostredkovateľ. Zmluva o tom je súčasťou nákupu a kedykoľvek si ju môžete prečítať.

• Zmluva o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 ods. 3 GDPR s kategóriami údajov (príloha 1), ďalšími sprostredkovateľmi (príloha 2) a technickými a organizačnými opatreniami (príloha 3).
• Vzory dohody so zamestnaneckou radou, súhlasu podľa § 10 AVRAG a posúdenia vplyvu na ochranu údajov dostanete na požiadanie e-mailom.
• Oznámenie porušenia ochrany osobných údajov vám do 48 hodín; záznamy o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 ods. 2 GDPR sú k dispozícii.

Kratšie ako zoznam toho, čo robíme — a minimálne rovnako dôležité.

• Žiadne cookies na webe, žiadna analytika, žiadne sledovače; v Back Office len technicky nevyhnutné a funkčné cookies (vyhlásenie o ochrane osobných údajov, časť 4). Písma doručujeme sami — žiadne spojenie s Google Fonts ani inou službou písiem.
• Žiadne odovzdávanie ani predaj údajov, žiadna reklama, žiadny profiling.
• Žiadne trénovanie modelov umelej inteligencie na vašich údajoch.
• Žiadne súradnice, žiadne profily pohybu, žiadne zvukové záznamy, žiadne fotografie pri zázname príchodu a odchodu — obrázky len vtedy, keď zamestnanci sami nahrajú dokument, napríklad potvrdenie o práceneschopnosti.
• Žiadne diagnózy pri práceneschopnosti — len obdobie a stav.